Die Auswahl der besten Enterprise Messaging App für europäische Unternehmen

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1 Die Auswahl der besten Enterprise Messaging App für europäische Unternehmen Einleitung Die Nachfrage von Unternehmen für unsere Enterprise Messaging App wächst stark. Auf der einen Seite verstehen Unternehmen zunehmend die Probleme der Verwendung von Whatsapp für die Unternehmenskommunikation. Auf der anderen Seite gibt es in einer zunehmend digitalen Welt immer mehr wichtige Anwendungsfälle, Szenarien und Vorteile einer dedizierten Enterprise Messaging App. Im letzten Jahr haben wir einen ersten Blog-Beitrag geschrieben, wie Unternehmen eine Enterprise Messaging App auswählen können. Jetzt wollen wir in diesen White Paper alle wichtigen Kriterien, Anforderungen und Markttrends auf den neusten Stand bringen. Dabei konzentrieren wir uns auf die Bedürfnisse und Anforderungen von europäischen Unternehmen. Auf folgende Punkte sollten Firmen achten, wenn sie die beste Enterprise Messaging App für ihr Unternehmen auswählen wollen: User Experience wie Whatsapp Mit Blick auf die Evolution und die Zukunft der Unternehmenskommunikation ist es ziemlich offensichtlich, dass ein "Whatsapp für Unternehmen" für das Messaging mit Kollegen und Teams wichtig ist. Menschen verwenden regelmäßig Consumer Messaging Apps wie Whatsapp und sind oft sehr vertraut mit diesen Tools. Unternehmen müssen eine Enterprise Messaging App für ihre Firma auswählen, die für alle Smartphones, Tablets und Desktops erhältlich ist, und dabei über eine Benutzeroberfläche und User Experience verfügt, die Whatsapp sehr ähnlich ist. Dadurch kann der Roll-out beschleunigt, die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert und der Bedarf an Support gesenkt werden. Unterschätzen Sie nicht den Widerstand von Benutzern gegen Communication- und Collaboration-Tools, die auch allgemein für Messaging-Anwendungsfälle verwendet werden können, aber eine andere Benutzeroberfläche als Whatsapp haben. Mitarbeiter wollen eine "Whatsapp User Experience" in der Enterprise Messaging App. Professionelles Gruppen-Messaging und Teilen von Inhalten Gruppen-Messaging ist heute einer der wichtigsten Anwendungsfälle in der Unternehmenswelt. Unternehmen brauchen professionelle Gruppen-Chats oder Kanäle für verschiedene Teams, Projekte, Abteilungen und Themen. Diese Gruppen-Chats sollten bis zu 50 Chat-Mitglieder oder manchmal sogar mehr handhaben können. Idealerweise kann das "Onboarding" von Benutzern durch den Import von Gruppen aus einer Active Directory (oder LDAP) auf die Geräte beschleunigt werden. Um den Status von Nachrichten zu verstehen und die Kommunikation weiterzuverfolgen, benötigt eine Messaging-App für Unternehmen Lesebestätigungen, die auch für Gruppen-Chats funktionieren sollten.

2 Ein weiterer Schwerpunkt für Unternehmen ist der Austausch von digitalen Inhalten. Aufgrund ihrer privaten Nutzung von Whatsapp erwarten Mitarbeiter, dass eine Enterprise Messaging App Funktionen für das Teilen von Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Standorten, Kalenderdaten, Links mit Vorschau und - natürlich - Dateien bietet. Der Austausch von Dateien sollte zumindest Office-Dokumente (Wort, Powerpoint und Excel) und PDFs ermöglichen. Europäische Cloud oder On-Premise Die Wahl in den USA mit dem republikanischen Sieg wird die Massenüberwachung und ähnliche Geheimdienst-Aktivitäten verstärken. Europäische Unternehmen werden aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen in der Regel zögern, Clouds und Datencenter von US-Softwareanbietern zu nutzen. Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen und des Datenschutzes brauchen europäische Unternehmen eine Enterprise Messaging App mit einer Cloud in ihrem Land oder in einem Staat mit starken Datenschutzgesetzen (z.b. Deutschland). Für bestimmte Unternehmen mit starken Sicherheitsanforderungen, wie z.b. Finanzdienstleister, Life Science Unternehmen oder Regierungsorganisationen, kann eine Enterprise Messaging App mit einer On-Premise-Lösung die richtige Wahl sein. Führender Datenschutz und Sicherheit auf der Grundlage europäischer Standards Während starker Datenschutz und Sicherheit eine Voraussetzung für eine Enterprise Messaging App sein sollten, unterscheiden sich die Anbieter hier deutlich. Die schwachen Datenschutzgesetze in den USA spiegeln sich in den Angeboten vieler US-Anbieter wider. Allerdings gibt es auch in Europa mit seinen starken Datenschutzgesetzen erhebliche Unterschiede zwischen den Sicherheitsstandards von Anbietern von Enterprise Messaging Apps. Im Allgemeinen sollte eine Enterprise Messaging App die Benutzerdaten so weit wie möglich anonymisieren, keine Adressbücher speichern und möglichst wenig Daten verwenden (einschließlich einer Löschung, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden). Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sicherheits-Funktionen von der Enterprise Messaging App angeboten werden, wie z.b. eine Multi-Faktor-Authentifizierung und die Deaktivierung der Vorschau von Push-Benachrichtigungen (um zu vermeiden, dass Nachrichteninhalte mit Apple und Google geteilt werden). Eine Messaging-App für Unternehmen sollte auf der Grundlage starker deutscher und europäischer Datenschutzgesetze konzipiert und entwickelt worden sein. Ebenso sollte eine Enterprise Messaging App Unternehmen und Behörden eine Auftragsdatenverarbeitung nach europäischem Recht anbieten. Starke Verschlüsselung für Unternehmen Eine Enterprise Messaging App sollte eine starke Verschlüsselung verwenden. Natürlich sollte der Transport von Daten zwischen der App und dem Server verschlüsselt werden,

3 und auch alle auf dem Server gespeicherten Daten sollten verschlüsselt werden. Das sollten die Minimalanforderungen sein. Darüber hinaus sollte der Transport von Metadaten zwischen App und Server verschlüsselt werden. Auch sollten die Nachrichten vom Absender verschlüsselt und nur vom Empfänger entschlüsselt werden. Diese beiden Maßnahmen schützen u.a. gegen Man-in-the-Middle-Angriffe. Da auf den Endgeräten vertrauliche Daten länger vorliegen, ist es wichtig, dass die Daten der App auf den Endgeräten verschlüsselt abgespeichert werden. Zusätzlich zu einer umfassenden Verschlüsselung benötigt ein Unternehmen eine revisionssichere Archivierungsfunktionalität (abgesehen von Backups) für alle Nachrichten und Benutzer der Organisation. Unternehmensweite Administration Ein Unternehmen muss in der Lage, alle seine Benutzer auf eine einfache, effiziente und professionelle Art und Weise zu verwalten. Eine Messaging-App für Unternehmen sollte ein Administrator-Portal bereitstellen, um alle Benutzer der Organisation einzuladen, zu konfigurieren und zu verwalten. Ein professionelles Zugriffsmanagement sollte ein "White Listing" von Benutzern ermöglichen und das Blockieren von Benutzern und sogar einzelnen Geräten (z.b. bei Diebstahl oder Verlust) erlauben. Das Administrator-Portal sollte über unternehmensweite Kommunikationsregeln, Datenschutzeinstellungen und Compliance-Richtlinien verfügen. Besonders größere Unternehmen benötigen Active Directory (oder LDAP-) Integrationen, die es erlauben, die Benutzer schnell zu importieren oder regelmäßig zu synchronisieren und so den administrativen Aufwand zu minimieren. Größere Unternehmen benötigen auch eine Multi-Mandanten- und Multi-Domain-Fähigkeit für Geschäftsbereiche und Tochtergesellschaften, um eine umfassende Verwaltung der einzelnen Mandanten und Domains zu ermöglichen. "Bulk Operations" und Filtermechanismen können einem Administrator hierbei auch helfen. Unternehmen wollen die Benutzeraktivität und Serviceverfügbarkeit einer Enterprise Messaging App verstehen. Daher sind Monitoring-Funktionen und Nutzerstatistiken von Vorteil. Zusätzlich benötigen Unternehmen manchmal einen Revisor-Zugriff auf das Administrator-Portal und Protokolle bzw. Logs der Administrationstätigkeiten. Führendes Mobile Application Management Aufgrund der großen Anzahl und der zunehmenden Nutzung von mobilen Endgeräten im Unternehmen ist ein gutes Mobile Application Management von großer Bedeutung. Die Enterprise Messaging App sollte automatisierte Installationen und Roll-outs (ohne Benutzereingaben) ermöglichen. Das hilft, den Support zu minimieren und die Verbreitung innerhalb der Organisation zu beschleunigen. Es ist wichtig, dass Unternehmen die Verwendung der Enterprise Messaging App auf privaten oder nicht verwalteten Endgeräten verhindern können, da es sonst zu Sicherheitslücken kommen könnte. Die Enterprise Messaging App sollte auch sicheres Tunneling unterstützen, um Unternehmensressourcen, -netzwerke und -infrastruktur zu schützen. Es sollten unternehmensweite Richtlinien zur Verfügung stehen, um die Messaging-App

