FileDirector Der neue FileDirector Version 2 Niedrigere Kosten, erhöhte Effizienz und ein gesicherter Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen

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1 FileDirector enterprise Der neue FileDirector Version 2 Niedrigere Kosten, erhöhte Effizienz und ein gesicherter Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen

2 The Die Solution Lösung, die sich that Ihren tailors Anforderungen itself to your anpasst needs Ganz gleich wie groß Ihr Unternehmen ist, durch die Nutzung der leistungsstarken Funktionalitäten einer Document Management Lösung können Sie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erringen. FileDirector ist das Werkzeug für die Verwaltung und Verbreitung von Informationen. Mit seiner Hilfe verkürzt sich der Zeitaufwand für die Administration und der Zugriff auf die Informationen innerhalb Ihres Unternehmens beträchtlich. Möglich wird dies durch die zentrale Erfassung auf digitalen Speichermedien und die intelligente Aufbereitung der Informationen. Über Internet oder Intranet können Sie jederzeit schnell und sicher auf diese zugreifen. Jeder Anwender kann dabei die eigenen Informationen effizient verwalten, d.h. sie zügig erfassen, wieder finden und verteilen. Durch den Einsatz flexibler Bausteine passt sich FileDirector den wechselnden Anforderungen Ihres Unternehmens an, unabhängig davon ob Sie fünf, 5000 oder noch mehr Mitarbeiter haben. Mit FileDirector ist Ihr Unternehmen für die Zukunft gerüstet.

3 Browsergestützter Client Das FileDirector 2.0 Interface löst Sie von den Zwängen Ihrer IT-Infrastruktur. Die gesamte Applikation kann direkt aus einem Microsoft Internet Explorer gestartet werden und nahezu alle Funktionen können ohne Installation sofort genutzt werden, wenn das Microsoft.NET Framework 2.0 installiert ist. Das Anwenderprogramm WinClient kann unkompliziert an die Mitarbeiter verteilt werden. Senden Sie einfach einen Link oder verteilen Sie einen Browserfavoriten, und schon können Sie loslegen! Auch vom Home-Office aus können Sie auf diese Weise einfach Ihren FileDirector Windows Client benutzen und sicher auf Ihre Informationen zugreifen. Das Anwenderprogramm WinClient kann leicht in andere Applikationen eingebettet werden, so dass die volle Funktionalität Ihres Dokumentenmanagementsystems in der meistgenutzten Anwendung in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht.

4 Datenerfassung leicht gemacht Analoge Dokumente Die Anwendersoftware des FileDirectors verfügt über viele Erfassungsmöglichkeiten, d.h. Sie benötigen nicht eine Anwendung für das Erfassen und eine weitere für das Recherchieren. Darüber hinaus können Scanprofile erstellt werden, die Einstellungen für das Erfassungssystem enthalten und die so konfiguriert werden können, dass Sie Dokumente unter festgelegten Kategorien speichern können. Eine Vielzahl von Eingabesystemen können durch ISIS und TWAIN unterstützt werden. FileDirector besitzt eine Schnittstelle zu ShareScan OP von ecopy, so dass Sie Ihre Dokumente direkt von Ihren multifunktionalen Drucksystemen an den FileDirector senden können. Elektronische Dokumente Warum speichern Sie nicht alle Ihre elektronischen Dokumente in FileDirector? Durch die Integration des FileDirectors in Microsoft Office-Anwendungen oder die Verwendung des Windows Explorers ist dies ein unkomplizierter Vorgang. Senden Sie das Dokument einfach an FileDirector, und schon können Sie es katalogisieren. Oder Sie lassen FileDirector Informationen, wie den Dateinamen und das Datum, automatisch aufnehmen. Indexinformationen Die manuelle Eingabe von Indexinformationen für das spätere Auffinden von Dokumenten ist sehr zeitintensiv. Scanprofile können so eingestellt werden, dass sie automatisch eine Formularerkennung durchführen. Aus dem gescannten Dokument werden die Indexinformationen herausgelesen. Zusätzlich können Indexinformationen automatisch aus anderen Systemen importiert werden. Die Dokumente können einer Volltexterkennung unterzogen werden, so dass Sie anhand bestimmter Inhalte nach einem Dokument suchen können. Ferner können die Indexfelder für die Erfassung automatischer Werte wie Zeitdaten oder Zählfelder eingestellt werden. Die meisten Arbeiten werden über die WinClient Toolbox ausgeführt.

