Finanzverordnung. vom 9. Mai 2006 ersetzt Verordnung vom 23. März 1999

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1 Finanzverordnung vom 9. Mai 2006 ersetzt Verordnung vom 23. März 1999

2 Der Stadtrat von Zug, gestützt auf das Gesetz über den Finanzhaushalt des Kantons und der Gemeinden (Finanzhaushaltgesetz) vom 28. Februar ) und die Gemeindeordnung vom 1. Februar 2005 beschliesst: 1 Zweck Die Finanzverordnung regelt die Organisation des Finanz- und Rechnungswesens der Stadt Zug. Inhaltsverzeichnis 01. Zweck 02. Aufgaben der Departemente im Bereich Finanzen 03. Zeichnungsberechtigungen 04. Auftragserteilung 05. Finanzkompetenzen: Ausgaben 06. Mitberichte 07. Ausgabenbegriffe nach Finanzhaushaltgesetz 08. Investitionen 09. Finanzkontrolle 10. Weisungen / Beilagen Im Weiteren gelten das Gesetz über den Finanzhaushalt des Kantons Zug und der Gemeinden (Finanzhaushaltgesetz) ohne die Abschnitte 5 und 6 sowie die einschlägigen Bestimmungen des Gesetzes über die Organisation und die Verwaltung der Gemeinden (Gemeindegesetz) vom 4. September ) und die Bestimmungen der Gemeindeordnung der Stadt Zug vom 1. Februar Vorbehalten bleiben durch den Stadtrat beschlossene, spezielle Regelungen für einzelne Bereiche. Für Finanzanlagen erlässt der Stadtrat Richtlinien. 1) BGS ) BGS

3 2 Aufgaben der Departemente im Bereich Finanzen 2.1 Departemente Allgemeines Laufende Überprüfung der Ausgaben auf ihre Notwendigkeit aufgrund definierter öffentlicher Aufgaben Überprüfung der gesetzlichen Grundlage für Ausgaben und Einnahmen Abklärung der günstigsten Lösung nach Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit Einholen von Stellungnahmen und Mitberichten Rechnung / Budget Ermittlung der Budgetkredite Kontrolle der Budgetkredite Bearbeitung der Kreditorenrechnungen nach ISO PB Kontrolle der Einhaltung der Ausgabenkompetenzen Geltendmachung finanzieller Ansprüche inkl. Subventionen / Verrechnung von erbrachten Leistungen Verzicht auf die Geltendmachung von Forderungen (im Rahmen der Kompetenzen) Kredite Bericht und Antrag für Ausgabenbeschlüsse an den Stadtrat gemäss Ausgabenkompetenzen Bericht und Antrag für Kreditbegehren an den Stadtrat zuhanden des Grossen Gemeinderates Bericht und Antrag für Ausgabenbeschlüsse, die zu Kreditüberschreitungen führen an den Stadtrat Bericht und Antrag für Nachtragskredite an den Stadtrat zuhanden des Grossen Gemeinderates Bericht und Antrag für Kreditüberträge an den Finanzchef Für Projekte mit einer Kreditsumme über CHF 1,0 Mio. ist zusammen mit dem Finanzdepartement eine Folgekostenberechnung zu erstellen (Beilage zur GGR-Vorlage) 3

