Statistiken und Standardauswertungen

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1 Statistiken und Standardauswertungen Nutzen Sie das ERP von work4all, stehen Ihnen eine Reihe von statistischen Auswertungen zur Verfügung, die in diesem Kapitel beschrieben werden. Aufruf der Statistik Der Aufruf der Statistik geschieht innerhalb des Schreibtischs durch Klick auf das Statistik-Symbol bei Sonstige. Zusätzlich bieten wir auch eine Möglichkeit, die Statistik unabhängig von work4all zu installieren. Dann können Sie diese sehr schnell über ein Symbol auf Ihrem Windows-Desktop starten. Mögliche Auswertungen work4all ERP sieht aktuell verschiedenste Auswertungen mit vielfältigen Optionen vor. Ihre Liste weicht je nach Versions- und Modulstand ggf. ab. In diesem Kapitel werden einige ERP- Auswertungen inhaltlich detailliert erklärt. Im Bereich ERP haben Sie eine Auswahl von den folgenden Statistiken: 1

2 Zeitraumfilter Nachdem Sie die gewünschte Auswertung aufgerufen haben, erscheint bei einigen Auswertungen eine zusätzliche Möglichkeit, nach Zeitraum zu filtern: Voreingestellt ist das aktuelle Geschäftsjahr. Je nach Statistik können per Klick auf das Drop Down Menü einen anderen Zeitraum auswählen und anschließend mit den Pfeiltasten um jeweils ein Jahr/Monat/Woche/Tag vor- oder zurückblättern. Funktionen: Aktualisieren: Die Auswertung wird zunächst voreingestellt und erst nach Klick auf diese Schaltfläche gestartet. Export der Statistik in eine Excel-Tabelle Zoom: Ziehen Sie den Schieberegler mit der Maus nach rechts oder links, um den Zoomfaktor zu erhöhen oder zu verkleinern. Import Arbeiten Sie mit unserer Warenwirtschaft (ERP-Modul), stehen Ihnen die statistischen Daten automatisch zur Verfügung. Standardmäßig wird nur das ausgewertet, was sich im Rechnungsausgangsbuch befindet. Nutzen Sie lediglich unser CRM-Modul, können Sie ERP-Daten für statistische Zwecke auch aus Fremdsystemen importieren. Wählen Sie im Register Import die gewünschte Importart und wählen die passende Excel-Datei aus. Anschließend starten Sie den Import über den grünen Pfeil. Zum Anbinden von Fremdsystemen sprechen Sie uns bitte an! Filter Standardmäßig werden in der Statistik alle Kunden und alle Produkte berücksichtigt. In der Registerkarte Filter können Sie auf eine bestimmte Auswahl an Kunden- und/oder Artikelgruppen filtern. Nach dem Aktualisieren der Statistik werden nur noch diese Gruppen berücksichtigt. Rohdaten Eine spezielle Form der Auswertung steht Ihnen über die Registerkarte Rohdaten zur Verfügung. All Ihre Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen stehen Ihnen sowohl als Ganzes (die sog. 2

3 Kopfdaten) als auch mit den dazugehörigen Positionen zur Verfügung. Die einzelnen Spalten lassen sich komfortabel aus- und einblenden und filtern. Diese Form der Auswertung ist dazu gedacht, eigene Reports (z.b. in Excel) auf unsere Daten aufzusetzen. Lesen Sie bitte das separate Infoblatt zu diesem Sonderthema. Umsatzübersicht Kunden (Standard) Beschreibung Die Umsatzübersicht ist am einfachsten zu verstehen. Sie zeigt pro Kunde eine Zeile und von jedem Kunden spaltenweise die 12 Monatswerte (netto). Per Klick auf den Namen des Kunden erscheint eine Detailansicht, die in einer separaten Registerkarteangezeigt wird (s. auch Kundenblatt): Die Kunden lassen sich aus dieser Liste aufgrund eines entsprechenden Umsatz in eine spezielle Kundengruppe verschieben oder eine entsprechende Kategorie zuordnen. Markieren Sie die entsprechenden Kunden, und per Rechtsklick können Sie die Gruppenpflege öffnen und die Zielgruppe auswählen. Nach Klick auf OK werden alle markierten Kunden in die neue Gruppe verschoben. Ebenso lassen sich die Kategorien zuordnen. Sie können auch mehrere Kunden gleichzeitig verschieben. Schalten Sie dafür die Mehrfachmarkierung ein. Falls Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr haben, können Sie diese Einstellung als Administrator in den Generellen Einstellungen vornehmen. 3

