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1 Neues in CAS genesisworld x6 Kurz und bündig

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: Juni 2014

3 Neues in CAS genesisworld x6 Inhalt Inhalt 1 Grundsätzliches Lizenzierung Datenschutz und Datensicherheit Neuerungen in CAS genesisworld Komfortable Kommunikation auch international Vertriebsunterstützung - vom Produkt bis zur Rechnung Einfacher installieren - für Anwender und Administratoren Mehrsprachige Benachrichtigungen Formeln automatisch aktualisieren SmartDesign Web-Client Allgemeine Funktionen Vertriebsunterstützung im Browser Module im Browserclient SmartSearch finden leicht gemacht Mobile CRM-Lösungen

4 Neues in CAS genesisworld x6 Grundsätzliches 1 Grundsätzliches Dieses Dokument beschreibt wesentliche Neuerungen von CAS genesisworld x6 und die Erweiterungen, die seit dem Release der Version x5.0.0 stattgefunden haben. Detailinformationen zu den jeweiligen Neuerungen können Sie den weiteren technischen Dokumenten wie Online-Hilfen oder Leitfäden als auch den fortlaufenden Versionsinformationen bzw. Readme-Dateien entnehmen. Das Highlight der aktuellen Version ist sicherlich der SmartDesign Web-Client auf Basis von HTML 5, der kontinuierlich ausgebaut wird. Außerdem profitieren Anwender von vielen weiteren Neuerungen, wie z. B. dem Facelift im Windows-Client oder auch dem Ausbau der mobilen CRM-Lösungen. Bitte beachten Sie, dass einige der hier vorgestellten Funktionen den Einsatz eines Zusatzmoduls voraussetzen. Für Einzelheiten fragen Sie bitte Ihren CAS-Partner. 2 Lizenzierung Mit der neuen Version von CAS genesisworld hat sich die Lizenzierung geändert: Wegfall der S/M/L-Staffelung bei systemweiten Lizenzen Die Preise berechnen sich nach der Anzahl der lizenzierten Benutzer, das entsprechende Zusatzmodul muss für jeden lizenzierten Benutzer im System erworben werden. Zusatzmodul Timezone Das Zusatzmodul Timezone wird für Neukunden nicht mehr angeboten. Übernahme des Zusatzmoduls Load Balancing in die Standard Edition Die Lastverteilung von CAS genesisworld ist nun in der Standard Edition enthalten. Integration des Zusatzmoduls Mobile Apps in Mobility Das Zusatzmodul Mobile Apps wird in das Zusatzmodul Mobility aufgenommen und nicht mehr separat auf der Preisliste aufgeführt. Neues Modul Easy Invoice Ab sofort sind Lizenzen für das neue Modul Easy Invoice erhältlich. Der Leitfaden und die Preisliste enthalten weitere Details. Anbindung an TYPO3-basierte Portale Mit dem neuen TYPO3 connect können Inhalte zwischen CAS genesisworld und Webseiten ausgetauscht werden, die auf TYPO3 basieren. Details und Preise sind bei CAS Software erhältlich. 4

5 Neues in CAS genesisworld x6 Datenschutz und Datensicherheit 3 Datenschutz und Datensicherheit Die Sicherheit ihrer Daten und der Datenschutz sind uns wichtig. Mithilfe der erneuten Kennworteingabe vor der Durchführung eines Datenexports stellen Sie sicher, dass Unternehmensdaten nur autorisierte Personen exportieren und in Drittprodukte übernehmen können. Dabei kann eingestellt werden, ob eine erneute Kennworteingabe nur beim Export der Daten im CSV-Format verlangt wird oder auch, wenn ein Anwender z. B. eine Liste von Adressen drucken möchte. Weitere Rechte regeln, ob Anwender auf das Register Journal zugreifen dürfen. Dabei kann eingestellt werden, ob der Zugriff nur lesend erfolgt oder ob Anwender auch das Recht erhalten, vorherige Werte wieder herzustellen. Anwender selbst werden durch den aktualisierten Leitfaden Datenschutz in CAS genesisworld im verantwortungsbewussten Umgang mit personenbezogenen Daten unterstützt. Zusätzlich wird zur Sicherheit der Zeitpunkt der letzten Anmeldung und der verwendete Client protokolliert und angezeigt. Jeder Anwender kann außerdem eine Übersicht seiner letzten Anmeldungen im Windows-Client öffnen. 5