4 2.1.4 Versicherungen Meldung von Schadenfällen direkt an den Versicherungsbroker der Stadt mit Kopie an Finanzsekretär Meldung neuer Risiken an Finanzsekretär Meldung von Unfällen und Krankheiten mit Arbeitsunterbruch von mehr als einer Woche Dauer an den Personaldienst (Werkhof an Sekretariat Werkhof) Verschiedenes Projekt-, Leistungs- und Wirkungscontrolling Führung von Inventaren für Einrichtungen, Geräte, Maschinen, Fahrzeuge (siehe Beilage 3) 2.2 Präsidialdepartement Allgemeines Führung der Lohnbuchhaltung (Vorbereitung Auszahlung von Gehältern und lohnähnliche Zahlungen und Spesen) Abrechnung Sozialleistungen und Personalversicherungen Antragstellung Personalversicherungen an den Stadtrat Kontrolle Abgabe von Entschädigungen aus Mandaten Barauszahlung von Entschädigungen bei Wahlen und Abstimmungen Prüfung und Antragstellung von einmaligen und wiederkehrenden Beiträgen im Bereich Kultur Zentrale Beschaffung von Büromaschinen (ohne Informatikmittel) und Büromaterial Kontrolle Einhaltung der Finanzkompetenzen und von finanzrechtlichen Aspekten bei Anträgen Weiterentwicklung und Überwachung des Projekt-, Leistungsund Wirkungscontrollings sowie von Benschmarking-Instrumenten Rechnungsstellung von Gebühren auf dem Gebiet des Grundbuchwesens und der öffentlichen Beurkundung 4

5 2.3 Finanzdepartement Rechnungsführung Organisation des gesamten Rechnungswesens (Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Jahresabschluss und Kosten-/Leistungsrechnung) Bericht und Antrag an Stadtrat für Budget, Nachtragskredite, Jahresrechnung, Verwendung Ertragsüberschuss, Finanzplan und die Finanzstrategie Erstellung Folgekostenberechnungen für grössere Vorhaben Fachliche Führung Rechnungsführer Baudepartement Cash-Management: Anlage Finanzvermögen / Beschaffung finanzieller Mittel / Liquiditätsplanung Zuweisung zur Laufenden- oder Investitions-Rechnung (Kontoplan) Führung einer Übersicht über Subventionsberechtigungen und Guthaben Geltendmachung finanzieller Ansprüche im Betreibungsverfahren Erlass von Buchungsrichtlinien Führung der Finanzstatistiken Führung der Kosten- und Leistungsrechnung Finanzcontrolling Finanzplanung: Budget plus mind. drei Jahre Erarbeitung von Führungskennzahlen und Entscheidungsgrundlagen im Bereich Finanzen Stellungnahmen und Mitberichte zu Kreditvorlagen an den GGR und zu Anträgen an den Stadtrat betreffend Ausgaben bei Kreditüberschreitungen Einsitznahme in Projektorganisationen für Objekte mit einem Volumen von mehr als CHF 1 Million Betriebswirtschaftliche Untersuchungen / Kosten-/Nutzenanalysen / Machbarkeitsstudien auf Ersuchen der Departemente oder im Auftrag des Stadtrates Steuern Verschiedene Arbeiten im Auftrag der Steuerverwaltung Führung der Steuerstatistik Einschätzung Grundstückgewinnsteuern 5

6 2.3.4 Immobilien Verwaltung der Liegenschaften des Finanzvermögens, des Verwaltungsvermögens (ohne Schulanlagen, Pacht Gottschalkenberg und öffentlicher Grund), der Wohn- und Geschäftsliegenschaften und der öffentlich nutzbaren Säle und Übungsräume Abschluss aller längerfristigen Miet- und Pachtverträge Führung einer Liegenschaftenbuchhaltung Führung von Landerwerbs- und/oder Landverkaufsverhandlungen; bei Erwerb von Strassenland: Preisvorgaben Festlegung der Entschädigung für Baurechte, Dienstbarkeiten, Abtretung von Ausnützung usw Verschiedenes Prüfung und Antragstellung für Beiträge jeglicher Art mit Ausnahme der Beiträge an denkmalpflegerische Massnahmen und kulturelle Bestrebungen Bericht und Antrag an den Stadtrat für Sachversicherungen inkl. Haftpflicht- und Motorfahrzeugversicherungen 2.4 Bildungsdepartement Führung von Betriebsrechnungen für spezielle schulische Dienstleistungen Integrations-Brückenangebot Psychomotorische Therapiestelle Heilpädagogische Schule Führung der Betriebsrechnung der Stadt- und Kantonsbibliothek Beitragsleistungen (z.b. Schulzahnarztdienst) Verwaltung und Bewirtschaftung der Liegenschaften des Bildungsdepartements (ohne Dauervermietungen) 6

7 2.5 Baudepartement Bereich Rechnungsführer (fachliche Unterstellung beim Finanzdepartement) Verbuchung und Kontrolle der Verpflichtungskredite (Investitionsrechnung) im Bauverwaltungsprogramm zuhanden Hauptbuch Abrechnung der Verpflichtungskredite spätestens zwei Jahre nach Abschluss des Vorhabens / Antragstellung an den Stadtrat Einforderung von Subventionen zu Verpflichtungskrediten Erstellung Übersicht der beanspruchten und noch verfügbaren Verpflichtungskredite je auf Quartalsende mit Budget-Vergleich Erstellung Übersicht der im Rechnungsjahr abgerechneten Verpflichtungskredite Einforderung von Perimeterbeiträgen für Anlagen und Bauten und gemäss Gesetz über die Gewässer vom 25. November ) und 11 des städtischen Reglementes über Strassen und Wege vom 1. Februar Übrige Aufgaben Prüfung und Antragstellung für Beiträge an denkmalpflegerische Massnahmen Führung einer Bau- und Planungskreditkontrolle zur Unterstützung des Projektmanagements Antragstellung für Zusatzkredite Führung der Submissionsstatistik Bewirtschaftung öffentlicher Grund im Zusammenhang mit Bauinstallationen 1) BGS

8 2.6 Departement für Soziales, Umwelt und Sicherheit Sozialamt Führung der Klientenbuchhaltung betreffend Sozialhilfe, Alimentenbevorschussung, Heimbeiträgen und Suchttherapien Berechnung und Auszahlung der Sozialhilfe Abrechnung der Sozialhilfe mit dem kantonalen Sozialamt (quartalsweise) Kostengutsprache und Kontrolle der Abrechnungen für stationäre Suchttherapien Bewilligung von Erlass für AHV-Mindestbeiträge Bewilligung Auszahlung und Kontrolle der Alimentenbevorschussungen (ohne Inkasso) Erhebung von Gebühren und Entschädigungen bei vormundschaftlichen Massnahmen Fachstelle Alter Kostengutsprache und Kontrolle der Abrechnungen Heimbeiträge gemäss 35 und 36 Sozialhilfegesetz Kostengutsprache und Kontrolle der Abrechnungen in der Langzeitpflege Polizeiamt Bewirtschaftung von öffentlichem Grund (Parkplätze, Plätze, Anlagen, Strassen und Gehwege, Aussenbestuhlungen usw.) Bewirtschaftung Parkhäuser Inkasso Bussengelder Feuerwehr Bezug Feuerwehr-Ersatzabgabe (Inkasso Finanzdepartement) Fakturierung von Feuerwehr-Dienstleistungen Stadtökologie Prüfung und Erledigung Gesuche um Beiträge gemäss Energiereglement 8

9 3 Zeichnungsberechtigungen 3.1 Geld- und Zahlungsverkehr Bank- und Postzahlungen Kollektivunterschrift zu Zweien Einzelunterschrift für Bezüge des Sozialamtes für Auszahlung Sozialhilfe und Alimentenbevorschussung Die Berechtigung wird vom Finanzchef festgelegt Das Finanzamt führt ein Register Barauszahlungen bis CHF Budgetverantwortliche/r über CHF Budgetverantwortliche/r und Departementschef/in Bezug bis CHF bei der Einwohnerkontrolle; über CHF beim Finanzamt nach Bestellung mit Stückelungsliste am Vortag Kreditorenbelege Die von den Departementen pro Konto bezeichneten Budgetverantwortlichen prüfen die gesetzliche Grundlage und visieren nach erfolgter materieller und rechnerischer Kontrolle für die Zahlungsfreigabe Spesenauszahlungen (Aufwandart 317) alle Belege Departementssekretär, Stellvertretung ab CHF 500. zusätzliches Visum Controller (im Einzelfall) Die Auszahlungen erfolgen auf das Lohnkonto. 9

