Wirkung von Change Prozessen Messung des Nichtmessbaren. Tagung Vermessen(d)e Beratung vom 7. November 2013

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1 Wirkung von Change Prozessen Messung des Nichtmessbaren Tagung Vermessen(d)e Beratung vom 7. November 2013 Dr. Marit Gerkhardt

2 Change Management sichert den Projekterfolg durch verschiedene Bausteine Erfolgreiches Projekt = Nachhaltiges Change x Effiziente Programm- x Management organisation Richtige Fachinhalte Baustein 1: Leadership Alignment Baustein 2: Kommunikation Baustein 3: Qualifizierung Baustein 4: Mobilisierung Baustein 5: Monitoring Ziel: Commitment der (oberen) Führungskräfte Ziel: Aufmerksamkeit und Verständnis für die Veränderung Ziel: Anforderungs- und zeitgerechte Qualifikation der Betroffenen Ziel: Veränderung der Einstellung und des Verhaltens der Betroffenen Ziel: Sicherstellung des Veränderungserfolgs S. 2

3 Ein erfolgreiches Change Management hilft die Phasen der Veränderung erfolgreich zu durchlaufen Mitarbeiterleistung Gewohnheitsraum Erneuerungsraum Eingeschwungener Zustand Zustimmung Widerstand Ausprobieren Tal der Tränen Widerstandsraum Verwirrungsraum Quelle: in Anlehnung an die siebenstufige Veränderungskurve nach Streich (vgl. Streich in Rosenstil, 1997) Zeit S. 3

4 Change Monitoring ist grundlegender Bestandteil einer erfolgreichen Veränderungsbegleitung Definition Der Begriff Change Monitoring steht für die Wirkungsmessung im Rahmen von Veränderungsprozessen. Neben den hard facts (z.b. Projektkennzahlen) geht es dabei insb. um die Sicherstellung der soft facts, wie die Zufriedenheit oder Entwicklung der Mitarbeiterschaft. Andere Begriffe: Temperature-Check, Pulse- Check o.ä. Zielsetzung Mit Hilfe des Change Monitorings wird geprüft, inwiefern die gewünschten Veränderungsziele bereits erreicht wurden bzw. welche Risiken einer erfolgreichen Umsetzung möglicher Weise im Wege stehen. Kernelement der Wirkungsmessung ist oftmals die Einbindung unterschiedlicher Perspektiven mit dem Ziel, die erfolgreiche Umsetzung des Prozesses zu sichern. Methoden Es gibt eine Vielzahl von Methoden zur Wirkungsmessung von Change Prozessen. Unterscheiden lassen sich quantitative Zugänge, wie z.b. online Befragungen oder der Einsatz von Checklisten sowie qualitative Zugänge, wie Interviews, Workshops, Team-Runden o.ä. S. 4

5 Wie sichere ich ein erfolgreiches Change Monitoring: 1. Zielsetzung und Erfolgsfaktoren der Veränderung definieren 2. Commitment der oberen Führungsebene sicher stellen 3. Relevante Zielgruppen definieren 4. Monitoring Methoden sorgfältig auswählen und planen 5. Transparenz sichern 6. Mit den Ergebnissen arbeiten 7. Change Monitoring als kontinuierlichen Bestandteil etablieren S. 5

6 1. Zielsetzung und Erfolgsfaktoren der Veränderung definieren In einem ersten Schritt gilt es die Zielsetzungen und Erfolgsfaktoren der Veränderung zu definieren; sie sind die Messgrössen, die erhoben werden Die konkreten Kriterien sind abhängig von der jeweiligen Veränderung (z.b. Effizienz, Innovation, Integration etc.), übergeordnete Erfolgsfaktoren von Veränderungsprozessen dienen als Richtschnur (z.b. Kommunikation, Einbindung/ Mobilisierung, Qualifikation etc.) Die Definition relevanter Ziele und Erfolgsfaktoren ist abhängig von der Phase des jeweiligen Prozesses Das Change Monitoring dient nicht als Ersatz des Projektcontrollings sondern unterstützt und erweitert es um zentrale Elemente S. 6

7 1. Zielsetzung und Erfolgsfaktoren der Veränderung definieren Das Modell der 12 Erfolgsfaktoren bietet eine wichtige Grundlage, um die Planung und Durchführung von Veränderungsprozessen erfolgreich zu monitoren Flexibilität im Prozess Verankerung der Veränderung 12 Gemeinsames Problembewusstsein 1 Umfassende Diagnose Breite Führungskoalition Schnelle Erfolge/ Motivation Modell der 12 Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse 10 4 Vision/Ziele definieren Monitoring/ Controlling des Prozesses 9 5 Kommunikation Hilfe zur Selbsthilfe/ Ressourcen Zeitmanagement Projektorganisation Quelle: Erfolgsfaktoren und Bewertungskriterien in Change Management Prozessen (Dr. Marit Gerkhardt, 2007) Seite 7

8 2. Commitment der oberen Führung sichern Merke: Der Erfolg des Change Monitorings steht in direkter Abhängigkeit zu seiner Akzeptanz! S. 8

9 3. Relevante Zielgruppen definieren R&M Refining CM Business Optimization & Petro- Master- Units & Supply chemicals Commercial Retail plan Streams Finance & Services Purchasing Leadership Alignment Mobilization/ Participation Communication Qualification/ Training Perspektive 1: Führungskräfte Perspektive 2: MA der betroffenen Unternehmensbereiche Perspektive 3: Projektteam Vorliegen der Change Prämissen/ Voraussetzungen asdgilagsdi ldsjfosöifu fsdojfgoiufoiequrfequofuod sujfjsdjvcxj Xvxlkäjoöisuafd ojfoauf sdohfoas osdufo Xvxlkäjoöisuafd ojfoauf sdohfoas osdufo Zahl der betroffenen Betroffene User auf bekannt Qualifikationsniveau User bekannt R&M Refining Business Optimization & Petro- Finance & Units Commercial Retail Purchasing Change & Supply chemicals Services Prämissen Key User benannt þ þ þ þ þ þ Key User geeignet Key User trainiert C. Agents benannt C. Agents geeignet C. Agents trainiert User bekannt Namensebene ( Readiness ) der Trainings ausreichend Mengengerüst für S. 9

10 3. Relevante Zielgruppen definieren Projektleitung CM Berater Dezentral Verantwortliche (FK) Mitarbeiter 80% Erfolgsbewertung 100 % Je grösser die direkte Betroffenheit, desto kritischer die Erfolgsbeurteilung Quelle: Erfolgsfaktoren und Bewertungskriterien in Change Management Prozessen (Dr. Marit Gerkhardt, 2007) S. 10

11 R&M Business Change Units Prämissen Key User benannt Key User geeignet Key User trainiert C. Agents benannt C. Agents geeignet C. Agents trainiert Zahl der betroffenen User bekannt Betroffene User auf Namensebene bekannt Qualifikationsniveau ( Readiness ) der User bekannt Mengengerüst für Trainings ausreichend Optimization & Supply Refining & Petrochemicals Commercial Retail Finance & Services Purchasing 4. Monitoring Methoden sorgfältig auswählen und planen Xvxlkäjoöisuafd ojfoauf sdohfoas osdufo.. ü.. ü.. ü Xvxlkäjoöisuafd ojfoauf sdohfoas osdufo þ þ þ þ þ þ Online Monitoring (Fragebogen) Interview Workshop Round table/ Teamrunde Status call Projekt Checkliste Häufig werden verschiedene Methoden miteinander kombiniert, um ein optimales Monitoring sicher zu stellen S. 11

12 5. Transparenz sichern Die Partizipation der Betroffenen gilt bereits als wesentliche Intervention! Verständnis zu Hintergrund und Zielsetzung sichert Akzeptanz! Kritische Themen müssen vertraulich behandelt werden! S. 12

13 6. Mit den Ergebnissen arbeiten 1 Einsatz Monitoring- Instrument 2 Auswertung der Daten (ggf. anonym/extern) 3 Analyse im Projekt/ mit Stakeholdern und Planung von Massnahmen 4 Rückmeldung der Ergebnisse und Umsetzung abgeleiteter Massnahmen S. 13

14 6. Mit den Ergebnissen arbeiten 2013 Dez Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dez Leadership Alignment WS mit verantwortlichen FK Abstimmung Change Management Masterplan Erfahrungsaustausch Projektkernteam WS in den Teams Mobilisierung und Partizipation WS in den Teams WS in den Teams Kommunikation Übergeordnete Information zum Projekt an alle Betroffenen Persönliche Information zu Arbeitsgruppenergebnissen Information zu Meilensteinen o.ä. Kommunikationskaskade durch FK Broschüre Zielbild zum Download auf Webseite Ggf. Bündelung aller Information zu den Veränderungsprojekten auf einer Webseite im Intranet Qualifizierung Change Qualifizierung der FK Begleitendes Coaching der FK BWL Basic Trainings für leitende Mitarbeiter Monitoring Wöchentlicher Status-Call Change Monitor 1. Veränderungs- Monitor S. 14

15 7. Change Monitoring als kontinuierlichen Bestandteil integrieren Change Monitoring ist nicht als einmalige Aktion zu sehen, sondern als ein kontinuierlicher Bestandteil im Rahmen eines Veränderungsprozesses! Über den Verlauf des Prozesses dienen die Ergebnisse aus den verschiedenen Monitorings als Indikator für den bisherigen Erfolg! Die langfristige Akzeptanz eines Change Monitorings steht in direktem Zusammenhang zu der wahrgenommenen Wirksamkeit! S. 15

16 Grenzen der Wirkungsmessung in Change Prozessen $? Eine Übersetzung der Wirksamkeit von Change Prozessen in konkrete wirtschaftliche Kenngrössen erscheint kaum möglich! S. 16

17 Der Erfolg eines Change Prozesses ist nicht nur eine Frage der Wirtschaftlichkeit Woran machen Betroffene den Erfolg eines Veränderungsprojektes fest? Was sind die entscheidenden Kriterien? Einstellung & Motivation der Mitarbeiter Zielerreichung Qualitätsverbesserungen Qualifizierung & Verhalten der Mitarbeiter Wirtschaftlichkeit Qualität der Projektorganisation Eigene Zufriedenheit Relevanz Die weichen - mitarbeiterorientierten Faktoren werden oft als ebenso wichtig bzw. wichtiger betrachtet. Quelle: Erfolgsfaktoren und Bewertungskriterien in Change Management Prozessen (Dr. Marit Gerkhardt, 2007) S. 17

18 Eine erfolgreiche Wirkungsmessung in Change Prozessen ist eine grosse Herausforderung Stolpersteine bei der Etablierung eines Change Monitorings: Das kann uns aber ganz schön auf die Füsse fallen! Das haben wir schon mal gemacht, da kam nichts dabei raus! Wie soll ich mich darum denn auch noch kümmern? Befürchtung kritischer Rückmeldungen Keine verantwortlichen Treiber/Umsetzer Zu wenig Commitment auf Seiten der Stakeholder è Negative Vorerfahrungen è Falsche Priorisierung bzw. mangelnde Budget- und Ressourcenplanung In den schwierigsten Herausforderungen stecken oftmals die grössten Chancen! S. 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Marit Gerkhardt Hans-Klenk-Str Mainz +49 (0) Mail: S. 19

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