Das Beste für Ihre Leistung. Die Leistungs-Software

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1 Das Beste für Ihre Leistung. Die Leistungs-Software

2 Die Leistungs-Software für Ihren Erfolg Vertec Leistungs-Software ist von Grund auf für die Bedürfnisse von Dienst leistungsbetrieben entwickelt worden. Sie hilft Ihnen als betriebswirtschaftliche Gesamtlösung einfach und professionell, die Rentabilität Ihrer täglichen Arbeit zu steigern. Den langfristig erfolgreichen Software-Einsatz garantieren die permanente Weiterentwicklung und unsere umfassenden Dienstleistungen von der Bedarfsanalyse über die Implementierung und Schulung bis zum Support. Ihre Leistungen im Zentrum Im Zentrum von Vertec Leistungs-Software steht das einfache und effiziente Erfassen und Verrechnen der Leistungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn diese bestimmen letztendlich die Wirtschaftlichkeit und damit den Erfolg Ihres Unternehmens. Das Programm geht aber weit über die blosse Leistungserfassung hinaus. Das rund um die Leistungsdaten modular aufgebaute Soft ware-portfolio unterstützt Sie professionell und ganzheitlich beim Projekt- respektive Mandatsmanagement, der Fakturierung, der Bud getkontrolle, dem CRM (Kundenbeziehungspflege), der Ressourcenplanung sowie bei der Nachkalkulation und dem Bench marking (Business Intelligence). Einmalige Flexibilität Einmalig sind die Flexibilität und die Auswertungsmöglichkeiten von Vertec Leistungs-Software. Das Programm lässt sich unkompliziert und schnell durch Parametrisierung an Ihre spezifischen Verhältnisse anpassen. Entsprechend stehen auch für die speziellen Anforderungen der einzelnen Dienstleistungsbranchen durchdachte Funktionalitäten zur Verfügung, die einfach erweitert und angepasst werden können. Effiziente Unternehmenssteuerung Die ausserordentliche Flexibilität macht sich auch in den praktisch unbegrenzten Aus wertungsmöglichkeiten bemerkbar. Sie können mit minimalem Aufwand sämtliche Funktionen, Geschäftseinheiten, Tätigkeiten oder andere durch Sie definierten Unternehmensstrukturen miteinander in Beziehung setzen. So haben Sie als KMU in Echtzeit immer genau die Messwerte zur Verfügung, die Sie für ein effizientes Controlling Ihres Unternehmens brauchen, ohne dass Sie dafür eine zusätzliche, teure Business- Intelligence-Lösung einführen müssen. «Die hohe Flexibilität der Vertec- Lösung ist für uns von unschätzbarem Wert. Die Funktionalitäten, über die wir heute verfügen, decken unsere Bedürfnisse ab und gehen weit über eine blosse Leistungserfassungssoftware hinaus.» Roland Hitz, Partner und Geschäftsführer, STT Schoch Treuhand Team (25 User, 2

3 Von der Einzelfirma bis zur internationalen Unternehmung Ob mehrere hundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Einzelfirma: Unser umfangreiches, modular aufgebautes Software-Sortiment bietet für jedes Dienstleistungsunternehmen die optimale Lösung. Sie bezahlen dabei nur die Funktionen und Funktionstiefen, die Sie wirklich benötigen. Je nach Komplexität Ihres Betriebs stehen Ihnen die Linien, und zur Auswahl. Dank der überlegten Architektur können Sie jederzeit auf eine umfassendere Linie wechseln. Für internatio nal tätige Unternehmen stehen standardmäs - sig Multi firmenfähigkeit, Mehrsprachig keit (D, F, E, I) und Mehrwährungs möglich keiten zur Verfügung. Nahtlos integrierte Module Das Grundmodul Leistung & CRM können Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend um zusätzliche Budget & Teilprojekt-, Benchmarking-, Fremdkosten-, Ressourcen & Projektplanungs-, Mobile- oder Weberfassungs- Funktionalitäten erweitern. Auch hier gilt: Weitere Module integrieren sich nahtlos in die Datenstruktur der bestehenden Konfiguration. Leistung & CRM Wie Vertec Leistungs-Software Ihre Rendite steigert: Budget & Teilprojekt Benchmarking Ressourcen & Projektplanung Anstieg des Anteils der verrechenbaren Leistungen Rentablere Kundenbeziehungen durch lückenlose Historien Erkennen von unproduktiven Abläufen und Aktivitäten Effektiverer Einsatz Ihrer Ressourcen Weberfassung Fremdkosten Mobile Bessere Unternehmenssteuerung durch Echtzeit-Auswertungen und Analysen auf allen Ebenen Effizientere Abläufe, da keine Medienbrüche von Erstkontakt bis Debitorenmanagement Schnelle Korrektur der Fakturierung Früherkennung von Fehlbudgetierungen Präzisere Offertstellung 3

4 Massgeschneiderte -Lösungen für alle Dienstleistungsbranchen So individuell die spezifischen Anforde - rungen Ihrer Branche im Generellen und Ihres Unternehmens im Besonderen auch sein mögen Vertec Leistungs-Software wird mit Sicherheit auch Ihre Erwartungen erfüllen. Speziell für den Dienstleistungssektor entwickelt, deckt Vertec Leistungs-Software dank einer über zehnjährigen Erfahrung auch sämtliche spezifischen Anforderun gen der einzelnen Dienst leistungsbranchen- und -sparten umfassend ab. Sie profitieren von einer Software, welche die wirtschaftlichen Vorteile einer software mit den Stärken einer Individualentwicklung vereint. Unternehmensberater, Consultants IT-Industrie Kommunikations- und Werbeagenturen - Akquisitionsunterstützung - Budgetierung von Projektphasen, Soll-Ist - Kontaktmanagement auf Adressebene - Flexible Rechnungsstellung - Erfassung unabhängig vom Standort (Web oder Mobile) - Ressourcenplanung - Weiterverrechnung von Material - Wartungsverträge, Kulanz auf nicht verrechenbaren Phasen - Deckungsbeitragsrechnung im Benchmarking - Apple-Unterstützung via Virtualisierung sowie Web oder Terminalserver - Medienlisten mit diversen Kriterien - Weiterverrechnung von Drittleistungen Öffentliche Hand, Profit-Center, Verbände - Sollzeitmanagement - Einfache Leistungserfassung für viele Mitarbeiter - Benchmarking für Projektübersichten - Export in eine externe KORE Ingenieure, Architekten - Offertstellung aufgrund von Strukturen in Vertec - Stückleistungen für strukturierte Dienstleistungen - Umsatzauswertungen im Benchmarking - Rechnungsstellung Rechtsanwälte - Dokumente erstellen und verwalten - Konfliktcheck bei Mandaten - Leistungsauswertung per Knopfdruck - Flexible Partnerabrechnung im Benchmarking Treuhänder - Einfache Leistungserfassung - flexibles und durchdachtes Mandatsmanagement - Manipulation von Honorarnoten - Anteil produktiver Stunden 4