10 4 Auftragserteilung 4.1 Grundsätze / Zuständigkeiten Aufträge ab CHF sind zwingend schriftlich zu erteilen oder es ist eine schriftliche Bestätigung einzuholen Bei der Laufenden Rechnung ist der/die Budgetverantwortliche für das betreffende Konto zuständig Bei den Verpflichtungskrediten (Investitionsrechnung) ist der/die zuständige Projektleiter/in verantwortlich Die Bestimmungen des Submissionsrechts sind einzuhalten Jedes Departement bestimmt pro Konto oder ganze Kostenstelle die Budgetverantwortlichen und deren Stellvertretung mit: Name und Vorname Funktion Unterschrift Visumskürzel (Handschrift) 4.2 Vergabe nach Submissionsgesetzgebung 1) Bauhaupt- gewerbe Lieferung Dienst- Bauarbeiten leistungen Baunebengewerbe Freihändig, bis ) bis ) bis ) bis ) ohne Ausschreibung 3 6 Offerten, bis bis bis davon 1/3 von Auswärtigen freiwilliges Einladungsverfahren 3 6 Offerten, bis bis bis bis davon1/3 von Auswärtigen Einladungsverfahren nach IVöB 3) Offenes/ ab ab ab ab Selektives Verfahren Schwellenwert nach IVöB 3) 1) BGS , BGS , BGS ) in Kompetenz des Departementschefs / der Departementschefin 10 3) Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) vom 15. März 2001

11 5 Finanzkompetenzen: Ausgaben 5.1 Grundlagen Kompetenzübersicht aus Gemeindeordnung der Stadt Zug vom 1. Februar 2005 (Beilage 5) QM Handbuch PB Bearbeitung Kreditoren Bewilligter Budget- resp. Verpflichtungskredit Bewilligter Stellenplan Zugewiesene Konti gemäss Budgetverantwortung 5.2 Einmalige Ausgaben bis CHF Budgetverantwortliche/ r CHF bis Departementschef/-in CHF kollektiv zu Zweien mit Budgetverantwortlichem/ r über CHF Stadtrat ermächtigt: für gebundene Ausgaben Departementschef/-in kollektiv zu Zweien mit Budgetverantwortlichem/ r Bei den Verpflichtungskrediten sind Projektleiter/ innen den Budgetverantwortlichen gleichgestellt. Für Leasing- und Mietverträge gilt der Anlagewert als Betrag. 5.3 Jährlich wiederkehrende Ausgaben bis CHF Departementschef/ in über CHF Stadtrat 5.4 Sozialhilfe Berechnung, Gutsprache und Auszahlung über separates Bankkonto bis CHF über CHF Sozialarbeiter/-in oder Sachbearbeiter/-in Sekretariat oder Leitung / Stv. Leitung Sozialamt Sozialarbeiter/-in oder Sachbearbeiter/-in Sekretariat kollektiv zu Zweien mit Leitung / Stv. Leitung Sozialamt oder Departementssekretär/-in oder Departementschef/-in 11

