Sicheres und effizientes Vertragsmanagement für alle Branchen. otris CONTRACT

Transkript

1 Sicheres und effizientes für alle Branchen otris CONTRACT

2 02 otris CONTRACT

3 otris CONTRACT 03 Wie verwalten Sie Ihre geschäftskritischen Verträge? Verträge sind die Grundlage jeder geschäftlichen Beziehung. Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial, in diesem Bereich durch moderne Software-Lösungen Abläufe nachhaltig zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und Kosten zu sparen. Nicht nur Juristen, Controller oder Einkäufer schätzen die Zuverlässigkeit und Flexibilität von CONTRACT. Unternehmen des Mittelstandes und große Konzerne sind von der Leistungsfähigkeit des Systems überzeugt. Egal, in welcher Branche Sie CONTRACT einsetzen möchten, unsere Software-Lösung unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung Ihrer Verträge. Die CONTRACT-Software von otris stellt für uns eine gelungene Lösung einer webbasierten Administration und Archivierung unserer Verträge dar. Der schnelle und einfache abteilungsübergreifende Zugriff erleichtert und beschleunigt viele unserer Arbeitsschritte. Annika Aulich, Justiziarin blau Mobilfunk GmbH Wir haben durch CONTRACT klare Verantwortlichkeiten und Workflows für die Vertragsbearbeitung geschaffen. Dies gestaltet unseren täglichen Umgang mit Verträgen effektiver und minimiert Risiken aus einer fehlenden Übersicht über die vorhandene Vertragslandschaft. Christian Grüßing, LL.M., Verwaltungsdirektor Henneberg- Kliniken-Betriebsgesellschaft

4 04 otris CONTRACT Sicheres und effizientes für alle Branchen Mit CONTRACT haben Sie selbst komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. Egal ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kauf-, Kooperations- oder Supportverträge handelt. Sie suchen ein hochmodernes System, mit dem Sie Ihre Verträge sicher und übersichtlich organisieren können? Mit CONTRACT bieten wir Ihnen ein webbasiertes System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Sämtliche Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind in digitalen Vertragsakten organisiert schnell auffindbar. Der Informationsstand ist für alle Beteiligten stets aktuell und einheitlich. Detaillierte Schreib und Leserechte gewährleisten den sicheren Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten. Sie erwarten von einer Software-Lösung eine deutliche Steigerung der Effizienz? CONTRACT ist extrem effizient, da es Ihre abteilungsübergreifende Teamarbeit optimiert: Durch die digitale Versendung von Dokumenten und Wiedervorlagen sowie das Delegieren von Aufgaben werden organisatorische Hürden überwunden. Das spart Zeit und somit auch Kosten. Sie wollen Risiken minimieren und eine optimale Fristenkontrolle? CONTRACT stellt Ihnen einen globalen Fristenkalender zur Verfügung. Fristen, Kündigungs- oder Verlängerungsoptionen werden automatisch überwacht. Sie erhalten frühzeitig alle nötigen Informationen und Warnungen und sind vor unnötigen Risiken geschützt.

5 otris CONTRACT 05 Die otris-lösung konnte schnell erfolgreich eingeführt werden und fand direkt Akzeptanz. Wir schätzen sehr die Erweiterbarkeit der Lösung und den schnellen und zuvorkommenden Service. Meike-Uta Hansen, General Manager Procurement, Einkaufsleitung, TNT Express GmbH Sie suchen ein System mit hoher Wirtschaftlichkeit? CONTRACT bietet Ihnen Zeitersparnis durch die zentrale Abbildung der Verträge, Transparenz durch den sofortigen Zugriff auf alle Vertragsinformationen und die Sicherheit, dass alle Termine und Fristen eingehalten werden. Dies sind nur einige Punkte, die einen schnellen Return on Invest gewährleisten. Sie benötigen eine leistungsfähige Standardanwendung? Das System ist so durchdacht, dass bereits die Standard-Version unsere Anforderungen fast komplett abdeckt. Monika Furtmann, Rose Versand GmbH Anpassungen mussten nicht vorgenommen werden, da das angebotene system alle Anforderungen der Nutzer erfüllt hat. Helmut Kolz, Leiter Einkauf, Stiftung caesar, assoziiert mit der Max-Planck-Gesellschaft In der Basisversion bildet CONTRACT alle Vorgänge für ein modernes ab. Diese Lösung ist optimal für Unternehmen, die mit digitalem beginnen wollen.