5 Support & Service Höchste Qualität von A bis Z Die beste Software kann den Erfolg nicht alleine garantieren. Mit einem ganzheitlichen Dienstleistungsangebot helfen Ihnen Vertec und unsere spezifisch geschulten Partner, das Optimum aus Ihrer Software-Investition zu machen. Von der Bedarfsanalyse und Kostenrechnungsberatung über das Customizing vor Ort bis zur Schulung und dem Support können Sie sich auf unsere erfahrenen Partner und unsere internen Spezialisten verlassen. Kompetente Betreuung Analyse & Customizing Professionelle Schulung «Vertec bietet einen hervor- Vertec verfügt über ein umfassendes Netzwerk von branchenspezifischen, qualifizierten Vertriebs- und Implementierungspartnern. Diese werden von uns regelmässig ge schult und überprüft. So finden Sie auch in Ihrer Nähe einen Vertec-Spezialisten, der Ihre besonderen Anliegen versteht. Zusätzlich können Sie auf die Unterstützung durch unsere internen en zählen. Die Einführung einer neuen Software ist ein idealer Zeitpunkt, um die Prozesse zu op timieren. Profitieren Sie dafür von der branchenspezifischen Erfahrung unserer quali fizierten Partner und vom einzigar ti - gen Dienstleistungs- und Kostenrechnungs- Know- how unserer eigenen Spezialisten. Diese passen die Software dann auch in kurzer Zeit durch Customizing perfekt an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Unsere Kunden bestätigen immer wieder, dass die Einführung von Vertec Leistungs- Software absolut problemlos sei. Dies liegt zum einen sicher an der durchdachten Software, zum anderen aber auch an unserem professionellen Schulungsangebot. Unsere en führen Ihre Mitarbeiter je nach Bedürfnis in Gruppenkursen oder durch Individualschulungen in die Benutzung der äusserst intuitiven Software ein. ragenden Support beim Weiterausbau und bei der Parametrisierung und auch die Hotline-Unterstützung verdient das Prädikat top.» Thomas Marx, Marketing- und Verkaufsleiter Egeli Informatik AG (40 User, Wartung und Hotline Web-Support Qualität als Vertec bietet Ihnen die Sicherheit, dass die Lösung auch langfristig den ständig steigenden Anforderungen gerecht wird. Unsere Produkte werden permanent weiterentwickelt und dem aktuellen Stand der Technik angepasst. Dies garantiert den Schutz Ihrer Investitionen in die Software und die Mitarbeiterausbildung. Unser Service-Angebot «Wart ung» beinhaltet die regelmässige Programmerneuerung (Updates). Das von unseren Kunden sehr ge schätzte, kombinierte Angebot «Wartung & Hotline» schliesst zusätzlich den telefonischen Hotline-Support für sämtliche Fragen, die den Betrieb der Lösung betreffen, mit ein. Selbstverständlich können Sie unsere Hotline auch nach Aufwand verrechnet nutzen. Anwender, die sich selber informieren wollen, werden von unserer Website begeistert sein. Sie ist ein prall gefülltes Know-how- Reservoir, das allen Kunden kostenlos zur Ver fügung steht. Unter finden Sie das aktuelle Handbuch zur Software sowie eine umfassende Datenbank mit detaillierten Tipps & Tricks rund um Vertec Leistungs-Software. Perfekte Strukturen und Abläufe sind nicht nur in unserer Software zentral. Auch bei unseren Dienstleistungen von der Beratung und dem Customizing über die Schulung bis zum Support sowie in unserem Entwicklungsprozess legen wir grossen Wert auf eine kontrollierte Qualität. Aus diesem Grund hat sich Vertec nach ISO 9001 zertifizieren lassen. 5

6 Vertec-Leistung & CRM Das Fundament für ihren Erfolg In der Tagesübersicht sind Ihre Leistungen im Nu erfasst. Mit Vertec-Leistung & CRM ist Ihre Administration in jeder Hinsicht perfekt organisiert. Das Programm unterstützt Sie professionell in sämtlichen Arbeitsabläufen: vom ersten Kundenkontakt über die Leistungserfassung und das Projektrespektive Mandatsmanagement bis zur Verrechnung und zum Reporting. 6 Im Dienstleistungsbereich ist die Pflege der Kundenbeziehungen eng mit der Führung der Projekte und Mandate verknüpft. Darum hat Vertec das speziell auf die Bedürfnisse von Dienstleistern zugeschnittene Kundenbeziehungsmanagement (CRM) mit dem Projektmanagement und der Leistungserfassung im Basismodul integriert. Bequeme Erfassung als Grundlage Im Zentrum von Vertec-Leistung & CRM steht die ausgesprochen einfache und kom- fortable Erfassung aller Mitarbeiterleistungen. Damit ist sichergestellt, dass auch in hektischen Zeiten sämtliche Arbeiten genau und lückenlos dokumentiert werden. Als praktische Alternative zur manuellen Erfassung steht dabei eine Timerfunktion zur Verfügung, welche automatisch die laufende Zeit auf das angewählte Projekt aufrechnet. Ebenso rationell können auch Spesen und Auslagen einem Projekt zugeordnet werden. Flexibles Tarifsystem und einfache Abrechnung Das äusserst flexible Tarifsystem deckt auch komplexeste Anforderungen problemlos ab. So kann beispielsweise über die Tariftabelle jeder Mitarbeiterkategorie pro Verrechnungstarif ein Preis zugeordnet werden. Parallel dazu lassen sich auch Tagespauschalen und interne Kostensätze mühelos abbilden. Genauso einfach ist die Verrechnung der Mandate und Projekte. Sie ist mit wenigen Mausklicks gemacht. Zum Ausdrucken der Rechnungen stehen Ihnen an Ihr individuelles Layout anpassbare Formularvarian ten zur Verfügung. Selbstverständlich wird auch der orange ESR-Einzahlungsschein mitausgedruckt. Für individuelle Texte lassen sich die Rechnungen in Word bearbeiten. Praktisch sind die umfassenden Änder ungsmöglichkeiten, bei denen Sie das Programm unterstützt. So können Sie zum Beispiel den Endbetrag einer Rechnung festlegen und die Software passt dann alle Positionen verhältnismässig an. Über eine integrierte Schnittstelle fliessen die Rechnungsdaten schliesslich direkt in die Finanzbuchhaltung. Vertec unterstützt dafür die gängigen Produkte. Passgenaue Struktur und praktische Auswertungen Die durchdachte Ordnerstruktur verleiht Vertec Leistungs-Software eine einzigartige Anpassungsfähigkeit. Sie können Ihre Unternehmensstruktur genau so abbilden, wie es in Ihrem Fall am sinnvollsten ist.

7 «Die Integration des CRM mit der Leistungserfassung und dem Projektmanagement in einem System ent spricht genau unserem Bedürfnis als projektbezogen arbeitendem IT-Dienstleistungsunternehmen.» Das raffinierte Tarifsystem deckt heutige und zukünftige Bedürfnisse ab. Stephan Handschin, Mitglied der Geschäftsleitung, Unic Internet Solutions AG (130 User, Damit Sie Sicherheit in Ihren unternehmerischen Entscheidungen erhalten, stehen verschiedene Auswertungen der Geschäftsdaten wie «Leistungen pro Bearbeiter» oder «offene Leistungen» auf Knopfdruck zur Verfügung. Lückenlose Kundenbeziehungen Die Integration von CRM, Leistungserfassung und Projektmanagement ermöglicht lückenlose Kundenhistorien vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung genauso wie ein langfristiges Controlling von Marketingmassnahmen. Dabei unterstützt Sie eine perfekte Kontaktverwaltung, die mit Outlook oder anderen Adressprogrammen abgeglichen werden kann. Praktisch ist beispielweise, dass Sie einer Firma mehrere Ansprechpersonen oder einem Ansprechpartner mehrere Firmen zuordnen können. Ihr Marketing wird die Serienbrieffunktion schätzen. Sauber überwachte Pendenzen und Fristen Adress- und Projektpendenzen werden in Vertec inklusive ihrer Historie als Aktivitäten abgebildet. Sie lassen sich mit dem Programm genauso wie Termine und Fristen bequem überwachen. Pendente Aktivitäten entsprechen dabei den Outlook-Aufgaben und können mit diesen abglichen werden. Umfassende Dokumentenautomation und -verwaltung Ob Briefe, Verträge oder Projektreports: Dank der Word-Integration sind sie schnell und bequem erledigt. Über das Vertec-Icon in der Textverarbeitung lassen sich Word- Dokumente direkt den entsprechenden Projekten oder Mandaten zuordnen. Eine Zusammenstellung der vielen durchdachten Funktionen von Vertec Leistungs- Software finden sie in der Funktionsübersicht ab Seite 17. Funktionen im Überblick: Leistungen, Spesen und Aktivitäten erfassen Projekte/Mandate bearbeiten und überwachen Fakturierung mit umfangreichem Tarifsystem Automatische periodische Rechnungsstellung Kundenadressen und Kontaktmanagement Pendenzen/Termine/Fristen überwachen Dokumentenautomation und -verwaltung Word und Outlook-Integration, Excel-Export Vielfältige Auswertungen zu Projekten, Leistungen und Arbeitszeiten Erstellen von Offerten aus Projektstrukturen Einheitliche Kundendatenbank für CRM, Projektmanagement und Leistungserfassung Anpassbare Hierarchien und Strukturen Reporting mit integriertem Berichtdesigner 7