12 5.5 Objekte mit Projektgruppe Die Projektgruppe kann im Rahmen des bewilligten Kredites nicht vorgesehene Ausgaben bis zum Betrage CHF im Einzelfall bewilligen. 5.6 Einmalige Beiträge an Vereine und Institutionen bis CHF Departementschef/in über CHF Stadtrat 5.7 Befristete Anstellungen / Aushilfen bis CHF Departementschef/in über CHF Stadtrat Ausnahme: Bildungsdepartement für Lehrpersonen 5.8 Wiederbesetzung von Verwaltungsstellen Jede vakante Stelle muss vor der Ausschreibung dem Stadtrat unterbreitet werden. Personaldienst und Controller erstellen einen Mitbericht. 5.9 Feste Anstellungen (ohne Lehrpersonen) bis Lohnklasse 14 Departementschef/in ab Lohnklasse 15 Stadtrat Kadermitarbeitende wie Amts- und Abteilungsleiter/-innen sowie Lehrpersonen mit Führungsfunktion sind in jedem Fall dem Stadtrat zum Anstellungsbeschluss zu unterbreiten Erlass von Forderungen / Verzicht auf Einnahmen bis CHF Departementschef/in über CHF Stadtrat 5.11 Geschenke Geschenke bis zu einem Wert von CHF 50. im Einzelfall dürfen Angestellte behalten. 12

13 5.12 Zuteilung aller Konti einer Aufwandart Gehälter fest, Sozialleistungen Personaldienst EDV Soft- und Hardware Abteilung Informatik ohne Schulinformatik Personalversicherungen Personaldienst Sachversicherungen Finanzdepartement Büromobiliar, Reinigungsmaterial Finanzdepartement Energie und Wasser Finanzdepartement Gebäudeunterhalt / baulicher Unterhalt inkl. Telefon Finanzdepartement 6 Mitberichte Folgende Ausgaben- und Kreditbeschlüsse erfordern zwingend einen Mitbericht: Rechtsgutachten Rechtsdienst Neue Stellen und Neubesetzung Personaldienst und bei Vakanzen Controller Informatikmittel Finanzdepartement und Controller Ausgaben- und Kreditanträge Finanzdepartement und an Stadtrat Controller Projektierungs- und Planungs- Baudepartement und aufträge im Baubereich Controller Die Unterlagen für Mitberichte sind spätestens eine Woche vor der vorgesehenen Behandlung im Stadtrat den betroffenen Stellen vorzulegen. 13

14 7 Ausgabenbegriffe nach Finanzhaushaltgesetz 7.1 Neue Ausgabe Ausgaben sind neu, wenn hinsichtlich ihrer Höhe, des Zeitpunktes ihrer Vornahme oder anderer wesentlicher Modalitäten eine verhältnismässig grosse Handlungsfreiheit besteht. In den Gemeinden werden durch Gemeindebeschluss Höchstbeträge für neue Ausgaben festgelegt, die mit dem Budget beschlossen werden können. 7.2 Gebundene Ausgabe Eine Ausgabe ist gebunden, wenn sie durch eine Rechtsgrundlage oder ein Gerichtsurteil grundsätzlich und dem Umfang nach vorgeschrieben ist, oder zur Erfüllung der gesetzlich geordneten Verwaltungsaufgaben unbedingt erforderlich ist, wenn anzunehmen ist, mit der Rechtsgrundlage seien auch die sich daraus ergebenden Aufwände gebilligt worden. 14

15 8 Investitionen Als Investitionen werden alle Ausgaben für den Erwerb von Vermögenswerten verstanden, die eine neue bzw. erhöhte Nutzung in qualitativer oder quantitativer Hinsicht über mehrere Jahre ermöglichen. Diese Bestimmung gilt auch für Investitionsbeiträge. Bis zum Betrage von CHF im Einzelfall kann eine solche Ausgabe über die Laufende Rechnung oder die Investitionsrechnung verbucht werden. Jede Investitionsausgabe über CHF im Einzelfall, unabhängig ob neue oder gebundene Ausgabe, ist ausschliesslich der Investitionsrechnung zu belasten. Ausgaben für den Unterhalt von Hochbauten im Betrag von mehr als CHF sowie Ersatz von Geräten und Maschinen im Betrage von CHF im Einzelfall erfordern einen Kreditbeschluss des Grossen Gemeinderates und werden in der Investitionsrechnung verbucht. In die Investitionsrechnung werden Kredite aufgenommen, die vom Grossen Gemeinderat bewilligt sind oder aufgrund eines Rechtstitels (z.b. Abwasserreglement) in der Kompetenz des Stadtrates sind. Die Investitionskredite werden entsprechend den Weisungen der KBOB (Konferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane des Bundes) indexiert. Die Indexklausel wird im Kreditbeschluss aufgenommen. In begründeten Fällen kann auf eine Indexierung verzichtet werden. Die Teuerung wird separat ausgewiesen. Die Teilkredite Wettbewerbs-, Planungs- bzw. Projektkredit und Baukredit müssen separat abgerechnet werden. Sie sind jedoch immer als Bestandteil des Gesamtkredits darzustellen. 15

