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1 Zusatzprogramme zu SAP Business One MARKTPLATZ ON DEMAND MOBILE PPS KASSE CTI/ TAPI

2 Copyright 2004 teufel software GmbH. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die Herausgeber können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung von teufel software GmbH nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von teufel software GmbH oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller sein. teufel, B1 sind eingetragene Marken der teufel software GmbH. und sind eingetragene Domains der teufel software GmbH. Microsoft, WINDOWS, WINDOWS 2000, WIN- DOWS XP, NT,.NET,.NET C#, EXCEL, Word, PowerPoint, Outlook, Teminal Server und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Addisson-Wesley ist ein eingetragenes Warenzeichen der Pearson Education Deutschland GmbH. Citrix, das Citrix-Logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, Multi- Win und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. T-Systems, T-Com, T-Mobile, T-Online sind eingetragene Marken der Deutschen Telekom AG. SAP, SAP Logo, R/3, SAP Business Workflow, Web- Flow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap,.netweaver und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. Überblick Die Bedeutung von SAP Business One (B1) Die Vorteile Die kompakte Lösung Die Funktionsbereiche Hardware- und Systemvoraussetzungen Projektvorgehensweise Prozessanalyseworkshop Einführung (Customizing) Checklisten Marktplatz 3.1 Baukastenprinzip mittels B1 Add-Ons Marktplatzbetreiber Add-On: B1-PPS Kurzüberblick Zielgruppe Arbeitsplätze/ Maschinen Arbeitspläne Fabrikkalender Schichten Terminierung/ Einlastungen Plantafel im MS-Outlook Teilrückmeldung Add-On: B1-Cash (Kassenlösung) Kassenfunktion Kassierer Registrierung Erlösschmälerung Korrekturen und Stornoarten Zahlungsmittel Ausdrucke Sonderfunktionen

4 6. Add-On: B1-CTI (Telefonschnittstelle zu CRM) Funktion von CTI Zusätze Add-On: B1 Mobile Überblick und Zielgruppe Nutzen CRM von SAP Business One Added Value Funktion Business On(e) Demand Überblick Zielgruppe Nutzen und Funktion Vorteile

5 1. ÜBERBLICK 1.1 DIE BEDEUTUNG VON SAP BUSINESSONE Mit der neuen Software SAP Business One bietet die SAP AG eine kostengünstige und kompakte Unternehmenslösung an, die kleine und mittlere Unternehmen (von ca. 2 bis 250 Mitarbeitern) bei der Umsetzung einer gesamtheitlichen und integrierten ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) hilft. Die Verunsicherung der mittelständischen Kunden bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware, ist im Zuge der Konsolidierung des ERP-Marktes und der steigenden Zahl an Insolvenzen von kleineren Softwarehäusern gewachsen und deshalb werden diese Unternehmen zunehmend auf SAP setzen. Diese Investitionssicherheit ist ein wichtiges Argument für den Einsatz von SAP Business One. Kleine und mittlere Firmen benötigen ebenso wie grössere Unternehmen eine integrierte Software- Lösung, die sich den Prozessen mit der Belegflussoptimierung im Unternehmen anpasst. Zu begrüssen ist der von SAP gewählte Bottom-Up-Ansatz bei der Einführung der SAP Business One Software mittels des SDKs (Software Development Kit). Damit lässt sich eine passgenaue und schnelle Einführung realisieren, indem der Mittelständler seine Anforderungen im Regelfall zu 85% durch Standardfunktionen aus dem SAP Business One abdecken kann und die restlichen 15% durch selbst definierte Datenfelder und Add-On-Programme mittels des SDKs zur passgenauen Branchenlösung dazu modelliert. Aus vorangegangenen Projekten kann u.u. auf vorhandene Add-Ons (kleine Branchen- Zusatzprogramme) anderer Unternehmen zurückgegriffen werden, die beispielsweise auf dem Marktplatz gehandelt werden. Nach diesem Baukastenprinzip lassen sich alle Anforderungen eines Unternehmens abdecken und realisieren. SAP hat mit der Auslieferung des SAP- Business-One-SDKs an die SAP-Partner darauf geachtet, dass die entwickelten Add-Ons auf die Objektstrukturen von SAP Business One zugreifen und somit releaseunabhängig sind. Damit kann ein Mittelständler diese Branchen-Add- Ons unbedenklich mit SAP Business One einsetzen. Ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen ERP- Anbietern wird auch die Ausbaufähigkeit (Skalierbarkeit) in Richtung der grossen SAP-Lösung sein, die in der Regel Konzerne einsetzen. SAP garantiert eine Integration der SAP Business One Software zu anderen SAP-Lösungen. Beispielsweise könnte für eine Konzerntochter SAP Business One dezentral eingesetzt werden und einen Datenabgleich über SAP NetWeaver zum mysap Enterprise System zur Konzernzentrale erfolgen. Oder Sie haben ein Business Informations (BI)-Managementauswertungssystem der SAP im Einsatz und benutzen die von der SAP-Entwicklung garantierten Integrationsschnittstellen zu mysap und SAP Business One. Kurzum, der Mittelstand orientiert sich an der weitverbreiteten SAP-Software und segelt in den sicheren Hafen von SAP. Mittlerweile ist die SAP zu einem Gütesiegel im Bereich Software geworden. Möglicherweise werden künftig sogar Grosskunden von ihren Lieferanten den SAP-Einsatz fordern, so wie sie es vor einigen Jahren mit der Qualitätszertifizierung nach ISO9001 getan haben. Mit SAP Business One kann sich der Mittelstand SAP leisten und diese Qualitätsanforderungen erfüllen. Auch gegenüber der Hausbank kann der Mittelständler mit dem Einsatz von SAP Business One signalisieren, dass er sein Unternehmen auf eine gesunde Informationsdatenplattform gestellt hat und einige Informations-Anforderungen zu Basel-II auf Knopfdruck liefern kann. 5

6 1.2 DIE VORTEILE Die SAP-Mittelstandslösung ist einfach, aber mächtig: einfach zu bedienen Benutzer- und Berechtigungskonzept mehr-mandanten-fähig mehrsprachig multinationale Funktionen Win32-basierte Client/Server-Applikationen MS Windows-basiert MS SQL-Datenbank-basiert geringe Hardwarekosten (ab Server Pentium III, 256 MB) geringe Einführungszeiten (1-3 Monate) integrierte Unternehmenssoftware: Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Controlling, Personal, Service einfach an komplexere Prozesse anpassbar Branchen-Add-On s möglich durch das SAP Business One SDK 1.4 DIE FUNKTIONSBEREICHE SAP Business One ist genau so mit den Funktionen im Standard ausgestattet, die aus Erfahrung bei kleinen und mittleren Unternehmen gefragt sind. So umfasst das Leistungsspektrum folgende Prozessbereiche: Administration Dieses Modul beinhaltet die Grundeinstellungen des Systems, wie beispielsweise Währungsumrechnungskurse, System-Setup, Berechtigungskonzept, interne Mailorganisation, - und SMS-Grundeinstellungen, Daten-Import- und Exportfunktionen usw. Vertrieb Dieses Modul konzentriert sich auf den Vertriebsprozess von der Preisbestimmung bis zur Rechnung. Einkauf Mit dem Einkaufsmodul werden die Kontakte und Transaktionen mit den Lieferanten geführt: von der Bestellanforderung bis zur Lieferantenrechnung. 1.3 DIE KOMPAKTE LÖSUNG Der Mittelstand bzw. kleine Unternehmenseinheiten einer Gruppe (Konzerntöchter), benötigt in der Regel eine einfache schnell einsatzbereite und komfortable Unternehmenssoftware. Mit SAP Business One bietet die SAP AG eine integrierte Softwarelösung (ein Programm), die speziell auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt werden kann. Die nachfolgende Abbildung gibt einen Funktionsüberblick der integrierten Lösung. 6 Abb. 1.4: Die kompakte Lösung mit SAP Business One