4 Umsatzübersicht Kunden (Land-Kunde-Produkt) Beschreibung Zeitraum Diese Variante der Umsatzübersicht führt nacheinander die einzelnen Kunden sortiert nach Ländern auf und zeigt die verkauften Artikel je Kunde in den einzelnen Monaten. Es wird für jeden Monat sowohl der Umsatz als auch die verkaufte Menge gezeigt. Die Auswertung berücksichtigt den eingestellten Zeitraum. Dabei ist ein ganzes Jahr oder auch ein kürzerer Zeitraum möglich (Quartal, Monat etc.) Filtern Sie die Umsatzübersicht Standardmäßig werden alle Produkte/Artikel und alle Kunden berücksichtigt. Über die Registerkarte Filter lassen sich einzelne Kundengruppen und einzelne Produktgruppen gezielt auswerten, was natürlich auch die Geschwindigkeit erhöht. Umsatzübersicht Kunden (Land-Kunde-Produkt - rollierend) Eine rollierende statistische Auswertung hilft dabei, monatliche Schwankungen durch einen kleinen Trick auszugleichen: Es werden zwar zwölf Monate dargestellt, aber jeder einzelne wird durch den Mittelwert von zwölf Monaten errechnet. Der Zeitstrahl wandert dabei zwölfmal genau um einen Monat nach vorne. Selbst ein Null-Umsatz in einem Monat würde so durch den Mittelwert nivelliert und rechnerisch glattgebügelt. 4

5 Die Auflistung zeigt die Artikel gegliedert nach Artikelgruppen. Filter sind (wie bei der letzten Auswertung) auch hier möglich. Umsatzübersicht (nach Erlöskonto) Erlöskonten haben selbstverständlich etwas mit Buchhaltung zu tun! Jeder Artikel kann einem (oder abhängig vom Verkaufsland mehreren) Erlöskonten zugeordnet werden und führt beim Verkauf zu einem entsprechenden Umsatz auf diesem Konto. Nutzen Sie die Datev-Schnittstelle, lassen sich die Umsätze dort auf den gebuchten Konten einsehen/auswerten. Die oben gezeigte Auswertung gibt Ihnen also ggf. die gleichen Werte aus wie Ihr monatlicher BAB. 5

6 Umsatzübersicht nach Kundengruppe/Artikelgruppe Hier sehen Sie zunächst alle Kundengruppen und innerhalb der Kundengruppe die Artikelgruppen. Diese werden jeweils pro Kundengruppe wiederholt. Die Auswertung zeigt die verkauften Mengen und die Umsatzzahlen. Falls Sie einen Filter definiert haben, wird dieser berücksichtigt. Rechnungs-Journal Alle statistischen Werte aus dem Bereich ERP hängen mit tatsächlichen Rechnungen und den dahinterstehenden Positionen zusammen. Diese Zahlen entstehen durch das Schreiben der Rechnung mit work4all oder durch Import der Werte (siehe entsprechender Abschnitt in diesem Kapitel). Als Außendienstler ist es wünschenswert, die gestellten Rechnungen ( für mein Gebiet ) separat einsehen zu können. Dies lässt sich mit Hilfe des Rechnungs-Journals tun. Filtern Sie dazu auf die gewünschten Kundengruppen. 6

7 Klicken Sie auf eine Rechnungsnummer, gelangen Sie zur Detailübersicht dieser Rechnung. Mit Hilfe der Aktualisieren-Schaltfläche erscheint wieder das gesamte Rechnungsjournal. Kundenblatt Bei dieser Auswertung steht ein einzelner Kunde im Mittelpunkt. Sie sehen die Umsatzentwicklung der letzten Jahre und Monate sowie die Favoriten des aktuellen Geschäftsjahres. Um einen Kunden auszuwählen, klicken Sie im Menübereich innerhalb der Auswertung auf Auswahl bzw. den Namen des aktuell angezeigten Kunden. Die Umsatzübersicht eines einzelnen Kunden wird Ihnen auch im Stammdatenbereich angezeigt. Mit Klick auf den Betrag gelangen Sie in die Auswertung Kundendatenblatt. Aufruf aus der Umsatzübersicht Kunden Die gleiche Auswertung lässt sich ganz einfach auch aus der Jahresübersicht der Kunden per Klick auf den gewünschten Kunden aufrufen. 7

8 Umsatzübersicht Artikel (Standard) Wie bei der Kunden-Umsatzübersicht werden auch hier alle Artikel (nach Umsatz sortiert) in einer Jahresauswertung dargestellt. Andere Zeiträume sind möglich. Per Klick auf die beiden Pfeiltasten wandern Sie im eingestellten Zeitraum nach vorne oder zurück (also bei der Jahreseinstellung um ein Jahr nach vorne/zurück, bei der Monatseinstellung um einen Monat vor/zurück): Umsatzübersicht Artikel (Produktgruppe-Produkt) Diese Auswertung geht nacheinander alle Produktgruppen durch und führt die dazugehörigen Artikel auf. Der Zeitraum ist wie immer variabel, das Filtern von einzelnen Gruppen ist möglich. 8

9 Umsatzübersicht Artikel (Produktgruppe-Produkt - rollierend) Wie bei den Kunden-Umsatzstatistiken gibt es auch hier eine rollierende Variante über Monate hinweg. Im oben abgebildeten Beispiel sehen Sie beim ersten Artikel, wie ein tatsächlicher Umsatz in einem Monat zu einem immer identischen Wert in den Nachbarmonaten führt. Saisonale oder monatliche Effekte sind also nahezu ausgeschlossen. Umsatzübersicht Artikel (nach Erlöskonten) Die gleiche Auswertung existiert auch auf der Kundenseite, sie ist dort nach Kundengruppen gegliedert. Lesen Sie bitte die Hinweise an dieser Stelle zur Logik der Erlöskonten. Komplexe Erlöskonten In unserer Beratung haben wir viele Kunden kennengelernt, die ein sehr komplexes Erlöskonten- System aufgebaut haben. Das ist organisatorisch kompliziert (es muss ggf. alles auch so gebucht werden!) und vielleicht unnötig: Alle Informationen stehen Ihnen ja nun in work4all z.b. auch über die Artikelgruppen zur Verfügung. 9

10 Umsatz nach Artikelgruppe/Kundengruppe Diese Auswertung entspricht der Darstellung innerhalb der Kundenauswertungen: Dort wurde zunächst nach Kundengruppe und anschließend nach Artikelgruppe gegliedert. Hier ist es umgekehrt: zunächst die Artikelgruppe, dann jeweils alle Kundengruppen mit Mengen- und Wertumsatz. Periodenvergleich Unter dem Stichwort Periodenvergleich wurden drei Auswertungen vordefiniert: Als Periode wird jeweils zunächst das aktuelle Geschäftsjahr mit dem Vorjahr verglichen (Umsatz und Menge), außerdem eine beliebige Periode (z.b. die ersten drei Monate des Kalenderjahres und die gleichen Monate im Vorjahr). Den Zeitraum für die gewünschte Periode definieren Sie im Kopfbereich der Statistik: work4all merkt sich den zuletzt angewendeten Zeitraumfilter. 10

11 Hier ein Beispiel für den Periodenvergleich Kunden (Land Kunde Produkt): Diese Variante des Periodenvergleichs führt die statistischen Daten folgendermaßen auf: - Zunächst das Land, sortiert nach Länderkennzeichen. - Dann jeden einzelnen Kunden (in alphabetischer Reihenfolge) Für jeden Kunden werden die verkauften Produkte mit Umsatz und Menge für die gewählte Periode und die beiden Geschäftsjahre gezeigt. Beispiel für den Periodenvergleich Artikel nach Produktgruppe Produkt Kunde: 11

12 Zu guter Letzt noch ein Beispiel für Artikel nach Produktgruppe Produkt: Diese Variante des Periodenvergleichs führt die Kunden nicht einzeln auf. Maximale Zeilenanzahl Da diese Listen sehr aufwändig sind, wurde eine maximale Zeilenanzahl mit Zeilen vordefiniert. Schränken Sie die Darstellung evtl. mit Filtern (einzelne Kundengruppe, einzelne Artikelgruppen, Zeitraum) ein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Chargen (2 Varianten) Als Charge bezeichnet man die eindeutige Information eines Artikels über eine spezielle Nummerierung und ein Datum ( Verfallsdatum ), die auch im Nachhinein den Rückschluss erlaubt, wann z. B. etwas produziert wurde. Dies ist meist im nachweispflichtigen Medizintechnik-Sektor gefordert. Hierzu stehen zwei Auswertungen zur Verfügung: - Auflistung nach Kunden - Auflistung nach Produkten Es handelt sich auch bei dieser Liste um Massendaten schränken Sie die Liste ggf. durch Filter ein. 12

13 Modulumfang Chargen-Informationen stehen Ihnen nur bei gleichzeitiger Nutzung unserer Warenwirtschaft zur Verfügung. Es ist nicht möglich, diese Daten zu importieren. Umsatzübersicht Lieferanten Diese Auswertung ist optisch identisch mit der Umsatzübersicht der Kunden: pro Lieferant eine Zeile mit den Monatswerten. Die Daten stammen aus der Warenwirtschaft. Es sind Ihre gebuchten/erfassten Eingangsrechnungen. Es ist nicht möglich, diese Daten über die Importschnittstelle zu importieren. 13

14 Firmenumsatz Jahresübersicht Hier sehen Sie Ihre Gesamt-Umsätze, zeilenweise gegliedert nach den einzelnen Jahren und spaltenweise nach den Monaten. Sie finden Ihre gewünschte Auswertung nicht? Statistiken und Auswertungen sind so individuell wie unsere Kunden und deren Geschäft. Bitte sprechen Sie mit uns über passende Auswertungen für Ihr Unternehmen! Sonstige Auswertungen Unter Sonstige finden Sie noch diverse andere Auswertungen nach Kontenarten und Kostenstellen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Fibukonten und Kostenstellen auswerten. 14