16 9 Finanzkontrolle 9.1 Organe Die Finanzkontrolle und die RPK (Rechnungsprüfungskommission) sind die Finanzaufsichtsorgane der Einwohnergemeinde Zug. Die interne Finanzkontrolle ist der Rechnungsprüfungskommission (RPK) fachlich und dem Stadtpräsidium administrativ unterstellt. 9.2 Grundlagen Die Finanzkontrolle stützt sich in ihrer Prüfungstätigkeit auf das Gesetz über die Organisation und die Verwaltung der Gemeinden (Gemeindegesetz) und das Gesetz über den Finanzhaushalt des Kantons und der Gemeinden. 9.3 Umfang Die Finanzkontrolle prüft die Finanzen der Einwohnergemeinde Zug und ihrer Anstalten. Bei Organisationen und Leistungserbringern, die Beiträge der Einwohnergemeinde Zug empfangen, steht der Finanzkontrolle ein Einsichtsrecht bezüglich der Zweckverwendung zu. 9.4 Mithilfe und Informationspflicht Die Verantwortlichkeit der städtischen Angestellten sowie ihrer Vorgesetzten bleibt trotz der Prüfungstätigkeit der Finanzkontrolle ungeschmälert bestehen. Alle Beteiligten unterstützen die Finanzkontrolle bei der Durchführung der Prüfungstätigkeit, indem wo nötig Meldung erfolgt und Auskunft erteilt wird. 9.5 Berichtswesen Das Ergebnis der Revision von Jahresrechnung mit Hilfsbüchern und das Ergebnis anderer Prüfungstätigkeiten werden in Berichten festgehalten, welche die Beanstandungen und die Ergebnisse der Bereinigungsverfahren enthalten. Im Bericht können Weisungen, die den Finanzhaushalt betreffen, angeordnet werden. Im Qualitätsmanagement-Handbuch der Stadtverwaltung Zug werden die Prozesse und Formalitäten ausführlich beschrieben. Siehe GP ff. nach ISO 9001:

17 10 Weisungen / Beilagen Weisung betreffend Rechnungsabgrenzung (Kreditübertragung Laufende Rechnung) (Beilage 1) Weisung Abweichungsbegründungen (Beilage 2) Weisung Inventare (Beilage 3) Weisung Vorgehen bei Einholung von Nachtrags- und Zusatzkrediten (Beilage 4) Übersicht über die Finanzkompetenzen gemäss Gemeindeordnung vom 1. Februar 2005 (Beilage 5) Musterbeispiele für Beschlüsse im Rahmen der Finanzkompetenz des Stadtrates (Beilage 6) Zug, 9. Mai 2006 Der Stadtrat von Zug Der Stadtpräsident: Christoph Luchsinger Der Stadtschreiber: Arthur Cantieni 17