8 Vertec-Budget & Teilprojekt In jeder Phase wissen, was Sache ist Mit dem Modul Budget & Teilprojekt verfeinern Sie Ihre Datenstruktur. Dies garantiert höchste Transparenz im Projekt- und Mandatsmanagement. projekt oder pro Mitarbeiter und Teilprojekt sowie die Budgetzahlen in Stunden, Honoraren, Kosten oder auch Fremdwährungen erfasst werden. Wertvolle Transparenz durch Budgetierung auf Teilprojekten. Wie komplex Ihre Projekte oder Mandate auch strukturiert sein mögen, mit Vertec Budget & Teilprojekt lassen sie sich transparent abbilden und überwachen. So können Sie zum Beispiel Teilprojekte und auch Phasen weiter in Subprojekte unterteilen und dabei die Konditionen für Leistungen, Spesen und Auslagetypen auf jeder Stufe einzeln definieren. Damit es nicht zu Fehlerfassungen kommt, lassen sich zudem Leis - tungs-, Spesen- und Auslagetypen genauso auf einzelne Teilprojekte einschränken wie die Freigabe einzelner Teilprojekte für bestimmte Nutzer. Kosten jederzeit im Griff Die umfassenden Budget-Funktionen bieten Ihnen auch in grösseren Projekten jederzeit vollständige Transparenz. Die Budgetierung in Teilmandaten und -projekten ermöglicht etwa ein wesentlich besseres Controlling. Verschiedene Analysen wie Soll-Ist- Vergleiche und Budget-Kontrollfunktionen erleichtern Ihnen dabei die Arbeit. Vertec-Budget & Teil projekt lässt es Ihnen offen, nach welchen Kriterien Sie Ihre Budgetierung gestalten. Die Planzahlen können beispielsweise pro Leistungstyp und Teil- Fundiert und sicher planen Das Modul Budget & Teilprojekt steigert auch Ihre Planungssicherheit. Es unterstützt einerseits das Projektmanagement bei der täglichen Arbeit und liefert andererseits wertvolle Informationen über den aktuellen Auftragsbestand, auf deren Grundlage Sie fundierte Entscheide fällen können. Die hohe Kostentransparenz hilft nicht nur beim Management der aktuellen Aufträge. Durch die vielfältigen Möglichkeiten, abgeschlossene Projekte zu analysieren, stehen auch zuverlässige Zahlen beim Offerieren neuer Projekte und Mandate zur Verfügung. Funktionen im Überblick: Projekte/Mandate und Phasen in Subprojekte unterteilbar Konditionen für Leistungs-, Spesen- und Auslagetypen auf allen Stufen definierbar Status und Auftragswahrscheinlichkeit pro Teilprojekt Budgetierung auf Projekt- und Teilprojektebene Soll-Ist- und Projektkontrolle Budget in Beträgen, Honoraren, Stunden, Kosten und Fremdwährungen Analysen über den Auftragsbestand 8

9 Vertec-Benchmarking Transparenz aus allen Perspektiven Vertec-Benchmarking liefert Ihnen als vollständige, integrierte Business- Intelligence-Lösung sämtliche Informationen, die Sie zur effizienten Steuerung Ihres Unternehmens brauchen aus genau den Blickwinkeln, die für Ihr Geschäft relevant sind. Leistungserfassung und -verrechnung beherrscht heute manche Leistungs-Software. Vertec bietet Ihnen mit dem Benchmarking- Modul zusätzlich eine einzigartige, integrierte Business-Intelligence-Lösung, mit der Sie immer im Detail wissen, wo Ihr Unternehmen Geld verdient und welche Bereiche nicht die gewünschte Rentabilität erzielen. «Die Stärken des integrierten Systems von Vertec kommen vor allem auch bei den Analyse-Fähigkeiten zum Vorschein. Wir können nun jedes Geschäftsobjekt, das wir abgebildet haben, mit jedem anderen in Beziehung setzen.» Conradin Egli, Leiter Consulting PIDAS (275 User, Dieses äusserst raffinierte Auswertungstool zeigt Ihnen schwarz auf weiss, welche Aufträge in welchen Branchen sich gelohnt haben, wie hoch die Deckungsbeiträge der einzelnen Dienstleistungen sind, welche Mandats- oder Projektleiter überdurchschnittlich produktiv arbeiten und wie sich interne Tätigkeiten auf die Kostenstruktur auswirken. Grenzenlose Auswertungen Übersichtliche Nachkalkulationen sind im Handumdrehen erstellt. Die Analysen sind dabei nach unterschiedlichsten Kriterien steuerbar. Das Besondere dabei: Sie müssen keine Formeln eingeben, sondern können die gewünschten Kriterien einfach mit der Maus anklicken. Wenn Sie zum Beispiel nur bestimmte Projekte, Mitarbeiter oder Leistungen analysieren wollen, fügen Sie diese einfach neuen Ordnern hinzu und schon steht Ihnen deren Inhalt zur gezielten Auswertung zur Verfügung. Dadurch sind die Auswertungsmöglichkeiten praktisch grenzenlos. Vielfältige Darstellungsmöglichkeiten Für die Darstellung bietet Vertec verschiedene grafische und tabellarische Möglichkeiten. Eine Übernahme der Auswertungen in Excel für weitere Verarbeitungen ist mit einem Mausklick gemacht. Ebenso können die Daten in wenigen Schritten in Word, Powerpoint und andere Programme exportiert werden. Für Kollektivgesellschaften ist das Benchmarking-Modul zudem das ideale Werkzeug für eine detaillierte Partnerabrechnung. Im Benchmarking wird sofort ersichtlich, welche Projekte rentieren. Funktionen im Überblick: Analysen nach Kriterien wie: - Umsatz/Gewinn, produktiv/unproduktiv - verrechnet/offen, Leistungsart/Datumsbereich - Kunde/Mandat, Projekt/Teilprojekt - Projektleiter/Mitarbeiter Freie Auswertungen nach eigenen Gruppierungen und Strukturen Grafische und tabellarische Darstellungen Einfache Nachkalkulation und Partnerabrechnung 9