6 06 otris CONTRACT Arbeitsplatz mit Vertragsdokument in der digitalen Vertragsmappe Sie wollen Ihre Basisversion zukünftig durch Module erweitern? CONTRACT ist optional erweiterbar. Wenn Sie wollen, dann wächst das System mit. Bis hin zu einer Anwendung, mit der auch große Konzerne ihr weltweit koordinieren. CONTRACT ist ein modernes und durchdachtes System. Die berechtigten Mitarbeiter haben alle relevanten Daten auf einen Blick verfügbar. Die Flexibilität ist beeindruckend, besonders bei der Erstellung von individuellen Formularen ist dies von großem Vorteil. Jan Merzweiler, IT-Leiter Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mannheim Sie erwarten Flexibilität bei möglichen Erweiterungen? Die Grundidee von CONTRACT lässt sich auf weitere Geschäftsvorgänge erweitern und bietet viele Möglichkeiten, Dokumente oder Abläufe zu erstellen, zu bearbeiten oder zielgerichtet durchs Unternehmen zu leiten. Möglich wird dies durch frei definierbare Versendeszenarien oder grafisch modellierbare Workflows. Jederzeit können Sie das System für Themen wie zum Beispiel Asset-Management (Verwaltung ihrer Vermögensgegenstände), digitale Personalakte, Rechnungs- oder Auftragsbearbeitung, Posteingang oder Kundenmanagement (CRM) erweitern. Auch Mitarbeiter, die nicht so versiert im Umgang mit Computern sind, sind absolut angetan. Dr. Gabriela Stukenborg, LL.M., General Counsel Corporate Legal Affairs & Compliance, Siegwerk Druckfarben AG

7 otris CONTRACT 07 Die otris-lösung hat uns aufgrund ihrer Bedienerfreundlichkeit, dem an Microsoft Outlook, respektive Sharepoint angelehnten Look & Feel und ihrer Leistungsfähigkeit beeindruckt. Jochen Fries, IT Manager HOCHTIEF Aktiengesellschaft Sie haben spezielle Anforderungen und wünschen sich einen Maßanzug durch individuelle Programmierung? Die otris software AG ist seit 1998 spezialisiert auf die Entwicklung von Webanwendungen für das Geschäftsprozess-Management. Durch unsere außergewöhnliche Kompetenz im Bereich der Anwendungsentwicklung können wir Ihre Wünsche mit den modernsten Methoden realisieren. Wir schaffen Lösungen, die auch morgen noch State of the Art sind. Sie wünschen sich ein System, das Sie selbst gestalten und anpassen können? Das Besondere an CONTRACT ist das extrem flexible Architekturkonzept. So können Sie beispielsweise im Handumdrehen weitere Vertragstypen hinzufügen oder neue Vertragsstrukturen durch weitere Felder/Metadaten definieren. Mit dem Design-Assistenten gestalten Sie Ihre Bedienoberfläche bequem per Knopfdruck übers Web. Sie erwarten eine übersichtliche und gut zu bedienende Programmoberfläche? Moderne Software-Anwendungen müssen einfach und nutzerfreundlich konzipiert werden, um erfolgreich zu sein. Schließlich sollen Sie als Anwender intuitiv und ohne große Eingewöhnungszeit mit dem System arbeiten können. Auf der Arbeitsoberfläche von CONTRACT ist alles am rechten Platz, das System ist leicht zu erlernen. Sie erwarten eine reibungslose und zukunftssichere Integration in Ihre IT-Landschaft? Dank Web-Technologie ist eine Installation des Systems auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer nicht erforderlich. CONTRACT ist plattformunabhängig und wird mit der zentralen Datenbank ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld integriert.

8 08 otris CONTRACT Bei der Auswahl eines geeigneten Systems haben wir neben den Kosten einen besonderen Fokus auf verschiedene qualitative Kriterien gelegt. Bei CONTRACT haben uns besonders die Systemarchitektur, die Funktionalitäten und die Anwenderfreundlichkeit des Systems überzeugt. Dr. Erich Groher, Direktor Einkauf, Deutsche Apotheker- und Ärztebank eg Sie erwarten ein anpassungsfähiges Lizenzmodell? Durch unser flexibles Lizenzmodell können Sie auch bei einer hohen Anzahl von System-Nutzern wirtschaftlich agieren. Denn wir kombinieren die sogenannten Named-User und Concurrent-User-Lizenzen. Sie wünschen sich einen kompetenten Partner, der auch nach der Einführung Ihres Systems an Ihrer Seite steht? Das unkomplizierte, transparente Lizenzsystem war ein wichtiges Argument. Dr. Anton Platt, Chairman der ROUTEX Wir können die Struktur unseres Unternehmens optimal in CONTRACT abbilden. Rolf Konrad, Zentraleinkauf, Trilux GmbH & Co. KG Profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung aus vielen hundert Projekten. Mit unseren Best Practices stehen wir Ihnen nicht nur während der Einführung Ihres -Systems zur Verfügung. Wir beraten Sie permanent und auf Wunsch sogar bis zur kompletten Übernahme der Administration oder dem Hosting der Lösung.

9 otris CONTRACT 09 CONTRACT bietet Ihnen: schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten durch komfortable Such- und Filterfunktionalität umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Ein- und Auschecken Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalationsmöglichkeiten einheitliche Termin- und Fristenkalender für alle Verträge Abbildung von Unternehmensstrukturen, Mandanten, Hierarchien und Kompetenzen sicheren Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten die komplette Administration des Systems sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche bequem über den Webbrowser die flexible Erstellung von Auswertungen und Reports Verwaltung und Versionierung aller zu den Verträgen gehörigen Dokumente und Korrespondenzen Protokollierung der Zugriffe und Aktivitäten komfortable Filter- und Suchfunktionen mit Volltextsuche die Ausbaumöglichkeit zu einem vollständigen Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement- System Einhaltung von Kündigungen und Verlängerungen Übersicht über alle Vertragskosten und/oder -einnahmen detaillierte Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten innovative Anbindung an SAP oder andere ERP-Systeme. spezifische Vergabe von Rechten auf der Ebene von Verträgen, Vertragsarten, Benutzern, Benutzergruppen, Organisationseinheiten die sichere und reibungslose Integration von Fremdsystemen und Datenbanken über standardisierte Java- und XML- Schnittstellen Unterstützung von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung Wiedervorlagen und - Erinnerungsfunktionen für Vertragsfristen und Termine

10 10 otris CONTRACT Erweitern Sie Ihren Horizont die CONTRACT Module im Überblick Erweitern Sie Ihre CONTRACT-Anwendung durch leistungsfähige Module. Je nach Bedarf gestalten Sie Ihre individuelle -Umgebung. Mandantenverwaltung Das Modul Mandantenverwaltung ermöglicht es, zusätzliche Berechtigungsstrukturen für die Ablage und den Zugriff auf Verträge auf der Basis von Organisations hierarchien bzw. Gesellschaftsstrukturen abzubilden. Controlling Durch das Controlling-Modul können Zahlungspläne, finanzielle Verbindlichkeiten oder Einnahmen erfasst, grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. LDAP-Kopplung Mit dem Modul LDAP-Kopplung wird die Anmeldung an CONTRACT über die den Benutzern aus anderen Anwendungen vertrauten Passwörter ermöglicht. Dies erfolgt z.b. durch eine Authentifizierung über den Microsoft Verzeichnisdienst Active Directory. Eine Single Sign-on Unterstützung ist gewährleistet. Verschlüsselung Mittels des Verschlüsselungsmoduls werden Dokumente, die in CONTRACT eingebunden werden, mit einem 256-bit-Schlüssel (AES-Verfahren) in einem Verzeichnis auf dem Server abgelegt.

11 otris CONTRACT 11 Die Vertragsverwaltung CONTRACT hat uns durch ihre einfache Anwendung und ihre individuelle Anpassungsfähigkeit überzeugt. Dr. Holger G. Syrbe, Unternehmensentwicklung und Recht, Deutsche Amphibolin-Werke von Robert Murjahn Stiftung & Co KG Ober-Ramstadt

12 12 otris CONTRACT Workflow Engine Das Workflow-Modul besteht aus der Workflow- Engine und einem Add-In für Microsoft Visio. Die Workflow-Engine steuert die Workflow-Funktionalität in CONTRACT und ermöglicht in Kombination mit dem Visio Add-In die grafische Definition von Geschäftsprozessen. Die Basisversion CONTRACT enthält bereits die Möglichkeit, lineare Versendeprozesse abzubilden. Die Workflow Engine bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit der Abbildung komplexer Workflows (z.b. Workflows mit Rückkopplungen und feldwertabhängigen Entscheidungen). Für die Entwicklung in Visio kann auf sämtliche Benutzer- und Mappendefinitionen sowie die gesamte Verrechtungs-Struktur zugegriffen werden. Geschäftsprozesse werden in CONTRACT integriert und laufen automatisiert ab. Signaleingänge steuern das automatisierte Versenden von s. Die Kopplung an Fremdsysteme wird über offene Schnittstellen gewährleistet. CONTRACT SAP Connector Der SAP Connector ermöglicht als bidirektionale Schnittstelle die Übernahme von Geschäftspartner- und Vertragspartnerkontakten aus SAP heraus. Er bietet ebenfalls die Möglichkeit, Verträge als Linkverweise nach SAP zu übertragen. Weitere Anwendungsszenarien sind nach Absprache möglich. REPORTING inkl. Reportdesigner REPORTING ist eine in CONTRACT integrierte Business Intelligence-Lösung. Mit REPORTING können beliebige Daten aus CONTRACT oder anderen Quellen in Form von Berichten abgerufen werden. Zusätzlich zu den bereits in der Basisversion CONTRACT enthaltenen Auswertungen können mit REPORTING individuelle Auswertungen nach den jeweils relevanten Kriterien durch den Kunden erstellt werden. Die Ausgabe der Auswertungen ist im Corporate Design des Kunden sowie individuellen gängigen Ausgabeformaten und Diagrammtypen möglich. REPORTING generiert auf Wunsch alle Berichte automatisch und regelmäßig an frei definierbare Verteilerkreise per . Zertifizierte Archivkomponente Durch die Einbindung der otris-archivkomponente wird CONTRACT um ein leistungsfähiges Langzeitarchiv erweitert. Die Archivkomponente ist durch die KPMG zertifiziert und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung. CONTRACT-Nutzer können auf diesem Weg - in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien - von modernsten Archivierungsfunktionen profitieren. Die Zertifizierung der otris-archivkomponente (EAS / Embedded Archive Storage) erfolgte nach IDW PS880. Die otris-archivkomponente erfüllt dabei die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Die KPMG-Zertifizierung gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

