Erfahrungsbericht. Unternehmensportal - Wissensmanagement. Ein Praxisbeispiel des Netzwerkes Elektronischer Geschäftsverkehr

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1 Erfahrungsbericht Unternehmensportal - Wissensmanagement Ein Praxisbeispiel des Netzwerkes Elektronischer Geschäftsverkehr

2 Impressum Partner 2 Das Kompetenzzentrum com.pas Dresden informiert Unternehmen wettbewerbsneutral und kostenlos zu ebusiness-anwendungen. Die erfolgt mittels Beratungen, Informationsveranstaltungen und Publikationen zu Themen wie Online-Marketing, Social Media, Unternehmenssoftware sowie Wissensmanagement und IT-Sicherheit. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) fördert das Zentrum. Dirk Liesch Consult Händelstraße 7 a Chemnitz Geschäftsführer: Dirk Liesch Text und Redaktion André Rößler, com.pas Dresden Grafische Konzeption und Gestaltung Anne Melzer, Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft, Dresden Herausgeber com.pas - Dresdner Kompetenzzentrum Electronic Commerce c/o Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh Rudolf-Walther-Straße Dresden Stand September 2012

3 Unternehmensportal Inhalt Wie können Unternehmensinformationen effektiv dargestellt und genutzt werden? In diesem Erfahrungsbericht stellt Dirk Liesch Consult die eigenen Erfahrungen mit dem Unternehmensportal aracube framework vor. 1 Was sind Unternehmensportale? Das Expertennetzwerk Wissensmanagement Ausgangslage Ziele Umsetzung Lösung Fazit...10

4 Unternehemensportale Was sind Unternehmensportale? Informationen nutzen Ein Unternehmensportal (oder kurz Portal ) ist ein Anwendungssystem, das elektronisch und bedarfsgerecht Informationen im Unternehmen bereitstellt. Es dient dem Wissensmanagement und der Kommunikation von Mitarbeitern. Teilweise wird dafür auch der Begriff Intranet verwendet, da auf die Anwendungen oft nicht öffentlich von jedermann zugegriffen werden kann. SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft, die viele der folgenden Merkmale in Form von Webseiten umsetzt. 4 Merkmale von Unternehmensportalen: 1 Personalisierte Informationen - Jeder interagiert nur mit notwendigen Informationen. 2 Bündelung, Präsentation und Suche von Informationen. 3 Abbildung von Unternehmensprozessen anhand der Informationsflüsse. 4 Häufig werden Dokumentenmanagement, Dateiverwaltung, Content Management und Kommunikationsdienste (wie Chat, Foren, Blog) kombiniert. 5 Client-Server-Architektur: Die Anwendungen laufen auf einem Server und bearbeiten z.b. Anfragen, die mittels Webbrowser gestellt werden

5 Das Expertennetzwerk - Wissensmanagement Im Expertennetzwerk beraten selbständige Unternehmensberater überwiegend kleine Unternehmen zum Thema Wissensmanagement und tauschen Erfahrungen aus. Die Unternehmen stammen aus unterschiedlichen Branchen Deutschlands, der Schweiz und Österreichs. Die führenden Partner sind derzeit RB Wissensmanagement Services und Dirk Liesch Consult. Die Portallösung ist eine Kommunikationsplattform sowie datenbankbasierter Wissensspeicher und wird von allen Mitgliedern des Netzwerks Wissensmanagement genutzt. Ausgangslage Das im Jahr 2009 konzipierte Netzwerk ging von zwei bis fünf unabhängigen Experten aus, welche jeweils ca. 100 (max. 150) Unternehmen als Moderatoren und Berater zum Thema Wissensmanagement betreuen würden. Zur Kommunikation und Dokumentation der Erfahrungen und Lösungen sollte eine Internetplattform eingesetzt werden. Da von jedem zu beratenden Unternehmen nur jeweils ein Nutzer erwartet wurde, schätzte man insgesamt 500 Portalnutzer, die von unterschiedlichen Standorten auf das Portal zugreifen würden. 5 Projektkennzahlen Lösung Dauer Investition aracube framework auf eigenem Rootserver 3 Monate Initialisierung > 52 Monate Betrieb ca Euro Diese Nutzer waren in der Regel nicht ITaffin und gehörten zur Gruppe der Führungskräfte. Dabei konnten diese auch aus Unternehmen stammen, die miteinander im Wettbewerb stehen (Marktbegleiter). Aufgrund dieser Zielgruppe wurde nach einer Lösung gesucht, die einfach zu bedienen ist. ROI Betriebskosten Internet ca. 12 Monate ca. 250 Euro monatlich, inkl. 1,5 Stunden für Administration

