Elektronische Langzeitarchivierung Aktuelle Trends und Mehrwerte für KMU. Niederrheinische IHK in Duisburg am 03. Juli 2014

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1 Elektronische Langzeitarchivierung Aktuelle Trends und Mehrwerte für KMU Niederrheinische IHK in Duisburg am 03. Juli 2014

2 EASY SOFTWARE AG, Mülheim a.d.r.

3 Auf einen Blick Installationen und ein Marktanteil von 17,9 % (Deutschland) EASY ist der Marktführer für Archivsysteme

4 Ausgangssituation der KMUs Täglich gehen in Unternehmen Massen an s, Office-Dokumenten, Verträgen, Rechnungen und anderen Belegen ein und aus: Analog (via Papier) und digital. IT-Systeme können Ordnung in die Fülle an unstrukturierten und strukturierten Daten bringen. Dabei sind mehrere Bereiche zu berücksichtigen:

5 Anforderungen an ein digitales Archiv Ein modernes Archivsystem beinhaltet ein revisionssicheres Langzeit-Archiv, das Folgendes erfüllt: Einhaltung der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und Einhaltung des HGB (Handelsgesetzbuch) Das Langzeit-Archiv sollte zertifiziert sein. Im Standard enthalten sollte die Protokollierung von Versionierungen und Änderungen an Metadaten der Dokumente. Das System sollte sich eigenständig um Datensicherheit, Unveränderbarkeit von Dokumenten und um die Aufbewahrungsfristen kümmern.

6 Archivierung ist aber heute mehr Statt nur von (Langzeit-) Archivierung spricht man bei dem Sichern der Informationen heute eher von ECM (Enterprise Content Management) und von der Archivierung digitaler Akten, weil Akten Informationen aller Art aus unterschiedlichen Kanälen auch strukturiert für die weitere Zwecke vorhalten können. Fokus also heute: 1. Archiv als Kernanwendung 2. Zusätzliche ECM-Anwendungen für den Mehrwert

7 Basisarchitektur eines ECM-Systems

8 Hauptanforderungen an modernes ECM-System Unterstützung aller jetzigen und künftigen Eingangskanäle Einfache (strukturierte) Ablage von Dokumenten und Informationen in ein langfristig sicheres, digitales Archiv Einfaches Suchen oder besser Finden statt suchen Vorgangs- und kontextbasierte Informationsbereitstellung Unterstützung von mobilen Clients (Informationsverfügbarkeit unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät) Informationstransparenz und einfachste Bedienung, browserbasiert Erweiterbarkeit/Modularität und Integrationsfähigkeit

9 Die Digitale Poststelle als zentraler Eingangskanal Eine digitale Poststelle ist durchaus mit der klassischen Postverteilung zu vergleichen. Sie ist dieser allerdings wesentlich überlegen: o o höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit und Transparenz niedrigere Fehlerquote. Hierüber laufen s, Faxe, gescannte Dokumente und andere Dokumente zusammen. Diese werden gespeichert (archiviert), geprüft und ggf. klassifiziert sowie weiteren Anwendungen zur Verfügung gestellt. Wichtige Informationen ( Indexdaten ) werden automatisch auf Vollständigkeit geprüft und gegebenenfalls mit vorhandenen Informationen aus etwaigen anderen Systemen (z.b. ERP, FiBu etc.) ergänzt.

10 Die Digitale Poststelle als zentraler Eingangskanal Sollten Erweiterungsmodule (wie z.b. eine Vertragsverwaltung / automatisierte Workflows / Rechnungseingangsverarbeitung) installiert sein, werden Dokumente automatisch / nach dynamischen Regeln an nachgeordnete Prozesse übergeben. Nach Vollständigkeit aller notwendigen Angaben und abschließenden Durchlauf der Verarbeitungsschritte werden die Dokumente gemäß der automatisch ermittelten Aufbewahrungsfrist aus den vordefinierten Dokumentenarten entsprechend im Archiv abgelegt. Klassifizierung/ Indexierung

11 Was macht man mit dem alten Papier? Neben elektronischen Dokumenten liegen auch zahlreiche Informationen im Unternehmen bereits im Papierformat vor. Die Herausforderung hierfür besteht darin, diese Dokumente im Archiv / ECM abzulegen, als seien sie digital eingegangen. Spezielle Scan-Arbeitsplätze mit entsprechender Hardware oder Outsourcing Alternativ auch verstärkt leistungsfähige Multifunktionsgeräte Extraktion von Daten aus den gescannten Dokumenten Dokumente, die von Multifunktionsgeräten in das File-System abgelegt wurden, können (vergleichbar strukturiert wie die File-Archivierung) im Archiv/ECM abgelegt werden.

12 Dynamische Aktenstrukturen Eines vereint alle Unternehmen: Sie nehmen durch Produktion, Handel oder Dienstleistungen am Wirtschaftsverkehr teil. Dabei gibt es eine Vielzahl gleichförmiger Prozesse. Daher gehören zum Standardumfang eines modernen ECM-Systems u.a. folgende Akten und Strukturen: o o vordefinierte Akten z. B. Einkaufsakte, Vertragsakte, Projektakte ein vorkonfigurierter Aktenplan mit den wichtigsten Dokumentenarten und Aufbewahrungsfristen. Aus welchen Anwendungen auch immer Sie Dokumente ablegen möchten: Alle Dokumente sollten im ECM über die digitale Poststelle möglichst automatisch in die entsprechenden Akten abgelegt werden können.

13 Dynamische Aktenstrukturen - Aktenplan Innerhalb der einzelnen Akten werden die Dokumente dann in den dafür definierten Aktenplan eingeordnet. Der Benutzer behält während der Arbeit somit jederzeit den Überblick über seinen gesamten zu bearbeitenden Vorgang.

14 Dynamische Aktenstrukturen - Aktendeckel Die Akten zeigen alle Dokumente/Informationen zu Kunden, Aufträgen, Lieferanten sowie Bestellungen gruppiert nach den Dokumentenarten im Aktenplan an. Ein automatisch generierter Aktendeckel zeigt auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Akte an.

15 Dynamische Aktenstrukturen - Berechtigungen Wichtig: Über ein detailliertes Berechtigungsmodell, was kundenspezifisch eingerichtet wird, ist es möglich, auf Basis von Rollen, Gruppen und Benutzern den Zugriff auf die Akten und Dokumente zu steuern. Weitere Akten wie die Projektakte, Personalakte o.ä. lassen sich jederzeit schnell, einfach und kostengünstig zum Basis-System ergänzen und verrechten.

16 Import von Dokumenten/Informationen per Drag and Drop per Upload über Netzwerkverzeichnisse (Hotfolder) direkt aus Office-Applikationen über den Explorer per Aktenplan über Druckströme und Printfunktion automatisiert aus dem ERP-System (Austausch in beide Richtungen) Scanner aller Art inkl. Multifunktionsgeräte

17 Integration ERP-, FiBu- und CRM-Systemen Archivierung ausgehender Dokumente und Belege mitautomatischer Indexierung (Bsp.: debitorische Rechnungen, OP-Listen) Archivierung eingehender Dokumente und Belege (Bsp.: kreditorische Rechnungen; Gelangensbestätigungen; dabei: Rückgriff auf bereits vorhandene Stamm- und Bewegungsdaten) Recherche im Kontext des führenden Systems / Haptik dieses Systems (Bedienung aus z.b. dem SAP-, Navision-, AX-System) Vollintegration in das führende System wie z.b. ERP: SAP, MS Dynamics o.ä.

18 Verschmelzung mit MS Office Microsoft-Office-Dokumente wie aus Word, Excel oder PowerPoint sowie s aus Microsoft Outlook können über mitgelieferte Add-In- Funktionen per Knopfdruck in das Archiv / ECM abgelegt werden. Vorlagen für Microsoft-Office-Dokumente werden über eine vorhandene Vorlagenbibliothek verwaltet. Neue Dokumente können auf dieser Basis direkt erzeugt und weitere Informationen wie bspw. Adressen etc. können aus ECM mit übernommen werden (und werden automatisch abgelegt).

19 Integrierte File-Archivierung (MS Office) Über Funktionen in den Kontextmenüs der Windows-Oberfläche können Dokumente, die sich in den Verzeichnissen auf dem File-System befinden, indiziert und abgelegt werden. Index-Informationen für die File-Archivierung werden automatisch aus den Dateiattributen oder aus den Ordnerstrukturen des File-Systems gewonnen. Alternativ ist auch eine manuelle Eingabe möglich. Optional wird auch ein Klassifizierungs-Modul angeboten, das die Informationen, welche für die Ablage im ECM benötigt werden, automatisch aus den Dokumenten extrahiert.

20 Ad-hoc-Workflow, Aufgaben und Akten Benutzer können Akten und Dokumente mit Aufgaben versehen und Sie einem andern Benutzer zur fristgerechten Bearbeitung weiterleiten. Akten und Dokumente können vom Benutzer auf Wiedervorlage gesetzt werden. Über eine Aufgabenliste ist eine Überwachung der Aufgaben und Wiedervorlagen auch über eine Ampelfunktion möglich. Optional lässt sich in ECM eine vollständige Workflowfunktionalität hinterlegen.

21 ECM mobile Unterstützung mobiler Endgeräte Zugriff unabhängig von Ort und Zeit (z.b. per iphone / ipad / Android-Smartphone / Windows Phone und Tablets (Surface))

22 ECM Ihr Nutzen Stark verkürzte Durchlaufzeiten durch Automatisierung von Geschäftsprozessen revisionssichere Archivierung und Gewährleistung von Compliance-Anforderungen dezentraler, kontextbezogener Zugriff auf Dokumente und Informationen (auch auf mobilen Endgeräten) Unterstützung der Einkaufs- (Lieferanten- und Bestellakte) und Verkaufsprozesse (Kunden- und Auftragsakte) im Unternehmen und flexible Erweiterbarkeit um zusätzliche Prozesse und digitale Akten intuitive Bedienbarkeit sowie vorkonfigurierte Prozesse und Strukturen auf Basis Best Practices gewährleisten die Userakzeptanz und einen geringen Schulungsaufwand

23 ECM modular am Beispiel EASY EASY Invoice - Rechnungseingangsverarbeitung EASY Records for HR - digitale Personalakte EASY Contract - Vertragsmanagement EASY Projektakte Weitere individuelle Aktenarten automatische Klassifizierungs- und Extraktionslösungen EASY ECM for SAP EASY ECM for Dynamics und vieles mehr! Sprechen Sie uns an!

24 Mehrwerte Genau diese Unterstützung ist die Zukunft für Ihr Unternehmen, richtig? Motivierte Mitarbeiter Finden statt Suchen Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen Schneller ROI durch stark verkürzte Durchlaufzeiten

25 Links Digit. Rechnungsverarbeitung für KMU rechnungen.site.easy.de

26 Vielen Dank!

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