7 Geschäftspartner Das Stammdatenmanagement für Geschäftspartner mit allen relevanten Informationen über Kunden, Händler und Lieferanten, sowie das Management der Interessentendatenbank wird mit diesem Modul ermöglicht. Bankenabwicklung Dieses Modul kümmert sich um die komplette finanzielle Abwicklung wie Geldeingänge, Schecks, Vorauszahlungen, Bankenabgleich usw. Lagerverwaltung Hier finden sich die gesamten Informationen über Lagerbestände, Preislisten, spezielle Preisabstimmungen und Lagertransaktionen. Produktion Dieses Modul ermöglicht das Arbeiten mit Produktstücklisten und Arbeitsaufträgen. Kostenrechnung Mit diesem Modul können Profitcenter-Berichte nach Bereichen oder Abteilungen automatisch erstellt werden. Berichtswesen Dieses Modul ermöglicht Berichte über Unternehmensdaten und Informationen nach jeder beliebigen Struktur. Das gilt für innerbetriebliche Auswertungen, Lagerberichte, Finanzreports und Buchhaltungsnachweise. Service Das Servicemodul unterstützt die Interaktion zwischen Servicemitarbeitern und Kunden mit der Möglichkeit Serviceanrufe zu tätigen und erfassen, Stammdaten zum Kundenequipment zu speichern und Serviceverträge in formal und rechtlich bindender Form festzulegen. Eine Wissensdatenbanklösung enthält Schlüssellösungen zu zahlreichen Fällen und die Serviceberichte ermöglichen Ihnen die Anzeige und Analyse von Daten zu Serviceverträgen, Kunden-Equipment und Serviceanrufen. Personal Das Modul Personal enthält Funktionen zur Erfassung und Pflege von Informationen zu den Unternehmensmitarbeitern. Enthalten sind die Erfassung und Pflege allgemeiner und persönlicher Mitarbeiterinformationen, die Verwaltung von Informationen zur Kundenausbildung, Arbeitsergebnisse und Abwesenheitstage sowie die Analyse der Mitarbeiterkosten und gehälter und zahlreiche weitere Berichte und Mitarbeiterlisten, um ein Unternehmen effizient zu führen. 1.5 HARDWARE- UND SYSTEM- VORRAUSSETZUNGEN Die Bedienoberfläche von SAP Business One lehnt sich sehr stark an Microsoft-Office an, was die Einarbeitung der Mitarbeiter erleichtern kann. Betriebswirtschaftliche Abfragen, wie beispielsweise offene Aufträge lassen sich schnell durchführen, da die Informationen aus verschiedenen Datenspeichern miteinander verknüpft werden. Die in der Praxis vielfach erprobte Client/ Server-Technologie verwendet SAP Business One und sorgt für eine zweckmässige und stabile Lastverteilung der Systemressourcen. Es handelt sich hierbei um eine Fat-Client-Anwendung, bei der die Geschäftslogik auf den Benutzer-PCs läuft. Auf dem Object-Bridge-Server ist die gesamte Anwendung installiert, worauf von anderen Applikationen aus zugegriffen werden. Als Datenbank benutzt SAP Business One (Stand heute) nur die relationale Datenbank MS-SQL von Microsoft. Sie wird auf dem Server installiert und prüft um die Konsistenz der Client-/ Server-Anwendung zu sichern, eine automatische Versionsverwaltung. SAP Business One unterstützt einen automatischen Upgrade-Prozess, bei dem die neue Client-Software von der Server-Datenbank geladen wird. Alle Benutzer können gleichzeitig arbeiten und erhalten die komplette, neueste Version des benötigten Datensatzes zur Anwendung. Datensätze werden weder gesperrt, noch muss jemand warten solange der andere Benutzer aus- 7

8 druckt oder ein Buchungsvorgang erfolgt. Neben der Server-Datenbank laufen in SAP Business One auf der Server- Seite Backup-Dienste, -Verbindungen und die Lizenzverwaltung. Die Backup-Dienste sorgen für die notwendige Datensicherheit, wie sie z.b. für Buchhaltungsdaten von grosser Bedeutung sind. Die Datenbank bietet Schutz vor Datenverlust und unberechtigten Zugriff. SAP Business One bietet dafür ein umfassendes Benutzerberechtigungskonzept an. Der Einkäufer beispielsweise kann nicht auf Rechnungsprüfungstransaktionen zugreifen (Vier-Augen-Prinzip). SAP Business One ist ein offenes System, d.h. offen zur Microsoft Office Welt. Jeder Beleg, jede Statistik kann in MS-Word oder MS- Excel exportiert werden. Beispielsweise möchte der Vertriebsmitarbeiter seine Preisliste aus SAP Business One in MS-Excel herunterladen und zur Kalkulation weiterbearbeiten. Diese Flexibilität ist mittelstandsgerecht und deshalb ist SAP Business One zu anderen Standardprogrammen integriert offen. Die relationale Datenbank im Einsatz mit SAP Business One ermöglicht eine Offenheit von Berichten jeglicher Art. In der Fachsprache spricht man von Queries. Damit lassen sich zu den standardmässig bereitgestellten Berichten auf sehr einfache Art und Weise Informationen aus anderen Bereichen für kundenspezifische Berichte zusammenstellen. Ein Abfrageassistent unterstützt den Anwender in SAP Business One Abb. 1.5: Hardware- und Systemvorraussetzungen für die Generierung eigener kundenspezifischer Berichte. Standardschnittstellen (APIs - Application Programming Interface) ermöglichen Integrationen zu internen und externen Datenquellen, wie etwa Handheld-Computern (PDA, Mobile Phones, etc.), Internet-Sales-Anwendungen oder anderen Add-On-Programmen. SAP Business One garantiert das Arbeiten in einer reinen Windows-Umgebung mit vertrauten und standardmässigen Benutzeroberflächen und Funktionen. Deshalb benutzt SAP Business One auf dem Client-PC die Betriebssysteme von Microsoft Windows2000 und WindowsXP. Selbst - und/ oder SMS-Technologie lassen sich als Alarmfunktionen mit Workflow-Eigenschaften einsetzen. Für aussergewöhnliche Ereignisse, wie beispielsweise Genehmigungsverfahren bei grösseren Bestellungen eines Einkäufers, lassen sich zur Übergabe von Dokumenten zwischen den Mitarbeitern (in unserem Beispiel zwischen dem Ein- 8

9 2. PROJEKT- VORGEHENSWEISE käufer und dem Geschäftsführer) automatische Meldungen per und/ oder SMS auslösen. Eine Besonderheit in SAP Business One ist die Technologie von Drag & Relate. Mit dieser Funktion lassen sich interaktiv betriebswirtschaftliche Abfragen erstellen. Dabei wird mit dem Ziehen (drag and relate) der Felder mit der Computermaus die Verknüpfung der Datenfelder erzeugt und der interaktive Bericht generiert. Die Konsequenz ist, dass man schnelle Berichte und effektive Geschäftsentscheidungen daraus treffen kann. Diese Technologie ist sehr innovativ in der Unternehmenssoftware SAP Business One eingesetzt. Die Merkmale der neuen Lösung mit der eingesetzten Technologie sind: Integration Offenheit Leicht zu bedienen (Windows-Oberfläche) Excel/ Word-Exportschnittstellen Erweiterbarkeit (Branchenausprägung) Multinationale Funktionen (Buchhaltungssysteme pro Land) Mehrsprachigkeit (in über 8 Sprachen verfügbar) Migrationsfähigkeit/ Skalierbarkeit (Wachstumspfad nach mysap) Anbindung an mysap Applikationen durch Exchange Infrastruktur Der Mittelstand akzeptiert keine langen Einführungszeiten von ERP-Systemen. Dennoch ist will er sein Unternehmen neu organisieren und entschliesst sich deshalb für eine moderne Software wie die der von SAP Business One. Die Projektvorgehensweise muss so standardisiert sein, so dass ein Mittelstand innerhalb von 1-3 Monaten mit der neuen Software arbeiten kann. Je größer der Anforderungskatalog in Form eines Pflichtenheftes definiert ist, desto mehr Arbeitsschritte sind zur Einführung der Software notwendig. Schwierig wird die Projekteinführung, wenn während eines Projektes zusätzliche Anforderungen und Sonderwünsche dazu kommen und dadurch die Projektzeit ungeplant verlängern. Dies lässt sich jedoch vermeiden, je genauer das Pflichtenheft in Form einer Prozessanalyse durchgeführt wird. Im Vorfeld werden innerhalb eines Workshops die Anforderungen des Unternehmens in Form von Prozessketten abgebildet. 