18 Weisung betreffend Rechnungsabgrenzung (Kreditübertragung Laufende Rechnung) Beilage 1 Grundsätzlich werden Kreditübertragungen restriktiv bewilligt Auf schriftlichen Antrag können übertragen werden: Kredite für Arbeiten, die ausgeführt sind Kredite für Anschaffungen, die abgeliefert sind Kredite für Arbeiten und Anschaffungen, die vor dem 15. November bestellt worden sind Anträge sind bis spätestens 20. Januar des folgenden Jahres an den Finanzchef zu richten Die Anträge sind auf dem entsprechenden Formular zu begründen und von Abteilungschef und Budgetverantwortlichem zu unterzeichnen Dem Gesuch muss immer eine Kopie der Bestellung oder der Auftragserteilung beigelegt werden Die Bewilligung der Kreditübertragung erfolgt durch den Finanzchef. Das antragstellende Departement, der Controller/Revisor und die Buchhaltung erhalten von den bewilligten Anträgen je eine unterzeichnete Kopie. Verschiebungen von Arbeiten und Anschaffungen, die bei der Budgetierung bereits bekannt sind, sind wiederum in den Voranschlag aufzunehmen. 18

19 Weisung Abweichungsbegründungen Beilage 2 Abweichungen Rechnung Budget und Budget Budget sind wie folgt zu begründen: Aufwandkonti Überschreitung + 10% (mindestens CHF ) Unterschreitung. /. 20% (mindestens CHF ) Ertragskonti: Überschreitung + 20% (mindestens CHF ) Unterschreitung. /. 10% (mindestens CHF ) Bemerkungen: Die ausführlichen Begründungen sind für die Rechnungsprüfungskommission und für die Geschäftsprüfungskommission bestimmt Das Finanzdepartement entscheidet in Absprache mit dem jeweiligen Departement über die zu veröffentlichen Begründungen Beim Personalaufwand sind Zu- oder Abnahme des Bestandes durch die Departemente zu begründen Für Kreditüberschreitungen besteht für die Departemente keine Kompetenz, das heisst: bei Kreditüberschreitungen ist ein Antrag an den Stadtrat zu stellen (Ausgabenbeschluss mit Hinweis auf zu begründende Überschreitung) 19

20 Weisung Inventare Beilage 3 Für folgende bewegliche Gegenstände mit einem Anschaffungswert von mehr als CHF sind Inventare zu führen: Gegenstände Büromaschinen Informatikmittel Kunstwerke Musikinstrumente Mobiliar Schule Mobiliar Verwaltung Apparate, Geräte Maschinen, Werkzeuge Fahrzeuge verantwortlich Präsidialdepartement Finanzdepartement Präsidialdepartment Bildungsdepartement Bildungsdepartement Finanzdepartement alle Departemente alle Departemente alle Departemente zu erfassen sind: Gegenstand Anschaffungswert Anschaffungsjahr Standort Zur Erfassung steht eine spezielle Software zur Verfügung. 20

21 Weisung Vorgehen bei Einholung von Nachtragsoder Zusatzkrediten Beilage 4 Begriffe Der Nachtragskredit erhöht den Budgetkredit Der Zusatzkredit erhöht den Verpflichtungskredit Kompetenzen bei Kreditüberschreitungen Laufende Rechnung bis CHF pro Konto: Ausgabenbeschluss Stadtrat über CHF pro Konto: Nachtragskredit GGR Investitionsrechnung Verpflichtungskredit: Voranschlagskredit: Zusatzkredit GGR Kein Nachtragskredit Bemerkungen Die Ausgabe darf erst nach dem Beschluss der Stadtrates resp. des Grossen Gemeinderates erfolgen Für gebundene Ausgaben sind keine Nachtragskredite einzuholen Vom Stadtrat bewilligte Kreditüberschreitungen sind in der Jahresrechnung unter Angabe des Beschlussdatums zu begründen Nachtragskredite können dem GGR mit Einzel- oder Sammelvorlagen beantragt werden Die Sammelvorlage wird vom Finanzdepartement aufgrund von Stadtratsbeschlüssen ausgearbeitet Nachtragskredite korrigieren den gedruckten Voranschlag und unterliegen nicht dem Referendum 21

22 Übersicht über die Finanzkompetenzen gemäss Gemeindeordnung vom 1. Februar 2005 Beilage 5 Art der Stadtrat Grosser Fakultatives Oblig. Ausgaben Gemeinderat Referendum Referendum (abschliessend) Gebundene keine Ausgaben Begrenzung Einmalige neue bis ,0 Mio. über 5,0 Mio. Ausgaben 1,0 Mio. 5,0 Mio. Nachtragskredit bis über Einzelfall Jährlich bis über wiederkehrende Ausgaben Ankauf und bis 5,0 Mio. 5,0 Mio. über 7,0 Mio. nein Tausch von 7,0 Mio Liegenschaften Verkauf von bis 1,0 Mio. 1,0 Mio. über 3,0 Mio. nein Liegenschaften 3,0 Mio Gewährung von bis über ,0 Mio. über 5,0 Mio. Darlehen im 5,0 Mio. Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufgaben Bürgschaften bis über ,0 Mio. über 5,0 Mio. und Kautionen 5,0 Mio. Kreditbewilligung über Budget neue einmalige bis Ausgaben neue wieder- bis kehrende Ausgaben Errichtung von Kompetenz ja nein öffentlich- GGR rechtlichen Körperschaften und Anstalten sowie Gründung von und Beteiligungen an privaten Unternehmungen und Organisationen 22

23 Musterbeispiele für Beschlüsse im Rahmen der Finanzkompetenz des Stadtrates Beilage 6 Beispiel für einen einmaligen Beitrag (Kompetenz: max. CHF ) 1. Der Glückskette wird zugunsten der Opfer des Seebebens in Südostasien ein einmaliger Beitrag von CHF bewilligt. 2. Der Beitrag wird der Laufenden Rechnung 2006, Konto 36595/2870, Beiträge aus Rückstellungen für Hilfeleistungen, belastet. Beispiel für einen wiederkehrenden Beitrag (Kompetenz: max. CHF /Jahr) 1. Zug Tourismus wird für die Organisation der 1.-August-Feier ein wiederkehrender Beitrag von CHF bewilligt. 2. Der Beitrag wird der Laufenden Rechnung, Konto / 2800, Bundesfeier, belastet. 3. Für die Auszahlung des Beitrags ist dem Finanzdepartement jeweils eine Abrechnung der 1.-August-Feier zuzustellen. 4. Dieser Beschluss ist im Amtsblatt des Kantons Zug bekannt zu geben und in die Amtliche Sammlung der Ratsbeschlüsse aufzunehmen. Beispiel bei einer allfälligen Kreditüberschreitung 1. Für externe Beratungen wird ein Kostendach von CHF zu Lasten Konto 31807/1100, Beratungen und Expertisen, bewilligt. Eine allfällige Kreditüberschreitung ist in der Jahresrechnung zu begründen. Beispiel für einen Kredit betreffend Investitionsrechnung 1. Für die Vorbereitungsarbeiten zum Projektierungskredit des Alterszentrums Frauensteinmatt wird ein Kredit von CHF zu Lasten der Investitionsrechnung, Konto 50300/5100, Objekt 642, Frauensteinmatt: Alterszentrum, bewilligt. Beispiel Dienstbarkeitsvertrag 1. Der Dienstbarkeitsvertrag betreffend Durchleitungsrechte für Kabelanlage und Erdgas-Rohrleitung auf den GS Nrn. 2886, 3241 und 4130 zwischen der Stadt Zug und der WWZ Netze AG wird genehmigt und unterzeichnet. 2. Auf die Erhebung einer Entschädigung wird gemäss Punkt 3 des Dienstbarkeitsvertrages verzichtet. Allgemein In jedem Stadtratsbeschluss ist anzugeben, wer für den Vollzug verantwortlich ist, z.b: 4. Das Finanzdepartement wird mit dem Vollzug beauftragt. In jedem Stadtratsbeschluss ist der Verteiler anzugeben: 5. Mitteilung an: 23

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