Die Autoren. Management Summary

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1 Die Welt der Cloud Services und ihr Vermittler Cloud Service Brokerage Management Summary Cloud Computing verspricht mehr Flexibilität, hohe Verfügbarkeit, physische und virtuelle Datensicherheit sowie enorme Kostenvorteile. So stehen CIOs und IT-Abteilungen heute vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl angebotener Cloud-Dienste nicht nur das passende Angebot zu filtern, sondern dies auch in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren und anzupassen. Doch oftmals schrecken IT-Verantwortliche vor der Komplexität der Aufgaben zurück. An dieser Hürde setzt das Cloud-Brokerage- Modell an. Cloud Service Broker sind Berater, Vermittler und Integratoren, die zwischen den Cloud-Providern und Cloud-Kunden geschaltet die Cloud Services in enger Abstimmung mit der jeweiligen IT-Abteilung einführen und bei Bedarf managen. Ob Cloud Computing auch im Mittelstand zunehmend eingesetzt wird, hängt maßgeblich von diesen Cloud Service Brokern ab. Sie demonstrieren Kundenunternehmen alle Vorteile des Cloud Computing und verhelfen so weiteren Service-Modellen aus der Wolke zu mehr Resonanz. Cloud Service Brokerage als Accelerator der Cloud im Mittelstand: Dieses Whitepaper beantwortet die Frage, wie mittelständische Unternehmen sicher und erfolgreich Cloud Services nutzen und von ihren Vorteilen profitieren können. Die Autoren Lutz Kolmey Lutz Kolmey ist Senior IT-Managementberater bei mod IT Services. Der Sourcing-Spezialist verfügt über langjährige Erfahrungen in führenden Positionen, zuletzt leitete er den Bereich IT-Infrastruktur und Servicemanagement eines der größten Fashionund Lifestyle-Unternehmen Europas mit über Filialen in 42 Ländern. Bernd Rübenstrunk Bernd Rübenstrunk ist CIO eines großen mittelständischen Unternehmens in Süddeutschland. Er führt eine IT-Mannschaft von über 80 Mitarbeitern, die mehr als internen Anwendern mit Services rund um IT-Anwendungen und -Infrastruktur versorgen. Neben diversen CIO-Mandaten beriet er Geschäftsleitungen zu Organisations- und IT-Themen und begleitete deren Umsetzung. Florian Reinhold Florian Reinhold ist Leiter Vertrieb bei mod IT Services. Er plädierte schon früh für die Vorteile des sicheren Cloud Computing, u. a. als Speaker auf Branchenveranstaltungen, und veröffentlichte Artikel. Er kennt die Sicht der Kunden, wenn es um Cloud Computing geht, genau und treibt die Positionierung von mod IT Services als Cloud Service Broker voran. Whitepaper Cloud Service Brokerage

2 2 Inhalt 1. Einleitung Seite Cloud Computing Seite 4 Eine Technologie wird zur globalen Leitidee Cloud Service Brokerage Seite 8 Ein neutraler Makler greift ein Orientierung im Dickicht der Cloud Seite 9 Der Cloud Service Broker als Berater In vermittelnder Funktion Seite 11 Das Broker-Modell als ein Teil der neuen Business-IT One size doesn t fit all Seite 13 Cloud Services implementieren und integrieren Das Praxisbeispiel Seite 15 Die Migration zu Office 365 mithilfe eines Cloud Service Broker 8. Fazit Seite 18

3 3 1. Einleitung Der Cloud-Computing-Markt ist undurchsichtig und enorm beweglich. Er versammelt zahlreiche Angebote und Unternehmen. Doch darüber hinaus können sich viele Geschäftsführungen und IT-Abteilungen neben ihrem Tagesgeschäft gar nicht ausführlich genug mit dem Thema Cloud beschäftigen. Es ist ein Markt, der auf der einen Seite eine enorme Vielzahl intelligenter und kostensparender Cloud Services hervorbringt. Und der auf der anderen Seite die Unternehmen mit ganz eigenen gewachsenen IT-Infrastrukturen vor die hochkomplexe Aufgabe stellt, den richtigen Service im richtigen Maße mit dem richtigen Preismodell und passenden Schnittstellen zu kombinieren. Es ist ein Markt, der Dienstleistern die Aufgabe des Vermittlers zwischen Cloud-Providern und Cloud-Kunden zukommen lässt. Jenen IT-Beratern, die in der Rolle des Cloud Service Broker beraten und die passenden Lösungen am Markt ausfindig machen die aber auch die Angebote vor Ort integrieren und erst so alle Vorteile der Cloud tatsächlich in der Breite nutzbar machen. Es eröffnet sich ein Submarkt, der die potenziellen Nachfrager gemäß ihrer Bedürfnisse zu den am besten geeigneten Anbietern führt. Das Thema dieses Whitepapers ist Cloud Service Brokerage. Es nimmt umso stetiger an Relevanz zu, je mehr Cloud-Angebote auf den Markt strömen und die Vorteile einer IT-Infrastruktur bzw. Services aus der Cloud betonen: Flexibilität, Kostenreduktion, hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit. Immer mehr Miet- und Leihmodelle bestimmen die Business-Modelle. Share Economy, mieten statt besitzen, wird das Motto, um IT-gestützt flexibler auf Veränderungen im Unternehmen und die hohe Geschwindigkeit von Entwicklungszyklen des operativen Geschäfts reagieren zu können. Der Mittelstand steht Cloud-Lösungen jedoch skeptisch gegenüber: Die Komplexität solcher IT-Prozesse und der Integration von Cloud-Lösungen in die vorhandene Infrastruktur ist nicht zu unterschätzen. Die IT-Abteilung als interner Dienstleister sieht sich so einerseits dem Druck aus Geschäftsentwicklung und den Bedürfnissen der Fachabteilungen gegenüber, ist jedoch andererseits für den IT-Betrieb, die Sicherheit der Systeme und den Mehrwert ihrer bereitgestellten Dienste verantwortlich. Wer kann in dieser Situation Unterstützung leisten? Jene Dienstleister, die die IT-Systeme des Kunden als auch die Möglichkeiten der Cloud kennen. IT-Gesamtdienstleister sind aufgefordert, als Cloud Service Broker zu agieren. Das Whitepaper erläutert das Broker-Modell und stellt dessen Nutzen vor. Es legt dar, welche Marktentwicklungen es im Bereich Cloud Computing gibt und welche konkrete Bedeutung dies für kleine und mittelständische Unternehmen hat. Wird es für den Mittelstand so einfacher und rentabler von Cloud-Angeboten zu profitieren? Wie aufwändig ist die Integration in die bestehende Infrastruktur? Was kann ein IT-Service-Provider hier leisten? Das Whitepaper gibt Antworten und stellt eine Lösung vor, die den Weg von mittelständischen Unternehmen in die Cloud ebnet: Cloud Service Brokerage.