6 Neues in CAS genesisworld x6 Neuerungen in CAS genesisworld 4 Neuerungen in CAS genesisworld Die Oberfläche des Windows-Clients von CAS genesisworld wurde für die aktuelle Version komplett überarbeitet. Dabei wurden die Prinzipien des Flat Design als grafisch reduzierte und minimalistische Gestaltung berücksichtigt. Durch Entfernen von Farbverläufen, 3D-Effekten und einer klareren Strukturierung der Oberfläche finden sich die Anwender schneller zurecht, ohne auf Gewohntes verzichten zu müssen. 4.1 Komfortable Kommunikation auch international Zur Sicherung und Steigerung der Adressqualität wurde die Pflege von Adressen in CAS genesisworld erweitert. Das Land einer Anschrift wird aus einer vorgegebenen Liste gewählt und hat einen großen Einfluss auf die weiteren Angaben und Möglichkeiten der Vervollständigung einer Adresse. So wird etwa für eine Vielzahl von Ländern eine zum Vornamen passende landesspezifische Anrede vorgeschlagen. Beispiel Für eine weibliche Person aus Frankreich wird für Anrede Madame vorgeschlagen. Nach einer ggf. durchgeführten Erweiterung durch den Administrator, können außerdem Vorschlagswerte für Anrede und Briefanrede von einem weiteren Kriterium abhängen, wie zum Beispiel der bevorzugten Sprache einer Adresse. Auf diese Weise lassen sich auch Adressen aus Ländern mit mehreren Amtssprachen komfortabel pflegen. Passend zum gewählten Land der Adresse können außerdem Ort, Teilort und Bundesländer (o. ä.) für viele europäische Länder vervollständigt werden. 6

7 Neues in CAS genesisworld x6 Neuerungen in CAS genesisworld Das neue Feld Geschlecht einer Adresse ermöglicht bei Serien- s bzw. Serien- Briefen mit Microsoft Word eine Briefanrede (Sehr geehrter Herr Glaser) automatisch in der Sprache der bzw. des Briefs zu erzeugen. Dafür ist das neue Seriendruckfeld Briefanrede in der Dokumentsprache verfügbar. Das bisherige Seriendruckfeld Briefanrede kann weiterhin wie gewohnt verwendet werden. Beim Seriendruckfeld Briefanrede wird der in der Adresse gespeicherte Wert verwendet. Beispiel Die Dokumentsprache einer Serien- ist englisch. Wird das neue Seriendruckfeld Briefanrede in der Dokumentsprache verwendet, wird für jede Adresse eine englische Briefanrede passend zum gespeicherten Wert für das Feld Geschlecht erzeugt. Zur Steigerung der Qualität der Adressdaten kann ergänzend zur Adressprüfung auch eine Adressvervollständigung bzw. korrektur für viele Adressen gleichzeitig durchgeführt werden. Der manuelle Aufwand für die Adresskorrektur kann sich damit deutlich reduzieren. Außerdem können Firmenadressen und Einzelkontakte mit dem Adressdienst Unternehmensverzeichnis.org verbunden und ein Abgleich der Adressdaten durchgeführt werden. Die Zuordnung erfolgt automatisch durch einen Dienst und ist dann vorhanden, wenn in der Adresse die sogenannte EBID-Nummer (European Business Identifier) gespeichert ist. Um den neuen Adressdienst einsetzen zu können, ist eine Registrierung auf Unternehmensverzeichnis.org und die Konfiguration in der Management Konsole erforderlich. 4.2 Vertriebsunterstützung - vom Produkt bis zur Rechnung Pflegen und Verwalten von Produkten und Produktgruppen ist bereits in der Standard Edition von CAS genesisworld möglich. Gespeicherten Produkte können in den Verkaufschancen bzw. mit dem Modul Project bei Projekten als Positionen aufgenommen werden. Dadurch lassen sich einheitliche Dokumente und Reports erstellen. Über das zusätzliche Feld Einkaufspreis eines Produkts wird für die einzelnen Positionen eines Angebots bzw. Auftrags automatisch der Deckungsbeitrag ermittelt. So sind aussagekräftige Auswertungen möglich. Mit den Zusatzmodulen Project oder Sales pro können für die gespeicherten Produkte außerdem umfangreiche Preis- und Rabattlisten sowie individuelle Kundenpreise und Kundenrabatte hinterlegt werden. Diese besonderen Preise werden automatisch beim Anlegen neuer Positionen zu Verkaufschancen bzw. Projekten in allen Clients berücksichtigt. Neben Angeboten lassen sich Belege wie Rechnungen und Gutschriften im Kontext von z. B. Adressen, Verkaufschancen oder Projekten auf Knopfdruck erstellen. Auf Basis dieser Belege werden die entsprechenden Dokumente als PDF erzeugt. 7