6 Das im Portal gesammelte Wissen sollte größtenteils allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Doch einige spezifische Informationen (spezielles Unternehmenswissen des Mitglieds), mussten vertraulich zwischen Moderator und Mitglied bleiben. Damit hatten nur Mitglieder des Netzwerks Zugang zu dem Wissen und Copyrights und Nutzungsrechte wurden beachtet. Die Kosten und der Administrationsaufwand des Portals sollten möglichst gering sein. Daher sollten möglichst die Moderatoren die Lösung aufbauen können und einen dauerhaften sicheren Betrieb gewährleisten können. Da Dirk Liesch jahrelang Portalsoftware entwickelte, war genügend Expertenwissen für die Portalbetreuung vorhanden. 6 Ausgangslage und Zielstellung des Expertennetzwerkes Ziele Das Pfichtenheft für die Wissensund Kommunikationsplattform des Netzwerkes beinhaltete u.a. folgende Ziele: Übersichtlichkeit: Alle notwendigen, sinnvollen und hilfreichen Informationen (Wissen) sollten durch alle Mitglieder und Moderatoren schnell gefunden und einfach bereit gestellt werden können. Das schloß auch Dokumente und Medien (MP3, Podcasts, Videos etc.) ein. Einfache Bedienung: Die Nutzung und Bedienung sollte möglichst einfach und intuitiv sein. Aktueller Stand und Versionierung: Es sollten nicht mehrfach Kopien von Dokumenten verteilt werden, wo der

7 Bildmotiv Überblick über den aktuellen Stand verloren geht, sondern jeder sollte immer mit der aktuellsten Version arbeiten (und ggf. auf ältere Versionen noch Zugriff haben). Zugriffsbeschränkung: Die Ressource des Netzwerks - das Wissen - sollte nur für Mitglieder sichtbar sein. Individuelle Zugriffsrechte sollten vertrauliche Informationen der Einzelberatungen schützen. Umsetzung Die Umsetzung des Portals erfolgte mittels aracube Framework. Dieses Framework ist eine Open Source Variante der open-eis-plattform der community4you GmbH und brachte bereits wesentliche Portalfunktionen, wie z.b. Dokumentenmangement, Content Management und Nutzerverwaltung, mit. 7 Orts- und zeitunabhängig: Die Plattform sollte über das Internet jederzeit und von überall zugänglich sein. Die Bandbreite des Servers musste ausreichend hoch sein, um dem Betrieb der erwarteten Nutzerzahlen mit geringen Antwortzeiten gerecht zu werden. Die große Herausforderung bestand darin, die Komponenten und Informationsflüsse so anzupassen und zu verknüpfen, dass die Nutzer die Plattform beinahe intuitiv verwenden konnten und jedem nur notwendige Informationen bereitgestellt wurden. Wirtschaftlichkeit: Die Lösung sollte mit geringen Kosten auskommen. Für die Implementierung wurde mit weniger als Euro und der Betrieb mit weniger als 300 Euro pro Monat kalkuliert. Dazu wurde zunächst intern ein Prototyp aufgesetzt und schrittweise (teilweise mit externen Aufträgen) die Software weiterentwickelt. Portierbare Informationen: Neben dem geringem zeitlichen Administrationsaufwand wurde eine zukunftssichere Datenbank- Lösung angestrebt, deren Inhalte im Bedarfsfall auch schnell in eine andere Portalsoftware überführt werden könnte.

8 Zusätzlich wurden in der dreimonatigen Realisierungsphase die Nutzerstrukturen, deren Rechte, Inhaltsstrukturen und Inhalte der Webseite angelegt. Schulungsunterlagen wurden als elearning-kurse auf der Plattform Lösung erstellt. Sie wurden nach Rückfragen und Verständnisproblemen von ersten Nutzern für Moderatoren und Nutzer angepasst. Mit dem Umzug auf den neuen, bei einem Provider gehosteten Server startete der Regelbetrieb. 8 Schematische Darstellung der Portallösung Da sich alle Dienste des Unternehmensportals über das Internet abrufen lassen, kann man bei diesem Unternehmensportal von einer Cloud-Lösung sprechen. Darin bildet die digitale Akte als Kombination von Textnotizen und Dokumenten die zentrale Funktion der gemeinsamen Wissensablage. Sie ist nur für die angemeldeten Teilnehmer sichtbar und enthält das angewendete Erfahrungswissen der Moderatoren. Per können sich die Nutzer über Änderungen informieren lassen. Das angebundene Redaktionssystem (auch Content Management System genannt) verwaltet die Webseiten, die das Netzwerk nach außen als Experten zum Thema Wissensmanagement repräsentieren. In dem Groupware-Modul können die Kontakte, Termine und Aufgaben verwaltet werden. Diese Funktionen wurden aber größtenteils nur von den Moderatoren in Anspruch genommen. Durch die Verwendung der plattforminternen elearning-komponente konnte

