Lieferantenmanagement mit xrm

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1 Lieferantenmanagement mit xrm SRM - Supplier Relationship Management Marcus Bruckelt IT-Projektleitung / EDV LÄPPLE Dienstleistungsgesellschaft mbh

2 AGENDA > LÄPPLE Konzern > Herausforderungen Ausgangssituation > Zielsetzung > Vorgehensweise > Lösungsansatz > ROI

3 UNTERNEHMENSPRÄSENTATION DES LÄPPLE-KONZERNS

4 GESCHÄFTSBEREICHE DIE DREI-SÄULEN-STRATEGIE SPIEGELT SICH IN KERNGESCHÄFTSBEREICHEN WIDER: LÄPPLE AG LA LÄPPLE Automotive LÄPPLE Automotive Werk Teublitz FLT FIBRO LÄPPLE Technology *) Produktionsanlagenbau FIBRO FIBRO GmbH LÄPPLE Automotive Werk Heilbronn Linearautomation FIBRO SARL, France **) FLT Representative Office, China FIBRO Inc, USA **) / Kanada FIBRO Asia Pte. Ltd. **) FIBRO India Pvt. Ltd. **) FIBRO STANDARD PARTS CO., LTD. **), China FIBRO Co. Ltd. **), Korea *) Zusammenführung der LÄPPLE Anlagenbau GmbH und der FIBRO-GSA Automation GmbH zur FIBRO LÄPPLE Technology GmbH in 2011 **) Vertriebsgesellschaften Unternehmenspräsentation des LÄPPLE-Konzerns 4

5 LÄPPLE AUTOMOTIVE KURZSKIZZE IM ÜBERBLICK LÄPPLE ist ein hochflexibler Karosseriespezialist für Stahlblech und Aluminium als Partner der OEM im Premium- und Nutzfahrzeugsegment und führender Spezialist für Aluminiumanbauteile Durch das spezielle Know how bei der Materialverarbeitung und im Werkzeug können Komplettlösungen für Karosseriebauteile angeboten werden Im Rohbau werden komplexe Strukturteile bis zur kompletten Seitenwand beherrscht Für die Herstellung von Ersatzteilen steht eine moderne KTL-Anlage zur Verfügung LÄPPLE beherrscht alle Technologien wie Schweißen, Clinchen, Kleben, Bördeln, Rollfalzen, Toxen, Nieten, Laserlöten/-schweißen und Versiegeln Die Pressenarchitektur ist auf schnellen Werkzeugwechsel ausgerichtet als wesentliche Voraussetzung für das kleinlosige Serien- und Ersatzteilgeschäft bei zudem geringer Wettbewerberdichte Unternehmenspräsentation des LÄPPLE-Konzerns 5

6 FIBRO LÄPPLE TECHNOLOGY Als Partner im Produktionsanlagenbau mit hohem Know how bei der Einbindung von Robotik und Automation konzentriert sich FLT am Standort Haßmersheim auf Powertrain und Karosserierohbau Unternehmenspräsentation des LÄPPLE-Konzerns 6

7 FIBRO MARKTFÜHRER UND ERGEBNISSTARKER GESCHÄFTSBEREICH MIT RD. 700 MITARBEITER FIBRO Normalien FIBRO ist Lieferant von hochpräzisen und standardisierten Bauteilen für den Werkzeugund Formenbau (Normalien) FIBRO Normalien kommen hauptsächlich in Präzisionswerkzeugen im Automobilbau zum Einsatz FIBRO Normalien ist Marktführer in Europa Über Katalogartikel Rundtische Der wesentliche Endkundenmarkt ist die Werkzeugmaschinenbranche FIBRO Rundtische ist Marktführer im stark fragmentierten europäischen Markt Der größte Umsatzanteil entfällt auf FIBROplan-Rundtische, die v.a. in der Automobilbranche und im Bereich Energieerzeugung eingesetzt werden Unternehmenspräsentation des LÄPPLE-Konzerns 7

8 AGENDA > LÄPPLE Konzern > Herausforderungen Ausgangssituation > Zielsetzung > Vorgehensweise > Lösungsansatz > ROI

9 HERAUSFORDERUNGEN (1 VON 2) > Verschiedenste Geschäftsbereiche, Zielgruppen und Organisationseinheiten > Teilweise hohe Abhängigkeit von Vorgaben der Hersteller und Kunden > Der LÄPPLE Konzern selbst ist als Zulieferer Teil kritischer Produktionsprozesse bei seinen Kunden und muss daher hohe Qualitätsstandards auch bei seinen Lieferanten (weltweit) sicherstellen

