Bild 286. Bild 287. Ist ein Volltext zu einem Dokument vorhanden, haben Sie die Möglichkeit im Vorschaubereich den Volltext zu durchsuchen.

Transkript

1 ELOprofessional 9 Installation, Grundlagen & Konfiguration 11 Nachdem wir die wichtigsten Möglichkeiten zur Ablage von Dokumenten kennengelernt haben, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, nach Dokumenten im Archiv zu suchen. Klicken Sie in den Funktionsbereich SUCHE. Es erscheint die Multifunktionsleiste RECHERCHIEREN mit vielfältigen Suchfunktionen. Bild Suche über Ordnerstruktur Ein Merkmal von ELO ist die Ordnerstruktur im Archiv. So bietet es sich auf den ersten Blick auch an, sich bei der Suche von der Ordnerstruktur logisch leiten zu lassen. Bezogen auf den zeitlichen Aufwand ist diese Suchmöglichkeit allerdings wenig effektiv. Dennoch ist dies intuitiv eine beliebte Suchmethode. Bild Suche im Volltext Ist ein Volltext zu einem Dokument vorhanden, haben Sie die Möglichkeit im Vorschaubereich den Volltext zu durchsuchen. Bild 288 Diese Funktion steht Ihnen im Bereich Archiv, Klemmbrett, Aufgaben und Bearbeiten zur Verfügung. Die Treffer werden blau markiert und über die Positionspfeile, neben dem Suchen-Eingabefeld, können Sie zwischen den Treffern im Volltext wechseln. Seite 175 von 322

2 11.3 Suche mit Verschlagwortungsmasken Wir wollen uns im Folgenden mit einer der wichtigsten Möglichkeiten beschäftigen. Klicken Sie hierzu die Funktion Verschlagwortung durchsuchen in der Multifunktionsleiste an. Bild 289 Sie erhalten das nachfolgende Fenster in der Anzeige dargestellt, in dem die Verschlagwortungsmaske Suchen voreingestellt ist. Das Besondere an dieser Suchmaske ist, dass Sie damit maskenübergreifend über alle Verschlagwortungsmasken suchen können. Nachfolgend einige Suchbeispiele: Sie suchen nach dem Begriff Rechnung in der Kurzbezeichnung und möchten alle Objekte im Archiv hierzu sehen, unabhängig von ihrer Verschlagwortungsmaske. Bild 290 Es werden alle Objekte (Ordner und Dokumente) im Archiv durchsucht, die in der Kurzbezeichnung Rechnung besitzen, unabhängig davon, mit welcher Verschlagwortungsmaske sie abgelegt wurden. Nachfolgend das Ergebnis unserer Suchanfrage: Bild 291 Seite 176 von 322

3 Sie suchen nach dem Indexbegriff Excel 2000 in allen Indexfeldern über alle Verschlagwortungsmasken. Wir wissen, dass dieser Begriff in irgendeinem Indexfeld steht. Wir wissen aber nicht, mit welcher Verschlagwortungsmaske das Dokument ursprünglich abgelegt wurde. Wir führen also eine Suche über alle Indexfelder aller Verschlagwortungsmasken durch. Bei einer Indexfeldsuche können Sie das Wildcard-Zeichen * verwenden. Bild 292 Sie suchen nach dem Indexbegriff 1000 oder Excel 2000 in allen Indexfeldern über alle Verschlagwortungsmasken. Hinweis: Bild 293 Wildcards sind beim Suchen in der Kurzbezeichnung nicht nötig. ELO setzt automatisch Wildcards (*) vor und hinter jedes Wort. Die Suche über Alle Indexfelder hingegen benötigt immer das Wildcard Zeichen *. Seite 177 von 322

4 Im Einzelnen können Sie in der Suchmaske die folgenden Möglichkeiten verwenden: Kurzbezeichnung Sie suchen über alle Objekte, unabhängig davon, welche Verschlagwortungsmaske verwendet wurde. Es reicht aus, Bruchstücke eines Suchbegriffs oder mehrere Begriffe hintereinander einzugeben, ELO setzt automatisch Wildcards (*) vor und hinter jedes Wort. Datum Sie suchen exakt nach Dokumenten mit diesem Dokumentendatum oder über eine Zeitspanne von bis, wenn Sie das zweite Datum in dieser Zeile auch noch angeben. Ablagedatum Sie suchen exakt nach Dokumenten und Ordnern mit diesem Ablagedatum, oder über eine Zeitspanne von bis, wenn Sie das zweite Datum in dieser Zeile auch noch angeben. Zusatztext Eine Suche im Zusatztext ist nur bei kleinen Archiven akzeptabel schnell. Je mehr Sie in den Zusatztexten der Dokumente und je mehr Dokumente Sie insgesamt im Archiv haben, desto langsamer wird die Suche hierüber. Es reicht aus, Bruchstücke eines Suchbegriffes oder mehrere Begriffe hintereinander einzugeben, ELO setzt automatisch Wildcards (*) vor und hinter jedes Wort. Optionen In den Optionen können Sie nach den Dateitypen, nach Eigentümern von Dokumenten im aktuellen Ordner oder nach Dokumenten suchen, die in einem bestimmten Zeitraum verfallen sind oder verfallen werden. Zusätzlich können Sie hier eine "UND" und "ODER" Verknüpfung zwischen Indexfeldern einstellen, wenn Sie mit Verschlagwortungsmasken mit mehreren Indexfeldern suchen. Alle Indexfelder In dieser Zeile durchsuchen Sie alle Indexfelder aller Masken. Sie haben hier keinen Zugriff auf Stichwortlisten. Es ist eine sehr exakte Suche. Wildcards werden nicht automatisch gesetzt. Sie müssen also zum Beispiel *Exc* eingeben, wenn Sie nur einen Wortteil wissen. Die Suche über diese spezielle Suchmaske ist eine sehr allgemeine Suche, da hier wie bereits oben beschrieben über alle Indexfelder und alle Verschlagwortungsmasken gesucht wird. Dies kann in der Praxis bei sehr vielen Dokumenten im Archiv zu einer sehr großen Trefferliste führen. Es ist daher zu empfehlen, die Verschlagwortungsmaske zu wählen, die bei der Ablage des Dokuments gewählt wurde. Seite 178 von 322

5 ELOprofessional 9 Installation, Grundlagen & Konfiguration Sie suchen mit der Maske ELO nach bestimmten Dokumenten. Wählen Sie hierzu die Suchmaske ELO. Im Indexfeld Referenz-Belegtyp können Sie mit F7 die vorhandenen Einträge sehen. Bild 294 Sie suchen nach Dokumenten von einem bestimmten Lieferanten und Buchhungskonto: Bild 295 Die Suchanfrage, die oben gewählt wurde, sucht nur über die Dokumente, die mit der Verschlagwortungsmaske Dokument in das Archiv abgelegt wurden. Eine Suche über mehrere Indexfelder verfeinert die Suchanfrage. Dabei können die Suchbegriffe in unterschiedlichen Indexfeldern mit einer UND-Bedingung oder ODER-Bedingungen verknüpft werden. Wir suchen nun unser Worddokument, das wir zuvor mit dem Makro aus Microsoft Word abgelegt hatten. Bei der Suche über eine dokumententypspezifische Verschlagwortungsmaske können auch die Stichwortlisten verwendet werden. Unsere Suchanfrage führt zu folgender Trefferliste: Bild 296 Seite 179 von 322

6 Eine datumsbezogene Suche steht ebenfalls zur Verfügung. In der Verschlagwortungsmaske selbst können Sie eine gezielte Datumseingrenzung vornehmen. Zudem entscheiden Sie, ob Sie die Eingrenzung bezogen auf das Ablagedatum oder Dokumentendatum festlegen. Sie suchen alle Rechnungen und schränken den Zeitraum des Dokumentendatums ein. Bild 297 In den Optionen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Dateiname Hier suchen Sie nach dem ursprünglichen Dateinamen, den die Datei vor Ihrer Archivierung im Dateisystem hatte. Diese Suche muss exakt dem Dateinamen entsprechen oder mit Wildcards eingetragen werden. Notizen Hier können Sie nach allen Notizen suchen oder auch nur nach gewissen Arten von Randnotizen. Unter "Alle Notizen" sind alle Notizen zu verstehen, die "am" und "auf" einem Dokument aufgebracht werden können. Dazu gehören: - Alle Randnotizen - Alle Haftnotizen auf dem Dokument - Alle Textnotizen auf dem Dokument - Alle Textstempel auf dem Dokument Suchbereich Nur aktuellen Ordner durchsuchen Es werden nur Objekte durchsucht, die sich im oder unterhalb des Ordners befinden. Es wird der Ordner vorausgewählt, in dem Sie sich gerade im Moment im Archiv befinden. Über die Schaltfläche Auswählen können Sie aber jederzeit zu einem anderen Ordner wechseln. Suchbereich Im angezeigten Suchergebnis durchsuchen Die Trefferliste des vorigen Suchergebnisses erneut mit normalerweise geänderten Suchkriterien durchsuchen. Suchmodus Die Einstellungen hier betreffen nur die Indexfelder und die Kurzbezeichnung auf der "Basis" Suchlasche. Standard ist die "AND" Verknüpfung. Eine Suche führt dann also nur zu einem Treffer, wenn beide Begriffe in beiden oder mehr Feldern (Indexfelder, Kurzbezeichnung) vorkommen. Seite 180 von 322

7 11.4 Bereichssuche Wenn Sie nach Rechnungsnummern oder Rechnungsbeträgen innerhalb eines bestimmten Bereichs suchen möchten, können Sie dies mit der Bereichssuche realisieren: Sie suchen nach Rechnungen, deren Rechnungsnummer im Bereich 1000 bis 1010 liegt. Gemäß der Suchanfrage erhalten Sie die folgende Trefferliste: Bild 298 Sie suchen nach Rechnungen, deren Rechnungsdatum zwischen dem und liegen. Gemäß der Suchanfrage erhalten Sie die folgende Trefferliste: Bild Suche mit Booleschen Operatoren Sie können nach mehreren Indexwerten in einem Indexfeld suchen. Die Suchbegriffe müssen in Hochkommata angegeben werden und mit den Operatoren UND oder ODER verknüpft werden. Sie suchen nach Fotografien, die als Ort der Aufnahme Berlin oder Paris besitzen. Bild 300 Seite 181 von 322

8 11.6 Vorherige Suchen Über die Funktionstaste F3 können Sie sich die letzten Suchanfragen über die Verschlagwortungsmaske nochmals anzeigen lassen und daraus eine erneute Suche absetzen. Bild 301 Hierbei handelt es sich um eine temporäre Möglichkeit. Nach einem Neustart des Clients wird diese Anzeige zunächst wieder leer sein Suche nach vorhandenen Einträgen Sie können in einem Indexfeld auf die dort bereits bestehenden Indexwerte über einen Auswahldialog zugreifen. Dies kann Ihre Suchanfrage unterstützen, da nur die Begriffe im Auswahldialog angezeigt werden, die tatsächlich im Archiv existieren. Bild 302 Beim Drücken der Funktionstaste F7 mit eingegebenen Zeichen werden die ersten 100 Treffer angezeigt. Darunter befinden sich bei Mehrfachvorkommen die 100 häufigsten Treffer. Auch wenn beim Starten der Zeicheneingabe nur maximal 100 zur Anzeige kommen, so wird doch bei weiterem Eingeben von Zeichen auf den gesamten Datenbestand zurückgegriffen. Hier ist kein Limit vorhanden. Die Anzeige kann nur Treffer darstellen, auf die Sie auch mindestens Lesezugriff haben. Da die F7-Taste die isearch Technologie verwendet, kann es bis zu einer Minute dauern, bis geänderte oder neue Indexdaten bei den vorhandenen Einträgen aufgelistet werden. Seite 182 von 322

9 Sobald die Verschlagwortungssuche ausgeführt wurde, werden einige Schaltflächen aus der Multifunktionsleiste deaktiviert. Diese Funktionen stehen nur der isearch zur Verfügung. Hinweis: Um eine bessere Unterscheidung zwischen Verschlagwortungssuche und isearch zu erreichen werden, sobald die Verschlagwortungssuche ausgeführt wurde, einige Schaltflächen aus der Multifunktionsleiste deaktiviert. Diese Funktionen stehen nur der isearch zur Verfügung. Zusätzlich werden die Verschlagwortungssuchen immer in einer neuen Suchansicht durchgeführt. Bild 303 Seite 183 von 322

10 11.8 Baumansicht Sie können eine Trefferliste nach einzelnen und mehreren Indexfeldern in einer Baumansicht gruppieren. Wählen Sie beispielsweise die Suchmaske Foto Digital, klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Wenn Sie kein Zeichen oder nur das Wildcard-Zeichen * eingeben, werden alle ELO Objekte in der Trefferliste aufgelistet, die mit dieser Verschlagwortungsmaske im Archiv verbunden sind. Sie erhalten eine Trefferliste. In der Multifunktionsleiste ANSICHT können Sie über die Funktion Baum die Ansicht der Trefferliste auf Ordnerstruktur umstellen: Bild 304 Die Ansicht Ordnerstruktur zeigt Ihnen den Ablageort der Dokumente im Archiv an. Sie können eigene virtuelle Baumansichten konfigurieren. Wir möchten die archivierten Dokumente nach Fotograf und Ort in einer Baumansicht strukturiert anzeigen. Bild 305 Seite 184 von 322

11 Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Klicken Sie auf Baumansichten. Klicken Sie auf Baumansichten bearbeiten. Wählen Sie Hinzufügen, um eine neue Baumansicht mit eigener Gruppierung zu erstellen. Wählen Sie die Verschlagwortungsmaske Foto digital. Wählen Sie Leere Verschlagwortungswerte auffüllen. Das ist übersichtlicher im Ergebnis, wenn es z.b. in der Trefferliste Objekte gibt, die keinen Eintrag im Feld Fotograf oder Kamera besitzen. Wählen Sie das Feld oder die Felder, die in eine Gruppierung einbezogen werden sollen. Wir wählen hier das Feld Fotograf und anschließend darunter das Feld Ort der Aufnahme, Kamera und Thema1. Das Suchergebnis wird somit zuerst nach Fotografen aufgebaut. In einer zweiten Gruppierungsstufe dann die Ansicht nach Kamera Modell. Sie können die Reihenfolge der Gruppierung auch verändern, indem Sie das Maskenfeld auf der rechten Seite selektieren und mit den Pfeiltasten in die gewünschte Reihenfolge verschieben. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK für Ihre Baumansicht Sortiert nach Fotografen. Wechseln Sie jetzt in die Multifunktionsleiste und aktivieren dort über Baumansichten Ihre gruppierte Anzeigestruktur. Bild 306 Ihr Suchergebnis wird jetzt in der von Ihnen gewünschten Gruppierreihenfolge und Gruppiertiefe dargestellt. Klicken Sie auf die Funktion Teilbaum komplett öffnen, wird die gesamte Ordner- und Unterordnerstruktur expandiert. Wechseln Sie zwischen den verschiedenen Baumansichten, während Ihr Suchergebnis unverändert erhalten bleibt. Seite 185 von 322

12 11.9 Dynamische Ordner Aus einer konkreten Suchanfrage kann ein dynamischer Ordner erzeugt werden. Dynamische Ordner stellen somit den Inhalt gemäß der definierten Suchanfrage in dem Moment zusammen, in dem dieser im Archiv angeklickt wird. Inhalte von Dynamischen Ordnern stellen im Prinzip somit immer das Ergebnis einer Suche dar. Wir möchten zum Beispiel in einem Ordner alle Rechnungen zu einem bestimmten Buchungskonto zu einem bestimmten Lieferanten angezeigt bekommen. Anhand der folgenden Suchanfrage suchen wir nach einem Buchungskonto und schränken die Anfrage zusätzlich auf einen Lieferanten ein: Bild 307 In der Multifunktionsleiste RECHERCHIEREN klicken Sie nach der Suchanfrage die Funktion Dynamischer Ordner an: Im nächsten Fenster wählen Sie den Ort im Archiv für den dynamischen Ordner und vergeben anschließend einen Namen. Für unser Beispiel nennen wir den Ordner Alle Rechnungen zu Buchungskonto Bild 308 Seite 186 von 322

13 Im Archiv erscheint nun der erstellte Ordner. Klicken Sie diesen an, werden alle Dokumente angezeigt, die mit den angegebenen Suchkriterien übereinstimmen. Da diese Dokumente in unterschiedlichen Ordnern im Archiv liegen können, wird auf diese Dokumente in einem dynamischen Ordner immer referenziert. Der ursprüngliche Ablageort wird aber nicht verändert. In der Multifunktionsleiste ANSICHT können Sie mit der Funktion Neue Ansicht eine eigene Ansicht zu diesem dynamischen Ordner erzeugen, wenn Sie auf den Ordner schnell zugreifen möchten. Bild 309 Durch die eigene Ansicht sehen Sie stets alle Reisekostenabrechnungen. So erhalten Sie schnell einen Überblick über alle vorhandenen Reisekostenabrechnungen, ohne nach dem Buchungskonto jedes Mal erneut zu suchen. Bild 310 Seite 187 von 322

14 11.10 Sortieren und Filtern Sie können eine Trefferliste auf- und absteigend nach Indexfeldern sortieren. Klicken Sie hierzu auf die gewünschte Spaltenüberschrift, anhand der Sie eine Trefferliste auf- oder absteigend sortieren möchten. An dem Sortierungspfeil in der Spaltenüberschrift erkennen Sie, ob die Spalte auf- bzw. absteigend sortiert ist. Bild 311 Es stehen weiterhin Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können eine Trefferliste nach einem bestimmten Kriterium filtern, eigene Filter erstellen und speichern. Bild 312 Sie können Ihren Filter auch mit weiteren Kriterien kombinieren. Klicken Sie in der Filterliste auf Benutzerdefiniert. Erstellen Sie so beispielsweise einen neuen Filter auf das letzte Suchergebnis: Bild 313 Seite 188 von 322

15 11.11 Konfiguration der Trefferliste In der Konfiguration im Bereich Anzeige finden Sie einige Konfigurationsmöglichkeiten zur Suche. Die maximale Trefferliste ist standardmäßig auf die ersten 100 Treffer begrenzt. Ein höherer Wert bedeutet automatisch erhöhte Suchzeiten. Bild 314 Sie gelangen zu weiteren Treffern, indem Sie zu den nächsten 100 Treffern blättern. Sortierung und Filterungen in der Trefferliste beziehen sich nur auf die angezeigten Treffer. Bild 315 Die Option Eine neue Suchansicht für jede Verschlagwortungssuche erzeugt automatisch eine neue Suchansicht. Sollte eine Suchansicht nicht mehr benötigt werden, wählen Sie diese aus und führen im Kontextmenü Ansicht löschen aus. Bild 316 Alternativ finden Sie diese Funktion in der Multifunktionsleiste ANSICHT. Bild 317 Seite 189 von 322

16 11.12 Tabelle in Zwischenablage Sie können eine Trefferliste oder jede Tabellenansicht im Java Client in die Windows Zwischenablage kopieren. In der Multifunktionsleiste finden Sie hierfür die Funktion Tabelle in Zwischenablage kopieren. So kann zum Beispiel das Ergebnis einer Trefferliste in Microsoft Excel weiterverarbeitet werden. Bild Voreinstellung Suchmaske Sie können sich in der Konfiguration im Bereich Verschlagwortung die häufig von Ihnen verwendete Suchmaske voreinstellen. Unabhängig davon können Sie natürlich mit einem zusätzlichen Mausklick auch von der Voreinstellung abweichen und beliebig eine andere Suchmaske wählen. Bild isearch Eine isearch-suche bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, Dokumente schnell, gezielt und effizient zu finden. Zudem gibt es auch bei der isearch viele Filterfunktionen, die Ihnen helfen, zielgerichtet bestimmte Dokumente zu finden. Mit isearch können Sie neben der Suche über Indexfelder auch nach Begriffen im Dokumenteninhalt selbst suchen. Hinweis: Die isearch kombiniert die Suche über Metadaten (SQL-Datenbank) mit der Suche über den Volltextkatalog (Lucene Volltextdatenbank). Für die Volltextsuche muss ein Dokument im Volltextkatalog der isearch aufgenommen sein. Hierzu kann in den Optionen der Verschlagwortung oder über die Definition der Verschlagwortungsmaske die Option In den Volltext aufnehmen gesetzt werden. Seite 190 von 322

17 Sie haben die Möglichkeit, im Funktionsbereich SUCHEN über die Eingabe des Suchbegriffs im Inhalt und in der Verschlagwortung der Dokumente zu suchen. In der Multifunktionsleiste RECHERCHIEREN können Sie mit der Funktion Durchsuchte Felder einstellen, welche Felder die isearch bei der Suche berücksichtigen soll. Bild 320 Die isearch Suche ist in zwei Pakete unterteilt. Alle Funktionen des Basispakets sind im Standard von ELOprofessional und ELOenterprise enthalten. Basispaket ELO isearch (Funktionalität in Lizenzen enthalten): Autovervollständigung (Search-as-you-type) Tippfehlerkorrektur (Spellchecker, Meinten Sie?) Boolsche Suchfunktionalität (Suchbegriffe verknüpfen) Synonymthesaurus DE, EN, FR Fundstellentext Filter (ConteXtoren) Linguistik: Einfache Lemmatisierung und Kompositazerlegung Erweiterungspaket ELO isearch (Funktionalität durch Zusatzlizenzen zu erwerben): SimFinder (inhaltliche Ähnlichkeitssuche) Thesaurus-Schnittstelle OntologyNet (inhaltlich verwandte Dokumente) Wissenslandkarten Seite 191 von 322

18 11.15 Funktionalität Die Basisfunktionalitäten entnehmen Sie der folgenden Tabelle: Autovervollständigung Direkt während der Eingabe der Suchworte werden Vorschläge in einer Autovervollständigungsliste angezeigt. Dabei werden sowohl die eigenen letzten Suchen als auch die im Volltext vorhandenen Wörter im Indexkatalog entsprechend der Eingabe angezeigt. Synonymthesaurus Sobald eine isearch-suche gestartet wird, sucht der Client nach Synonymen für das letzte Wort. Sind im Thesaurus Synonyme vorhanden, so werden diese unter der Angabe angezeigt. Ein Klick auf ein Synonym fügt es per logischem ODER zum letzten Wort hinzu. Standardmäßig ist der Synonymenthesaurus erhältlich für Deutsch, Englisch und Französisch. Welche Synonyme angezeigt werden, ist abhängig davon, mit welcher Sprache Sie sich am Java Client anmelden. Tippfehlerkorrektur Nach dem Start der Suche wird bei wenigen Treffern eine mögliche Korrektur der Suche überprüft und ggf. angezeigt. Hiermit lassen sich Tippfehler leicht beheben, die korrigierte Suche wird sofort beim Mausklick auf den Vorschlag gestartet. Fundstellentext Im Suchergebnis wird ein Textauszug mit den gefundenen Wörtern im Text des Dokuments angezeigt. Sind die Fundstellen zu weit hinten im Text oder das Wort steht in anderen Feldern, erscheint der Textanfang. Seite 192 von 322

19 Lemmatisierung und Kompositazerlegung Die isearch beinhaltet die Formen der einfachen Computerlinguistik: Kompositazerlegung (zusammengesetzte Wörter) Beispiel: Weltraumbahnhof Welt, Raum, Weltraum, Bahnhof Lemmatisierung (Wortgrundformbildung) Beispiel: Bücher, Büchern, Bücherei Buch ELO isearch bietet durch die Eingabe von Operatoren viele Suchmöglichkeiten. Beispiele werden nachfolgend allgemein erläutert: Operatoren Erforderliche Eingabe Beispiel Erläuterung UND Leerzeichen Berlin Deutschland Gesucht wird nach Dokumenten, die sowohl das Wort Berlin als auch das Wort Deutschland enthalten. ODER Komma Berlin, Stuttgart Gefunden werden Dokumente, die entweder das Wort Berlin oder das Wort Stuttgart enthalten. ( ) Runde Klammern Berlin (Stadt, Bundesland) Gesucht wird in diesem Fall zuerst nach dem Begriff Berlin, dann nach einer Verbindung zwischen dem Wort Berlin und den eingeklammerten Begriffen. Die Begriffe in der Klammer sind mit ODER verknüpft. Es wird also nach Berlin und Stadt bzw. nach Berlin und Bundesland gesucht. [ ] Eckige Klammern [5000 TO 6000] Bei der Bereichssuche werden alle Dokumente gefunden, die dem durch Start- und Endkriterium abgegrenzten Bereich entsprechen. Die Suche eignet sich für strukturierte Daten, wie z.b. die Suche nach einem Postleitzahlenbereich im Indexfeld Postleitzahl auf einer Verschlagwortungsmaske. - Minuszeichen Berlin -USA In diesem Fall wird nur nach Dokumenten gesucht, die das Wort Berlin, aber nicht das Wort USA enthalten. Seite 193 von 322

20 Operatoren Erforderliche Eingabe Beispiel Erläuterung " " Anführungszeichen "Sommer 2010 Bei der so genannten Phrasensuche wird der Archivinhalt nach der exakten Wortkombination durchsucht. Wenn Sie z.b. Sommer 2010 eingeben, sucht ELO nur Dokumente, die diese Wortkombination enthalten. Die Reihenfolge der Wörter ist dabei fest vorgegeben. * Platzhalterzeichen Liefer* Kann eingesetzt werden, um nach Wortteilen zu suchen. Bei Eingabe von Liefer* werden Wörter wie Lieferung, Lieferschein, Lieferant etc. gefunden. Wird nur das *- Zeichen eingegeben, werden sämtliche Archivinhalte angezeigt. Datum:, Maske:, etc. Filter Datum: heute ~ Tilde Zeichen Maier~ Liefer~ Maske: Rechnung Die Filter der isearch können direkt in das Suchfeld eingegeben werden. Gefunden werden ähnliche Wörter, d.h. bei Eingabe von Maier~ wird auch Meier, Maierei usw. gefunden Beispiele isearch Suche nach Welt isearch sucht nach Dokumenten mit dem Begriff Welt. Es werden Treffer mit Welt und die damit zusammengesetzten Wörtern gesucht. So findet die isearch aber auch Dokumente mit dem Begriff Weltmeisterschaft. Aus den beiden Substantiven Welt und Meisterschaft wird das Kompositum Weltmeisterschaft. Die Kompositazerlegung bei der Begriffssuche ist eine grundlegende Eigenschaft von isearch. Bild 321 Seite 194 von 322

21 ELOprofessional 9 Installation, Grundlagen & Konfiguration Wildcard-Suche nach Weltw* Sobald Sie Wildcards einsetzen, ist eine Kompositazerlegung nicht mehr aktiv. Das ist unabhängig davon, ob das Wildcard vor oder/und nach dem Wort steht. Bild 322 Ohne Wildcard-Suche nach weltw isearch Suchen können Wildcards benötigen. Bild 323 Die UND Suche nach die welt isearch sucht nach Dokumenten mit den Begriffen die und Welt. Diese Wörter müssen somit im Dokumentinhalt auftauchen. Bild 324 Seite 195 von 322

22 ELOprofessional 9 Installation, Grundlagen & Konfiguration Phrasen-Suche nach fc bayern münchen Phrasen sind in der Welt der Suchmaschinen zwei oder mehrere Begriffe in einer Suchanfrage, die exakt so gefunden werden sollen. Sucht man zum Beispiel in Dokumenten exakt, müssen die Suchbegriffe in Hochkommata angegeben werden. isearch sucht nach der exakten Wortreihenfolge fc bayern münchen. Eine Phrasen-Suche ist potentiell sehr aufwendig, da bei der Suche nicht nur das reine Vorhandensein eines Wortes geprüft werden muss, sondern auch die relative Position bezogen auf die vom Suchenden eingegebene Phrase stimmen muss. Bild 325 Phrasen-Suche (ODER) nach vfb stuttgart ODER fc bayern münchen isearch sucht nach den Begriffen vfb stuttgart oder fc bayern münchen. Diese Wortkombinationen müssen entweder in einem oder im anderen Dokumentinhalt auftauchen. Bild 326 Exklusions-Suche nach fc -bayern isearch sucht nach den Begriffen fc, ohne dass bayern im Dokument dabei vorkommt. Bild 327 Seite 196 von 322

23 11.17 Relevanz Die Relevanz bewertet die Häufigkeit des Suchbegriffs und dessen Fundort (Indexfelder, Volltext, Kurzbezeichnung). Kommt der Suchbegriff in den Indexfeldern vor, hat der Trefferlisteneintrag eine höhere Relevanz, als wenn der Suchbegriff im Dokumenteninhalt vorkommt. Umso höher der Relevanzwert, umso häufiger kommt der Suchbegriff in den durchsuchten Feldern vor. Die Relevanz ist zudem höher, wenn der Suchbegriff in den Indexfeldern und im Dokumenteninhalt vorkommt. Bild Filter Die Sucheingabe kann bei der ELO isearch durch dynamische Filter erweitert werden. Diese zeigen für die aktuelle Suche die möglichen Filterwerte mit zu erwartenden Treffermengen (geschätzt) an. Neben den Standardfiltern Datum, Maske, Objekttyp und Abgelegt von lassen sich die Indexfelder als Filter verwenden. Bild 329 Die Filter addieren sich mit einem logischen UND und schränken somit das Suchergebnis ein. Durch mehrfaches Hinzufügen eines Filtertyps lässt sich ein ODER innerhalb dieses Typs erstellen. Bild 330 Seite 197 von 322

24 ELOprofessional 9 Installation, Grundlagen & Konfiguration Starten Sie eine isearch-suche über alle Objekte. Geben Sie hierzu das Wildcardzeichen * ein. Sie erhalten eine umfangreiche Trefferliste. Diese können Sie nun über verschiedene Filter einschränken. Bild 331 Sie werden bemerken, wie sich die Inhalte der abhängigen Filter ändern, sobald Sie einen Filterwert anpassen. Wählen Sie zum Beispiel das Jahr 2012 beim Datums-Filter aus, stehen beim Objekttyp-Filter nur noch Objekte aus diesem Jahr zur weiteren Auswahl zur Verfügung. Sie können diese abhängigen Filter bis auf die einzelnen Indexfelder der Masken anwenden. Bild 332 Die Filter Abgelegt von, Bearbeiter und Maske sind editierbar. Sie können zum Beispiel einen Benutzer im Filter Abgelegt von eintragen. Im Dropdown Menu sind jetzt die zuletzt von diesen User abgelegten Dokumente auswählbar. Aus Performancegründen ist diese Liste aber nicht komplett und zeigt nur die letzten Einträge. Hinweis: Sie können die Filter auch direkt in das Suchfeld eintragen. Die Filter werden dann automatisch von ELO gesetzt. Bild 333 Seite 198 von 322

25 11.19 Notizsuche Die Suche in den Notizen erhalten Sie, indem Sie eine ganz normale Suche über Verschlagwortungsmasken durchführen. Gehen Sie auf die Registerkarte Optionen und geben Sie dort im Feld Notizen Ihren Suchbegriff ein. Bild 334 Es stehen folgende Optionen bei der Notizsuche zur Verfügung: Suche über alle Notizen: Treffer bei allen Dokumenten mit Randnotizen, die den Suchbegriff enthalten Treffer bei allen Dokumenten mit Haftnotizen, die den Suchbegriff enthalten Treffer bei allen Dokumenten mit Textnotizen, die den Suchbegriff enthalten Treffer bei allen Dokumenten mit Text-Stempeln, die den Suchbegriff enthalten Suche über Randnotizen: Treffer bei allen Dokumenten, die Wörter in der jeweiligen Randnotiz enthalten. Es werden somit nur die Randnotizen durchsucht. Bild 335 Seite 199 von 322

26 11.20 Suche nach Versionsinformationen Versionsinformationen wie zum Beispiel Versionskommentare oder Versionsnummer können beim Einchecken geänderter Dokumentversionen entstehen, aber auch nachträglich verändert und angelegt werden. Danach kann gesucht werden. Bild 336 Wir suchen nach einem Begriff in unserem Versionskommentar, den wir zuvor eingegeben haben und erhalten unser Schulungsdokument als Treffer. Bild Letzte Suchanfragen ELO bietet die Möglichkeit, auf die letzten 10 Suchen zurückzugreifen und diese erneut durchzuführen. Dabei ist es egal, ob die Suche mit der isearch oder der Verschlagwortungssuche durchgeführt wurde. Sie können die letzten Suchanfragen über die entsprechende Schaltfläche im Bereich Suchen aufrufen. Bild 338 Die Auflistung enthält die ausgewählten Filter, Suchbegriffe und welche Suchmethode Sie gewählt hatten. Seite 200 von 322