2.1 PROZESSANALYSE-WORKSHOP Schon während der Auswahlphase einer neuen ERP-Software ist es ratsam, über das Geschäftsvorhaben des Unternehmens eine Prozesskette aufzubauen. Sie widerspiegelt den Ist-Ablauf und Soll-Ablauf mit deren Verbesserungspotentialen. Diese können in der Reduzierung der verschiedenen DV-Lösungen (Insellösungen), Medienbrüchen oder auch in der Reduzierung der Anzahl der Formulare liegen. Die Prozesskette muss nicht aufwendig gestaltet sein (siehe nachfolgende Abbildung). Sie kann auf einem groben Level über 2-3 DIN-A4-Seiten definiert sein. Zu den einzelnen Punkten (Prozessbausteine bzw. Funktionen) können Notizen erfasst werden, die als besonders wichtig angesehen werden. Beispielsweise wurde bei einem Getränkehändler eine Prozessanalyse durchgeführt. In diesem Fall hat der Unternehmer beim Artikelstamm seine Gebindeabwicklung als besonders wichtig angesehen. Bei Prozessbaustein Kundenbestellung benötigt der Kunde eine mobile Eingabe in Form eines PC-Tableaus. Die Prozesskette kann ein Hilfs- 9

10 mittel sein, damit die Kundenanforderungen festgehalten werden können. Weitere Tools zur Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse sind die im übernächsten Abschnitt (siehe Kapitel 2.3) vorgestellten Checklisten. Bei der Analyse der Prozesse ist erforderlich, dass die Entscheidungsträger eines Unternehmens bei dem Workshop teilnehmen. Der Berater muss die Fragen zu den einzelnen Prozessen so stellen, dass er möglichst viele Informationen aus dem Unternehmen bekommt. Im Dialog werden sehr schnell die Kernprozesse klar, aus denen sich eine Priorisierung der späteren Aufgaben ableiten lässt. Ziel ist, die die Schwachstellen der bisherigen Prozessabläufe zu erkennen, um Massnahmen zur Behebung und Optimierung der Prozesse einleiten zu können. Wichtig für die Durchführung der Massnahmen sind die Definitionen der dafür verantwortlichen Personen. Die strukturierte Abarbeitung der Einzelprozesse mit Hilfe des Massnahmekatalogs lässt sich nur unter Einbeziehung der Mitarbeiter realisieren. Werden die Prozesse verändert, so muss der Mehrwert für das Unternehmen erkennbar sein. Entscheidend bei der Prozessanalyse sind die Integrationspunkte zu anderen Systemen. Beispielsweise ist es wichtig zu erkennen, an welcher Stelle die Datenintegration Unternehmensszentrale oder zu einem Subunternehmer existiert. Abb. 2.1: Ergebnis (Ausschnitt) eines Prozessanalyse-Workshops Die Darstellungsform für die Prozesse kann selbst bestimmt werden, wobei sich die unten dargestellte Form in der Praxis bewährt hat. Natürlich können in der Praxis auch parallele Prozesse ablaufen, aber dies wird zur Vereinfachung der Darstellung in Kauf genommen. Die Textboxen zu den Prozessbausteinen sind daher bewusst begrenzt gehalten, damit nur das Wesentliche dazu notiert wird. Die Dauer eines Prozessanalyse-Workshops beträgt in der Regel 1-2 Tage. Diese beschleunigte Durchführung ist mittelstandsgerecht und völlig ausreichend. 10

11 2.2 EINFÜHRUNG (CUSTOMIZING) Eine Systemeinführung ist mit Einstellungen der Software verbunden, d.h. es werden nach den Anforderungen des Kunden die Belege, benutzerdefinierten Felder, Reports, etc. eingestellt. Ausserdem lassen sich unter dem Menüpunkt Administration in SAP Business One einige Systeminitialisierungen vornehmen, die nicht alltäglich verändert werden. Diese Einstellungen umfassen z.b. Initialisierung des Kontenplans, die länderspezifischen Einstellungen oder die Aktivierung bestimmter Bereiche, wie Chargen, Provisionsregelungen, Nummernkreise etc. Bisher waren bei SAP Projekten immer die Kunden von SAP-Beratern betreut worden (Projektgeschäft), was allerdings im Mittelstand nicht immer der Fall ist. Für die Small-Business-Kunden ist in manchen Fällen aus Kostengründen sogar eine Selbsteinführung Realität. Für Midsize- Business-Kunden ist nachwievor eine Rundum-Betreuung von der Einführung bis hin zu Service-Leistungen gefragt. Folgende Aufgaben stehen während der Implementierungsphase an: Customizing des Systems entsprechend der Prozesse Durchführung von Prozessschulungen - Gesamtzusammenhang (Wertschöpfungskette) - Prozessbausteine (Transaktionen) Systemschulungen am Arbeitsplatz Controlling der Prozessumsetzung in System und Organisation - Kennzahlenerhebnung - Prozessdokumentation als Nachweis der Umsetzung Immer wieder scheitern Einführungsprojekte von ERP- Software daran, dass die Lösung (Prozessketten) nicht mit der Software umgesetzt werden kann. Man scheut Mühen und Kosten, um ein Pflichtenheft in Form von Prozesskettten aufbauen zu wollen. Der Ärger im Projekt ist damit vorprogrammiert, da die inhaltliche Basis fehlt. Der Projektleiter ist damit angehalten, ein Pflichtenheft mit den dazugehörenden Projektsitzungen zu erstellen. Für jeden Prozessschritt werden Zeiten zur Realisierung hinterlegt ggf. Meilensteine als Projekt-Controlling. Eine weitere Aufgabe für den Projektleiter ist die Kostenverfolgung für das Gesamtprojekt. Es muss darauf geachtet werden, dass die für die Softwareeinführung vorgesehenen Mittel ausreichen und nicht mit weiteren Kosten übertroffen werden. Ein Projekt gerät beispielsweise dann in Verzug, wenn die Prozessbausteine nicht konsequent nach der Umsetzung getestet und abgenommen werden. Deshalb muss das Unternehmen internen Projektmitgliedern den notwendigen Freiraum für die Projektrealisierung einräumen. Meistens sind die Mitarbeiter angehalten diese zusätzlichen Projektaufgaben zu ihrer alltäglichen Arbeit mit zu erledigen. 2.3 CHECKLISTEN Sie stehen vor dem Entscheidungsprozess, für ihr Unternehmen eine neue ERP-Lösung einzusetzen und müssen nun unter den unterschiedlichsten Anbietern diejenige Lösung auswählen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Im Vorfeld des Auswahlprozesses empfiehlt es sich genau zu überlegen, was das neue System bieten soll und was sie als Nutzer von der neuen Software erwarten. Im Zuge dieser Entscheidung gibt es auf die Mittelstandslösung Business One der Firma SAP hin ausgerichtete Checklisten, anhand derer Sie durch Beantwortung der gestellten Fragen Hilfe bekommen, ob SAP Business One für Ihr Unternehmen geeignet ist und wo es unter Umständen erforderlich ist, mit Hilfe des SDKs (Software Development Kit), unternehmensspezifische Anpassungen an die Standardlösung anzubinden. Die Bereiche, zu denen die Fragen ausgearbeitet wurden, sind nach der Vorgehensweise des Einführungsprozesses von SAP Business One gegliedert. Im ersten Bereich werden 11

12 Fragen zur allgemeinen Situation und Struktur des Unternehmens sowie zu den administratorischen Aufgaben gestellt. Die Fragen sind in einer MS-EXCEL-Checkliste unter zum Download bereitgestellt. 3. MARKTPLATZ 3.2 MARKTPLATZBETREIBER Der Marktplatz unter der Adresse stellt den SAP Business One Benutzern eine Bibliothek an Add-Ons zur Verfügung. Folgende Vorteile werden dadurch geboten: Der Kunde kann durch angebotene Add-Ons seine Lösung in einem SAP Business One Projekt komplettieren Während der Projektdurchführung können Zeit und Kosten eingespart werden, indem der Business One Berater verfügbare Add-Ons einsetzt. Durch das mehrmalige Verkaufen eines Add-On-Bausteins werden die Kosten im Laufe der Zeit für das Add- On herabgesetzt Abb. 3.1: Baukastenprinzip mittels Add-On-Programmen Abb. 3.2: Komplette Lösung (1) 3.1 BAUKASTENPRINZIP MITTELS B1 ADD-ONS Add-Ons sind Zusatzprogramme zu SAP Business One, die mit dem SDK erstellt worden sind oder eine eigene Schnittstelle beinhalten. Oftmals entstehen während eines Projektes Zusatzlösungen, die kundenorientiert entwickelt wurden. Diese Lösungen werden als Add-Ons bezeichnet und auch anderen Kunden in Zukunft bereitgestellt. SAP Business One kann damit durch die Auswahl einiger Add-Ons ergänzt werden. Diese Vorgehensweise gleicht einem Baukastenprinzip. Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht die Adaptierung der Add-Ons an SAP Business One. Releaseunabhänigkeit durch das Benutzen der COM- Objekte aus dem SAP Business One SDK (Data API) Der Marktplatz stellt eine Add-On Plattform für jeden Entwickler dar, der mit dem SAP Business One SDK entwickelt Unkomplizierte, schnelle Lieferung der SAP Business One Add-Ons mit Hilfe des Business-One.de-Marktplatzes 12

13 Die teufel software GmbH ist Sales and Service Partner der SAP AG für das Produkt SAP Business One und betreibt zur Vertriebsunterstützung den business-one.de-marktplatz. Es werden Add-Ons von verschiedenen Softwarelieferanten angeboten, die mit dem Marktplatz-Betreiber einen OEM-Softwarelieferantenvertrag eingegangen sind. In diesem Vertrag ist eine einheitliche Regelung zum Verkauf von Add-Ons definiert, die dem Käufer das Erwerbern von Zusatzprogrammen zu SAP Business One erleichtern. Abb. 3.2: Marktplatz (2) 13

14 4. ADD-ON: B1-PPS 4.1 KURZÜBERBLICK Mit dem Add-On B1-PPS (Produktions- Planungs und Steuerungssystem) wird die Funktionalität des Standard- Moduls Endmontage/Produktion in SAP Business One um grundlegende Optionen erweitert, um so den Anforderungen produzierender Unternehmen zu entsprechen. So können mit auftragsneutralen Arbeitsplänen die Reihenfolge der Arbeitsgänge festgelegt und verwaltet werden, welche zur Herstellung eines zu fertigenden Erzeugnisses benötigt werden. Durch das Hinterlegen von Maschinen, Schichtmodellen, Fabrikkalender und Kapazitäten können aus der Produktionsanweisung heraus vorwärtsterminierte Fertigstellungstermine errechnet und Arbeitsgänge den Maschinen eingelastet werden. 4.2 ZIELGRUPPE Alle Unternehmen, die kein überdimensioniertes PPS System benötigen, aber zu SAP Business One ein einfaches und leicht-bedienbares PPS System in Ergänzung suchen, sind Zielgruppe für B1-PPS. Es ist für Fertigungsunternehmen geeignet, die Arbeitspläne mit Vorgängen benötigen und die Ressourcenplanung der Maschinenauslastung im Auge behalten möchten. Mit der Integration zu MS-Outlook steht dem Werkstattleiter eine einfache grafische Plantafel zur Verfügung, nachdem er die Produktionsaufträge automatisch eingelastet und das B1-PPS ihm den Endtermin ermittelt hat. Es wurde mit dem SAP Business One Software Development Kit (SDK) entwickelt und garantiert deshalb bei zukünftigem Releasewechsel keine Integrationsprobleme. Werden weitere Funktionalitäten benötigt, so sind die Informatiker von teufel software in der Lage diese kundenspezifisch zu entwickeln. Ideal passt B1-PPS für kundenauftragsbezogene Fertigungsszenarien, wie sie in der Metall- und Kunststoffbranche zu finden sind. 4.3 ARBEITSPLÄTZE/ MASCHINEN Unter einem Arbeitsplatz wird in der Betriebswirtschaftlehre eine verfügbare Kapazität (Fertigungsvermögen innerhalb eines Zeitabschnittes) verstanden. Arbeitsplätze könnnen definiert sein als: Typ 1: Automaten, Maschinen und Anlagen, Typ 2: Maschinen mit menschlicher Bedienung, Typ 3: Manuelle Arbeitsplätze durch menschliche Kraft. Abb. 4.1: B1-Menü Produktion Bei der Erfassung betrieblicher Arbeitsplätze können auch Arbeitsplatzgruppen gebildet werden (Abteilungen bzw. Arbeitsgruppen bei Gruppenarbeitsorganisationen). Jeder Arbeitsplatz ist einer Kostenstelle zugeordnet und beinhaltet in der Regel einen Standortschlüssel (Werkszugehörigkeit). Handelt es sich um Arbeitsplätze vom Typ 2 und 3, so ist im Arbeitsplatzstamm mit der Angabe der Personalnummer eine Verbindung zum HR (Human Ressources) 14

15 gegeben. Die Bestimmung der Kapazität eines Arbeitsplatzes basiert auf der normalerweise verfügbaren Einsatzzeit. Demnach werden Arbeitsplätze einem Betriebskalender zugeordnet, der Schichtmodelle und kapazitätsmindernde Zeiten, wie Feiertage, Urlaubstage, etc. beschreibt. Die normale verfügbare Kapazität weicht in der Regel von der tatsächlich (effektiv) verfügbaren Kapazität ab. Diese Abweichung resultiert in der Praxis aus Erkrankungen von Mitarbeitern, Maschinenstörungen etc. Von der Normalkapazität wird demnach ein Faktor (Leistungsgrad) der effektiven Kapazität mitberücksichtigt, der sich an den Erfahrungen des Unternehmers orientiert. Arbeitsplanvorgängen verwendet. Mit Hilfe der im Arbeitsplatz gepflegten Daten können Sie u.a. in den Vorgängen festlegen, welche Maschinen oder Personen eingesetzt werden sollen bzw. zu den Vorgängen Kosten, Kapazitäten und Termine ermitteln. Oft weichen die Begriffe Arbeitsplatz und Ressource in Produktionsbetrieben voneinander ab: einen Arbeitsplatz findet man gewöhnlich in der diskreten Fertigung, während der Begriff Ressource eine übergeordnete Bedeutung hat und nicht nur Arbeitsplätze sondern auch Produktionsanlagen, Prozesseinheiten, sowie alle anderen zur Fertigung zugehörigen Produktionsmittel, usw. umfasst. Zur Berechnung der Normalkapazität und des Kapitalbedarfs werden folgende Formeln herangezogen: Normalkapazität = Schichtzahl * Schichtdauer - Kapazitätsminderungen Kapazitätsbedarf = (Auftragsmenge * Stückzeit * Rüstzeit) * Leistungsgrad Der spätere Kapazitätsbedarf im Fertigungsprozess selbst, wird durch die Zuordnung der Arbeitsplätze zu den Arbeitsplänen, über die Terminierung der Produktionsaufträge, ermittelt. Arbeitsplätze werden in den einzelnen B1-PPS ist vollständig in das gleiche Look&Feel (gleiches Bildschirmmaskendesign) von SAP Business One integriert und fügt sich im Menübaum unter der Rubrik Produktion/Montage zur Navigation ein. Der Arbeitsplatzstammsatz unter SAP Business One orientiert sich am Aufbau des Arbeitsplatzstammsatzes des großen SAP-Systems mysap, damit eine optimale Integration zwischen Konzerntöchter, die SAP Business One im Einsatz haben und Zentrale (Headquarter), die mysap benutzen, gewährleistet. Abb. 4.3: Verhältnis Normalkapazität zur Effektiven Kapazität (1) Die Detaildaten zu einem Arbeitsplatz beinhalten die verfügbaren Kapazitäten. Es werden Kapazitätsarten, wie Maschinenkapazitäten, Personenkapazitäten, Schlüssel der Poolkapazität, etc. mit Zeitangabe gepflegt. Bei einer Poolkapazität handelt es sich um eine Kapazität, die von mehreren Arbeitsplätzen genutzt werden kann. Sie muss bereits vor der Zuordnung zum Arbeitsplatz angelegt sein und wird durch einen Schlüssel im Arbeitsplatz bekanntgegeben. Eine Verteilung des gesamten Kapazitätsbedarfs kann wiederum auf Vorgangsabschnitte, wie z.b. Rüsten, Bearbeiten, Abrüsten, etc. vorgenommen werden. Für die Ter- 15

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