5 Mit Dokumenten arbeiten Dokumente finden Nutzen Sie einfach die definierten Indexfelder zur Suche, um innerhalb eines ganzen Aktenschranks oder innerhalb eines Dokumententyps die gewünschten Informationen zu finden. Sie können auch die Option Volltextsuche nutzen, um über den Inhalt die gewünschten Dokumente zu finden. Die gefundenen Dokumente werden in der Trefferliste aufgeführt, die sortiert und gefiltert werden kann. Doppelklicken Sie in dieser Liste auf das gewünschte Dokument, und es wird im Anzeigefenster dargestellt. FileDirector unterstützt über 200 verschiedene Dateiformate. Sie können deshalb in den meisten Fällen das Dokument anzeigen, ohne dass die dazugehörige Anwendung benötigt wird. Dokumente bearbeiten Bevor ein Dokument bearbeitet werden kann, wird es ausgecheckt, das heißt niemand anderes kann es zur gleichen Zeit bearbeiten. Hinterher wird das geänderte Dokument als Revision gespeichert. Jede Änderung ist dabei als solche erkennbar. Ein in FileDirector archiviertes Dokument kann eine Mischung aus Bildseiten und elektronischen Dokumentenseiten (z.b. Word) enthalten; jede Seite kann bearbeitet werden. Sie können auch Seiten einfügen, anhängen, ersetzen oder löschen. Wenn Sie ein elektronisches Dokument bearbeiten möchten, benötigen Sie die zum Dateityp gehörende Anwendung, mit der es erstellt wurde. Auf Bildseiten können Sie Anmerkungen verfassen, Abschnitte hervorheben, Stempel, Unterschriften oder Merkzettel einfügen. Sie können sogar Hyperlinks zu Webseiten oder anderen FileDirector Dokumenten auf dem Dokument einfügen.

6 The Solution that Architektur tailors und itself to Sicherheit your needs Intranet-/Internet-Transparenz. Der FileDirector-WinClient ist nichts anderes als eine Windows- Anwendung mit universellen Kommunikationseigenschaften eines Browsers. Im Gegensatz zu anderen Lösungen bietet der FileDirector daher auch bei einem Web-Zugriff Funktionen wie Scannen oder die Bearbeitung von Dokumenten. Offen und Zukunftssicher Dank XML und.net Der FileDirector ist ein.net-basiertes Dokumenten Management System, das konsequent offene Formate wie XML, SOAP, WSDL und HTTP einsetzt, also flexibel für den Austausch von Daten über die Grenzen eines herkömmlichen DMS hinaus ist. Mit XML lassen sich plattformübergreifend Indexinformationen und Metadaten in leicht lesbarer Form ablegen und auch von fremden Anwendungen nutzen. Das ist Sicherheit für die Zukunft. Die Sicherheitstechnologie Der FileDirector unterstützt nahezu alle verfügbaren Sicherheitstechnologien: z.b. SSL Online Datenverschlüsselung bis zu 168 Bit, digitale Signaturen und Zertifikate. Dabei regeln Windows und FileDirector den Zugang im Team: Windows sorgt für die Authentifizierung, FileDirector entscheidet, auf welche Dokumente der Nutzer zugreifen darf. 3-Schicht-Lösung FileDirector ist als sichere 3-Schicht-Lösung programmiert, dadurch kann der FileDirector WinClient einfach und mit allen Features genutzt werden, aber die Benutzer können nicht direkt auf die Datenquelle zugreifen. Als erste Schicht dient die Microsoft SQL- oder Oracle- Datenbank, als Zweite der FileDirector-Server und als Dritte schließlich der FileDirector WinClient, der Browser bzw. das SDK. Aufgrund dieser Architektur läuft das System besonders stabil und bedarf kaum der Wartung. Die Skalierbarkeit Um FileDirector in Unternehmen jeder Größe flexibel einsetzen zu können, wurde schon bei der Entwicklung größter Wert auf die Skalierbarkeit gelegt. Um die Performance des gesamten Systems zu optimieren oder die permanente Verfügbarkeit zu garantieren, können sowohl die Datenbank als auch der FileDirector-Server über mehrere Systeme verteilt werden. Zusätzliche Server können für eine sichere Lastenverteilung oder Redundanz sorgen.

7 Datenspeicherung ist für FileDirector kein Problem. Egal ob für Indexdaten und Volltextsuche Microsoft SQL Server oder Oracle verwendet wird, FileDirector ist in jeder Hinsicht flexibel und an Ihre bestehende Infrastruktur anpassbar. FileDirector unterstützt verschiedene Arten der Dokumentenspeicherung: Jukeboxen, SAN/NAS, Festplatten, Container sowie viele andere Speichersysteme. Unix, Linux, Mac und Co. Schon jetzt kann der FileDirector heterogen auf allen Windows-Plattformen (ab Windows 2000) eingesetzt werden. Da die Schnittstelle zum FileDirector dank.net keine proprietären Elemente enthält, können ohne viel Aufwand auch Arbeitsplätze oder Server unter Unix etc. auf die archivierten Dokumente zugreifen. Natürlich ist ein klassischer Browserzugang jederzeit plattformunabhängig möglich.

8 FileDirector Features: Codeless Connector Der Codeless Connector des FileDirectors ermöglicht es Ihnen, mühelos Anwendungen von Drittanbietern dokumententauglich zu machen. Dies geschieht, indem Links zwischen den Datenfeldern in FileDirector und der anderen Anwendung erstellt werden. Danach kann man von der anderen Anwendung aus im FileDirector nach Dokumenten suchen, Indexdaten bearbeiten, sogar Scanvorgänge können im FileDirector unter Berücksichtigung der vorhandenen Indexdaten angestoßen werden das alles ohne eine einzige Zeile zu programmieren. Prozesssteuerung leicht gemacht Der Weg eines Dokuments durch Ihr Unternehmen lässt sich mit FileDirector einfach steuern. Im grafischen Prozessdesigner sind die einzelnen Schritte Ihres Prozesses übersichtlich dargestellt. Die Druckfunktion des Prozessdesigners hilft Ihnen bei der Dokumentation im Qualitätsmanagement. Abwesenheitsfunktionen und Warnschwellen verhindern, dass Prozesse ins Stocken geraten. Anwender werden mit einfachen, von Ihnen individuell gestalteten Meldungen durch die tägliche Informationsflut geleitet. Das Mailsystem weist auf neue, wartende Dokumente hin. Es kann jederzeit nachvollzogen werden, in welchem Prozessschritt sich ein Dokument befindet. Eingebautes SDK Sie können mit dem SDK Ihre eigenen Anwendungen entwickeln oder für sich entwickeln lassen, egal ob Windows oder Webbasiert. Das SDK des FileDirectors ermöglicht es Ihnen diese nahtlos in den FileDirector zu integrieren. So können Sie neue Dokumente erstellen, bestehende Dokumente aktualisieren, im gesamten Dokumentenbestand recherchieren, die Sicherheit verwalten und vieles mehr. Web Integration Integrieren Sie die Browserabfrage-Funktion des FileDirectors in Ihr Intranet oder sogar in Ihre Internetseite. Mit dem WebServer des FileDirectors ist das eine einfache Angelegenheit. Der WebServer kann so eingestellt werden, dass er vom Benutzer bei Bedarf Sicherheitsnachweise verlangt, wobei die verfügbaren Dokumente unter strikter Kontrolle gehalten werden.

9 Ganz neu: Replikation zu Backupzwecken, Redundanz oder Verteilung in Zweigstellen FileDirector Server kann optional mit anderen FileDirector Servern Dokumente über das http(s)- Protokoll austauschen. Das SiteReplication-Modul minimiert Ihre Ausfallzeiten, da Sie im Schadensfall nicht auf Ihre wertvollen Informationen verzichten müssen, denn sie sind bereits auf dem Backup-Server vorhanden. Auch Massen von Daten können nachts von einem zentralen FileDirector- Server an Zweigstellen verteilt werden (oder umgekehrt). Zugriffsgeschwindigkeiten auf Dokumente in schwach angebundenen Standorten können so erhöht werden. Berge von Papier jetzt noch schneller klassifizieren und indizieren Mit der intelligenten, selbstlernenden FreeForm-OCR können Sie jetzt noch schneller die wesentlichen Informationen aus einem Dokument zur Indizierung verwenden. Stapel von Dokumenten können mit dieser neuen Funktion zügig automatisch analysiert, klassifiziert und indiziert werden. Einfache Integration in Microsoft Sharepoint Portal Server FileDirector bietet eine erstklassige Möglichkeit Ihre Dokumente auch direkt aus Microsoft Sharepoint Portal Server zu recherchieren und zu laden. Performanceschub für Ihren Server Wenn Ihr System direkt auf Festplatte archiviert, kann Ihre Hardware schnell an Geschwindigkeitsgrenzen stoßen. Performanceeinbrüche bei großen Dokumentenmengen können Sie mit der Containerfunktion einfach aus dem Weg gehen. Sie entlasten Ihren Server bei der Bereitstellung von Dokumenten und bei der Datensicherung. FileDirector Container bewegt Ihre Dokumente in so genannte "Container-Dateien". Die Größe der Container ist frei wählbar. Zeitgleich können die Daten auch verschlüsselt und komprimiert werden.

10 Archivierung FileDirector MailStore ist ein System zur Erfassung des eingehenden und ausgehenden Verkehrs. Gesetzliche Vorgaben können erfordern, dass der digitale Dialog mit Geschäftspartnern über einen längeren Zeitraum hinweg archiviert wird. Sind automatisch generierte s aus Bestellsystemen z.b. für Geschäftsprozesse relevant, können diese auch archiviert werden. Faxsysteme, welche über den Mailserver angesprochen werden, sind so ebenfalls in das Dokumentenmanagement integriert. Erklärung: FileDirector MailStore basiert auf Microsoft SMTP Transport Event Sink. Microsoft SMTP wird von vielen Mailsystemen genutzt. Unabhängig davon kann auch z.b. Lotus Notes oder Linux Postfix als Mailsystem verwendet werden, wenn mindestens ein Microsoft SMTP Server in der Mailrelay-Kette existiert. Die Reihenfolge des Einsatzes von MailStore und anderen SMTP Events auf dem Mailserver wird durch den Administrator definiert (meist vor Antispam und nach Virenschutzlösungen). Hier können bereits Filterregelwerke verwendet werden. Nachfolgend kann FileDirector die s zeitplangesteuert abholen. Übergeben werden alle relevanten felder (Senderadresse, Empfängeradresse, Empfänger- und Sendername, Betreff, Zeitstempel, uvm.). Die s werden in ein Archiv abgelegt. Der Zugriff auf das Archiv kann durch Rechte definiert werden. Ebenso können s an das integrierte Prozessmanagement zur weiteren Verarbeitung abgegeben werden. Die s können entweder durch den integrierten Viewer oder das bereits installierte E- Mail-Programm angezeigt werden. Nach s kann entsprechend der definierten Rechte gesucht werden.

11 Einfache Administration Der FileDirector Server kann einfach und leicht mit dem FileDirector Enterprise Manager administriert werden. Der Enterprise Manager kann ebenso wie das Anwenderprogramm FileDirector WinClient in den Microsoft Internet Explorer geladen und sofort verwendet werden. So können Sie von jedem Ort innerhalb Ihres Unternehmens oder bei Bedarf auch von außerhalb administrieren, sofern Zugangsrechte vorhanden sind. Alle Features von FileDirector können im Enterprise Manager gesteuert werden, ausgenommen hiervon ist die einmalige Grundkonfiguration. Mit Hilfe des Enterprise Managers können Sie das Erscheinungsbild des FileDirector WinClients vordefinieren oder Rechte und Einstellungen für die gesamte Dokumentenablage vornehmen, Teilfunktionen des Programms steuern oder das Prozessmanagement konfigurieren. Das gesamte System orientiert sich an Ihrer bereits bestehenden Infrastruktur. Die Konten und Gruppen der Anwender werden aus Ihrer ActiveDirectory- oder SAMBA-Umgebung einfach übernommen und können in FileDirector weiterhin verwendet werden. Die Transparenz der Anwenderhandlungen darf bei einer DMS Lösung natürlich nicht fehlen und so lässt die im Enterprise Manager verwendbare Protokollierung keine Wünsche offen, um jeden Schritt Ihrer Anwender nachzuvollziehen. So können Sie nicht nur den gesetzlichen Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit jederzeit gerecht werden, sondern auch die Benachrichtigungen des Anwenderprogramms jederzeit erneut anzeigen. Dabei lässt sich das Protokoll schnell und einfach auf Benutzer, Maschinen, Aktionen oder Zeiten sortieren und Sie kommen schnell zur gesuchten Meldung.

12 Dieter Spielberg Document Management Systems GmbH Wanheimer Str. 593 D Duisburg Germany Funktionen im Überblick Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) info@spielberg.de Internet: Browsergestützter Client Intranet-/ Internettransparenz Skalierbar Microsoft SQL oder Oracle Datenbank Active Directory/LDAP-basierte Sicherheit Flexible & einfache Verwaltung von Rechten Benutzerdefiniertes Design der Indexdaten Unterstützt eine Vielzahl von Scannern Integration in Microsoft Office Viewer unterstützt über 200 Formate Revisionsverwaltung ContainerStorage SiteReplication DMZ Modus MailStore COLD Fristensteuerung für Dokumente Anmerkungen zu Dokumenten, einschließlich Hyperlinks Verknüpfte Dokumentenverweise Server-basierte ODBC-Verbindungen Eingebautes SDK Codeless Connector On-/Offline Einsatz Zusätzliche Kontrolle durch das Ein und Auschecken von Dokumenten Formularerkennung Autom. Belegerfassung (FreeForm) OCR-Erfassung Volltexterkennung Prozessmanagement Sharepoint Integration / WebParts Virtual Network Printer (VNP colour) Image Printer SAP und Navision Schnittstelle Die Informationen in diesem Prospekt sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt. Durch die voranschreitende Entwicklung des Produktes können sich die Produktspezifikationen ohne vorherige Ankündigung ändern. Copyright 2008 Dieter Spielberg DMS GmbH. Firmen und/oder Produktnamen sind Handelsmarken und/oder eingetragene Warenzeichen ihrer entsprechenden Hersteller in ihren Märkten und/oder Ländern.

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