10 Vertec-Fremdkosten Drittleistungen perfekt eingebunden Lieferantenleistungen und Materialaufwendungen lassen sich mit Vertec- Fremdkosten einfach und detailliert erfassen, verrechnen und überwachen. Wenn bei Kundenaufträgen Leistungen und Rechnungen von Lieferanten zu managen sind beispielsweise Übersetzungsarbeiten oder Plankopien dann ist Vertec-Fremdkosten das ideale Instrument. Sie können damit Fremdleistungen und projektabhängige Materialaufwendungen einfach planen, bestellen und weiterverrechnen. Dabei lassen sich auch Kreditorenrechnungen verwalten, die Sie lediglich kontrollieren und dem Kunden zur Bezahlung weiterleiten. Sehr hilfreich ist die Möglichkeit, bei grösseren Projekten die Kosten nach Auslagetypen bis auf Teilprojektebene zu budgetieren und zu überwachen. Indem pro Auslage mehrere Bestellpositionen erfasst werden können, lassen sich auch Sammelbestellungen auf verschiedene Projekte verteilen. Einfache Bestellungsabwicklung Lieferantenbestellungen können direkt im Fremdkosten-Modul erstellt und versandfertig ausgedruckt werden. Damit ist Ihre Lieferantenseite durchgängig organisiert. Auch der Aufwand für die Kreditorenrechnung verringert sich für Bestellungen, die im Fremdkosten-Modul erstellt wurden, auf ein Minimum. Dabei erübrigt sich dank einer Schnittstelle auch die manuelle Rechnungserfassung in der Kreditorenbuchhaltung. Tagesaktuelle Fremdkostenkontrolle Vertec-Fremdkosten macht es Ihnen sehr einfach, anfallende Fremdkosten zu planen und den Kostenfluss in einem Projekt über die Statusüberwachung genau zu kontrollieren. Die Projektleiter haben dadurch jederzeit einen tagesaktuellen Überblick. Fremdkosten werden genau geplant und zuverlässig weiterverrechnet. Funktionen im Überblick: Managen von Kreditorenrechnungen Budgetieren und überwachen der Fremdkosten Integriertes Bestellwesen mit Statusüberwachung Detaillierte Erfassung von einzelnen Positionen pro Auslage Mehrere Positionen pro Auslage für Sammelbestellungen Verbuchung von Drittrechnungen in Kreditorenbuchhaltung 10

11 Vertec-Ressourcen & Projektplanung Den Mitteleinsatz wirtschaftlich geplant Mit Vertec-Ressourcen & Projektplanung verfügen Sie über ein professionelles Werkzeug für die nachhaltige Planung Ihres Personaleinsatzes und Ihrer Projekte. «Mit Vertec Leistungs-Soft - ware sind wir stets auf dem Laufenden, wie sich unser Ge schäft gerade entwickelt.» Daniel Gubler, Mitglied der Geschäfts leitung AFC Airflow Consulting (15 User, Der effiziente Einsatz der Mitarbeiterressourcen und das Controlling der Projektplanung sind für Ihre Rentabilität aus schlaggebend. Mit Vertec-Ressourcen & Projektplanung sehen Sie auf einen Blick, welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben und ob sich die Projekte tatsächlich mit den vorhandenen Ressourcen termingerecht und unter Einhaltung des Budgets reali sie ren lassen. Dafür stehen Ihnen Planungsintervalle zwischen einem Tag und bis zu einem Monat zur Verfügung. Erhöhte Planungssicherheit Die vielfältigen Auswertungen und Listen von Vertec-Ressourcen & Projektplanung, die per Mausklick in Excel exportiert werden können, erhöhen Ihre Planungssicherheit. So ermöglicht Ihnen etwa der Vergleich der Plandaten mit den tatsächlich erfassten Leistungen eine effiziente Optimierung Ihrer Projektierungen. Die historische Entwicklung der Ertrags- und Aufwandbudgets lässt sich dabei auch auf Teilprojektebene verfolgen. Ressourcen aus Projekt- und Mitarbeitersicht Eine detaillierte Planung ist in allen in Vertec abgebildeten Strukturen Ihrer Projektorganisation möglich und lässt sich auch in jeder Phase überwachen. Ebenso können die Personalressourcen sowohl aus Sicht der Projekte als auch aus Sicht der Mitarbeiter betrachtet werden. Das Modul Ressourcen & Projektplanung hilft Ihnen damit umfassend, Ihre Wertschöpfung zu optimieren. Funktionen im Überblick: Personelle Ressourcen aus Projektund Mitarbeitersicht Planungsintervalle pro Tag, Woche oder Monat Kosten- und Restaufwandsplanung pro Phase Vielfältige Listen, Auswertungen und Excel-Export Historische Entwicklung der Ertragsund Aufwandbudgets auf Teilprojekte 11

12 Vertec-Weberfassung Effizienz über das Internet und auf dem Mac Die benutzerfreundliche Weberfassung stellt Ihren Mitarbeiterinnen und Mit arbeitern alle notwendigen Funktionalitäten über das Internet zur Verfügung. Die Leistungen können im Web auch unterwegs erfasst werden. Das Einzige, was Sie zum Arbeiten mit Vertec-Weberfassung benötigen, ist ein Notebook respektive einen PC mit Internetanschluss und schon stellt das Modul Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle nötigen Leistungs-Software-Funktionalitäten in einem intuitiven und übersichtlichen Layout zur Verfügung. Sie können mit dem Modul Weberfassung Leistungen, Auslagen und Spesen erfassen, Adressen suchen und bearbeiten sowie Aktivitäten (Outlook-Aufgaben) verwalten. Verschiedene, praktische Übersichten und Auswertungen erleichtern Ihnen dabei die Arbeit. Dazu gehören etwa Leistungsübersichten pro Woche, Monat oder Jahr sowie Spesen-Kontrollauswertungen. Praktischerweise stehen die verschiedenen Darstellungen den Mitarbeitern vor Ort auch als druckbare Kundenrapporte zur Verfügung. 12 Mac und Linux einbinden Wenn ein Teil Ihrer Mitarbeiter mit Macoder Linux-Rechnern arbeitet, ist die Weberfassung das ideale Tool, mit dem diese ihre Daten einfach über ihren normalen Internetbrowser erfassen können. Hilfreich ist die Weberfassung zudem für Pro jektleiter und Geschäftsführer. Sie haben durch die fortlaufend aktualisierte Erfassung durch die Mitarbeiter auch bei mehrtägigen Büroabwesenheiten immer einen vollständigen Überblick und können so im Bedarfsfall frühzeitig eingreifen. Sicherheit ohne Hindernisse Dank der reinen HTML-Programmierung kann das Vertec-Web-Frontend auch bei Kunden mit erhöhten Sicherheitsanforderungen eingesetzt werden. Der Datenschutz ist durch einen passwortgeschützten Zugang sichergestellt. Zum Modul Weberfassung gehört auch ein XML-Applikationsserver, über den Fremdapplikationen zuverlässig und effizient per Web Services mit Vertec Leistungs-Software Daten austauschen können. Funktionen im Überblick: Leistungen und Spesen erfassen Adressen suchen und bearbeiten Leistungs- und Spesenübersichten Aktivitäten und Auslagen erfassen Verschiedene Auswertungen Druckbare Kundenrapporte Passwortgeschützter Zugang Funktioniert mit Windows, Linux und Mac Reines HTML-Frontend XML-Applikationsserver (Web Services) für den Datenaustausch mit Fremdsoftware

13 Vertec-Mobile Unabhängigkeit total Mit Vertec-Mobile können Ihre Mitarbeiterinnen und Mit arbeiter die Leistungen und Spesen auch dann erfassen, wenn keine Internetverbindung zur Verfügung steht. Je zeitnaher die Leistungserfassung vor genommen wird, desto genauer ist sie und desto aussagekräftiger werden auch Ihre Analysen und Auswertungen. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, ist darum Vertec- Mobile ideal. So können sie über einen Windows- Handheld/PocketPC oder auch ein Notebook schnell und einfach Leistungen und Spesen erfassen. Da Vertec-Mobile eine Offline-Anwendung ist, können sie dies auch, wenn im Moment keine In ternet- oder Mobilfunkverbindung zur Verfügung steht. Die Leistungserfassung ist damit bereits er ledigt, wenn der Mitarbei ter nach einem Kundeneinsatz ins Büro zurück kommt. Einfacher Abgleich Die Daten auf dem Handheld werden mit dem zentralen Server bidirektional abgeglichen. Dadurch stehen neue Projekte den mobil Arbeitenden nach jedem Abgleich sofort zur Verfügung. Für den Abgleich muss dabei einzig der PocketPC in die Dockingstation gestellt und die Synchronisationstaste gedrückt werden. Zusätzlich zur Erfassung bietet Vertec- Mobile auch praktische, wochenweise Leistungsund Spesenübersichten. Wiederkehrende Einträge lassen sich bequem kopieren. Der Datenschutz ist durch einen passwortgeschützten Zugang sichergestellt. Mit einem PocketPC können die Leistungen überall erfasst werden. Funktionen im Überblick: Autonome Offline-Leistungserfassung Erfassung von Spesen Wochenweise Leistungsübersicht Einfaches Kopieren für wiederkehrende Einträge Passwortgeschützter Zugang Automatische Datensynchronisation Funktioniert auf Windows Mobile (PocketPC) und Vista/XP/2000 (Notebook,PC) 13

14 So denken unsere Anwender über Vertec Leistungs-Software Zühlke Gruppe Treuhand Bühler AG Für uns als kleineres Treuhandunternehmen war es wichtig, eine Software zu wählen, die prob lemlos und zuverlässig läuft und Walder Wyss & Partner Mit Vertec setzen wir ein leistungsfähiges Softwaresystem ein, welches ideal zu unserer Unternehmensgrösse passt. Die Software ist sehr vielseitig und lässt sich beinahe auf jeden Geschäftsprozess anpassen. Wichtig für unsere Mitarbeiter ist auch die schnelle, intuitive Bedienung beim Erfassen der pom+consulting AG Als führendes Consulting-Unternehmen im Immobilienmanagement mit breitem Dienstleistungsangebot war die geforderte Flexibilität der Software ein wichtiger Ent- Vertec überzeugte uns schon während der Evaluation durch seine Flexibilität in der Abbildung der verschiedenen Prozesse. Bereits einen Monat nach dem Systemstart ist der Gewinn an Transparenz spürbar, der durch die Zusammenführung bisher auf verschiedene Systeme verteilter Daten und Prozesse entstanden ist. Manager und Mitarbeiter an sechs Standorten in drei Ländern sich mit überschaubarem Aufwand in Betrieb nehmen lässt. Heute schätzen wir an Vertec unter anderem die Möglichkeit, In for mationen zur aktuellen Auftrags-, Ertrags- und Honorarsituation einfach ab rufen zu können. Dies gibt uns jederzeit einen fundierten betriebswirtschaftlichen Überblick. Vor der Einführung war dies nur mit grossem Aufwand möglich. Leistungen. Mit dem Modul «Benchmarking» haben wir auf alle Informationen Zugriff, die für das Management und Controlling relevant sind. Dabei lassen sich verschiedene Sichten auswerten: Mandat, Mitarbeiter, Abteilungen etc. Der hervorragende Support, die Hotline sowie eine permanente Weiterentwicklung des Produktes garantieren uns einen hohen Investitionsschutz. Hubert Pätz Geschäftsleiter (7 User, Moreno Bellido Office Manager (135 User, Anwaltskanzlei, Manuela Scheuzger 14 scheidungsfaktor. Dank der grossen Konfigurierbarkeit liessen sich mit Vertec selbst verschiedenste individuelle Bedürfnisse verwirklichen. Einige unserer Ideen baute Vertec auch gleich in neue Releases ein. Die Entlastung der Administration ist deutlich spürbar. Speziell schätzen wir das Reporting und MIS-Tool «Vertec-Benchmarking», welches uns eine grosse Transparenz innerhalb unseres Unternehmens und der Projekte gewährt. Leiterin Business Support Partnerin (71 User, Consulting-Unternehmen, greifen auf einheitliche Kunden- und Projektdaten zu und arbeiten bei Akquisition und Projektabwicklung nahtlos zusammen. Schnittstellen zwischen Vertec, Brandic und SharePoint helfen dabei, häufig verwendete Dokumente automatisch zu erstellen und zu verwalten. Eine gemeinsam mit Vertec und Simultan entwickelte, durchgängige Kostenrechnung ermittelt im Hintergrund die internen und externen Werteflüsse und verbucht diese automatisch in die Buchhaltungssysteme der Ländergesellschaften. Dr. Rolf P. Maisch Senoir Management Consultant (340 User, Technologie- und Beratungsunter nehmen,

15 Ecosafe Gunzenhauser AG Olma Messen St. Gallen Wir setzen Vertec-Leistung für die Kostenrech nung, d.h. Verteilung der Personalkosten auf unsere jährlich rund 15 Messen und über 100 Veranstaltungen sowie zur Aus- Unser Ingenieurbüro ist auf Umwelt- und Sicherheitsengineering spezialisiert. Nachdem wir mit der bisherigen Software nie richtig glücklich wurden, haben wir mit Vertec eine Lösung gefunden, die unsere Anforderungen perfekt abdeckt: Endlich können wir auch komplexe Projekte mit Teilprojekten und Subphasen genau abbilden. Selbst unterschiedliche Ansätze pro Projekt, Mitarbeiter und Tätigkeit lassen sich Stadt Luzern Prozesse und Informatik Wir setzen Vertec gleich in drei Abteilungen ein: Bei der Stadtpolizei, wo 260 Polizisten ihre Leistungen und Spesen erfassen, im Hoch bauamt für die Nachkalkulation und im PIT (Prozesse und Informatik) für die Leist ungser fassung und das Projekt ma nage ment. Maxomedia AG Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl der heutigen Softwarelösung war die Tatsache, dass Vertec über ein sehr flexibles Objektmodell verfügt und wir unsere Datenstruktur darin genau abbilden können. Dies verschafft uns perfekten Überblick und raschen Zugriff auf die Projekte, was das Projektmanagement wesentlich vereinfacht. Von wertung unserer Arbeitstätigkeiten ein. Früher wurden die Abrechnungen mit Hilfe der Tabellenkalkulation erstellt und manuell in die Buchhaltung übernommen. Die Lösung mit Vertec führte zu einer beträchtlichen Rationalisierung der Arbeitsabläufe sowie zu einer wesentlichen Verbesserung der Informationen über die Anzahl und Art der Arbeitsstunden. Dank der ausgezeichneten Benutzerfreundlichkeit war und ist der Schulungsaufwand minimal. Adi Stuber Vizedirektor (50 User plus temporäres Hilfspersonal, Messe- und Veranstaltungs organisat ion, in Vertec eingeben. Die Leistungserfassung wie auch die Rechnungsstellung wird somit sehr einfach und bequem. Geschäfts- und Pro jektleitung schätzen zudem die tagesaktuellen Reports für die Budget- und Kostenkontrolle sowie das Projektcontrolling, welche auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Markus Gunzenhauser VR-Präsident (11 User, Ingenieurbüro, Für unseren Einsatz ist die flexible Programmoberfläche der Software sehr nützlich. Mit den neu erstellten Ordnern lässt sich unsere Organisation in Vertec perfekt abbilden. Das Modul Benchmarking liefert sehr schnell und bequem alle gewünschten Informationen. Wichtig für uns ist auch, dass Vertec mit grossen Datenmengen stabil läuft. Peter Feer, Teamleiter Beratung und Projekte (260 User Stadtpolizei, 15 User Hochbauamt, 37 User Prozesse und Informatik, den Mitarbeitern besonders geschätzt werden u.a. die Office-Integration sowie das praktische Dokumentmanagement. Positiv fanden wir ausserdem die kurze Einführungszeit bei all unseren Mitarbeitern. Roman Hirsbrunner CEO (39 User, Agentur für visuelle Kommunikation, 15

16 Modernste Software-Technik erleichtert Ihre Arbeit Ihre ausserordentliche Leistungsfähigkeit und die vorbildliche Usability verdankt Vertec Leistungs-Software einer durchdachten Architektur. Vertec Leistungs-Software ist in moderns - ter MDA-Technology (Model Driven Architecture) programmiert. Dies ermöglicht es uns als Hersteller, die Architektur gleichzeitig hochflexibel und langfristig logisch konsis tent zu halten. Sie als Anwender haben dadurch die Sicherheit, dass das System auch allen künftigen Anforderungen gerecht wird. Optimaler Datenschutz Durch sehr detaillierte Berechtigungsmöglichkeiten garantiert Vertec ein hohes Mass an Datenschutz. So lässt sich pro Benutzergruppe genau bestimmen, welche Funktionen und Daten zum Lesen, Schreiben oder Ausführen gesperrt respektive freigege ben sind. Vielfältige Anpassungsmöglichkeiten Bei Bedarf ist unsere software aus gesprochen anpassungsfähig. Normales Word-Know-how genügt beispielsweise, 16 um Briefe, Faxformulare oder Rechnungen in Ihrem Corporate Design darzustellen. Auch die Programmoberfläche lässt sich einfach auf ihre Anforderungen abstimmen. Ob Tabellendarstellung, voneinander abhängige Listenansichten oder massgeschneiderte dynamische Auswertungen: über die von uns verwendete OCL-Abfrage sprache (Object Constraint Language) ist jeder gewünschte Zugriff auf Ihre Vertec-Datenbasis möglich. Individuelle Struktur im Mit dem flexiblen Ordnersystem können Sie Ihre Daten genau so organisieren, wie es für ihr Unternehmen ideal ist. Die von Ihnen definierten Strukturen lassen sich dabei auch mehrstufig gruppieren. Auch die Eingabemasken können durch individuelle Felder ergänzt werden. Die eingegebenen Werte lassen sich dabei mit Gültigkeitsregeln überwachen oder mit anderen Daten verknüpfen. Zusätzliche kundenspezifische Funktionen und automatisierte Abläufe werden mittels Scripts realisiert. Problemlos im Mac- und Linux-Umfeld Obwohl Vertec grundsätzlich eine Windows-Anwendung ist, kann mit dem Modul «Weberfassung» per Browser problemlos auf jedem Rechner gearbeitet werden. Für die Verrechnung, die Verwaltung und das Benchmarking ist zwar ein Windows- Arbeitsplatz nötig, dieser lässt sich aber mittels einer Virtualisierungssoftware auch auf einem Apple Computer betreiben. Einfacher Datenaustausch und Migration Für den Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung bestehen zu allen in der Schweiz gängigen Anwendungen schnittstellen. Adressen und Aktivitäten können direkt mit Outlook abgeglichen werden und Daten aus Tabellen lassen sich mit einem Mausklick in Excel übertragen. Die interaktive Koppelung mit anderen Anwendungen erfolgt über die COM/ActiveX-Schnittstelle oder den XML-Server (Web Services). Die Daten aus Ihrem Altsystem können wir in fast allen Fällen automatisiert übernehmen. Ein erneutes Erfassen ist damit überflüssig. Leistungsfähige Architektur Dank der konsequenten Client/Server-Architektur lassen sich mit Vertec auch grosse Datenmengen zuverlässig verarbeiten. Als Datenbank können neben der stand ardmäs sig mitgelieferten Firebird-Datenbank auch Microsoft SQL Server oder Oracle verwendet werden.

17 Funktionsübersicht Allgemein/Technik Benutzeroberfläche Navigation im übersichtlichen Outlook-Stil Benutzeroberfläche in flexibler Baumstruktur (wie Windows-Explorer); jederzeit umschaltbar zum Outlook-Stil Datenorganisation auf der Benutzeroberfläche Erstellung eines eigenen Bildschirmaufbaus mit zusätzlichen Ordnern und Auswertungen Abfrage-Ordner für die Kombination von Kategorien (z.b.: «Kunde» oder «Lieferant») Suchordner definieren in SQL und Benutzerabfrage eines Parameters, z.b. «Neu erfasste Projekte seit X Tagen» OCL-Ordner für die dynamische Darstellung von Listen, z.b. «alle Projekte mit Budgetüberschreitungen» Spaltenbreite der Bildsschirm-Tabellen verstellbar Spaltenreihenfolge, Farbe usw. der Bildschirm-Tabellen verstellbar Neue Tabellen-Listen erstellen Bildschirm-Tabellen ergänzbar um eigene Spalten (mithilfe der OCL-Abfragesprache) Passwort- und Datenschutz Eigenes Login pro Bearbeiter Login mit Windows Login koppelbar, dadurch keine wiederholte Passworteingabe Berechtigungsvergabe über vordefinierte Gruppen Berechtigungsvergabe über selbst definierbare Gruppen und Berechtigungen auf Feldebene Mehrsprachigkeit & Fremdwährungen Umfassend mehrwährungsfähig Fremdsprachigkeit für die Kundenkorrespondenz Software-Benutzersprache stellt sich automatisch auf die Windows-Sprachversion ein (D, F, I, E) Software-Benutzersprache umschaltbar Mandantenfähigkeit Multifirmenfähig im gleichen Datenbestand (meist vorteilhafter als das Führen mehrerer Mandanten) Integration in Fremdprogramme Word-Automation für die automatische Erstellung von Word-Dokumenten wie Rechnungen, Leistungslisten, Briefen, Faxen, Memos etc. Schnittstelle zu Microsoft Outlook für den Import und Export von Adressen (und via Outlook zum Handheld/Pocket PC) Schnittstelle zu Microsoft Outlook für den Aufgabenabgleich (pendente Aktivitäten in Vertec) Word- und Outlook Addin für die Verknüpfung von Dokumenten und s mit Aktivitäten in Vertec Integrierte Dokumentverwaltung, unterstützt alle im Windows registrierten Dateitypen Excel-Export der Bildschirm-Tabellen ActiveX Schnittstelle für Programmierer zur Automation von Vertec z.b. aus MS-Office Zugriff ab Fremdprogrammen via ODBC Anpassungsfähigkeit und Automatisierung Integrierter Report-Generator zum Anpassen und Erstellen von Ausdrucken OCL-Auswertungen Beliebig viele typisierte Zusatzfelder (z.b. «Datum» oder «Zahl») auf allen Datentypen wie Kunde, Projekt etc. Parametrisierung von zusätzlichen Gültigkeitsregeln für Daten (z.b. Leistung ist ungültig ohne Text) Automatische Generierung von Laufnummern, z.b. für Projektnummern. Generierung von Rechnungsnummern auch im und Erstellen von zusätzlichen Verknüpfungsarten zwischen Daten z.b. «Projekt» <> «externe Amtsstellen» Leistung & CRM Skript-Umgebung für VB-Script und Python Integrierter Skripteditor Skripts können als neue Menüpunkte parametrisiert werden Registrierung von Skripts auf Daten-Events, z.b. «neues Projekt wird erstellt» oder «Tätigkeit wird auf Leistung erfasst» Zusatzklassen für die Abbildung von Objekttypen, die im Vertec-Modell noch nicht vorhanden sind, z.b. für die Erstellung einer Archivverwaltung Hauptmodul für die Dienstleistungs-Erfassung und Verrechnung Projekterfassung, Leistungs- und Spesenerfassung, Fakturierung Adressen Einfache Adressenverwaltung Firmen- und Personen-Adressdaten, Firmen und Personen zu Kontakten verknüpfen, mehrere Personen pro Firma. Eine Person kann gleichzeitig mit mehreren Firmen verknüpft sein (z. B. VR-Mitglieder) Mutterfirma/Tochterfirma-Verknüpfung bei Firmen Zusätzliche Verknüpfungsarten zwischen Adressen erstellen und verwalten (z. B. alle VR s zeigen) Zuordnen eines Mitarbeiters als Betreuer für eine Adresse Adressen können gleichzeitig Kunden und Lieferanten sein Beliebige Anzahl Telefon-Nummern, -Adressen etc. pro Adresse s direkt aus der Adresse erstellen Homepage direkt aus Adresse öffnen Bemerkung pro Adresse für adressspezifische Notizen Beliebige Anzahl von Aktivitäten als Kontakthistorie Adresslayout für Briefe pro Adresse definierbar (z. B. USA-Formatierung) Adresslayout für Ausdrucke, Briefe etc. kann bearbeitet werden Adresslayouts können als Vorlagen abgespeichert werden, z.b. für Abbildung US-amerikanischer Adressen mit PLZ hinten Korrespondenzsprache pro Adresse hinterlegen Kategorisierung der Adressen mittels Stichwortzuordnung Erstellung eigener, hierarchischer Kategorien mittels Stichwort-Ordnern Dokumentautomation und -verwaltung mit Word (automatische Briefe, Faxe, Memos, Projektberichte etc.) Serienbrieffunktion via Excel-Export Word Addin für Seriendrucke aus Vertec Schnittstelle in Microsoft Outlook für den Import oder Export von Adressen (und via Outlook zum Handheld Organizer) 17