13 otris CONTRACT 13 Gütesiegel Auszug aus unserer Kundenliste Sanofi-Aventis Deutschland GmbH, comdirect bank AG, Pioneer Asset Management S.A, HOCHTIEF AG, Deutsche Apotheker- und Ärztebank, blau Mobilfunk GmbH, Landeshauptstadt Düsseldorf, Haspa-DIREKT, Rudolf Wöhrl AG, Siegwerk Druckfarben AG, Deutsche Amphibolin-Werke von Robert Murjahn Stiftung & Co KG, Funkwerk AG, Information & Technik NRW, Henneberg-Kliniken-Betriebsgesellschaft mbh, Dow Wolff Cellulosics GmbH, Sartorius Corporate Administration GmbH, Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mindjet GmbH, Inter-Union Technohandel GmbH, TDS Informationstechnologie AG. Emsland- Stärke GmbH, HEW-KABEL GmbH & Co. KG, Austrian Institute of Technology, Weidemann GmbH, Kliniken der Stadt Köln ggmbh, Trilux GmbH & Co. KG, Gameforge AG, Rose Versand GmbH, Stiftung caesar, assoziiert mit der Max-Planck-Gesellschaft, Routex, Lippische Landesbrandschutz-Versicherungsanstalt, Medizinischer Dienst der Krankenversicherung in Bayern, Satisloh GmbH, Sostmeier GmbH & Co. KG, SÜSS MicroTec, Zoo Leipzig GmbH, Arkema GmbH, Evangelisches Krankenhaus KEH Berlin, Ypsomed AG, TeraGate AG, Physikalisch-Technische Bundesanstalt, HOERBIGER Holding AG, VZnet Netzwerke Ltd, Einkaufsgemeinschaft Kommunaler Krankenhäuser eg im Deutschen Städtetag, KYOCERA MITA DEUTSCHLAND GmbH, TNT Express GmbH, HeidelbergCement AG, Fujitsu Technology Solutions GmbH, ALTANA AG

14 14 otris CONTRACT Die otris software AG zählt zu den führenden Herstellern webbasierter Software-Lösungen für und Dokumentenmanagement. Das Dortmunder Unternehmen realisiert seit 1998 Anwendungen, die Geschäftsprozesse nachhaltig verbessern und die Wirtschaftlichkeit erhöhen. Weitere Schwerpunkte der Produktpalette sind modulare Lösungen für Workflow-Systeme, CRM, Datenschutz- und Beschwerdemanagement. Individuelle Projektlösungen sowie umfangreiche Beratungs- und Serviceleistungen runden das Portfolio ab. Vom Stammsitz im Herzen der Metropolregion Ruhrgebiet aus betreuen über 50 Mitarbeiter Kunden in ganz Europa. Die otris software AG unterhält Kooperationen mit führenden Technologieunternehmen wie IBM, Dell und Microsoft. Mit der EASY SOFTWARE AG und ihren Partnern verbindet otris eine langjährige Kooperation in den Bereichen Entwicklung und Vertrieb.

15 otris CONTRACT 15 Kontakt Sie möchten mehr über unser -System CONTRACT erfahren? Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin mit uns. Das CONTRACT-Team steht Ihnen unter der Rufnummer zur Verfügung. Ihre erreicht uns unter Auf unserer Homepage können Sie eine Demo-Version von CONTRACT ausgiebig testen. Gerne können Sie uns auch besuchen. Unsere Büros befinden sich im Harenberg City-Center direkt am Dortmunder Hauptbahnhof. Der Standort gehört zu den modernsten Bürostandorten der Region. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

16 DE-12-01/V.1.2 Königswall 21 D Dortmund Fon Fax