Übungsblatt 3. 3 Der Beschaffungsprozess. 3.1 Ausgangssituation der Fallstudie. 3.2 Anlegen des Materials: GRILL###

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1 IIV WS 2016/17 Übungsblatt 3 LS Wirtschaftsinformatik 3 Der Beschaffungsprozess 3.1 Ausgangssituation der Fallstudie Die IDES AG (Ihr Unternehmen) verfügt über ein breites, differenziertes Portfolio an Produkten, die es selbst vertreibt und teilweise eigenständig produziert. Abhängig von der Entwicklung der Märkte wird das Portfolio regelmäßig angepasst. Schon seit längerem ist der Markt für Holzkohl-Grills stark wachsend. Eine entsprechende Erweiterung des Portfolios wurde kürzlich beschlossen und die IDES-Stabskoordinatorin für neue Absatzmärkte Julia van Wenzel (Büro Dresden) mit deren Umsetzung betraut. Sie hat dazu bereits die Produkte der mittelständischen Grillbau GmbH (Firmensitz Stadtroda) bei einem informellen Ortstermin in deren Produktionsstätten sondiert und für geeignet befunden. Entsprechend initiiert Sie die Beschaffung von (zunächst) 25 Grills als Testbalon. Der Liefertermin ist für heute in fünf Tagen festgelegt pünktlich zum diesjährigen Grillfest der IDES AG. Parallel wurde ein weiterer Beschaffungsbedarf ermittelt: Aufgrund des stetigen Wachstums der IDES selbst werden zusätzliche TFT-Monitore für Konferenzräume benötigt. Im Detail: 25 Stück des Typs MS 1785P. Beide Beschaffungsmaßnahmen sind kurzfristig durchzuführen. Die Aufgabe wurde Ihre Einkäufergruppe um Frau Dietl übertragen. 3.2 Anlegen des Materials: GRILL### Da der Grill für Ihr Unternehmen ein neues Produkt ist, werden für diesen zunächst Stammdaten benötigt. Das ist Voraussetzung, um den Grill im SAP-System handeln zu können. Erforderlich sind zunächst (allgemeine) Grunddaten sowie einkaufsspezifische Informationen. Da der Grill bei positiver Evaluation zum späteren Weiterverkauf als Handelswaregedacht ist, außerdem Lieferantenrechnungen bezahlt und Debitorenverbindlichkeiten gebucht werden müssen, werden auch Vertriebs- und Rechnungswesendaten in Bezug auf das Material benötigt.

2 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess 2 Transaktionscode Aufgabe Material Grill### anlegen 1 Material anlegen (MM01) Belegung Sichtzuordnung Name Grill### Handelsware/ Handel Werk Dresden (1200) Lagerort Materialeigenschaften Materiallager (0001) VerkaufsOrg Deutschland/ Frankfurt (1000) Vertriebsweg Endkunden verkauf (10) Basismeng eneinheit Stück Ladegruppe Gabelstabler Warengruppe Sonstiges Gewicht Brt: 500g Nt: 400g Auslieferun gswerk Dresden Volle Steuer Verfügbarkeitsprüfun g Einzelbedarf Spartenübergreifend Transport auf Paletten Ek-Gruppe Dietl, B. Gleitender Bewertung spreis 100 Zum selbstausfüllen! 1 Erinnerung: ### ist die spezifische Kennung Ihres SAP-Nutzers. Bitte verwenden Sie diese hier! Beispiel: SAP-Nutzer FSU1-32: ### = 132

3 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess Bestellanforderung anlegen Ein zu beschaffendes Material, wie der Grill###, wird in der Regel zunächst in einer Bestellanforderung (kurz: BANF) aufgenommen, bevor es bestellt wird. Der dabei entstehende sogenannte Beleg ist der Ausgangspunkt für den Einkauf, die erfassten Positionen zu beschaffen. Die aktuelle BANF der IDES AG muss also zwei Positionen aufnehmen: 25 Stück Grill### und 25 TFT-Monitore. Nach Abschluss der Transaktion erhalten Sie eine Belegnummer. Diese wird im Folgeprozess benötigt und referenziert auf die erstellte BANF. Aufgabe BANF anlegen Bedarfsanforderung erstellen (ME51N) Belegung Position Grill Belegung Position TFT Material Grill### M-11 Menge Werk Dresden (1200) Dresden (1200) Lagerort Materiallager (0001) Materiallager (0001) EinkaufsOrg IDES Deutschland (1000) IDES Deutschland (1000) Einkäufergrp Dietl. B Dietl. B Liefertermin Heute+7d Heute+7d Belegnummer BANF 3.4 und Anfrage anlegen Der Lieferant der Grills, die Grillbau GmbH, ist für die IDES ein neuer. D.h. über ihn werden ebenfalls Stammdaten im System benötigt, bevor der Einkauf bestellen kann. Auch das Rechnungswesen wird zur späteren Begleichung von Verbindlichkeiten mit diesem Lieferanten zu tun haben. Darum wird der zentral (d.h. für alle Funktionen) angelegt.

4 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess 4 Aufgabe einpflegen anlegen (XK01) Belegung Sichtzuordnung Name 99### Buchungskreis IDES AG Frankfurt EinkaufsOrg IDES Deutschland (1000) Kontengruppe en (0001) eneigenschaften Verkaufsleiter Tilo Rimbach ### Grillbau GmbH Hauptstr. ### Stadtroda Ust-Nr DE Abstimmkonto en Verbindlichkeiten Inland Finanzdispositionsgruppe en Inland Zahlungsbedingung ZB01 Bestellwährung (Kondition) ZahlBed. ZB01 (Kondition) Incoterms Lieferung ab Werk

5 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess 5 Da nun die informationen vorhanden sind, kann die IDES eine formelle Anfrage über die Lieferung von Grills an die Grillbau GmbH stellen. Die Anfrage bezieht sich dabei direkt auf die BANF. Die Daten der Anfrage können als PDF, oder Fax aus dem System generiert oder EDIFACT (Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr) übermittelt werden. Aufgabe Anfrage erstellen Anfrage generieren (ME41) Belegung 99### Banf Ihre Banf EinkaufsOrg IDES Deutschland (1000) EinkäuferGrp Dietl. B Anfrageeigenschaften Angebotsfrist <Lieferdatum Submission Grill### Belegnummer Anfrage

6 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess Angebot und Infosatz erstellen Das Angebot eines Lieferanten enthält in der Regel Preise, die von der Bestellmenge abhängig oder auf bestimmte Lieferungen beschränkt sein können. Diese Konditionen für den Einkauf werden im System in den sogenannten Einkaufs-Infosatz geschrieben. Infosätze enthalten also die Beziehung zwischen Produkt und Lieferant für einen gewissen Gültigkeitszeitraum. Das offizielle Angebot der Grillbau GmbH finden Sie wenig später in Ihrem Posteingang. Das Angebot beinhaltet einen Standard-Stückpreis für Grills von 100,00. Sollte die Abnahme 25 Stück oder mehr umfassen, sinkt der Stückpreis auf 80,00. Im Verhandlungsgespräch konnte Frau Dietl für die IDES zudem einen Absolutrabatt in Höhe von 100 für alle en vereinbaren, bei der die IDES mindestens zehn Stück abnimmt. Aufgabe Angebot eingeben und Infosatz erstellen lassen Angebot einpflegen (ME47) Belegung 99### Anfrage Ihre Anfrage Preisauskunft Ab 1St 100 /St. Ab 25 St 80 /St. Ab 10 Stck 100 Absolutrabatt. Das macht dann 1900 /25 Stck netto. Info-Update! Fortschreiben mit und ohne Werk

7 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess 7 Aufgabe Infosatz ändern und konkrete Absprachen einpflegen Einkaufsinfosatz ändern (ME12) Belegung EK-Infosatz Ihr EK- Infosatz Kondition Ab 1St 100 /St. Ab 25St 80 /St. Ab 10St 100 Absolutrabatt. Planlieferzeit Ein Tag Belegnummer Einkaufsinfosatz 3.6 Bezugsquellenfindung Um für die Beschaffung eines Produkts einen konkreten Lieferanten zu bestimmen, werden vom System die Einkaufsinfosätze herangezogen. Diese sogenannte Bezugsquellenfindung geschieht in der BANF, wobei das System unter mehreren möglichen Lieferanten den günstigsten auswählt. Aufgabe BANF ändern und Bezugsquellenfindung realisieren

8 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess Die kann nun unter Bezug auf die BANF generiert werden. Aufgrund der Vorarbeiten erhält der Bestellbeleg nun alle Informationen aus BANF und Infosatz, um ihn an den Lieferanten zu senden. Auch die Belegnummer ist als Schlüssel der zu verstehen und wird im Folgeprozess als Referenz benötigt. Aufgabe auslösen generieren (ME58) Belegung Banf Ihre Banf EinkaufsOrg IDES Deutschland (1000) Einkäufergrp Dietl. B BE-Datum Heute Belegnummer

9 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess Wareneingang Drei Tage nach der nimmt Ihr Lagerist Heinrich Gerniger im Materiallager des IDES- Werks Dresden mehrere palettierte Pakete der Grillbau GmbH an. Nach Abgleich des Lieferscheins mit dem IDES-Bestellbeleg (anhand der Bestellnummer) und Sichtung der Ware stellt Herr Gerniger fest, dass von den bestellten 25 Stück nur zehn geliefert wurden. Die verbleibenden Grills sollen laut Liefertext in einer zweiten Teillieferung erst am Monatsende eintreffen. Aufgabe Wareneingang für den Grill verbuchen Wareneingang (MIGO) Belegung Teillieferung 1 Belegung Restlieferung Ihre Grill- Ihre Grill- Beleg- u. Buchungsdatum Bestelldatum +3d Monatsende Menge 10 Rest Belegnummern Wareneingang

10 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess Rechnungseingang Der Teillieferung der ersten Grills liegt eine Rechnung der Grillbau GmbH bei. Sie wird daher erfasst, aber zunächst noch nicht bezahlt. Der Zahlungsausgang soll erst nach Lieferung aller bestellten Grills erfolgen. Welchen Betrag müsste die Teilrechnung enthalten? Aufgabe Rechnungseingang Grill buchen Rechnung (MIRO) Belegung Teilrechnung1 Belegung Teilrechnung2 Ihre Grill- Ihre Grill- Beleg- u. Buchungsdatum Bestelldatum+3d Monatsende Betrag Belegnummern Rechnungen

11 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess Zahlungsausgang Nachdem am Ende des Monats wie angekündigt die letzte Lieferung eingetroffen ist, wird der Zahlungsausgang freigegeben. Der ausstehende Zahlungsbetrag errechnet sich unter Berücksichtigung der Menge, Preisstaffelung, Mehrwertsteuerbeträge und Skonti. Welcher Betrag wird fällig? Aufgabe Zahlungsausgang buchen Zahlungsausgang (F-53) Belegung Ihr 99### Beleg-/ Buchungs-/ Valutadatum Monatsende Konto Deutsche Bank Inland (113100) Betrag Selbst berechnen! Belegnummer Zahlungsausgang 3.11 Hausaufgabe Aufgabe Bestellen Sie auch die in der BANF bereits angeforderten TFT- Bildschirme. Buchen Sie Waren- und Rechnungseingang, sowie Zahlungsausgang.

12 Übungsblatt 3 Der Beschaffungsprozess 12 Aufgabe Transaktionsübersicht (optional, zum selbst ausfüllen) Verkürztes Vorgangskettendiagramm Funktion Belege Anwendung IN OUT TA-Code Material anlegen BANF anlegen Material BANF anlegen Keditor Anfrage erstellen BANF, Anfrage Angebot erstellen Anfrage Angebot Infosatz ändern Infosatz auslösen BANF Wareneingang buchen WE Rechnungsein gang buchen RE Material (Handelsware) Zahlungsausgang buchen RW-Beleg