9 Bildmotiv Inhaltsseiten und Kommunikationskanal der Portallösung das Netzwerk jederzeit beliebig erweitert werden, da nicht stets neue Schulungstermine oder Einzelschulungen von Teilnehmern stattfinden mussten. Für die Suche standen vielfältige Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Im Allgemeinen wurde jedoch auf die Volltextsuche über alle Bereiche zurückgegriffen. 9 Ausgewählte Funktionen der Portallösung

10 Fazit Das Hauptziel des Portals als Wissensspeicher und Austauschplattform wurde erreicht. Es läuft seit über vier Jahren stabil und die Anschaffungs- und Betriebskosten liegen im prognostizierten Bereich, wobei die Überschreitung der Anschaffungskosten um ca Euro durch die niedrigeren Betriebskosten kompensiert wurde. bessere Strategie, sich an vertrauensvollen, kompenten IT-Partner und dessen Erfahrungen mit einer Portallösung zu binden. Es brauchte etwas Eingewöhnungszeit und gelegentliche Erinnerungen, bis sich die neue Arbeitsweise durchsetzte, Informationen ins Portal einzustellen und nicht samt Dokumenten per zu versenden. 10 Auch das pragmatische Vorgehen, die Lösung auf die intuitive Bedienbarkeit und den Kundennutzen anzupassen, erwies sich als richtig. Bei der Vielzahl an IT-Lösungen mit ähnlichen Funktionsumfang ist es oft die Das Netzwerk Wissensmangement würde erneut auf eine Portallösung auf einem eigenen Server zurückgreifen, da die Datensicherheit im Netzwerk einen sehr hohen Stellenwert besitzt und die Inhalte teilweise kritisches Geschäftswissen darstellen.

11 Was würden wir heute anders machen? Vorteile von Unternehmensportalen Die technologische Entwicklung ist inzwischen vorangeschritten. Heute werden zusätzlich bereits Social Media Kanäle oder mobile Endgeräte in Portalsoftware integriert. Trotz des verbreiteten Einsatzes von Standardsoftware entstehen aufgrund der Anpassungen und der angelegten Inhaltsstrukturen bei jedem Untenehmen individuelle Lösungen. Dabei würde das Netzwerk versuchen, die etablierten Social Media Plattformen direkt einzubinden, als nur deren Funktionaliät im Intranet nachzubilden. Das hätte den Vorteil, dass nicht weitere Zugangsdaten, Kontakte und Inhalte in separaten Anwendungen redundant gepflegt werden müssten. Allerdings sollte dies bei jedem Unternehmensportal mit der eingeschränkten Datensicherheit abgewogen werden dieser. Je größer die tägliche Wissensflut wird, desto wichtiger wird es, die Software so anzupassen, dass Nutzer nicht mit Informationen überfrachtet werden. Mit Unternehmensportalen können Sie: Wissen dokumentieren und teilen Informationen filtern und durchsuchen Kommunikations- und Arbeitsabläufe (Workflows) nachbilden Zentrales Dokumentenmanagement betreiben Verteiltes, kooperatives Arbeiten ermöglichen Mobile Geräte anbinden 11 Verschiedene Anwendungen des Unternehmens und Anwendungsdaten integrieren z.b. Zeiterfassung, Kundenmanagement (Customer Relationship Management) und Projektmanagement

12 Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr E-Business für Mittelstand und Handwerk Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) ist eine Förderinitiative des Bundesministe riums für Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unter stützt es kleine und mittlere Unter nehmen bei der Einführung und Nutzung von E-Business-Lösungen. Beratung vor Ort Mit seinen 29 bundesweit ver teilten Kom pe tenz - zentren infor miert das NEG kostenlos, neutral und praxisorientiert auch vor Ort im Unter - nehmen. Es unterstützt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informations veranstaltungen und Publikationen für die Praxis. Das Netzwerk im Internet Auf können Unternehmen neben Veranstaltungsterminen und den Ansprechpartnern in Ihrer Region auch alle Publikationen des NEG einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen für die eigene Umsetzung von E-Business-Lösungen. Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projektträger im DLR unter 0228/ oder per markus.ermert@dlr.de. Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbezie hung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, Kauf männischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragen de Internetauftritte von kleinen und mittleren Unter nehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie Elektro nischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk.