Empfehlungen für die elektronische Archivierung

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1 Your information. Managed & Archived. Empfehlungen für die elektronische Archivierung swissdigin-forum 21. Juni

2 Agenda 1. Einführung 2. Herausforderungen 3. Lösungsempfehlung 4. Vorteile 5. Ordnung muss sein 6. Zusammenfassung

3 Arcplace Überblick - Unabhängige Schweizer IT-Firma / gegründet Spezialisiert in Informationsmanagement und Archivierungslösungen - Büros in Zürich und Lausanne - Scan Center in Glattbrugg - Über 70 Mitarbeitende und 800 Kunden - ISO zertifiziert

4 Arcplace Lösungen Für Dokumente - Scan & Capture - Digitaler Posteingang - Rechnungsverarbeitung / P2P - Elektronische Dossiers - Rechtskonforme Archivierung Für Daten - Datenanalyse - / IM Archivierung - File Archivierung - SAP Archivierung - Server & Endgeräte Backup Umsetzung In-house Managed Cloud BPO

5 Agenda 1. Einführung 2. Herausforderungen 3. Lösungsempfehlung 4. Vorteile 5. Ordnung muss sein 6. Zusammenfassung

6 Herausforderung 1: Komplette Digitalisierung Vorher

7 Herausforderung 1: Komplette Digitalisierung Nachher Digitales Archiv Digitalisierte Abläufe

8 Herausforderung 2: Umfang der Archivierung Rechnungen Weitere Dokumenttypen E-Archiv PDF- Rechnungen Klassische E-Rechnungen Bestellungen Lieferscheine Papierrechnungen Protokolle Verträge Etc.

9 Herausforderung 2: Umfang der Archivierung Jeder Bereich hat eigene Archivierungsanforderungen

10 Lösungsanforderungen Die Lösung soll 1. Alle Dokumenttypen archivieren können 2. Die Digitalisierung der verbundenen Geschäftsprozesse erlauben 3. Alle Bereiche der Firma unterstützen

11 Agenda 1. Einführung 2. Herausforderungen 3. Lösungsempfehlung 4. Vorteile 5. Ordnung muss sein 6. Zusammenfassung

12 Lösungsempfehlung ECM Enterprise Content Management

13 Umfrage: Was gehört für Sie zu ECM? Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

14 Umfrage: Welche ECM Fachbegriffe kennen Sie? Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

15 ECM Hauptfunktionen 1. Import 2. Workflow 3. Zugriff 4. Integration 5. Messen 6. Archivieren

16 1. Import & Fax Server Mobile Geräte ECM SharePoint & File-Server Dokumente & Formulare (strukturiert / unstrukturiert) Papierdokumente Mainframe & Datenströme

17 2. Workflow ECM

18 3. Zugriff ECM Personalisiert Integriert Mobil Offline Erweitert

19 4. Integration ECM

20 5. Messen ECM

21 6. Archivieren Rechtskonform ECM Geschützt Retention- und Records- Management

22 Rechtskonforme Archivierungsvarianten Lösungsansatz 1 Integrität Zeitpunkt der Archivierung Zugriffslog Soft-WORM Soft-WORM Applikation Lebenszyklus Applikation

23 Rechtskonforme Archivierungsvarianten Lösungsansatz 1 Lösungsansatz 2 Integrität Soft-WORM Applikation Zeitpunkt der Archivierung Soft-WORM Applikation Zugriffslog Applikation Applikation Lebenszyklus Applikation Applikation

24 Rechtskonforme Archivierungsvarianten Lösungsansatz 1 Lösungsansatz 2 Lösungsansatz 3 Integrität Soft-WORM Applikation E-Signatur Zeitpunkt der Archivierung Soft-WORM Applikation E-Signatur Zugriffslog Applikation Applikation Applikation Lebenszyklus Applikation Applikation Applikation

25 Beispiel: Kreditorenrechnungen Workflow A. Rechnungseingang Papierrechnungen Scannen Daten extrahieren Validieren E-Rechnungen Übertragen Daten empfangen Daten parsen B. Verarbeitung C. Archivierung Matching (optional) Prüfen und genehmigen Weiterleiten zur Zahlung Gesetzeskonforme Ablage

26 Beispiel: Kreditorenrechnungen Archivierung Was muss archiviert werden? 1. Papierrechnungen - Rechnungsbild (z.b. als PDF) - Falls elektronische Rechnungsverarbeitung - Umlaufprotokoll - Anhänge 2. PDF-Rechnungen - Rechnungsbild (als PDF) - Falls elektronische Rechnungsverarbeitung - Umlaufprotokoll - Anhänge 3. E-Rechnungen - Rechnungsbild (als PDF) - XML-Datei (mit Rechnungsbild, Signatur und Signaturprüfung) - Falls elektronische Rechnungsverarbeitung - Umlaufprotokoll - Anhänge

27 Agenda 1. Einführung 2. Herausforderungen 3. Lösungsempfehlung 4. Vorteile 5. Ordnung muss sein 6. Zusammenfassung

28 Umfrage: TOP-5 Nutzen von ECM Lösungen? 1. Schneller Zugriff auf Informationen 2. Sicherheit vor Informationsverlust 3. Aufwand und Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken 4. Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit 5. Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien Quelle: ECM im Mittelstand, Frühjahr 2015, BITKOM

29 Agenda 1. Einführung 2. Herausforderungen 3. Lösungsempfehlung 4. Vorteile 5. Ordnung muss sein 6. Zusammenfassung

30 Ordnung in der Archivierung

31 Ordnung in der elektronischen Archivierung Wichtig für die Ordnung sind 1. Klare Verantwortlichkeiten - Wer archiviert (welche Systeme und/oder Personen)? - Wer ist für die Qualität des Archivs zuständig? 2. Gute Abläufe - Wie kommen Dokumente ins E-Archiv? - Wie wird sichergestellt, dass die Dokumente richtig indexiert werden? 3. Effiziente Zugriffe - Einfache Suchmöglichkeiten (nach Indexwerten) - Zugriffe aus führenden Fachapplikationen (z.b. FIBU-System für Rechnungen) - Ablage nach Geschäftsfällen (z.b. Rechnung in ein Bestelldossier)

32 Ordnung in der elektronischen Archivierung Und nicht vergessen eine gute Dokumentation der Lösung - Lösungskonzept - Benutzer Handbücher - Verfahrensdokumentation

33 Agenda 1. Einführung 2. Herausforderungen 3. Lösungsempfehlung 4. Vorteile 5. Ordnung muss sein 6. Zusammenfassung

34 Zusammenfassung Herausforderungen an ein E-Archiv - Es soll alle Dokumenttypen archivieren können - Es soll die Digitalisierung der verbundene Geschäftsprozesse unterstützen Arcplace empfiehlt ein ECM System - Für die rechtskonforme elektronische Archivierung - Um die digitale Transformation voran zu treiben ECM Vorteile - Effizienzsteigerung - Höhere Sicherheit - Bessere Compliance Ordnung muss sein - Das beste System bringt nichts ohne Ordnung!

35 Fragen & Antworten??

36 Your Information. Managed & Archived. Besten Dank Für weitere Informationen besuchen Sie: Oder kontaktieren Sie uns: Tel