18 Funktionsübersicht Leistung & CRM Aktivitäten Adress- und Projektpendenzen und Kundenhistorie mittels Aktivitäten Überwachung von Pendenzen, Terminen und Fristen Automatische Verknüpfung von Dokumenten aus Word & Outlook Abgleich von pendenten Aktivitäten als Outlook-Aufgaben Projekte / Mandate Beliebige Anzahl Projekte pro Kunde Zuordnung von Projekt- resp. Mandatsleiter Zuordnung Teamleiter (Vorgesetzter) Team mit Teamleiter-Berechtigung Verknüpfung Stellvertreter Vertretene mit Berechtigungs-Vererbung Projekt bei Beendigung inaktiv schalten Übersichtstabelle nach Zeit und Bearbeitern Zuordnung von Hauptbearbeitern, Stv. sowie Sekretärin Kategorisierung der Projekte nach Dienstleistungskategorie, nach Branchen, nach Akqusitionskanal, etc. (durch Ordnerstrukturen) Führung der Projekte in Fremdwährung Einteilung von Projekten in Projekttypen: - Hinterlegen von Buchhaltungsinformationen - Charakterisierung Produktiv / unproduktiv - Zuordnung von Bearbeitern und Tätigkeiten für die Leistungserfassung - Abteilungen mit eigenen Tätigkeiten Tarifsystem / Stundensätze Stundensatz auf dem Projekt parametrisierbar Stundensatz pro Bearbeiter und Projekt parametrisierbar Stundensatz per Tariftabelle definierbar Tariftabelle nach Mitarbeiterkategorie, Projektkategorie und Tätigkeit Verwaltung von externem Ansatz, Kostensatz, Bearbeiter Ansatz und Tagespauschalen. Tarife pro Währung Tagespauschalen in Tariftabelle hinterlegbar Behandlung von Stückleistungen (Einheitstarife für eine Dienstleistung, z.b. für eine Messung) Bearbeiter / Projektleiter Stundensatz pro Bearbeiter hinterlegbar Erfassungswährung pro Bearbeiter hinterlegbar Normkostensatz pro Bearbeiter hinterlegbar (-Version nur mit Vertec-Benchmarking) Lohn und Gemeinkosten pro Mitarbeiter Erfassung einer Bearbeiterstufe, z.b. «Partner» oder «Ingenieur» für die automatische Tarifberechnung Sollzeiteingabe auf Jahres- oder Wochenbasis, Überzeitvortrag von Vorjahr Arbeitszeitvorgaben pro Mitarbeiter oder systemweit definieren Sollzeit und Ferien pro Benutzergruppe definieren Feiertage- und Ferienkalender für Arbeitszeit-Ausnahmen Präsenzzeitkontrolle Ferienkontrolle (Ferienguthaben,Vortrag von Vorjahr, bezogene Ferien) Verwaltung von Eintritts- und Austrittsdaten Bearbeiter bei Austritt inaktiv schalten Leistungen, Spesen und Auslagen Leistungen und Spesen in der Leistungserfassung erfassen Leistungs-, Spesen- und Auslagetypen verwalten (Auslagen erfordert Vertec-Fremdkosten) Leistungs-, Spesen- Auslagetypen bei Erfassung von Leistungen, Spesen und Auslagen zuordnen (Auslagen erfordert Vertec-Fremdkosten) Tätigkeitstext und Spesentexte in mehreren Fremdsprachen Freigabe pro vordefinierten Projekttyp (Auftragsprojekt, interne Projekte, Produktprojekt) Freigabe pro eigendefinierten Projekttyp Tagespauschalen über Leistungstyp (Tätigkeit) Ertragskonto, MwSt.-Typ, Kostenstelle pro Tätigkeit Zusätzlich Wert intern und extern, Aufwandkonto und MwSt.-Typ Einkauf für Spesen- und Auslagentypen (für Rückerstattung von Spesen an Mitarbeiter) Verdeckte Leistungen über Leistungstyp (Tätigkeit) parametrieren Verrechenbarkeit von Leistungen auf Tätigkeiten vordefinieren Angabe von Tätigkeiten für Stückleistungen Leistungserfassung Leistungserfassung in Tagesliste oder in Einzelmaske Automatische Zeit-Erfassung mittels Timer-Funktion Spesen auf Leistungspositionen erfassen Spesen in separater Liste erfassen Auslagen erfassen (Voraussetzung Vertec- Fremdkosten) Präsenzzeit einfach erfassen mit der Erfassungshilfe Präsenzzeitliste Sollzeitanzeige auf der Erfassungsmaske einblenden Offerten Erstellen von Offerten. Die Struktur wird von den Projekten und Teilprojekten übernommen, die Beträge vom Budget (Vertec-Budget & Teilprojekt erforderlich) Offerierte Projekte ohne Neuerfassung verrechnen Rechnungstellung / Fakturierung Manuelle Auslösung einer Rechnung pro Projekt /Mandat Beliebig viele Rechnungen pro Projekt Fakturavorschläge Rabatt in Prozent oder Geldbetrag Spesenpauschalen Rechnungsvorgaben (Rabatte, Spesenpauschalen, pro Forma) pro Projekt hinterlegbar Rechnungen manuell anpassbar (Manipulation der Leistungsund Spesenpositionen, setzen eines Pauschalbetrages) Automatische Rechnungsmanipulationen Rechnungsausdrucke in integriertem Reportgenerator Rechnungsausdrucke in Word (Rechnung, Detaillisten, ESR) Automatische periodische Rechnungsstellung (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) ESR-Rechnungen (oranger Einzahlungsschein) Erfassen, Fakturieren und Verrechnen von Vorauszahlungen Schnittstelle in Debitorenbuchhaltungssoftware Abacus, Simultan, Sesam, Winware, Topal, Selectline etc. Dokumentautomation und -Verwaltung Erstellen von adressierten Briefen und Dokumenten direkt aus der Adresse mit Word Führen einer Dokumentverwaltung (projekt- und mandatsbasiert, adressbasiert) mittels Aktivitäten Automatische Dokumentspeicherung bei Erstellung, Dokumentname parametrierbar Vertec-Funktion im Word für automatische Abspeicherung in der Projektablage Verwaltung von Dateitypen wie PDF, TXT etc. Direkter Zugriff von Vertec auf das Dateisystem Organisations-Hilfsmittel Ordnerstruktur vordefiniert Erstellen von eigenen Ordnern und Ordnerstrukturen für alle Objekte (Projekte, Kunden etc.) für Ihre pendenten Fälle, für die offenen Rechnungen, für die Sortierung nach Kategorien etc. Objekte können gleichzeitig in mehreren Ordnern sein. Die Zuordnung zu den Ordnern erfolgt manuell oder automatisch Auszeichnung von Ordnern als Stichworte-Ordner. Diese er scheinen dann zur Auswahl auf den passenden Datentypen. Alle Einträge lassen sich so einfach und übersichtlich kategorisieren Report-Programmfunktionen Reporting mit integriertem Bericht-Designer Erstellen eigener Reports mit integriertem Bericht-Designer Reporting mit Microsoft Word Export von Listen nach Excel 18

19 Reports und Auswertungen Fakturavorschlag Offene Leistungen Vorschüsse nach Projekt Monatskontrolle, Stunden pro Mitarbeiter Leistungen, Leistungen nach Bearbeiter Spesenübersicht Rückzuerstattende Spesen nach Typ Adressen, Adress-Etiketten Sollzeit/Ferienkontrolle sowie diverse weitere Reports Projektübersicht, Bearbeiterübersicht Freidefinierbare Reports Budget & Teilprojekt Budget Budgets/Auftragsbestand auf Projekten Teilprojekte budgetieren Automatische Protokollierung von Budgetwert Änderungen (benötigt Vertec-Ressourcen & Projektplanung) Budgetierung auf Teilprojekte mittels Leistungstypen (Tätigkeiten), Spesenund Auslagentypen (für Auslagentypen ist Vertec-Fremdkosten Voraussetzung) Budgetierung pro Bearbeiter auf Teilprojekt Budget in Beträgen (CHF), Stunden oder Kosten Budget in Fremdwährungen Auswertungen für die Soll/Ist- und Projektkontrolle Teilprojekt Teilmandate/Teilprojekte/Projektphasen Teilmandate/Teilprojekte/Projektphasen in weitere Subprojekte unterteilbar Teilprojekte mit Anfangs- und Enddatum, Verantwortlichem, Auftragsbeschreibung, Abschlussdatum Stundensätze auf Teilprojekte erfassen Pauschale Teilprojekte mit Abschlussdatum (pauschale Verrechnung des Auftrags) Teilprojekte als Pauschale kennzeichnen Sub-Teilprojekte mit automatischer Kumulierung der Budgetund Soll-Werte Konditionen für Leistungs-, Spesen- und Auslagentypen pro Teilprojekt angeben (z.b. anderer km-preis für Anreise) Erfassung von Leistungs-, Spesen- und Auslagetypen pro Teilprojekt einschränkbar Tätigkeiten, Spesentypen und Bearbeiter den Teilprojekten zuordnen Ansätze und Preise auf den Zuordnungen speziell definierbar Benchmarking Status und Auftragswahrscheinlichkeit pro Teilprojekt Einfache Nachkalkulation mittels integrierter Reports Kennzahlen-Auswertungen Detaillierte Kennzahlen-Auswertung im erweiterten Benchmarking-Tool Grafische und tabellarische Darstellung Analysen nach vielen Kriterien, z. B. - Umsatz/Deckungsbeitrag - verrechnet/offen - produktiv/unproduktiv - Kunden/Mandat & Projekt/Teilprojekt - Projektleiter/Mitarbeiter - Leistungsart/Datumsbereich usw. Projekte, Teilprojekte, Projektleiter, Bearbeiter und Tätigkeiten detailliert auswertbar Freie Auswertungen nach eigenen Gruppierungen und Strukturen Frei definierbare Ordnerstrukturen mit Projekten, Teilprojekten, Projektleitern, Bearbeitern und Tätigkeiten detailliert auswertbar Gruppen von Projekten, Teilprojekten, Projektleitern, Bearbeitern und Tätigkeiten miteinander vergleichen Projektionen von Gruppen untereinander (z.b. «Umsatz der Abteilung X im Kundensegment Y») Alle Daten der Bildschirmtabellen nach Excel exportierbar Ressourcen & Projektplanung Projektorientierte Planung der Mitarbeiter-Ressourcen Vergleich der Plandaten mit effektiv erfassten Leistungen Planung tage-, wochen- oder monatsweise, pro Mitarbeiter und Projekt Anzeige der verfügbaren Arbeitszeit von Mitarbeitern pro Planungsintervall Auswertungen und Übersichten für die Ressourcenplanung als Excel-Berichte Speicherung der historischen Entwicklung der Ertrags- und Aufwandbudgets auf Teilprojekten (benötigt Vertec-Budget & Teilprojekt) für das Projektcontrolling (Entwicklung Fertigstellungsgrad) Fremdkosten Mobile Managen von Kundenauftrags-Kreditorenrechnungen Budgetieren und Überwachen der Fremdkosten Integriertes Bestellwesen Auslagen (Fremdleistungen und Material) erfassen und verrechnen Detaillierte Erfassung von einzelnen Positionen pro Auslage Auslagen mit Status kennzeichnen (geplant, bestellt, Rechnung eingetroffen) Kreditoren-Personenkonto erfassen und Adressen zuordnen Drittrechnungen direkt in die Kreditorenschnittstelle (Kreditorenbuchhaltung) verbuchen Budgetieren und Überwachen von Kosten auf Teilprojektebene nach Auslagentypen (für Teilprojektebene ist Vertec-Budget & Teilprojekt Voraussetzung) Pro Auslage mehrere Bestellpositionen erfassbar für Sammelbestellungen Leistungen und Spesen unterwegs erfassen (offline) Die Daten werden mit dem Server abgeglichen, sobald sich der Client in der Docking-Station befindet bzw. sobald die Verbindung zum Server besteht. Einfaches Kopieren von Leistungen und Spesen für wiederkehrende Einträge Kreuztabelle «Übersicht Leistungen» für die wochenweise Übersicht über die erfassten offenen Leistungen Passwortgeschützter Zugang Funktioniert auf Pocket PC s mit Windows Mobile und auf PC s bzw. Notebooks mit Windows Vista/XP/2000 Weberfassung Leistungen und Spesen Adressen suchen und bearbeiten Leistungsübersicht pro Woche, Monat oder Jahr Spesenkontroll-Auswertung Aktivitäten und Auslagen Einsetzbar im Internet und im Intranet Druckbare Kundenrapporte Passwortgeschützter Zugang Reines HTML-Front-End Funktioniert mit Windows-, bzw. Linux-PC und Mac XML-Applikationsserver («Web-Services») für den Datenaustausch mit Fremdsoftware Änderungen und Irrtum vorbehalten. Aktuellste Informationen zu den Funktionen finden Sie unter 19

20 Die Leistungs-Software Vertec AG Tel Fax Hotline:

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