8 Neues in CAS genesisworld x6 Neuerungen in CAS genesisworld 4.3 Einfacher installieren - für Anwender und Administratoren Sobald CAS genesisworld einmal mit Administratorrechten unter Windows auf einem Rechner installiert wurde, läuft automatisch ein Dienst auf diesem Rechner. Dieser Dienst prüft in festgelegten Intervallen, ob eine neue Version von CAS genesisworld auf dem eingestellten Applikationsserver von CAS genesisworld verfügbar ist. 8

9 Neues in CAS genesisworld x6 Neuerungen in CAS genesisworld Wird eine neue Version festgestellt, wird diese automatisch heruntergeladen. Ein Anwender kann die Installation sofort starten, wobei der Dienst die Installation übernimmt. Da der Dienst mit Administratorrechten unter Windows gestartet ist, benötigt der Benutzer auf seinem Rechner keine Administratorrechte, um die Aktualisierung durchzuführen. Der Dienst ist aktiv, wenn auf dem Rechner der Windows-Client und damit auch die Management Konsole für CAS genesisworld installiert ist. Läuft auf dem Rechner ein Applikationsserver für CAS genesisworld, ist der Dienst inaktiv. Durch den Dienst werden entsprechend der Windows-Client und die Management Konsole für CAS genesisworld installiert. Die Installation einer neuen Hauptversion kann nicht durch den Dienst durchgeführt werden, wie etwa CAS genesisworld x Mehrsprachige Benachrichtigungen Benachrichtigungen durch den Benachrichtigungs- und Aktionsdienst können in mehreren Sprachen erstellt werden. Benachrichtigungen basieren auf Regeln, bei denen auch die möglichen Empfänger einer gewählt werden. Die Sprache der Benachrichtigung richtet sich nach dem Empfänger. Ein Benutzer von CAS genesisworld erhält die Nachricht in seiner Standardsprache. Die Standardsprache legt der Administrator für einen Benutzer fest. Bei anderen Empfängern wird die entsprechende Adresse in CAS genesisworld gesucht. Die Nachricht wird dann in der Sprach versendet, die im Feld Bevorzugte Sprache eingestellt ist. Benachrichtigungen in mehreren Sprachen setzen voraus, dass die Benachrichtigungen auch mehrsprachig erstellt wurden. 4.5 Formeln automatisch aktualisieren Der Form & Database Designer bietet schon länger Möglichkeiten für Felder, die Formeln zum Berechnen bestimmter Werte enthalten. Das Berechnen der Werte dieser Formeln erfolgt bisher beim Öffnen des Datensatzes oder mit einer Schaltfläche in Listen. Im neuen Bereich Zeitgesteuerte Aktualisierung des Form & Database Designer werden Zeitpläne und Regeln festgelegt, um die Werte von Formelfelder automatisch z. B. nachts neu zu berechnen. So werden aktuelle Werte ohne manuelle Aktualisierung angezeigt. 9

10 Neues in CAS genesisworld x6 SmartDesign Web-Client 5 SmartDesign Web-Client Mit dem SmartDesign Web-Client sind die Daten und viele Funktionen von CAS genesis- World in einer auf HTML5 basierenden Lösung für Browser verfügbar. Anwender finden die von den mobilen CRM-Lösungen bekannten Konzepte des SmartDesigns nun im Browser wieder. Auch die Felder werden verwendet, die als zusätzliche Felder in den mobilen CRM-Lösungen angezeigt werden. Der SmartDesign Web-Client ist aktuell in Deutsch und Englisch verfügbar. 5.1 Allgemeine Funktionen Für viele Datensatz-Typen ist eine App verfügbar. Wird die App geöffnet, werden rechts ein Eingabefeld für die Suche angezeigt. Außerdem werden alle in CAS genesisworld gespeicherten Ansichten des Anwenders für den jeweiligen Datensatz-Typ angezeigt. Anwender können Daten für alle Datensatz-Typen anlegen, bearbeiten und löschen, für die eine App vorhanden ist. Natürlich unter der Voraussetzung, dass die erforderlichen Rechte vorhanden sind. In geöffneten Datensätzen können ebenfalls neue Datensätze angelegt werden, die nach dem Speichern automatisch mit dem geöffneten Datensatz verknüpft sind - mit einer allgemeinen Verknüpfung. Allgemeine Verknüpfungen können mit der Schaltfläche Verknüpfen mit auch für bereits angelegte Datensätze eingetragen werden. In einer lesenden Ansicht von Datensätze werden ausschließlich die Felder angezeigt, die ausgefüllt sind. Daher sind geöffnete Datensätze klar und übersichtlich. 10

11 Neues in CAS genesisworld x6 SmartDesign Web-Client Die Visitenkarte einer geöffneten Adresse enthält im oberen Bereich alle wichtigen Kontaktinformationen dieser Adresse. Über die drei xrm-apps Kunde, Mitarbeiter und Lieferant sind für den jeweiligen Kontext angepasste Ansichten mit den passenden Feldern verfügbar. Der Teamkalender gibt stets einen Überblick über eigene Termine und die von Kolleginnen und Kollegen. Das komfortable Anlegen oder Verschieben von Terminen mit mehreren Teilnehmern ist direkt im Kalender mit Drag & Drop möglich. Um die Datenqualität zu sichern, werden Pflichtfelder und Eingabehilfen wie im Windows-Client von CAS genesisworld unterstützt. Dies umfasst auch die Felder Typ und Status mit typabhängigen Eingabehilfen. Typ und Status ist ab der Premium Edition enthalten. 5.2 Vertriebsunterstützung im Browser Neben dem Zugriff auf die kundenrelevanten Daten können Anwender mit der entsprechenden App direkt Verkaufschancen bearbeiten. So lassen sich Produktpositionen pflegen und unter Berücksichtigung von Preis- und Rabattlisten maßgeschneiderte Angebote als Verkaufschance hinterlegen. Durch die flexible Verknüpfungsfunktion lassen sich Folgeaktionen planen und erfassen. Um die Kommunikation mit dem Kunden optimal zu gestalten, sind die in CAS genesis- World gepflegten Dokumentvorlagen verfügbar. Damit werden mit dem Browser personalisierte Briefe mit Microsoft Word erstellt. 11