10 HERAUSFORDERUNGEN (2 VON 2) > Kontinuierliche interne und externe Veränderungsprozesse (wirtschaftliche / organisatorische) erfordern eine permanente Optimierung der Abläufe und Kostenstrukturen > Die Ermittlung von Kennzahlen als Grundlage für Lieferantenbewertungen ist stark von den IT Systemen abhängig

11 ZITATE STAKEHOLDER PROJEKTTEAM (1 VON 2) > Zitat Herr Braun FLT: Zusammengefasst brauche ich ein Tool das mir per Knopfdruck alle aktuellen relevanten Daten zu einem Lieferanten übersichtlich bereitstellt, bevor ich in ein Lieferantengespräch gehe. Dabei müssen die Lieferanten auch nach Warengruppe oder Klassifizierung filterbar sein! > Zitat Frau Weidmüller QM: Das Anfordern, Nachtelefonieren und die entsprechende Pflege der aktuellen Zertifikate beschäftigt eine Person zum Teil tagelang.

12 ZITATE STAKEHOLDER PROJEKTTEAM (2 VON 2) > Zitat Herr Kraft FIBRO: Eine Übersicht und Auskunft über einen Lieferanten muss vor jedem Termin zusammengestellt werden. Dies dauert ca. 1,5 Stunden pro Lieferant und wird 2x pro Woche durchgeführt. Weiterhin müssen bei der Lieferantenbeurteilung zuerst alle Lieferanten vorbereitet (Dauer ca. 0,5 Tage) und pro Lieferant überarbeitet (Dauer ca. 10 Minuten pro Lieferant) werden.

13 AUSGANGSSITUATION (1 VON 2) > Verabschiedetes Lead-Buyer Konzept (Gruppenübergreifende Zuständigkeit für Warengruppen => Erhöhung des Einkaufvolumens für Verhandlungen) > Unterschiedliche Vorgehensweisen pro Organisationseinheit bei Lieferantenqualifikationen und bewertungen > Fehlende Automation für wiederkehrende Prozesse wie z.b. die Lieferantenbewertung

14 AUSGANGSSITUATION (2 VON 2) > Keine ausreichende Transparenz bei den unternehmensübergreifenden Kennzahlen - das erschwert die Unternehmenssteuerung im Bereich des Lieferantenmanagements > Keine voll automatisierten Eskalationsprozesse, die auf Kennzahlen basieren > Hoher manueller Aufwand durch zu viele Informationsquellen, der unnötige Ressourcen bindet und Kosten erzeugt

15 AGENDA > LÄPPLE Konzern > Herausforderungen Ausgangssituation > Zielsetzung > Vorgehensweise > Lösungsansatz > ROI

16 ZIELSETZUNG (1 VON 2) > Organisationsübergreifende Harmonisierung und Standardisierung der Prozesse, Kennzahlen und Bewertungsverfahren > Dauerhafte Reduzierung des manuellen Aufwandes bei der Durchführung von Lieferantenbewertungen und Vorbereitung auf Lieferantengespräche > Übergreifende Maßnahmenverwaltung

17 ZIELSETZUNG (2 VON 2) > Verlagerung der Datenerfassung hin zum Lieferanten (Zertifikate inkl. Nachweisen, Stammdaten, Lieferantenfragebogen, etc.) durch die Einführung eines Lieferantenportals > Umsetzung des Lead-Buyer Konzeptes und bestehender Richtlinien u.a. Klassifizierung und Bewertung der Lieferanten nach Warengruppen > Kennzahlen basierte Steuerung der Lieferantenbasis in Echtzeit

18 AGENDA > LÄPPLE Konzern > Herausforderungen Ausgangssituation > Zielsetzung > Vorgehensweise > Lösungsansatz > ROI

19 VORGEHENSWEISE (AUSWAHL)(1 VON 2) > Einholen des Management Commitments zum Projektauftrag > Beteiligte Lead-Buyer aus allen Organisationeinheiten sowie einen erfahrenen IT Projektleiter in das Projektteam berufen > Erstellen eines Lastenheftes (intern) > Sichtung des SRM Marktes (Internet, Veranstaltungen) und Auswahl potenzieller Lösungsanbieter (Shortlist: MHP, POOL4TOOL, Supplier Relations for Dynamics CRM)

20 VORGEHENSWEISE (AUSWAHL)(2 VON 2) > Durchführung von Anbieterpräsentationen und Herbeiführung einer bewussten Entscheidungsfindung > Funktionale und wirtschaftliche Bewertung der Angebote unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie im Bereich Einkauf und IT

21 VORGEHENSWEISE (PROJEKT) (1 VON 2) > Entscheidung für Supplier Relations for Dynamics CRM als zentrale Lieferantenmanagementplattform > Nutzung des standardisierten, bewährten Lösungsansatzes der Anywhere.24 ausgerichtet am international anerkannten Prozessmodell CMMI»Der größte Feind der Qualität ist die Eile.«Henry Ford

22 VORGEHENSWEISE (PROJEKT) (2 VON 2) > Umsetzung des Projektes nach dem skizzierten Phasenmodell kombiniert mit Rapid Prototyping Ansätzen. Die Anzahl der Inkremente ergab sich aus dem Komplexitätsgrad der einzelnen Arbeitspakete Analyse Konzeption Implementierung Bereitstellung

23 DER INITIALE FOCUS: GEMEINSAMES VERSTÄNDNIS & HARMONISIERUNG > Mehrstufige Konzeption (Grobund Feinkonzept) > Ermittlung der Anforderungen anhand von Use- Cases > Aktive Einbindung der Key-User durch frühe Prototypen und Trainings > Einbindung aller Beteiligten > Management Commitment

24 ZENTRALE THEMEN KONTINUIERLICH IM BLICK BEST PRACTICES NACH CMMI > Klar kommunizierte und definierte (Projekt-) Ziele im Blick > Aktive Begleitung der Entwicklung der Organisation. xrm Projekte sind Change Management Projekte > Nachhaltiges Management Commitment und Risikomanagement > Definierte Meeting- und Berichtsstrukturen inkl. klar definiertem Lenkungskreis mit Entscheidungsbefugnis

25 AGENDA > LÄPPLE Konzern > Herausforderungen Ausgangssituation > Zielsetzung > Vorgehensweise > Lösungsansatz > ROI

26 ZENTRALE STAMMDATENVERWALTUNG (1 VON 2) > Bereitstellung aller SRM relevanten Stammdaten (mandantenübergreifend) über eine bidirektionale Echtzeitschnittstelle zum zentralen ERP System PSI Penta > Verlagerung der Stammdatenpflege (Neuanlage / Änderungen) in das xrm System um den kompletten Life- Cycle der Lieferanten von der Bewerbung bis hin zum Ausphasen in einem System dokumentieren zu können

27 ZENTRALE STAMMDATENVERWALTUNG (2 VON 2) > Aktive Nutzung des Beziehungsmanagements zur Abbildung der unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichkeiten der Ansprechpartner eines Lieferanten > Flexible Abbildung des Materialstammes in den Warengruppen von Supplier Relations mit weitreichenden Klassifizierungs- und Verdichtungsoptionen unabhängig vom Korsett des ERP Systems > Umsetzung des Standards sowie des Lead-Buyer Konzeptes des LÄPPLE Konzerns

28 BEISPIEL: FIRMENSTAMM INKL. INLINE AUSWERTUNGEN

29 BEISPIEL: WARENGRUPPEN

30 KENNZAHLENSTEUERUNG (1 VON 3) > Grundlage einer Vielzahl der Kennzahlen sind die realisierten Schnittstellen. Diese sind: (1) PSIpenta Schnittstelle für Stamm- und Bewegungsdaten (2) SAP Schnittstelle für Offene Posten und Zahlungsverhalten (3) COFACE Schnittstelle für die Unternehmensbewertungen (4) Prüfberichtssystem und QDA8 Schnittstelle für die Reklamationen > Integration der Kennzahlen im System (lieferantenspezifisch, warengruppenspezifisch, Abhängigkeiten zu anderen Kennzahlen) und automatische Aktualisierung anhand des definiert Updatezyklus

31 KENNZAHLENSTEUERUNG (2 VON 3) > Baseline Funktion um den Stand der Kennzahlen zu definierten Zeitpunkten einfrieren zu können. (z.b. bei einer Lieferantenbewertung, Jahreswechsel, manuell) > Einbindung der Kennzahlen in die Logik der organisationsspezifischen Bewertungsverfahren inkl. Gewichtung, Kritikalität und definierter Schwellenwerte

