DMS Inhouse & DMS Outsourcing Individuelle Lösungen mit System. CompuKöln

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1 DMS Inhouse & DMS Outsourcing Individuelle Lösungen mit System CompuKöln

2 DMS Inhouse CompuArchiv - Software, die zu Ihnen passt Der modulare Aufbau erlaubt die präzise Anpassung an den Workflow in Ihrem Unternehmen. Sie können CompuArchiv erstens als reine Inhouse-Softwarelösung einsetzen, mit der Sie selbst Ihre Daten aufbereiten. Zweitens bieten wir Ihnen ein Outsourcing-Modell an. Unser DMS CompuArchiv hat sich Dank konsequenter, zielgerichteter Weiterentwicklung zu einem ausgewachsenen DMS entwickelt, das durch flexible Vielseitigkeit und intuitive Handhabung überzeugt. Mit unserem DMS können Sie Dokumente jeder Art verwalten, archivieren, recherchieren und bearbeiten. Zentrale Schnittstellen Unser DMS verarbeitet und verwaltet alle Formate: AFP, Office, Lineprinter-Druck, PDF, gescanntes Beleggut etc. Selbstverständlich steht Ihnen eine Exportfunktion zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen ebenso zur Verfügung wie Schnittstellen zu Outlook, Lotus Notes usw. Schnelle Verfügbarkeit Ein besonderer Vorzug ist die Schnelligkeit des Retrievals, das archivierte Daten in Sekunden zur Verfügung stellt. Profi für große Datenmengen Der hierarchisch aufgebaute Index beschleunigt die Recherche und sorgt in Verbindung mit Rasterindex und Volltextindex für optimale Suchergebnisse. Insbesondere bei großen Datenmengen profitieren Ihre dokumentenbasierten Prozesse von der effektiven Compu- Archiv-Datenbank. Workflow-Systeme Vor der Implementierung eines Workflow-Systems definieren wir zunächst alle relevanten Abläufe. Darauf basierend entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept für optimierende Maßnahmen, die kürzere Durchlaufzeiten, größere Flexibilität, Qualitätsverbesserung, Automatisierung von Prozessen sowie schnellere und bessere innerbetriebliche Kommunikation ermöglichen. Kontinuität garantiert Qualität Der Kern unseres Entwicklungsteams ist schon seit der Firmengründung bei uns. Erfahrung, Kenntnis und Innovation garantieren die hohe Qualität, zu der wir uns verpflichten. Wir erkennen neue Marktentwicklungen und integrieren entsprechende Lösungen in unser DMS. Arbeiten mit CompuArchiv Indizierung Sie legen die gewünschten Indizes fest. Bei DV-Daten werden die Index-Informationen von CompuArchiv während der Verarbeitung direkt aus den Daten extrahiert. Volltextindex oder Hyperlinks sind selbstverständlich. Retrieval Unsere intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht sekundenschnellen Zugriff. Auf Wunsch liefern wir Compu- Archiv als selbsttragendes System. Der Datenträger erhält dann neben Daten auch das Retrieval. Elektronische Kundenakte In unserem DMS können Sie alle Dokumente (jeden Formats) zu zeitraum- (Gesamtarchiv) oder vorgangübergreifenden (Akte) Archiven zusammenfassen. Komfortable Recherche Die zur Datenrecherche in CompuArchiv haben wir ganz bewusst äußerst komfortabel gestaltet. So werden Ihnen verschiedene Modi zum Datenexport, zur Suche und zum Ausdruck angeboten, die Ihre Recherchen gezielt unterstützen.

3 DMS Outsourcing Der Königsweg: Archive/DMS in Dienstleistung CompuKöln Software und Service aus einer Hand. Neben unseren Softwarelösungen bieten wir Ihnen das komplette Output- und Dokumenten-Management in Dienstleistung an. Von der kompetenten Beratung über die individuelle Konfiguration bis zur Datenbereitstellung. Unser DMS-Service Wir übernehmen für Sie das komplette Management Ihrer dokumentenbasierten Vorgänge einfach, gesetzeskonform, revisionssicher und langfristig. Täglicher Rundumservice Wir kümmern uns um die Weiterverarbeitung Ihrer Dokumente und um die Indizierung. Wir verwalten sie und übernehmen die Administration. Bereitstellung "just in time" Wir stellen Ihnen die Dokumente "just in time" zur Verfügung per Datenleitung oder per optischem Medium. Punktgenau, in der gewünschten Form und im gewünschten Format. Alle Formate Wir managen alle gängigen Formate: AFP, Lineprinter-Druck, Office, PDF, s usw. GDPdU und DataMining Auf Wunsch erstellen wir auch Vorlagen für unser DataMiningTool Berichtsmanager, unterstützen Sie mit unserem GDPdU-Tool bei einer bevorstehenden Steuerprüfung, übernehmen für Sie die komplette Archivierung in Dienstleistung, scannen Ihr Beleggut und indizieren es mit unserem DataCapturing Tool ImageIN. Wir schulen Ihre Mitarbeiter, entwickeln präzise Workflowlösungen und, und, und... Keine Soft- und Hardwarekosten Bei unserem DMS-Service entstehen für Sie nur mengenbezogene Kosten. Eine Investition in Soft- und Hardware entfällt. Sie übermitteln uns die Daten, wir bereiten sie auf nach Ihren Wünschen und stellen sie "just in time" zur Verfügung. Recherche á la carte Sie definieren die Regeln und Anforderungen, wie wir Ihnen die Daten bereitstellen sollen und wir setzen sie um. Wir entwickeln eine individuelle Benutzeroberfläche, die Ihren Arbeitsweisen ideal angepasst ist. Die detaillierte Verschlagwortung sorgt so für eine präzise und effektive Recherche. Sehr geschätzt von unseren Servicekunden: die CK-ServiceHotline per Telefon oder Persönlicher Service Ihr Vertrauen ist unser wichtigstes Kapital Zentraler Punkt unserer Philosophie und unseres Handelns ist die langfristige Kundenbindung. Wir legen großen Wert auf Beratungsqualität und persönlichen Service. Wir setzen auf unsere Mitarbeiter Bei CompuKöln arbeiten ausschließlich Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation. Wir wissen die Bedürfnisse von Unternehmen bei der Dokumentenverarbeitung genauestens einzuschätzen und verfügen über eine umfassende Kenntnis dokumentenbasierter Geschäftsvorgänge. In Form interner Ausbildungsprogramme sorgen wir dafür, dass wir der Zeit immer einen kleinen Schritt voraus sind.

4 Ihr DMS nach Maß Erweiterungen, die weiter bringen Unser zertifiziertes CompuArchiv ist ein modulares DMS, das Sie individuell nach Ihren Anwendungen und Arbeitsweisen zusammenstellen und ergänzen können. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die wichtigsten Erweiterungen vor. CK-Berichtsmanager wecken Sie Ihre Archive zum Leben Der Berichtsmanager wurde für alle entwickelt, die sich eine schnelle und effiziente Analyse ihrer COLD-Archive wünschen. Er ist ein handliches und kompaktes Tool für Manager, Analysten und Controller, das sich einfach und intuitiv bedienen lässt. Der Berichtsmanager durchsucht die Archivdaten gezielt nach den gewünschten Informationen, extrahiert und exportiert Daten für andere Anwendungsprogramme einfach und schnell direkt aus CompuArchiv. Expertenmodus Wir bieten unser DataMiningTool in zwei verschiedenen Anforderungsstufen an: Basis und Expert. Begleitend zur Software gibt's den Berichtsmanager- Service. Hier erstellen wir für Sie die konkreten Vorlagen. Datenanalyse mit dem Berichtsmanager: Mit keinem anderen System werten Sie Ihre Daten aus CompuArchiv so effektiv und so schnell aus. DataMining heißt Mehrwert Wer den Daten auf den Grund geht, weiß einfach mehr. Folgende Operationen stehen Ihnen mit dem CK-Berichtsmanager zur Anwendung auf Ihre Archivdaten zur Verfügung: extrahieren filtern sortieren summieren limitieren abstrahieren klassifizieren exportieren CK-ImageIN das CapturingTool für CompuArchiv Daten und die gescannten Images verknüpft ImageIN automatisch. Alle signifikanten Informationen werden erfasst und als Index zur Verfügung gestellt. ImageIN ist ein CapturingTool als Erweiterung zum ArchivSystem Compu- Archiv. Dieses Modul zur feldorientierten Datenerfassung kann manuell bedient werden und/oder automatisch arbeiten. Mit CompuArchiv werden EDV-Daten nach individuellen Schlüsselbegriffen indiziert. Wenn Schlüsseldaten wie Kundennummer, Auftragsdatum usw. nicht direkt den EDV-Daten entnommen werden können, hilft unser Capturing- Tool ImageIN. Barcode- und OCR-Erkennung NCI-Daten wie zum Beispiel gescannte Papierbelege können mit Barcodeund/oder OCR-Erkennung automatisch erfasst werden. Ferner lässt sich jedes Dokument mit ImageIN manuell indizieren. Modi: Anzeige, Erfassung, Änderung Erfassung direkt vom Scan- Bildschirm Variable Anpassung der Indexfelder Feldprüfung bei Eingabe Automatische Barcode- Erkennung Produktionsstatistik via Logdatei Hoher Sicherheitsstandard durch Doppelerfassung Parametrisierte Einrichtung des Erfassungsfensters Frei konfigurierbare Ausgabedateien

5 CompuKöln PDFArchiv alle PDF-Wege führen zu CompuArchiv Office, AFP, Lineprinter-Druck oder gescannte Belege jedes Format ist anders. Durch unsere formatgerechte Konvertierung bleiben die jeweiligen Stärken erhalten und die des PDFs kommen hinzu. Mit CompuArchiv wird die Sache rund: Jedes PDF wird erkannt, indiziert und artgerecht behandelt. Egal, welchem Format es entstammt PDF(/A) hat sich zu einem der gängigsten Formate für den Austausch von elektronischen Dokumenten entwickelt. Nur ein Viewer Durch Konvertierung zu PDF(/A) gestaten Sie die Ansicht Ihrer Dokumente transparenter. Formulare, Kontoauszüge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. müssen im PDFArchiv nicht mehr mit unterschiedlichen Viewern angeschaut werden. In der Regel benötigen Sie zur Ansicht nur den Acrobat Reader. Jedes Dokument wird indiziert, konvertiert und formatgerecht archiviert. Vom Scan zum PDF Von Lineprinter zu PDF Durchsuchbare PDFs Von Office zu PDF DataCapturing Von AFP zu PDF Zusätzliche Indizierung PDF/A auf Wunsch CK- Archiv als Software oder komplett in Dienstleistung Mails sind per Gesetz wie Geschäftsbriefe und müssen in vielen Fällen aufbewahrt werden: 10 Jahre, 20 Jahre und mehr. Alle rechtlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung von s werden von CK- Archiv erfüllt. Eine spezialisierte Verschlüsselung schützt vor ungewolltem Zugriff. Mit einem Klick lassen sich Anhänge aufrufen und speichern. Archivierung in Dienstleistung Wir übernehmen für Sie die komplette Archivierung einfach, revisionssicher, gesetzeskonform und langfristig. Von unserem Service profitieren Sie sofort. Sie entlasten server, Mitarbeiter, IT-Abteilung, Budget und Ihr Gewissen. Automatisch, regelbasiert, clientbasiert oder eine Kombination dessen. Wir archivieren Ihre Mails so, wie es Ihren Arbeitsweisen entspricht. Erfassung aller eingehenden, ausgehenden und/oder internen Mails Inhalte werden automatisch indiziert Detaillierte Definition von Zugriffsrechten Schneller Zugriff über mailoptimierte Benutzeroberfläche Archivierung im Originalformat Server- und/oder clientbasierte Archivierung In Dienstleistung Wahlweise bieten wir Ihnen die Archivierung als Service- Dienstleistung an.

6 Ihr DMS nach Maß Erweiterungen, die weiter bringen Dokumentenmanagement-Systeme sind so individuell wie die Unternehmen, die sie einsetzen. Unsere Erweiterungen sind so skalierbar, dass Ihre Geschäftsprozesse ideal abgebildet werden und Ihre Mitarbeiter die Benutzeroberflächen intuitiv handhaben. CIS.5 Ihr DMS geht ins Netz Mit CIS.5 können alle berechtigten Mitarbeiter weltweit auf die Archivdatenbank zugreifen. Mit unserer browsergestützten Erweiterung CIS.5 für Internet und Intranet stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern relevante Daten überall und jederzeit zur Verfügung. Vorausgesetzt natürlich, Sie verfügen über die entsprechende Zugangsberechtigung. Ob die Daten von der CD-ROM im lokalen PC, aus dem Netzwerk-Server im Hause oder über Internet vom anderen Ende der Welt zur Verfügung gestellt werden der Anwender merkt bei der täglichen Arbeit keinen Unterschied hinsichtlich der Datenherkunft. Handelsübliche Browser Mit jedem handelsüblichen Browser können die Daten recherchiert werden - im Intranet oder im Internet. Unterstützung aller Formate Variabel skalierbar Flexibles Passwortsystem Kopplung an ActiveDirectory Kein Administrationsaufwand Für Internet und Intranet Unterstützt Firefox ab 3.0 und Internet Explorer ab 6.0 Heterogenes Netzwerk Zentrale Ablage, dezentrale Verfügbarkeit Recherche-Arbeitsplatz routinierte Stapelverarbeitung Wenn Stapel von Anfragen bearbeitet werden müssen, kann ein in Compu- Archiv vorhandenes Zusatzmodul eingesetzt werden, das dem Mitarbeiter die tägliche Datenrecherche vereinfacht und zeitraubende Routinetätigkeiten erspart. Der Recherche-Arbeitsplatz automatisiert die Recherche von Anfragen, gibt einen schnellen Einblick in die gefundenen Daten und bietet eine Exportfunktion, die eine leichte Weiterverarbeitung ermöglicht. Das Verfahren in Kürze Sämtliche Anfragen werden in einem Arbeitsgang in eine sogenannte Recherchemaske eingegeben. Mit dem Starten der Recherche übernimmt CompuArchiv die Arbeit: In einem zeitoptimierten Recherchelauf werden die Daten ermittelt, ausgedruckt oder in einzelnen Dateien gespeichert. Ideal für Rechenzentren und Callcenter: Anfragen werden von Clients eingegeben, im RechercheServer bearbeitet, dann wahlweise gedruckt oder als Datei ausgegeben. Hohe Flexibilität bei der Eingabe Komfortable, schnelle Recherche Einfache, intuitive Bedienung Wahlweise Ausdruck oder Speicherung Speicherung von Fundstellen Speicherung jeder Anfrage Bedienbar über Icons im CK-Retrieval Server- oder Einzelplatzlösungen

7 CompuKöln Facts & die neusten Entwicklungen Die Weiterentwicklung unseres DMS ist ein kontinuierlicher Prozess. Profunde Kenntnis des Marktes sowie der ständige Dialog mit Kunden und Interessenten garantieren die fortlaufende Integration von Erweiterungen und flankierenden Dienstleistungen. Individuell gesicherte Medien Wir haben den Schlüssel Mit der neuen Methode von CompuKöln lassen sich Ihre USB-Sticks, DVDs und CDs individuell verschlüsseln auf Wunsch jede einzelne mit eigenem Passwort. So schützen Sie Ihre Daten wirkungsvoll gegen Datendiebstahl, -verlust oder -missbrauch. Wir verschlüsseln nach dem Standard AES 256, dem derzeit anerkannt leistungsfähigsten Algorithmus. Ihre Vorteile Datenmissbrauch ausgeschlossen Kein unberechtigter Zugriff AES 256 Verschlüsselung Flexibles Passwortsystem Auf ein langes Leben Wir prüfen Ihre DVDs und CDs Die Langlebigkeit und Archivierbarkeit von CDs und DVDs ist von vielen Faktoren abhängig. Temperatur, Luftfeuchte, Sonnenlicht - um nur einige zu nennen. Als Schutz vor unerwartetem Datenverlust empfehlen wir Ihnen deshalb die regelmäßige Überprüfung Ihrer Medien. Gemeinsam mit einem Partner haben wir ein automatisiertes Verfahren entwickelt, das DVDs und CDs erstens sehr genau prüft und zweitens im Bedarfsfall sofort eine Kopie anfertigt. Durch diese prophylaktische Maßnahme beugen Sie der digitalen Vergesslichkeit Ihrer optischen Medien vor. Zertifikate Dreifache Sicherheit Wir haben unser Archivsystem Compu- Archiv II von externen und unabhängigen Wirtschaftsprüfern prüfen und zertifizieren lassen, unter anderem nach GoBS und GDPdU. Ebenfalls zertifiziert wurden unser ArchivService und unsere organisatorischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen. Wir bieten also eine dreifach zertifizierte Sicherheit. Datenblätter zum Download auf der neuen Website Broschüren, Flyer, Datenblätter und weitere detaillierte Informationen rund um CompuKöln und CompuArchiv finden Sie online unter Sicher auf Draht CK-CorporateNetwork Mit vielen Kunden verbindet uns ein eigenständiges, in sich geschlossenes und von außen nicht zugängliches Netzwerk das CK-CorporateNetwork. Über diese schnelle und zuverlässige Datenleitung kann jederzeit gesendet und empfangen werden. Das bedeutet schnellere Verarbeitung, einfachste Bedienung und höchste Sicherheit zum überschaubaren Preis.

8 CompuKöln Wir sind für Sie da Punktgenau auf Kundenwunsch Wir pflegen das Persönliche - mit jedem Kunden, jedem Partner und selbstverständlich unter den Mitarbeitern. Unsere DMS-Lösungen im Überblick COLDArchivierung [Lineprinter] PDF/A im DMS im DMS CompuArchiv im Web AFPArchivierung OfficeArchivierung DataMining DataCapturing Workflow-Lösungen Medien-Verschlüsselung ScanService Mikrofiche Digitalisierung Elektronische Rechnungsstellung Security-System Recherche-Arbeitsplatz CompuKöln - Software und Service aus einer Hand Wir verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der elektronischen Archivierung. Unsere Stärke sind Entwicklung und Realisation von individuellen DMS-Konzepten für Banken, Sparkassen, Versicherungen, Verbände, Rechenzentren und Unternehmungen aus Industrie und Handel (Referenzen auf Anfrage). Mehr als zufriedene Kunden nutzen weltweit unser zertifiziertes System CompuArchiv II. Punktgenau auf Kundenwunsch Unsere Kernkompetenz ist die Verbindung von technischem Knowhow mit klassischer Dienstleistung. Der ebenfalls zertifizierte ArchivService von CompuKöln bereitet Daten auf Kundenwunsch punktgenau auf und archiviert sie revisionssicher. Mit vielen Kunden arbeiten wir auf diese Weise schon seit Jahren zusammen. Technische Kompetenz und persönliche Kundenpflege schaffen Vertrauen und garantieren langfristige Qualität. Weitere Fragen? Wir kommen zu Ihnen. Gerne stellen wir Ihnen unsere DMS-Lösungen in einer persönlichen Präsentation vor. Über Anfragen und Anregungen freuen wir uns. CompuKöln Dokument Management GmbH Stollwerckstr Köln Telefon Telefax info@compukoeln.de CompuKöln Dokument Management GmbH Art.-Nr. CK01/ Alle Rechte sowie Druckfehler, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.