12 Neues in CAS genesisworld x6 SmartDesign Web-Client Falls für eine Adresse eine Verbindung zu Unternehmensverzeichnis.org vorhanden ist, kann ein Anwender aus dem geöffneten Datensatz direkt auf die weiteren Informationen von Unternehmensverzeichnis.org zugreifen. 5.3 Module im Browserclient Über die App für Report sind die gewohnten Berichte auch im Web-Client vorhanden. Abhängig von der Konfiguration für Berichte im Windows-Client von CAS genesisworld werden die Daten als HTML-Tabelle oder als PDF-Datei angezeigt. Auch aus einem geöffneten Datensatz können Berichte auf Basis von Berichtsvorlagen erstellt werden. Fragebögen können für alle Einzelkontakte, Firmen und Ansprechpartner angelegt und ausgefüllt werden. Auf angelegte Fragebögen kann über die entsprechende App zugegriffen werden. Auch Zeiterfassungen können über eine eigene App für Ressourcenpläne und ebenso z. B. aus geöffneten Aufgaben erfasst werden. Die Zeiterfassung im Web-Client hat einen geringeren Funktionsumfang als im Windows-Client. 12

13 Neues in CAS genesisworld x6 SmartSearch finden leicht gemacht 6 SmartSearch finden leicht gemacht SmartSearch bietet eine neue Art der Suche in den Daten von CAS genesisworld. Für diese Suche werden die Daten auf Basis mehrerer Kriterien wie der Aktualität der Datensätze, Teilnehmer und Verknüpfungen nach ihrer Relevanz klassifiziert und in einem Index bereitgestellt. Dieser Index kann dann über alle Datensatz-Typen hinweg schnell durchsucht werden und liefert auch bei großen Datenmengen passende Ergebnisse. Die erste Version von SmartSearch ist auf die drei Datensatz-Typen Adresse, Termine und Dokumente beschränkt. In kommenden Software-Updates sollen weitere Datensatz-Typen und Möglichkeiten der Konfiguration hinzukommen, um z. B. auch eigene Felder und Datensatz-Typen zu berücksichtigen. Der Dokumenteninhalt von Archivdokumenten wird aktuell noch nicht durchsucht. SmartSearch ist vorerst nur im SmartDesign Web-Client durch Aufruf der App für SmartSearch verfügbar. Eine Integration in den Windows-Client und weitere mobile CRM-Lösungen wird folgen. 13

14 Neues in CAS genesisworld x6 Mobile CRM-Lösungen 7 Mobile CRM-Lösungen Mit der neuen Windows 8-App Mobile CRM for Windows sind die mobilen CRM- Lösungen für CAS genesisworld für die gängigen Betriebssystem ios, Android und Windows verfügbar. Außerdem kann die App für Android auch in der Blackberry World für mobile Endgeräte mit Blackberry ab Version 10.2 heruntergeladen werden. Die mobilen CRM-Lösungen sind für den Einsatz auf Tablets optimiert und bieten die wichtigsten Funktionen wie den Zugriff auf Kundendaten und Termine für unterwegs. Die Apps können in allen zehn Sprachen von CAS genesisworld gestartet werden, wobei nach Möglichkeit die Sprache des mobilen Endgeräts verwendet wird. Werden Primärverknüpfungen in CAS genesisworld eingesetzt, werden diese automatisch auch beim Anlegen neuer Datensätze mit den Apps für ios bzw. Android angelegt. So haben z. B. Telefonate automatisch eine Primärverknüpfung zur Adresse, wenn das Telefonat aus einer geöffneten Adresse angelegt wird. Weiteres Highlight der Apps für Android und ios ist die Pflege von Produktpositionen für Verkaufschancen. Auf diese Weise können unterwegs alle wichtigen Informationen unter anderem zum Kunden, zum Termin und zur Verkaufschancen erfasst und bearbeitet werden. Auf dem mobilen Endgerät gespeicherte Dateien oder Anhänge von s im Exportformat GBT von CAS genesisworld können direkt mit der App geöffnet werden. Enthält die GBT-Datei mehr als einen Datensatz werden die Datensätze in einer Liste in der App angezeigt. 14

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