4 4 2. Cloud Computing Eine Technologie wird zur globalen Leitidee Cloud Computing hat eine beeindruckende Entwicklung hinter sich: In nur wenigen Jahren schaffte es dieser technologische Ansatz zu einem der meistdiskutierten Themen in der IT. Schnell als neues IT-Paradigma stilisiert, dem sich kein Unternehmen würde entziehen können, mehrten sich bald kritische Stimmen, die Sicherheitsbedenken äußerten und Cloud Computing als logische Entwicklung vorhandener Angebote relativierten. Denn Virtualisierung, Outsourcing, Hosting und Managed Services hatten bereits über Jahre zuvor die Basis für die Dienstleistungen aus der Wolke geschaffen. So hatte Cloud Computing Anlaufschwierigkeiten: Die Umsetzung von Cloud-Projekten gestaltete sich schwieriger als gedacht, für viele mittelständische Unternehmen schienen sie schlicht nicht realisierbar. Einige Projekte scheiterten sehr medienwirksam gänzlich. Dennoch hat sich Cloud Computing als IT-Technologie etabliert und dies aus vielerlei guten Gründen. Services aus der Cloud zu beziehen, ist schließlich die konsequente Variante aller service- und anwenderorientierten Modelle. Infrastrukturen, Plattformen oder Software wird dem Cloud-User genauso bereitgestellt, wie er es benötigt: Ressourcen können nach Bedarf flexibel gebucht werden, bezahlt wird nach Verbrauch. Eigene Investitionen sind nur noch in deutlich geringerem Maße nötig als bisher. Prognose zum B2B-Marktvolumen von Cloud Computing Services (SaaS, PaaS, IaaS) in Deutschland von 2011 bis 2018 (in Millionen Euro) 922, , , , * 4.231, ,3 2015* 2016* 7.674, ,9 2017* 2018* Das B2B-Marktvolumen von Cloud Services soll sich in den nächsten vier Jahren annähernd verdreifachen. Quelle: Statista 2014

5 5 Cloud Computing in der Praxis Doch sind diese Modelle auch mittelstandstauglich? Ja, sind sie. Insbesondere der Mittelstand kann künftig von den Cloud-Angeboten profitieren. Denn die Vorteile der Cloud wirken sich vor allem dort aus, wo es auf Flexibilität und Kostenbewusstsein ankommt. Das bedeutet nicht, dass alle Unternehmensbereiche (sofort) auf einer Cloud aufbauen müssen. Hier kann sehr wohl differenziert und eine individuell passende (Übergangs-) Lösung gefunden werden: So können beispielsweise besonders sensible Infrastrukturteile vor Ort im Unternehmen verbleiben, auch um die bereits getätigten Hard- und Software- sowie Projektinvestitionen zu schützen. Insbesondere bei großen mittelständischen Unternehmen ist sogar davon auszugehen, dass dieser Ansatz dominieren wird: IT-Services wie Software as a Service (SaaS), Infrastructure as a Service (IaaS) oder auch eine Platform as a Service (PaaS) werden ergänzt und integriert sie ersetzen keine bereits bestehenden Systeme. So entsteht eine hybride IT-Landschaft. Die Vorteile der Cloud zeigen sich auch in kleineren Projekten schnell: Ressourcen werden schnell und unkompliziert zur Verfügung gestellt, sodass auch unvorhersehbare Lastspitzen zuverlässig abgedeckt werden können. In sehr volatilen Anwendungsszenarien zeigt sich der Charme mancher Wolke: Ebenso schnell wie die IT-Ressourcen hinzugebucht wurden, können sie auch wieder abgeschaltet werden. Das bedeutet mehr Flexibilität und eine deutlich gesteigerte Reaktionsgeschwindigkeit gekoppelt mit einem deutlichen Kostenvorteil, denn die Infrastruktur muss gar nicht angeschafft werden, um dann in ruhigeren Zeiten ungenutzt herumzustehen. Prognose zum Marktvolumen von Cloud Computing (B2B) in Deutschland nach Segment von 2011 bis 2018 (in Millionen Euro) 698,8 320,3 922, ,5 507, , ,6 784,4 2024,3 Cloud Services (SaaS, PaaS, IaaS) 2.163, , , * 2,898,1 1,688, , , , ,3 2015* 2016* Cloud Integration & Consulting 4.887, , , , , ,9 2017* 2018* Um Cloud Services (SaaS, PaaS, IaaS) sinnvoll zu nutzen und mit den bestehenden On-Premise-Systemen und -Prozessen zu integrieren, bedarf es Experten. So nimmt der Anteil an Cloud Integration Services und Consulting stetig zu. Quelle: Statista 2014 Cloud Technology

6 6 Es muss sicher sein Doch wie steht es um die Sicherheit und den Datenschutz, wenn Unternehmen einen Teil ihrer Infrastrukturbereiche an einen externen Dienstleister vergeben? Auch dazu wird eine kontroverse Diskussion geführt und diese ist auch notwendig. Außer Frage steht sicherlich, dass Cloud-Dienstleister eher in der Lage sind, ihr Rechenzentrum physisch abzusichern. Dazu zählen Sicherheitswände und -verglasungen ebenso wie Zutrittskontrollen und Rund-um-die-Uhr-Bewachung durch einen Sicherheitsdienst. Für ein mittelständisches Unternehmen ist dieses Sicherheitsniveau für ein Rechenzentrum kaum umsetzbar. Doch wie verhält es sich mit der Sicherheit der Daten, die fortan zwischen Unternehmen und Dienstleister ausgetauscht und in der Cloud verarbeitet werden? Zwar werden für die Bereitstellung der Cloud Services Internettechnologien genutzt, diese können jedoch z. B. durch Verschlüsselungstechniken oder VPN-Tunnel so abgesichert werden, dass Fremde außen vor bleiben und auch der Dienstleister mit den Daten inhaltlich nichts anfangen kann. Einige Cloud-Anbieter stellen ihren Kunden darüber hinaus dedizierte Ressourcen zur Verfügung: Das heißt, man muss sich die Server nicht mit einem anderen Kunden teilen und kann sich, ganz wie im eigenen Unternehmensnetzwerk gewohnt, vom Rest der Welt abschotten. Einige Business-Modelle existieren heute gar nur deshalb, weil es Cloud-Angebote gibt. Sie scheitern heute nicht mehr an mangelnder Rechenkapazität oder mangelnder IT-Kenntnis. Die Konsequenz: Unternehmen können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren die Ressourcen dafür stehen flexibel zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Florian Reinhold Empfehlenswert ist es zudem, einen Blick auf das Datenschutzgesetz zu werfen und die Relevanz für das eigene Unternehmen zu prüfen. Soll heißen: Wer möchte, dass sich sein Dienstleister an die strengeren deutschen Datenschutzgesetze halten soll, muss einen mit einem deutschen Standort wählen. Amerikanische Unternehmen und Rechenzentren in Übersee unterliegen den dortigen Bestimmungen, die oft nicht ganz dem entsprechen, was wir hierzulande unter Datenschutz verstehen. Immer zu beachten ist, dass die Geschäftsführungen von Unternehmen in Deutschland stets selbst für die Einhaltung deutscher Datenschutzbestimmungen verantwortlich sind Bestimmungen, die den europäischen Datenschutzstandards entsprechen und zum Teil noch stärker im Detail regeln, wie mit Daten, die in Deutschland erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, umzugehen ist. Entscheider in Deutschland sind daher umso stärker darauf angewiesen, auch im Bereich Datenschutz genau beraten und zuverlässig unterstützt zu werden. Cloud Broker kennen die Fallstricke hier genau.

7 7 Die Cloud eignet sich nicht nur dazu, die eigene IT-Infrastruktur zu flexibilisieren. Sie eröffnet darüber hinaus neue Möglichkeiten zur Erweiterung des eigenen Portfolios: So können Kundenlösungen beispielsweise aus der Cloud heraus zur Verfügung gestellt werden, wie etwa bei Software-as-a-Service-Angeboten. Intern gilt das gleiche Prinzip: Das Unternehmen sucht schnell eine neue Funktionalität. Mit Cloud Services kann diese schnell, flexibel und kostengünstig bereitgestellt werden. Des Weiteren wird die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern einfacher, wenn beispielsweise auf einer gemeinsamen Plattform in der Cloud gearbeitet wird. Produktionsprozesse werden flexibler und sind Auftragsschwankungen besser gewachsen. Was die Zukunft bringt mod IT Services berät als IT-Gesamtdienstleister vor allem mittelständische Unternehmen. Aus Kundengesprächen und Projekten lässt sich ein klarer Trend erkennen: Cloud Computing erobert die Unternehmens-IT. Zwar sind viele Unternehmen zu Recht noch vorsichtig, viele Randbedingungen wollen abgeklärt werden. Doch Märkte, Partner- und Kundenbeziehungen sind längst nicht mehr so starr wie vor 10 oder 20 Jahren, oft überdauern sie ein Projekt nicht. Diese Geschwindigkeit und Veränderungen müssen abgefangen werden; eine bewegliche Infrastruktur hilft dabei sehr. Flexibel mieten statt kaufen ist das Motto moderner, kundenorientierter Unternehmens-IT. Cloud Computing erhöht die Leistung der IT und reduziert die Betriebskosten. Es schafft neben Flexibilität auch Kosteneffizienz, Skalierbarkeit und einen Wertbeitrag für das Unternehmen und wird deshalb künftig aus der Architektur der Unternehmens-IT nicht mehr wegzudenken sein. Noch ist der Cloud-Anbietermarkt undurchsichtig und längst ist es nicht ausgemacht, wer die Hauptakteure sind und wer welche Nische besetzt. Gewissermaßen täglich werden die Angebote angepasst, oft mit Preissenkungen geworben. Das ist gut für die Kunden, macht es aber auch schwierig, sich einen Überblick zu verschaffen und schließlich das beste Angebot für sich herauszufiltern. Vor allen Dingen aber gilt es zu verstehen, wie die Cloud Services sich unter Berücksichtigung der bestehenden IT-Anwendungen und -Infrastrukturen einbinden lassen. Zudem sind die heutigen Cloud-Angebote noch stark fragmentiert. Ein Dienstleister bietet Infrastrukturen, ein anderer die passende CRM-Software, ein dritter die gewünschte ERP-Lösung. Wie bekommt man diese Angebote so zusammen, dass die Cloud noch sinnvoll ist? Ein weites Feld für IT-Beratungsunternehmen eröffnet sich. Sie werden zu Cloud Brokern.

