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2 Inhaltsverzeichnis EASY for Navision Einleitung... 3 Architektur... 7 Lizenzen... 8 MD NAV-Lizensierung... 8 EASY- Lizensierung

3 EINLEITUNG EASY for NAVISION ist die durch die Anbindung an das führende Dokumentenmanagementsystem EASY ENTERPRISE perfekte Ergänzung zu Microsoft Dynamics NAV (im weiteren MD NAV; früher MBS NAVISION). Interne sowie externe Dokumente aller Art werden revisionssicher archiviert und stehen jederzeit zur Anzeige in MD NAV zur Verfügung. Die vorstehende Grafik veranschaulicht aus der Sicht des Anwenders die wichtigsten Komponenten und Datenflüsse, die im Zusammenspiel von MD NAV und EASY ENTERPRISE eine Rolle spielen. Die Grafik ist keine Darstellung der technischen Komponenten von EASY for NAVISION. 3

4 Beim Einsatz von EASY for NAVISION sind zwei grundsätzlich verschiedene Fälle des Arbeitsablaufs nach der Belegherkunft zu unterscheiden: 1. die Archivierung von internen Belegen, die in MD NAV selbst erzeugt wurden, beispielsweise Verkaufsrechnungen und 2. die Archivierung von externen Belegen, die in Papierform das jeweilige Unter-nehmen erreichen, z. B. Einkaufsrechnungen, und durch Scannen digitalisiert und archiviert werden. Relevant ist dieser Unterschied nicht nur wegen der unterschiedlichen Herkunft der Belege, sondern auch wegen der unterschiedlichen Möglichkeiten der Zuordnung von Belegen zu Vorgängen. Unter einem Vorgang ist in der Regel eine Gruppe von Belegen zu verstehen, die inhaltlich zusammengehören, also z. B. die Belegkette von der Angebotserstellung über den Verkaufsauftrag, den Lieferschein bis zur Rechnung o.ä. Für die Zuordnung von MD NAV-Belegen zu Vorgängen gibt es beim Einsatz von EASY for NAVISION auf allen relevanten Belegen in MD NAV das Register Archiv mit dem einzigen Feld Vorgangsnr. Zudem ist ein Automatismus implementiert, der sicherstellt, dass zu Beginn der Belegkette eine Vorgangsnummer vom System erzeugt wird und bei der Erzeugung eines Belegs aus einem anderen die vorhandene Vorgangsnummer immer weitergereicht wird. Interne Belege sind daher üblicherweise automatisch einem Vorgang zugeordnet. Da auch alle anderen für die Archivierung relevanten Daten im Normalfall vorhanden sind, bilden interne Belege meist einen vollständigen Datensatz und können ohne Nachbearbeitung automatisch ins Archiv übergeben werden. Dies ist bei externen Belegen natürlich nicht der Fall. Die in Papierform eintreffende Einkaufsrechnung eines Lieferanten weiß natürlich nicht, zu welchem MD NAV-Vorgang sie gehört, und das System kann dies in der Regel auch nicht automatisch feststellen. Daher ist in der Regel die manuelle Zuordnung von externen Belegen zu MD NAV-Vorgängen notwendig. Deshalb werden archivierte externe Belege zunächst in ein so genanntes Abwarten Buch.-Blatt von MD NAV übertragen, in dem die Zuordnung zu einem Vorgang vorgenommen werden kann. (Eine Ausnahme von dieser Regel bildet die Rückkehr von intern erzeugten Belegen, die als externe Belege wieder zurückkommen und gescannt werden, so z. B. Lieferscheine, die in MD NAV erzeugt werden und deren Kopie mitsamt der Unterschrift des Empfängers archiviert werden soll. Hier ist über eine entsprechende Einstellung der Barcode-Erzeugung sicherzustellen, dass dieser Beleg automatisch vom System einem Vorgang zugeordnet werden kann). Grundsätzlich sollte jeder zu archivierende Beleg einem Vorgang zugeordnet werden, denn erst dann wird klar, zu welchem Geschäftsvorfall er gehört. Ein isolierter Beleg ohne Vorgangsbezug ist in der Regel wertlos. (Auch hier 4

5 gibt es wieder Ausnahmen, beispielsweise zu archivierende Korrespondenz z. B. mit einem Anwalt wegen einer Rechtsstreitigkeit, die keinem normalen Geschäftsvorfall zuzuordnen ist). Der Standardweg eines internen Belegs in das Archiv beginnt mit dem Druck oder mit der Buchung. Alle gebuchten Belege werden grundsätzlich bei der Buchung archiviert. Ob gedruckte Belege beim Ausdruck archiviert werden sollen, wird in den entsprechenden Druckreports festgelegt. D.h., bei der Implementierung von EASY for NAVISION müssen alle Druckreports für die Belege angepasst werden, die archiviert werden sollen. Hier kann ggf. auch für den Druck von den gebuchten Belegen eine separate Archivierung der Druckversion programmiert werden. Durch die Buchung oder den Druck des Belegs wird eine Eintragung in der so genannten Archiv-Warteschlange ausgelöst. Gleichzeitig oder zeitversetzt kann der Beleg für die Archivierung vorbereitet werden. Diese Vorbereitung der Archivierung umfasst das Schreiben der Indexdaten für EASY ENTERPRISE in eine temporäre Tabelle und das Erstellen einer PDF-Version des Belegs, die zunächst auf der Festplatte des Servers abgelegt wird. Wiederum gleichzeitig oder zeitversetzt erfolgt die eigentliche Archivierung. Dabei geschehen drei Dinge: 1. die Übertragung des PDF von seinem temporären Speicherort auf der Server-Festplatte in das Archiv; 2. werden die temporären Indexdaten in die entsprechenden Indexfelder von EASY ENTERPRISE geschrieben; 3. wird in MD NAV ein so genannter Archivprotokollposten gebildet, der dauerhaft die Archivierung dokumentiert und aus MD NAV zu Recherchezwecken eingesetzt werden kann. Der Archivprotokollkosten enthält alle relevanten Daten wie Beleg-ID, Vorgangsnummer, die Indexdaten und die Referenz auf die Archivmappe von EASY ARCHIV. Die Recherchemöglichkeiten von EASY ENTERPRISE werden somit um die Recherchemöglichkeiten in MD NAV, beispielsweise über Navigate, erweitert. Je höher das Belegaufkommen in einem Unternehmen, desto sinnvoller ist es, die Möglichkeiten der zeitlichen Versetzung für die verschiedenen Stufen der Archivierung zu nutzen. Da die Erstellung des PDFs und die eigentliche Archivierung die Performance des Systems beanspruchen, ist es zweckmäßig, diese Vorgänge so weit wie möglich vom Tagesgeschäft zu entkoppeln und beispielsweise nachts von einer Stapelverarbeitung durchführen zu lassen. EASY for NAVISION bietet verschiedene Möglichkeiten der zeitlichen Steuerung der Archivierungsschritte. 5

6 Der Standardweg eines externen Belegs in das Archiv beginnt mit dem Scannen. Sinnvollerweise wird vor dem Scannen ein Barcode auf dem Beleg angebracht und mitgescannt. Der Barcode identifiziert den Beleg in eindeutiger Weise und stellt sicher, dass der Beleg mit einer individuellen Identifikationsnummer versehen ist, die vom System automatisch erkannt wird. (Es ist zwar nicht zwingend notwendig, jedem Beleg eine individuelle ID zuzuordnen, aber dies erleichtert das Handling der Belege). Der gescannte Beleg wird direkt ins Archiv übergeben. EASY for NAVISION durchsucht in frei definierbaren Intervallen das Archiv auf neu eingegangene externe Belege. Wird solch ein Beleg gefunden, wird von EASY for NAVISION ein Eintrag im Abwarten Buch.-Blatt in MD NAV vorgenommen. Hier sollte der Beleg durch einen Sachbearbeiter manuell einem Vorgang zugeordnet werden. Alle anderen relevanten Daten wie zum Beispiel Kreditor und Auftragsnummer können dann automatisch vom System dem Beleg zugeordnet werden. Ist der Beleg auf diese Weise vervollständigt, kann er verbucht werden. Dabei wird zum einen ein Archivprotokollposten gebildet und die ergänzten Daten des Belegs werden in die Indexfelder von EASY ENTERPRISE übertragen. Von zentraler Bedeutung für EASY for NAVISION sind die so genannten Export- und Import-Definitionen. Über sie wird festgelegt, wie der Export interner Belege in das Archiv und der Import der Daten externer Belege nach MD NAV stattfinden. Für jede Belegart sollte zweckmäßigerweise eine eigene Definition eingerichtet werden. In den Export-Definitionen wird festgelegt, aus welchen Tabellen und Feldern von Navision Daten in die einzelnen Indexfelder von EASY ENTERPRISE übertragen werden sollen. In den Import-Definitionen wird insbesondere festgelegt, um welche Daten der weitgehend informationsarme gescannte Beleg in MD NAV ergänzt wird, damit ihm die für die Archivierung notwendigen Indexinformationen zur Verfügung stehen. Für jeden exportierten und für jeden importierten Beleg können zudem automatisch Aktivitätenprotokollposten im CRM-Modul von MD NAV angelegt werden. Auch diese Funktionalität von EASY for NAVISION wird über die Export- und Import- Definitionen gesteuert. Da es durchaus sinnvoll ist, hier das Systemverhalten für jede Belegart individuell zu steuern, sollte wie oben erwähnt, für jede Belegart eine eigene Definition angelegt werden. 6

7 ARCHITEKTUR Generell arbeitet der MD NAV Client über den EASY XML-Server mit dem EASY ENTERPRISE Server zusammen. Die Kommunikation zwischen jedem MD NAV Client und dem EASY XML-Server erfolgt über den Automation Server EASY Navision Communication Component (ENCC). Dieser Server erweitert lediglich MD NAV um die Fähigkeit zur HTTP-Kommunikation. Die zeitgesteuerte Archivierung und die Importüberwachung kann vom MD NAV Client oder vom Navision Application Server (NAS) durchgeführt werden. 7

8 Lizenzen Der Einsatz von EASY for NAVISION erfordert zusätzliche Lizenzen. Die Lizenzierung erfolgt dabei zum einen auf der Seite des EASY-Archivs und zum anderen auf MD NAV Seite. MD NAV-Lizensierung Zunächst ist für EASY for NAVISION das Granule Revisionsarchiv notwendig. Auf der MD NAV Seite werden die Client- und Serverlizenzen benötigt, die im Regelfall bereits vorhanden sind. Soll ein NAS für die automatische Archivierung und die Importüberwachung eingesetzt werden, ist eine Lizenz für den NAS notwendig. Wichtig ist dabei, dass ein NAS nicht mandantenfähig ist, d. h. für jeden Mandanten wird ein NAS benötigt. Der Einsatz eines NAS ist nicht zwingend notwendig, jedoch sehr zu empfehlen, da er unbeaufsichtigt im Hintergrund als Dienst die Aufgaben automatisch ausführt. EASY- Lizensierung Jeder MD NAV-Client der archiviert und recherchiert benötigt eine EASY-NAVISION Lizenz. Je nach EASY- Lizenzmodell können concurrent- oder named-lizenzen eingesetzt werden. Für die Archivierung und Importüberwachung ist eine named-easy-base Lizenz zu empfehlen, um sicherzustellen, dass für die Archivierung stets eine Lizenz zur Verfügung steht. Jeder Benutzer darf aus MD NAV heraus automatisch archivieren, aber nicht jeder hat auch automatisch das Recht, in Archiven zu recherchieren. Dies ist über Lizenzen und Berechtigungen durch den jeweiligen Administrator geregelt, bzw. durch die Anzahl erworbener Lizenzen. Ebenso können Archive für bestimmte Benutzer freigegeben oder zur Ansicht gesperrt werden. Zugriffsberechtigung Grundsätzlich wird die Zugriffsberechtigung durch den EASY Server gesteuert. Detailliertere Informationen entnehmen Sie bitte den entsprechenden Informationsbroschüren und Dokumentationen von EASY ENTERPRISE. 8

9 . EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr Telefon: +49 (0) 208/ Telefax: +49 (0) 208/ Internet: EASY SOFTWARE (UK) PLC. Refl ection House, Olding Road, Bury St. Edmunds Suffolk, IP33 3TA, UK Telefon: +44 (0) 12 84/ Telefax: +44 (0) 12 84/ Internet: EASY SOLUTIONS Archivierungs- und Informationssysteme GmbH Sebastian-Kneipp-Straße 12 A-5020 Salzburg, Österreich Telefon: +43 (0) 662/ Telefax: +43 (0) 662/ offi Internet: EASY SOFTWARE INC. 70 E. Swedesford Road, Suite 150 Great Valley, PA 19355, USA Telefon: / Telefax: / Internet: EASY SOFTWARE AG. Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen vorbehalten. EASY, EASY WARE, EASY CAPTURE, EASY DMS, EASY ARCHIV, EASY WEB, EASY PORTAL, EASY IQ classify, EASY xbase, EASY LOGISTICS CENTER, EASY ENTERPRISE und das ENTERPRISE-Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der EASY SOFTWARE AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Navision ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Business Solutions ApS in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Microsoft Business Solutions ApS ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation. SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Lotus, Notes, Domino sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der IBM International Business Machines Corporation in den USA, Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der entsprechenden Hersteller. 9

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