32 KENNZAHLENSTEUERUNG (3 VON 3) > Definition von Zielen pro Kennzahl als Grundlage der Lieferantenentwicklung > Automatisierte Überwachung der Schwellenwerte und Benachrichtigungen auf Basis der Workflow Engine des xrm Frameworks > Nutzung von mehr als 40 verschiedenen und berechneten Kennzahlen für die Bewertung und Klassifizierung von Lieferanten

33 BEISPIEL: LIEFRANTENSPEZIFISCHE KENNZAHLEN

34 BEISPIEL: WARENGRUPPENSPEZIFISCHE KENNZAHLEN

35 SELF-SERVICE PORTAL & UMFRAGEN (1 VON 2) > Bereitstellung eines externen Zugriffs für jeden Lieferanten zur Pflege der Stammdaten (Adressen, Ansprechpartner inkl. Rollen / Verantwortlichkeiten, Bankdaten etc.) > Verwaltung von Zertifikaten und deren Nachweisen > Anzeige des aktuellen Lieferantenstatus je Warengruppe gemäß dem internationalen

36 SELF-SERVICE PORTAL & UMFRAGEN (2 VON 2) > Abbildung und Steuerung des Prozesses der Lieferantenbewerbungen > Frei definierbare, systemgestützte Online- Lieferantenbefragungen (Umfragen) > Im Self-Service Portal integriertes Dashboard für den Lieferanten mit seinen aktuell laufenden und offenen Reklamationen, sowie Zugriff auf grundlegende Kennzahlen und letzte Bewertungen des Lieferanten

37 SELF-SERVICE-PORTAL & UMFRAGEN, LIEFERANTENFRAGEBOGEN

38 SELF-SERVICE-PORTAL & UMFRAGEN, LIEFERANTENFRAGEBOGEN

39 SELF-SERVICE-PORTAL & UMFRAGEN, LIEFERANTENFRAGEBOGEN

40 SELF-SERVICE-PORTAL & UMFRAGEN, LIEFERANTENFRAGEBOGEN

41 LIEFERANTENBEWERTUNG > Definition von werden Bewertungslogik /-matrizen auf der Basis der vier Säulen der Lieferantenbewertung > Gewichtung jeder Kennzahl innerhalb einer Säule > Hinterlegungen der Abhängigkeiten zu einzelnen Warengruppen > Analysetool mit dem anhand verschiedene Szenarien mit variablen Schwellenwerten Stärken und Schwächen im Lieferantenpool identifiziert werden können. > Vergleichsfunktion verschiedener Szenarien um die Auswirkungen auf die Bewertung der Lieferanten visualisieren zu können.

42 LIEFERANTENBEWERTUNG - BEWERTUNGMATRIX

43 LIEFERANTENBEWERTUNG - ANALYSEFUNKTION

44 LIEFERANTENBEWERTUNG - ANALYSEFUNKTION

45 NUTZUNG DER VORTEILE DES MICROSOFT DYNAMICS XRM FRAMEWORKS (1 VON 6) > Basierend auf dem Standard Aktivitätenmanagement wurde eine erweiterte Maßnahmenverwaltung eingeführt, die es ermöglicht kontinuierliche Entwicklungen beim Lieferanten zu verfolgen (weltweite Nutzung der Maßnahmenverwaltung) > Durch die nahtlose Integration von Supplier Relations und Dynamics CRM in die gewohnte Microsoft Outlook und Office Arbeitsumgebung ist die Akzeptanz hoch und der Schulungsaufwand gering

46 NUTZUNG DER VORTEILE DES MICROSOFT DYNAMICS XRM FRAMEWORKS (2 VON 6)

47 NUTZUNG DER VORTEILE DES MICROSOFT DYNAMICS XRM FRAMEWORKS (3 VON 6) > Nutzung der integrierten Workflow Engine zur Prozessautomation und zur aktiven internen sowie externen Eskalation (z.b. Ablauf eines Zertifikates, Veränderung der Coface Bewertung, etc.) > Unternehmensweites Framework das auch für klassische CRM Themen wie Vertrieb, Marketing und Service in Folgeund Parallelprojekten genutzt wird

48 NUTZUNG DER VORTEILE DES MICROSOFT DYNAMICS XRM FRAMEWORKS (4 VON 6) > Hoher Individualisierungsgrad für jeden Benutzer durch eigene Ansichten, Auswertungen und Dashboards > Übergreifenden Suchfunktionen (SRM, ERP, CRM Daten) erleichtern die Analyse des Datenbestandes und das Einleiten erforderlicher Maßnahmen > Einfache Auswertungsfunktion durch dynamische Excel (Pivot) Integration > Integration in die bestehende Systemlandschaft hier insbesondere auch in den Microsoft SharePoint und Easy Archive

49 NUTZUNG DER VORTEILE DES MICROSOFT DYNAMICS XRM FRAMEWORKS (5 VON 6)

50 NUTZUNG DER VORTEILE DES MICROSOFT DYNAMICS XRM FRAMEWORKS (6 VON 6)

51 NUTZEN ZUSAMMENGEFASST (1 VON 2) > Kostenersparnis und mehr freie Ressourcen durch automatisierte und standardisierte Prozesse sowie auch durch die Einführung des Lieferantenportals > Transparente und nachvollziehbare Kennzahlen in der Lieferantenbewertung und der kontinuierlichen Lieferantenentwicklung > Harmonisierte Prozesse und eine tagesaktuelle Datenbasis ermöglichen effektive Unternehmenssteuerung und erhöhen die Nachhaltigkeit > Unternehmensweite Datenverfügbarkeit zu allen Lieferanten aus einem konsolidierten System heraus

52 NUTZEN ZUSAMMENGEFASST (2 VON 2) > Tagesaktuelle und rollierende Lieferantenbewertung für alle ca Lieferanten statt nur einer kleinen Auswahl > Nutzung eines modernen xrm Frameworks als Grundlage für ein unternehmensübergreifendes Informationsportal für den Einkauf aber auch für Vertrieb, Marketing und Service

53 AGENDA > LÄPPLE Konzern > Herausforderungen Ausgangssituation > Zielsetzung > Vorgehensweise > Lösungsansatz > ROI

54 TRANSPARENTE EINKAUFSPROZESSE SIND KEIN SELBSTZWECK Herausforderungen für ein Lieferantenmanagement-Einführungsprojekt Die umfassende Neu-Einführung oder Überarbeitung und Weiterentwicklung von bestehenden Lieferantenmanagementsystemen sind üblicherweise auch mit substanziellen Investitionen für das einführende Unternehmen verbunden. Vor diesem Hintergrund ist es nur allzu verständlich, dass neben der Erreichung der qualitativen Ziele ebenso die Sicherstellung quantitativer Vorgaben und Ziele im Fokus stehen. Konkret bedeutet dies sowohl ein effizientes und in allen Belangen transparentes Umsetzungsprojekt durchzuführen, als auch nachhaltige Kostensenkungspotenziale in den Einkaufsprozessen zu realisieren. Schlussendlich ist im Abgleich dieser beiden Ziele möglichst schnell einen vollständigen return on investment (ROI) der Projektkosten zu erreichen.

55 ZIEL: SCHNELLE KOSTEN AMORTISATION Aufwand Initialprojekt 106 TEUR Umfang Initialprojekt Abbildung Stamm- und Bewegungsdaten Abbildung der Warengruppen Aufbau Lieferantenportal Aufbau Lieferantenbewertung Aufbau Kennzahlensystem Integration SAP & PSI Penta Integration Coface Daraus realisierte Einsparungen* Reduzierung Stammdatenerfassungsund pflegeaufwand (u.a. 17 TEUR 1 Zertifikate) Reduzierung manueller Prozessbearbeitungsaufwände 2 (Lieferantenbewertung, 85 TEUR Fragebogen, Datenkonsolidierung) Optimierungen im 3 Lieferantenportfolio 12 TEUR Aufwand in TEUR Einsparung Aufwand Der Break-even konnte bereits nach 10 Monaten * realisiert werden! Projektlaufzeit Supplier Relationship Management 55

56 ZITATE VON ANWENDERN

57 Vielen Dank! Marcus Bruckelt IT Projektleiter / EDV LÄPPLE Dienstleistungsgesellschaft mbh LÄPPLE Dienstleistungsgesellschaft mbh August-Läpple-Straße Heilbronn Tel.:

58 Implementierungspartner Ralf Hertneck (Geschäftsführer) Anywhere.24 GmbH Lindberghstr Puchheim München Tel.:

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