8 8 3. Cloud Service Brokerage Ein neutraler Makler greift ein ANBIETER Ein Broker ist nach dem Verständnis der Finanzwelt, der der Begriff entliehen ist zunächst vor allem ein Vermittler. Er bringt Anbieter (von Wertpapieren) und willige Käufer zusammen und handelt dabei im Idealfall für beide ein gutes Angebot heraus beachtet aber auch Marktgegebenheiten und mögliche künftige Entwicklungen. Und hier liegt der Vorteil für den Kunden: Der Broker kennt sich am Markt aus, kann die Vertrauenswürdigkeit der Händler und ihre Preise beurteilen und weiß um die Angebote der Konkurrenz. Wohl kaum ein normaler Mensch, der in seinem Leben noch andere Dinge tut, als sich mit Wertpapieren zu beschäftigen, wird es schaffen, sich eine derartige Fachkenntnis anzueignen. Für ihn ist der Broker ein neutraler Experte, der ihn gegen Gebühr durch den Wertpapier-Dschungel geleitet. Darüber hinaus sorgt der Broker auch dafür, dass das Geschäft schließlich zustande kommt. BUSINESS PaaS SaaS IaaS Cloud Service Broker: Mehr als ein Cloud Service verbinden vereinfachen sichern integrieren CLOUD SERVICES BPaaS Voice Data Managed Services Mobile Cloud Service Broker bilden eine zusätzliche Schicht zwischen Cloud-Providern und ihren Nutzern. Eine Cloud-Lösung ist ein ungleich komplexeres Produkt als ein Wertpapier, dennoch lassen sich Parallelen ziehen. Auch ein Unternehmen, das eine Cloud-Lösung einführen möchte, braucht eine umfassende, marktkennerische Beratung. Doch das genügt nicht. Was nützt das Wissen um die beste ERP-Lösung bei Anbieter A und das günstigste Office 365-Angebot bei Anbieter B, wenn nicht klar ist, wie sich diese integrieren lassen? Der Begriff des Cloud Brokers ist deshalb deutlich weiter zu fassen als sein Namensgeber, der Wertpapier-Broker. Ein Cloud Broker ist bestenfalls Berater, Vermittler und Integrator in einem. Und noch spezifischer: Da es sich immer um Services gleich welcher Art von Hardware über Plattformen bis hin zu Software aus der Cloud handelt, ist Cloud Service Broker die treffende Bezeichnung. Diese Broker-Funktion kann von IT-Gesamtdienstleistern wahrgenommen werden, die bereits am Markt vertreten sind. So können Ablaufschnittstellen vermieden werden. Erstmalig in der IT-Branche erwähnt wurde der Begriff Cloud Service Brokerage durch das Marktforschungsinstitut Gartner. Ende 2009 führten sie ihn offiziell in der Studie Three Types of Cloud Brokerages Will Enhance Cloud Services ein. Es dauerte ein Jahr, bis der US-amerikanische Markt begann, ihn aufzugreifen. (1) Im Jahr 2014 veröffentlichte Gartner einen Magic Quadrant for Integration Brokerages Report, in dem sie schätzten, dass über eine Million Unternehmen bereits sogenannte Integration Brokerage Services nutzten. (2)

9 9 4. Orientierung im Dickicht der Cloud Der Cloud Service Broker als Berater Unternehmen beginnen, mehr und mehr Cloud Services einzusetzen und lernen sehr schnell den zusätzlichen Aufwand kennen, der mit der Integration, der Anpassung und dem Management dieser Dienste zusammenhängt. Dieser Arbeitsaufwand reduziert die Vorteile der hybriden IT-Infrastruktur für Unternehmen enorm in der persönlichen Wahrnehmung von CIO und IT-Administratoren wie möglicherweise auch ganz objektiv. Oder schlimmer noch: Die erwartete und erfahrene Komplexität bei der Auswahl und Einführung hindert Unternehmen gar daran, die Möglichkeiten verschiedener Cloud Services und die mit ihnen assoziierten Features zu nutzen. Als neutrale, beratende Schicht unterstützen Cloud Service Broker Unternehmen darin, gleich von Beginn an die ihren Anforderungen genügenden Services zu wählen. Dabei sei ein wichtiger Unterschied betont: Einige Dienstleister stellen ihren Kunden nur eine Auswahl aus ihrem eigenen bzw. über Partner bezogenen Software-as-a-Services-Portfolio zur Verfügung sie beraten nicht neutral. Cloud Service Broker gehen immer vom Status quo aus, der beim Unternehmen vorgefunden wird. Welche Applikationen werden bereits genutzt, auf welchem Stand sind die verschiedenen Legacy-Systeme, wie sind die allgemeinen Prozesse im Unternehmen gestaltet und wie sind beispielsweise die personellen Strukturen zur Wartung und Weiterentwicklung der Systeme beschaffen? Ein ganzheitlicher Blick, der die zentrale Wertschöpfung der Unternehmen in den Fokus nimmt, ist Grundlage und Erfolgskriterium für die Auswahl sinnvoller, passender und damit prozessoptimierender Cloud Services. Als intermediäre Schnittstelle zwischen Cloud Providern und Unternehmen greifen Cloud Broker auf außerordentlich spezialisiertes Wissen zurück. Sie müssen Funktionsweise, Kosten, Vor- und Nachteile der unterschiedlichsten Services für jeden Zweck abwiegen können. Andererseits benötigen Sie das Verständnis der Unternehmensprozesse und IT-Prozesse vor Ort beim Unternehmen. So lassen sich acht Punkte identifizieren, die die Rolle des Cloud Service Broker als Berater stützen:

10 10 1. Der ganzheitliche Blick der Geschäftsprozessoptimierung Die Leistung des Brokers hört nicht bei der Bereitstellung eines singulären Dienstes auf. Mit einem ganzheitlichen Blick hängt eine erfolgreiche Einführung von neuen Diensten auch davon ab, ob der Endanwender damit zufrieden ist und in seiner Arbeit nutzen kann. 2. Spezialisten in der Zusammenführung von Anwendungen Fast jede neue Cloud-Anwendung erfordert ein gewisses Maß an Integration, wobei insbesondere die On-Premise-Systeme und -Prozesse entsprechend angepasst werden. Häufig ist es jedoch auch sinnvoll, in Middleware-Produkte zu investieren. Ganz nach dem Motto: One size does not fit all. 3. Ein einheitlicher Ansprechpartner Egal, welche Cloud Services und lokale Anwendungen zum Einsatz kommen, ein Cloud Service Broker hat den effizienten Workflow und optimierte Geschäftsprozesse zum Ziel. Anstelle von zwanzig verschiedenen Support-Stellen ist er der einheitliche Ansprechpartner für das Erreichen dieses Zieles. 4. Technologisches und fachliches Know-how Cloud Broker wie mod IT Services sind Experten sowohl für Themen wie Cloud- Infrastrukturen und IT-Security als auch bezüglich der Business Applications wie z.b. Collaboration, Enterprise Ressource Management und Supply Chain, Customer Relationship Management sowie Business Intelligence. 5. Enge Vernetzung mit Cloud-Providern Sie kennen den Cloud-Markt, seine Anbieter und deren Angebote. Und sie vertreten einen praxisnahen Ansatz, der sich aus der Erfahrung speist: Bei der Nutzung von Cloud Services geht es kaum darum, ein anderes System abzulösen. Vielmehr spielt eine Rolle, welches Angebot am Markt sich am effizientesten und zielorientiertesten in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Diesen Blick für das Wesentliche bringen Cloud Broker mit. 6. Erfahrung in der Planung und Realisierung von Cloud-Projekten Cloud Broker wissen, wie sich die Anwendungen in verschiedenen Umgebungen und über verschiedene IT-Landschaften hinweg verhalten. Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten fließen in jede neue Betreuung ein. 7. Effizienter IT-Betrieb Cloud Broker sind Praktiker. Sie betrachten das Zusammenspiel von IT-Infrastruktur und Anwendungslandschaft genau und helfen, mit speziellen IT-Service-Management-Tools wie der mod ServiceSuite einen Überblick über die laufenden IT-Prozesse zu verschaffen und das individuell aufbereitet entsprechend der Anforderungen von Endanwendern, IT-Abteilung und Geschäftsführung. 8. Service-zentriert Ein Cloud Service Broker ist gleichermaßen Partner auf Augenhöhe und verlängerter Arm des IT-Teams.

11 11 5. In vermittelnder Funktion Das Broker-Modell als ein Teil der neuen Business-IT Das Cloud-Broker-Modell entwickelte sich in einer Welle des Umdenkens. Wie der Branchenverband Bitkom bereits vor Jahren in einem Leitfaden festhielt, geht es beim Cloud Computing um eine wesentliche Evolution in der Technik, aber auch und vor allem um eine Revolution im Business (3). Hier wird der enge Zusammenhang zwischen IT und Geschäftszielen deutlich und mit Cloud Computing wesentlich verstärkt: Die IT-Abteilung ist nicht mehr nur zuständig, wenn ein Arbeitsplatzrechner nicht mehr hochfährt sie sitzt mit am Tisch, wenn strategische Entscheidungen für Aus der Praxis Ein deutsches mittelständisches Technologieunternehmen sah sich nach mehreren Zukäufen in den USA mit internen organisatorischen Veränderungen konfrontiert. Verschiedene, gewachsene Strukturen überlappten sich nun, es mangelte an Transparenz und schließlich konnte nicht sichergestellt werden, dass Kunden von mehreren Stellen aus dem eigenen Hause angesprochen wurden. Ganz nach dem Motto Selbst ist die Frau, suchte die Vertriebsleiterin nun ein günstiges CRM-System, installierte es und setzte es fortan ohne Abstimmung mit der IT-Abteilung ein. Die Konsequenz: Das Tool bot kein Reporting für die notwendige Transparenz, das Projekt drohte zu scheitern und das Tool sollte wieder gelöscht werden. In Zusammenarbeit mit einem externen Berater fand die IT-Abteilung schließlich eine Lösung. Das CRM-System konnte bleiben man integrierte ein geeignetes Cloud-basiertes Reportingsystem, das über eine Schnittstelle zum Cloud-CRM-System verfügte. Da auch die Gestaltung des Reportings eine Herausforderung darstellte, griff man ebenfalls auf die Unterstützung des Umsetzungsberaters zurück. Häufig drängen die Fachabteilungen auf die schnelle Einführung von neuen IT-Lösungen. Ohne Kenntnis der IT und ohne prozessorientierten, integrierten Blick über alle Bereiche hinweg, behindern sie ihre eigene Arbeit jedoch spätestens dann, wenn der Support ausbleibt. Ein Cloud Service Broker kann die IT-Abteilung als internen Service Provider darin unterstützen, schnell und mit dem Blick für das große Ganze auf den Bedarf der Fachabteilungen zu reagieren. das Unternehmen getroffen werden und hilft maßgeblich, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Durch die Zusammenarbeit mit Cloud Brokern kann die IT-Abteilung ihre Rolle als Enabler von IT-Anwendungen im Sinne einer optimalen Unterstützung des Kerngeschäfts weiterhin und besser ausfüllen. Das Cloud-Broker-Modell ist Teil dieser neuen Business-IT, das heißt, der IT-seitigen Abbildung der Geschäftsprozesse, mit der durch Vorteile wie Flexibilität, Kosteneffizienz und erhöhter Umsetzungsgeschwindigkeit die Geschäftsziele noch besser unterstützt werden. Diese Business-IT managt als interner Service Provider Cloud Services, On-Premise-Systeme und die Anfragen der internen Kunden, der Anwender. Diese Rolle ergänzt und stützt der Cloud Broker. Jene IT-Abteilungen, die sich bisher nicht mit diesen Aufgaben betraut sahen und auch in

12 12 Zukunft nicht sehen, werden es schwer haben: einerseits angesichts des zunehmenden Kostendrucks von Seiten der Geschäftsführung, andererseits wegen der Gefahr vorpreschender Fachabteilungen, die ohne Wissen der IT-Abteilungen bereits Cloud Services nutzen (wollen) und unter Umständen sogenannte Insellösungen schaffen. Viele Services ein Dienstleister So stellt die Unternehmens-IT Dienstleistungen bereit und bezieht sie gleichermaßen unterschiedlich stark, wobei die Kernwertschöpfung der IT bei der Integration dieser unter- und miteinander liegt. Die IT-Landschaft kann dann zum Beispiel aus einem Bundle an Applikationen bestehen, wie beispielsweise einem CRM-System aus der Cloud, Google Enterprise und Office 365 in Verbindung mit zusätzlichem Datenspeicher und einer passenden Infrastruktur. Die Anwender können so zu jeder Zeit und von jedem Ort innerhalb einer homogenen Umgebung auf diese Dienste zugreifen. Wie die verschiedenen Technologien sinnvoll kombiniert werden können, dass sie dem Endanwender diesen Mehrwert bieten und nahtlos in die Infrastruktur passen, können Cloud Service Broker sicher angeben. Das Unternehmen hat schließlich nur einen einzigen Ansprechpartner, an den es sich wenden muss, wenn es um das für ihn spezifische Zusammenspiel der Plattformen geht: Der Broker standardisiert aus Sicht des Kunden maßgeblich den Bezug der Services. Bei der Auswahl des Brokers ist darauf zu achten, dass er nicht nur die Cloud Services unterschiedlicher Anbieter kennt, sondern auch Geschäftsprozess- und IT-Expertise mitbringt. Er nutzt sie, um eine individuelle, den Geschäftsabläufen folgende Lösung zu finden, wie die intelligente Integration der Dienste konzipiert und deren Umsetzung begleitet werden können. Bernd Rübenstrunk

13 13 6. One size doesn t fit all Cloud Services implementieren und integrieren Die Vorteile der Nutzung von Cloud Services liegen auf der Hand. Doch die Mehrheit der CEOs und IT-Verantwortlichen stehen vor der kritischen Frage, wie sie die bestehenden Dienste mit dem Cloud-Angebot integrieren und einen Mehrwert erzielen. Dabei geht es noch nicht einmal primär darum, wie die bestehenden Applikationen integriert werden. Die Aufgabe beginnt bereits bei den Bestandsdaten. Allenfalls ein sehr kleines Unternehmen kann es sich unter Umständen leisten, bei einer Office 365-Einführung von null zu beginnen. Der Regelfall ist dies nicht: Die Daten, die bereits vorhanden sind, müssen überführt und weiterverwendet werden. Gerade für den Mittelstand ist die Frage der Integration der Services für eine hybride IT-Infrastruktur damit entscheidend: Mit welchem Aufwand, mit welchen Tools, in welchen Migrationsschritten kann ich als Unternehmen, zum Beispiel gerade in Bezug CLOUD SERVICES ON PREMISE auf Office 365 und Datenschutz, allen Anforderungen entsprechen? FRONTEND Hybrid Application Scenario Denn der hybride Ansatz ist die Zukunft für solche Cloud-Angebote: Es ist die Kunst, die lokal vorhandene IT-Umgebung, die zentral verwaltet wird, mit der Cloud zu verbinden. Vielleicht wird es so nie einen vollständigen Cloud-Only-Ansatz geben oder dies nur für sehr kleine Unternehmen. Für den gehobenen Mittelständler, der bereits über ein natürlich gewachsenes Active Directory oder einen Exchange-Server verfügt, spielt die Migration seiner Daten dagegen eine elementare Rolle. Hier beginnt die Nachfrage nach geeigneten Managementtools, nach Migrationstools und nach den Möglichkeiten, Anwendungen miteinander zu kombinieren. Sharepoint... BACKEND BI ERP Office CRM BI Office CRM Hybrid IT Infrastructure Scenario

14 14 Ein Beispiel hierfür ist die Nutzung eines On-Premise-ERP- und eines CRM-Systems aus der Cloud. Obwohl es einige tausend Anbieter am Markt gibt, bieten diese i.d.r. keine Implementierungsdienste an. Sie überlassen es dem Kunden, seine eigenen Strukturen entsprechend auszurichten, im Sinne von Das müssen Sie hinkriegen. Doch der Aufwand, sich hier hineinzuarbeiten, wird unterschätzt. Ein unabhängiger Cloud Broker hingegen kennt die Strukturen und die Möglichkeiten der Cloud. Er kann am besten beurteilen, ob die Schnittstelle zwischen den Systemen gut funktioniert. Er kennt die Anbieter- und Nachfrageseite von Cloud Services.

15 15 7. Das Praxisbeispiel Die Migration zu Office 365 mithilfe eines Cloud Service Broker Seine aktuelle Strategie fasst Microsoft unter dem Motto Mobile first, Cloud first zusammen. Das bedeutet einerseits, dass seine Dienste mittlerweile ausgereift sind und die Vorteile, mobile und Cloud Services zu nutzen, besonders deutlich werden: Flexibilität, Skalierbarkeit, Kosteneffizienz und eine physische wie auch Anwendungssicherheit. Andererseits spricht Microsoft nicht nur von der Kanzel, sie unterstützen Unternehmen aktiv bei der Migration in die Cloud. Dennoch: Sobald das Migrationsprojekt eine bestimmte Größe annimmt, scheint der Schritt in die Cloud alles andere als leichtfüßig. Ganz am Anfang steht dabei immer die Frage, wo und wie die Cloud im Unternehmen am besten eingesetzt werden kann. Ein Cloud Readiness Assessment gibt Antworten, indem die Integrationsmöglichkeiten in die bestehende IT-Landschaft eingehend geprüft werden. Ein Cloud Broker steht Organisationen sowohl bei der Planung eines Cloud-Projekts zur Seite als auch bei seiner Durchführung. Speziell bei der Einführung von Office 365 gibt es angefangen beim Migrieren vorhandener Benutzer bis zur Schulung der Anwender, die wahrscheinlich noch nicht das Arbeiten in der Cloud gewohnt sind, Einiges zu beachten. Aus der Praxis Ein Cloud Readiness Assessment kann beispielsweise aus zwei halbtägigen Workshops bestehen. Im Rahmen eines ersten Scoping Workshop wird die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens genau analysiert und festgehalten. Es werden strategische Ziele geklärt sowie die Anforderungen in Hinblick auf die Organisation, die Geschäftsprozesse, den Bedarf der Mitarbeiter und der Kosten erfasst. Ein zweiter Workshop der Solution Alignment Workshop bietet die Möglichkeit, die Einsatz- szenarien der Cloud anhand konkreter Lösungspfade zu betrachten. Unternehmen erhalten so einen tiefen Einblick in die geeigneten Dienste sowie eine umfassende Einschätzung der TCO (Gesamtbetriebskosten), des ROI und der Leistungssteigerung durch die entsprechenden Cloud Services. Das Cloud Readiness Assessment legt schließlich dar, welche Mehrwerte, Chancen und Risiken beim Einsatz einer Cloud-Lösung in der individuellen Situation bestehen und leitet eine Handlungsempfehlung ab.

16 16 Cloud Service Broker können beispielsweise bei folgenden Punkten unterstützen 1. Migrieren vorhandener Benutzer Die ist noch immer das primäre Kommunikationsinstrument in Unternehmen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass dieser Dienst reibungslos läuft und Anwender ihre -Daten ohne Verluste in der Cloud wiederfinden und dort wie gewohnt arbeiten. Die Vorbereitungen zum Einsatz von Exchange Online mit der entsprechenden Migration der Postfächer steht daher häufig am Anfang des Projektes. Office 365 behandelt Postfachmigrationen wie Benutzermigrationen. Die Migration eines Benutzerkontos schließt daher die Migration des Postfachs dieses Benutzers mit ein. 2. Vorbereiten des Active Directory Die Active Directory einer Unternehmens-IT ist oftmals natürlich gewachsen. Für die Migration ist jedoch eine aufgeräumte Struktur erforderlich. Ausnahmen gelten nur in jenen Fällen, in denen keine lokalen Benutzerkonten migriert, sondern diese Konten ganz neu in der Cloud angelegt werden. Was für sehr kleine Organisationen oder Freelancer unter Umständen noch eine Option ist, funktioniert für mittelständische Unternehmen kaum. Das Aufräumen des Active Directory ist für das spätere Single-Sign-On essenziell. 3. Mit großen Datenmengen wie archivierten -Daten richtig umgehen Die schiere Menge an -Daten bzw. PST-Files in Unternehmen kann für die Migration der Postfächer zu Office 365 ein Hindernis darstellen und zum Beispiel die zeitliche Abfolge des Projektes beeinträchtigen. Mit den Erfahrungen eines Cloud Brokers können Unternehmen sich hierauf einstellen. Mittlerweile stehen verschiedene Tools zu Verfügung, die es ermöglichen, von zentraler Stelle aus verteilte PST-Dateien einzusammeln und in das jeweilige Postfach bzw. Archivpostfach eines Benutzers unter Exchange 2010 On-Premise und Exchange Online Office 365 zu importieren. 4. SharePoint und File-Server einbinden SharePoint und Exchange Online in Office 365 verbessern den globalen und verteilten Zugriff auf Daten im Unternehmen. Es sollte jedoch beachten, dass es dabei auf die Service-Level-Agreement-Struktur von Microsoft und das damit verbundene Office 365-Management von Content und Daten angewiesen ist. Die Konsequenz können eingeschränkte Möglichkeiten bei der Steuerung von Cloud-basierten Daten und lokalen File-Systemen sein. Aus diesem Grund ist große Sorgfalt im Proof of Concept bei der Verbindung von lokalen File-Servern, SharePoint On-Premise und SharePoint in der Cloud erforderlich. Bei großen Datenmengen sollten vorab ausführliche Performance- Tests unternommen werden.

17 17 5. Anwender schulen Das Arbeiten in der Cloud unterscheidet sich nicht unwesentlich von der Arbeit mit lokalen Servern. Zwar bemüht sich Microsoft um eine wiedererkennbare Benutzeroberfläche, doch das reibungslose auch abteilungsund standortübergreifende gemeinsame Arbeiten erfordert eine Einge- Ein gut geplantes Change Management und die Umstellung des Anwenderverhaltens ist besonders dort erforderlich, wo noch nicht oder kaum mit Online- bzw. Cloud-Diensten gearbeitet wurde. Lutz Kolmey wöhnung, wie zum Beispiel in der Benennung und Ablage von Dateien. Sowohl der Datenschutz als auch die schnelle Wiederherstellung von Inhalten in Office 365 sollten im Vorfeld getestet und mit Anwendern erarbeitet werden. Dazu zählen auch die Veröffentlichung und Synchronisierung von Content in einer Office 365- Instanz gemäß der Compliance-Richtlinien des Unternehmens. Bereits bei dem Client Rollout sollte deshalb eine dauerhafte Unterstützung durch direkte Ansprechpartner gewährleistet sein und durch IT Service Management begleitet werden. mod IT Services setzt in diesen Fällen das Konzept des Floorwalking ein.

18 18 8. Fazit Das Cloud-Services-Brokerage-Modell ist die logische Konsequenz aus der bisherigen Entwicklung: Durch den Zuwachs an Wissen differenziert sich auch die Technologie in kleine Einzelteile, die von Experten auf ihrem Gebiet besetzt werden. Wenn Teile der IT durch diese hoch spezialisierten Teams performanter und kosteneffizienter gestaltet werden können, kann das unmittelbar einen Wettbewerbsvorsprung für das Unternehmen bedeuten. So ist es sinnvoll, nicht alle IT-Dienste im Haus selbst zu entwickeln oder zu installieren, sondern sie flexibel von jenen Anbietern zu beziehen, die für den jeweiligen Moment das passende Angebot mit genau den Funktionalitäten und Nutzungsrechten bieten. Um jedoch diese Komplexität, die aus dem Bezug der zahlreichen externen Dienste ohne inklusiven Implementierungsservice entsteht, zu managen, und diese Dienste wirklich gewinnbringend und sicher einzusetzen, bedarf es der zusätzlichen Service-Schicht. Cloud Service Brokerage ermöglicht es so dem Mittelstand, den steigenden Anforderungen bezüglich Time-to-Market und Flexibilität sowie zunehmendem Kostendruck zu begegnen.

19 19 Über mod IT Services Kontakt mod IT Services ist ein IT-Gesamtdienstleister für den Mittelstand. Fokussiert auf die zentrale Wertschöpfung seiner Kunden optimiert mod IT Services die IT-Prozesse von Unternehmen. Mit 80 Mitarbeitern an den Standorten Einbeck und Hannover berät mod IT ganzheitlich, ergebnisorientiert und objektiv. mod IT Services deckt das gesamte Leistungsspektrum ab: von der Managementberatung über die Implementierung von IT-Lösungen, den Betrieb von IT-Services bis hin zum IT-Controlling. Dabei betrachtet mod IT die wertschöpfenden Prozesse der Kunden in ihrer Vollständigkeit und setzt Lösungen insbesondere in den Bereichen Private und Hybride Cloud-Infrastrukturen, IT Security, Application Operation und Lifecycle Management sowie Multi Provider Management ein. mod IT GmbH Unternehmenskommunikation Susanne Spellerberg Grimsehlstraße Einbeck Tel.: Fax: Quellen (1) Gartner (2011): Cloud Services Brokerage Proliferates. URL: https://www.gartner.com/doc/ (2) ZDnet.com (2014): Cloud integration brokerage services mature. URL: (3) Bitkom (2009): Cloud Computing Evolution in der Technik, Revolution im Business BITKOM-Leitfaden. URL:

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