Das umfassende Workforce Management. Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Zeitmanagement Mitarbeiter-Self-Service

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1 Das umfassende Workforce anagement. Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Zeitmanagement itarbeiter-self-service

2 Inhalt Workforce anagement ARGOS Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Zeitmanagement itarbeiter-self-service Importe, Exporte und Berichte Schulungen Kunden ETHALON

3 Workforce anagement ARGOS Das webbasierte Workforce anagement ARGOS unterstützt übergreifend Ihre Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei der ganzheitlichen Personaleinsatzplanung. ARGOS reicht vom odul Personaleinsatzplanung über das Zeitmanagement bis hin zum umfassenden Workforce anagement. Ihre Personalressourcen werden effizient eingesetzt und Sie vermeiden teure Unter- und Überbesetzungen. Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaffen einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Personalressourcen. Darüber hinaus können Sie Ihre itarbeiter mit dem itarbeiter- Self-Service im Planungsprozess einbinden und den Verwaltungsaufwand reduzieren. 3

4 Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Zeitmanagement itarbeiter-self-service ARGOS odule 4

5 Personaleinsatzplanung ARGOS bietet Ihnen vielfältige Funktionen zur schnellen Erstellung einer optimalen Planung von Dienst- und Schichtplänen. Ihre itarbeiter haben die Wahl zwischen der Verwendung von automatisch erstellten Planvorschlägen, dem Arbeiten mit Planvorlagen oder der manuellen Planung mit vielen Drag & Drop Funktionen. Durch die einfache und schnelle Erstellung einer Planung haben Ihre itarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben. Die an den Bedarfen orientierte Planung vermeidet Unter-/Überbesetzungen und spart so Kosten ein. Auf Grund der aktuellen Daten in der Planung haben Ihre itarbeiter die Personalkosten sofort im Blick und vermeiden somit teure Überstunden. Außerdem können die Planer sofort auf aktuelle Entwicklungen und kurzfristige Ereignisse reagieren. Bei der Planung werden die Qualifikationen und alle gesetzlichen, tariflichen und individuellen Regelungen berücksichtigt. Verstöße werden dem Planer sofort visuell dargestellt. Durch den Einsatz der richtigen itarbeiter am richtigen Ort mit der richtigen Qualifikation erhöhen sich die itarbeiterproduktivität, die itarbeitermotivation und die Kundenzufriedenheit. Ihre Vorteile: Optimierung der Personalkosten Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und der Verwaltungskosten Webbasierter Echtzeitzugriff auf alle Informationen automatisierte Lohnabrechnungen mittels standardisierten Schnittstellen Berücksichtigung individueller Regelungen / Betriebsvereinbarungen Sofortige visuelle Darstellung von Warnungen aktueller Überblick auf Zeitkonten und Fehlzeiten Automatischer Planvorschlag Planungsvorschläge innerhalb von Sekunden 5

6 ARGOS Workforce anagement 6

7 Bedarfsermittlung it Hilfe der Bedarfsermittlung planen Sie an allen Einsatzorten zur richtigen Zeit die korrekte Anzahl an itarbeitern mit der gewünschten Qualifikation ein. Aus den historischen Bedarfstreiberdaten, wie beispielsweise Umsätze und Kundenfrequenzen, wird automatisch der Personalbedarf ermittelt. Jederzeit ist eine manuelle Anpassung möglich. Basierend auf diesen Daten lassen sich schnell und einfach Planungsvorschläge erstellen. Der konsequente Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlichen IST-Stunden steigert die Qualität des Forecasts und damit auch Ihrer Personaleinsatzplanung. Ihre Vorteile: Effiziente Personalplanung basierend auf dem tatsächlichen Bedarf Kürzere Reaktionszeiten durch schnelles Erkennen von Bedarfsänderungen Bedarfsorientierter itarbeitereinsatz steigert die Kundenzufriedenheit Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit 7

8 Bedarf Vermeidbare Personalkosten Fehlendes Personal = Umsatzchancen Personal in der Filiale Personal nach Bedarf Einsatzzeit it der Bedarfsplanung Personalkosten optimieren und Umsatzchancen erhöhen. 8

9 Zeitmanagement it dem ARGOS Zeitmanagement werden die Ist-Zeiten erfasst, kontrolliert und zeitwirtschaftlich bewertet. Zur Erfassung der Ist-Zeiten können Sie entweder die Planzeiten übertragen, das integrierte ARGOS Webterminal nutzen oder Hardware-Terminals anbinden. Die Überprüfung und Korrektur der Zeiten erfolgt in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche. Die automatische Zeitbewertung der Zeitdaten ist die Grundlage für die Lohn- /Gehaltsabrechnung. it der automatisierten Übergabe der Zeitdaten durch standardisierte Schnittstellen erzielen Sie eine sehr hohe Effektivität ohne edienbrüche und manuellem Eingriff. ARGOS ermöglicht Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über die Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Über-/Unterstunden aller itarbeiter. Ihre Vorteile: Ist- und Fehlzeiten immer im Blick Automatische Bewertung von An- & Abwesenheiten gemäß individueller Betriebsvereinbarungen Fehlerreduzierung / Zeiteinsparung bei den Lohnabrechnungsläufen ehr Transparenz für Ihre itarbeiter 9

10 itarbeiter-self-service it dem itarbeiter-self-service haben Ihre itarbeiter Zugriff auf ihre Einsatzpläne und Abwesenheiten und können Urlaubsanträge stellen, sowie die Saldenstände ihrer Über-/Unterstunden und Resturlaube prüfen. Wenn Ihre itarbeiter das ARGOS Webterminal verwenden, können sie eigene fehlende Buchungen manuell in ARGOS korrigieren und entlasten somit den Filialleiter, der nur noch die Zeiten prüft. Die itarbeiter können die Einsatzpläne einsehen und gegebenenfalls Änderungswünsche dem Filialleiter mitteilen. So werden die itarbeiter in den Planungsprozess eingebunden und können Entscheidungen nachvollziehen, beeinflussen und sind damit motivierter. Ihre Vorteile: Jederzeit ortsunabhängig abrufbar per App oder Web itarbeitermotivation durch mehr Transparenz & Integration in den Planungsprozess Kosteneinsparung durch Reduktion des Papierverbrauchs und Verwaltungsaufwandes Automatisierung von Standardprozessen ARGOS Connect APP 10

11 Import, Export und Berichte ARGOS bietet Ihnen die öglichkeit, Standardschnittstellen zu nutzen. So können z.b. die itarbeiter- oder Umsatzdaten automatisiert importiert werden und die Abrechnung der Gehälter erfolgt ohne manuelle Eingriffe. Für das Controlling der Filialen, sowie der Personalressourcen benötigt jedes Unternehmen seine individuellen Kennzahlen. Im Berichtsgenerator können Sie sich die Zahlen in der von Ihnen benötigten Granularität erstellen. Als Ausgabeformate stehen Ihnen PDF, HTL oder XLS zur Verfügung. Die XLS-Dateien können Sie dann bei Bedarf formatieren und weiterverarbeiten. Die ARGOS Daten können in einer BI-Struktur abgelegt werden. Diese Daten können Sie mit Ihrem BI-Tool weiterverarbeiten und unternehmensweite Auswertungen erstellen. Neben den Daten von ARGOS können Sie auch externe Daten in die BI-Struktur mittels einer Importfunktion integrieren. So haben Sie alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick. Ihre Vorteile: Standardisierte Im- / Exportschnittstellen ermöglichen einen automatischen Datenaustausch (z.b. Stammdatenimporte oder Zeitdatenexporte für die Lohn- / Gehaltsabrechnung). Erstellung individueller Berichte Kennzahlen immer im Blick Schulungen Um Ihre itarbeiter schnell mit ARGOS vertraut zu machen und einen sicheren und hohen qualitativen Umgang zu garantieren, schulen wir Ihre itarbeiter. Ob für Filialleiter, Personaler oder Verkaufspersonal unsere Schulungen sind maßgeschneidert. Neben dem klassischen Präsenztraining vor Ort können Sie Ihre itarbeiter mit einem E-Learning schulen. Hierbei bestimmen ihre itarbeiter Lerntempo und -wege selbst. Die oft abstrakten und komplexen Inhalte werden so interaktiv und anschaulich vermittelt. 11

12 ARGOS Berichtsgenerator 12

13 Kunden: 13

14 ETHALON Clever Handel Die IT-Informatik GmbH, im Handel bekannt durch factor:plus und ETHALON, unterstützt Handelsunternehmen mit innovativen IT-Lösungen bei der Umsetzung individueller Unternehmens-strategien. ETHALON ist seit Jahren erfolgreich mit der speziell für den Handel entwickelten Workforce anagement Lösung ARGOS am arkt platziert. Die ETHALON Gutscheinlösung PECUNIA ist die flexible ulti-channel-lösung und aufgrund der technisch aktuellen Architektur ist PECUNIA einfach in Ihren Online-Shop und Ihrer Kasseninfrastruktur integrierbar. So schaffen Sie die öglichkeit, den Online- und Stationär-Handel für den Kunden zu verbinden. 14

15 IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de

16 Factsheet Das umfassende Workforce anagement. Jederzeit den richtigen itarbeiter am richtigen Ort zu den optimalen Kosten einzusetzen und dadurch den Kundenservice zu verbessern, ist eine große Herausforderung für die Personalplanung im Handel. Es gilt, teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten und hohe Fluktuation zu vermeiden. Das Controlling der itarbeiterdaten und Zeitkonten ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil, um den effizienten Einsatz von vorhandenen, aber auch zukünftigen Personalressourcen zu garantieren. Dabei müssen neben gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen viele weitere Faktoren, wie Urlaube und Zuschläge, berücksichtigt werden. Das webbasierte Workforce anagement ARGOS unterstützt übergreifend Ihre Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei Ihrem Zeitmanagement und Ihrer ganzheitlichen Personaleinsatzplanung. Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaffen einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Personalressourcen. Darüber hinaus können Sie Ihre itarbeiter mit dem Self-Service in den Planungsprozess einbinden und so den Verwaltungsaufwand reduzieren und Ihre itarbeiter motivieren. Zeitmanagement Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung ARGOS lässt sich vom odul Zeitmanagement über die Personaleinsatzplanung bis hin zum umfassenden Workforce anagement ausbauen. Ihre Personalressourcen werden effizient eingesetzt und Sie vermeiden teure Unter- und Überbesetzungen. itarbeiter-self-service ARGOS odule IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de 1

17 Fact Sheet Personaleinsatzplanung Zeitmanagement flexible Zeitraum- & Arbeitsplatzplanung in einer Tages-/ Wochenansicht Planung anhand eines Schichtmodells Übersicht über die onatsplanung Planungsunterstützung durch Kennzahlen und Warnungen bei Regelverstößen (z.b. Unter-/ Überbesetzungen, bei Fehlbesetzungen, bei gesetzlichen,tarfilichen Regelungen und Betriebsvereinbarungen) Berücksichtigung von Qualifikationen & Pflichtfunktionen Gruppierung nach Abteilung / Bereichen Echtzeit-Übersicht der Saldenstände sowie Personalkostenkontrolle in der Planung Planungs-Workflow: planen-prüfen-festschreiben-ändern Duplizieren von Referenzwochen Anlegen von individuellen Tages- und Wochentemplates Übergreifendes Verleihen von itarbeitern Planung der Personalkosten für einen definierten Zeitraum Vergleich der geplanten und tatsächlichen Werte Zeiterfassung über Web- oder Hardware Terminal Auswahlmöglichkeit der Tätigkeit / des Bereiches & Kostenstelle Kontrolle sowie Korrektur der IST-Zeiten Anzeige der Salden Echtzeit-Übersicht der Über-/-Unterstunden (Soll-Ist-Vergleich) Arbeitszeitnachweis je itarbeiter/bereich Freigabe der Zeiten Abbildung von Zuschlags- & Pausenregeln Bewertungen von Abwesenheiten bei Stundenkräften Überwachung von maximal erlaubten onatsstunden & Überstunden Abbildung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen Definition & Zuordnung von Kostenstellen Bedarfsermittlung: itarbeiter-self-service anuelle Festlegung des Personalbedarfs Erstellung von Bedarfsvorlagen Automatische Berechnung des Personalbedarfs aus prognostizierten & historischen Basiswerten Visualisierung der Abdeckung der Bedarfe im Einsatzplan Zuordnen von Referenzwochen Abwesenheitserfassung durch itarbeiter Genehmigungs-Workflow Übersicht über Salden Controlling Logistik Online Berichte Erstellung von individuellen Berichten Daten werden in einer Auswertungsstruktur abgelegt & können mit einem externen BI-Tool dargestellt werden Aufbereitung von Informationen/Controlling-Werte auf der Startseite Anlegen von Schichten Zuordnung von Schichten Bewertung der Stempelzeiten anhand der geplanten Schichten ganzheitliche Übersicht für den Zeitbeauftragten Vorplanung Jahreshochrechnung - Planung der Personalkosten für das Folgejahr Vertriebsplanung - Planung der Personalkosten für potentielle Standorte und noch nicht eröffnete Filialen Referenzen: Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 5.0. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstrasse 5-9 D Hamburg T F info@ethalon.de 2

18 Gries Deco Company GmbH plant in Ihren 400 Depot Filialen mit ARGOS kostenübersichtlicher Die Gries Deco Company GmbH mit über itarbeitern, in drei Ländern (D / AT / CH) - suchte 2011 die optimale Personalplanungssoftware für Ihre Filialen. Eine automatisierte Abrechnung und volle Transparenz in Bezug auf die Personalkosten waren Voraussetzung. Da ARGOS diese Voraussetzungen problemlos abdeckt, unterstützt ARGOS nun seit 3 Jahren die Gries Deco Company bei der Personalplanung. Unternehmen Gries Deco Company GmbH Volle Kostenkontrolle und automatisierte Abrechnung Die Personaleinsatzplanung ARGOS wurde 2012 bei der Gries Deco Company eingeführt. Seitdem wird das Personal dezentral geplant. Die gesetzlichen Vorgaben sowie firmeninterne Arbeitszeitregeln werden in ARGOS systemisch abgebildet. Durch die Schnittstelle zum Abrechnungssystem PAISY wird der Abrechnungsprozess automatisiert und optimiert. Das Unternehmen hat durch die zukunftsgerichtete Hochrechnung Ihrer Personalkosten die volle Kostenkontrolle. Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht. Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail - Organisation, Gries Deco Company GmbH Länderspezifische Regelungen wurden angepasst, um ARGOS 2013 in Österreich erfolgreich einzuführen. Ab dem Jahr 2012 wird die in ARGOS integrierte Zeiterfassung in der Zentrale eingesetzt, die itarbeiter erfassen Ihre Arbeits- und Pausenzeiten über ein Webterminal. Ein weiterer Pluspunkt für DEPOT ist, dass ARGOS komplett webbasiert ist und unterschiedlichste Nutzer per Webbrowser mit dem System arbeiten. Dadurch liegen immer aktuelle Daten vor. ARGOS soll 2015 auch in den 31 Schweizer Filialen eingesetzt werden. Hier wird ARGOS auch in französischer Sprache zur Verfügung stehen. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg info@ethalon.de 1

19 Weitere Informationen IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg T: F: E: Einführung von ARGOS Neben dem typischen Präsenztraining für die Einführung von ARGOS, hat die Gries Deco Company sich entschlossen ein maßgeschneidertes E-Learning für die itarbeiter bereit zustellen. Dank ARGOS erfolgen unsere Abrechnungen nun automatisch, so konnten wir unseren Verwaltungsaufwand verringern. Hans Dieter Christ, COO, Gries Deco Company GmbH Impressum IT-Informatik GmbH Stand: Durch das E-Learning fühlen sich die itarbeiter sicherer im Umgang mit der Software -dies war einer der Schlüssel für den Erfolg des Projektes. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg

20 it PEP auf Wachstumskurs Europas größter Schuheinzelhändler DEICHANN setzt international auf eine webbasierte Personaleinsatzplanung, die individuell an die IT-Strategie des Unternehmens angepasst wurde. Weltweite Expansion Unternehmen DEICHANN SE Wachstum schreibt sich DEICHANN: itarbeiter sind inzwischen weltweit für den Konzern in Filialen beschäftigt. Aber parallel zu dieser internationalen Expansion in inzwischen 23 Ländern wachsen auch die Herausforderungen. Besonders die IT muss beachten, dass ihr zentrales EDV- System die länderweit sehr unterschiedlichen Standards für Schnittstellen, divergierende Fiskalgesetze, verschiedene elektronische Zahlungssysteme, Sprachen und weitere Besonderheiten optimal integriert. Komplexe Aufgabe für die IT In 2007 suchte DEICHANN eine passende Lösung zur Personaleinsatzplanung (PEP). Bisher verwendete das Unternehmen ein Personalmodul auf Basis von Lotus Notes. Wichtig war für die neue Lösung, dass PEP die Personalstammdaten und Arbeitszeiten problemlos aus den Filialen in die zentrale HR- und Lohnsoftware überträgt. PEP sollte durch das konzernweit eingesetzte SAP-System steuerbar sein. Außerdem wollte man Bearbeitungszeiten beschleunigen, doppelte Daten beseitigen und für eine fehlerfreie Abrechnung sorgen. Dank ARGOS gelingt unseren itarbeitern die Verwaltung von Personaldaten effizienter. Sie können sich intensiver um ihre Kernkompetenz kümmern den Service am Kunden. Uwe etz, Leiter POS-Systeme, DEICHANN Viele PEP-Produkte, die auf dem arkt etabliert sind, konnten diese individuellen Anforderungen jedoch nicht erfüllen. Deshalb entschied sich das Unternehmen für ARGOS, die Personaleinsatzplanung von ETHALON. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg

21 Weitere Informationen IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg T: F: E: Impressum IT-Informatik GmbH Stand: Sichere und effiziente Planung ARGOS erfasst bei DEICHANN automatisch alle relevanten Größen: Vertragsarbeitszeiten, Tarifbestimmungen, Qualifikationen und Freizeitwünsche. Der Zugriff auf PEP erfolgt an der Kasse per Browser. Der Verkaufsleiter profitiert dabei von übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plantafeln. Er hat außerdem in Sachen Budgetkontrolle immer Kennzahlen und Abweichungen, beispielsweise zu verbrauchten und geplanten Kosten, im Blick und kann mögliche Kurskorrekturen vornehmen. Die Zentrale wiederum verschafft sich einen schnellen Überblick über die Filialen und Standorte. Länderspezifisch und individuell anpassbar Ein weiterer Pluspunkt: ARGOS steht in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung. Es berücksichtigt diverse länderspezifische Tarifmodelle und Regeln, lässt sie sich immer wieder leicht an eine gewünschte Sprache und spezielle nationale Anforderungen anpassen, beispielsweise die sehr individuellen Zuschlagsregeln. Nach der erfolgreichen Einführung von ARGOS in den deutschen Filialen von DEICHANN ist die PEP deshalb seit 2009 auch im internationalen Filialnetz im Einsatz. ittlerweile sind 22 Länder mit ARGOS auch während des laufenden Betriebs abgedeckt worden. Fazit: it ARGOS ist die Personalplanung bei DEICHANN jetzt übersichtlicher, schneller und zuverlässiger. Außerdem kann sie im Rahmen des internationalen Wachstums leicht an die gewünschte Sprache oder spezifische Länderanforderungen angepasst werden. IT-Informatik GmbH ETHALON Lilienstraße Hamburg