4 für Unternehmen gemäß den Compliance- und Datenschutzanforderungen zu konfigurieren. Dadurch kann ein Unternehmen z.b. Teilen von Locations oder das Kopieren/Einfügen ggfs. einschränken oder die Dauer für die Datenaufbewahrung auf den Endgeräten festlegen. So kann sichergestellt werden, dass vertrauliche Daten nicht verwendet werden können oder nicht länger als erforderlich gespeichert werden. Eine Enterprise Messaging App sollte führende Enterprise Mobility Management Lösungen unterstützen, die den Zugriff auf Apps mit Passcodes schützen und Anwendungen remote löschen können, falls ein Endgerät kompromittiert wird. Secure Ecosystem Integrations für Industrie 4.0 Während die Unternehmen derzeit in erster Linie nach einem "WhatsApp für Unternehmen" als Teil des mobilen Büros suchen, wird die Integration der Enterprise Messaging App in das IT-Ökosystem in den kommenden Jahren relevant werden. Der Anschluss von Software und Services von Drittanbietern ermöglicht die Beschleunigung und Automatisierung von Prozessen und Workflows, die im Rahmen von Digitalisierungsprojekten und Industrie 4.0 sehr wichtig sein können. Eine Messaging-App für Unternehmen sollte eine API für IT-Ökosystemintegrationen (z. B. ERP, CRM, HR, Projektmanagement, Buchhaltung usw.) anbieten. Die Roadmap sollte sich auf die Bedürfnisse von europäischen Unternehmen konzentrieren, da Digitalisierungsprojekte und Industrie 4.0 in Europa spezifische Anforderungen in Bezug auf Technologie, Produktivität und Datenschutz haben. Eine Enterprise Messaging App sollte eine sichere API für Software und Services von Drittanbietern bereitstellen. Die Daten sollten in geschützter Weise an Drittlösungen übermittelt werden und es sollten keine unkontrollierten bzw. versteckten Verbindungen vorhanden sein. Das heißt, die Enterprise Messaging App sollte Kernintegrationen selbst erstellen und sollte sich nicht auf unsichere Drittanbieter verlassen, die zu Datenlecks oder einer unbeabsichtigten Verbreitung vertraulicher Geschäftsdaten führen können. Fazit Der Markt für Messaging-Apps für Unternehmen entwickelt sich rasch weiter. Auf den ersten Blick kann das Angebot von Anbietern für Enterprise Messaging Apps ähnlich aussehen, aber dann bei genauer Betrachtung doch deutlich unterscheiden. Wenn Sie die beste Enterprise Messaging App für Ihr Unternehmen suchen und Fragen zur Evaluierung und geeigneten Auswahlkriterien haben, kontaktieren Sie uns bitte für weitere Informationen. Über Teamwire Teamwire ist eine schnelle, intuitive und sichere Enterprise Messaging App. Teamwire löst das Whatsapp-Problem, verbessert die interne Kommunikation und steigert die Produktivität von Unternehmen im Messaging-Zeitalter. Nutzer können 1:1 und in Gruppen

5 kommunizieren, und beliebige digitale Inhalte wie Fotos, Dateien, Ortsangaben, Termine, Video- und Sprachnachrichten, und vieles mehr in Echtzeit austauschen. Als deutsche Firma erfüllt Teamwire alle europäischen Datenschutzanforderungen. Die vollständig verschlüsselte App kann einfach unternehmensweit administriert werden und gewährleistet firmeninterne Sicherheits-Richtlinien. Teamwire ist für alle mobilen Endgeräte und Desktop-Computer als Cloud, private Cloud oder "On-Premise Lösung verfügbar. Weitere Informationen: