Personalcontrolling & Personalkennzahlen

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1 Prof. Dr. Thorsten Knauer Inhaber des Lehrstuhls für Controlling an der Universität Bayreuth Bayreuth,

2 Agenda I. Bedeutung und Gegenstand des Personalcontrollings II. III. IV. Wie lässt sich Personalarbeit messen? Kennzahlen(-systeme) im Personalcontrolling Umgang mit Personalrisiken 2

3 Funktionen und Ziele des Personalcontrollings Ziele des Personalcontrollings (nach Häufigkeit) Personalkostenplanung Erstellung von Kennzahlen Personalplanung Frühwarnfunktion Integrations- und Koordinationsfunktion Entscheidungsvorbereitende Funktion Steigerung der Produktivität Reporting Soll-Ist-Analyse Transparenz Fehlzeiten Steuerungsfunktion Mitarbeitermotivation Vgl. Personalcontrollingstudie Wickel-Kirsch/Neubauer/Jettkandt (2012). 3

4 Schwerpunkt des Personalcontrollings Themenfokus im Personalcontrolling Personalstand, -veränderung Personalkosten 81% 80% Personalstruktur Köpfe der Personalabteilung Personal-/Sachkosten der Personalabteilung 30% 35% 42% Arbeitsplatz-/Stellenstruktur Entwicklungs-/Fortbildungsmaßnahmen Qualitative Kenngrößen Risikokennziffern Kosten personalwirtschaftlicher Maßnahmen 22% 19% 18% 16% 14% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vgl. Personalcontrollingstudie Wickel-Kirsch/Neubauer/Jettkandt (2012). 4

5 Aufbau eines Personalcontrollings Ziele ermitteln Kennzahlen & Maßnahmen zur Zielerreichung festlegen Datenverfügbarkeit & -qualität sichern Erhebungszeiträume & -zeitpunkte festlegen Vgl Steenberg (2015). 5

6 Agenda I. Bedeutung und Gegenstand des Personalcontrollings II. III. IV. Wie lässt sich Personalarbeit messen? Kennzahlen(-systeme) im Personalcontrolling Umgang mit Personalrisiken 6

7 Datengewinnung Datenquellen Personalabrechnung 96% Rechnungswesen Personalinformationssystem 72% 69% Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen Dokumentierte Zielvereinbarungen 43% 42% Dokumentierte Mitarbeiterbeurteilungen Externe Publikationen Geschäftsberichte 22% 29% 34% Andere Datenquellen Ergebnisse aus Kundenbefragungen 12% 7% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vgl. DGFP (2007). 7

8 Instrumente & Methoden im Personalcontrolling Personalcontrollinginstrumente/ -methoden Quantitative Kennzahlen Regelmäßige Standardberichte Soll-Ist-Vergleiche Ad-hoc-Berichte Internes Benchmarking Externes Benchmarking Qualitative Kennzahlen Kosten-Nutzen-Analysen Portfolio-Technik Instrumente zur Prozessanalyse Steuerungsorientierte Kennzahlensysteme Stärken-Schwächen-Analyse Szenario-Technik Statistische Verfahren der Wirkungsanalyse Humanvermögensrechnung 2% 15% 53% 49% 36% 33% 32% 28% 28% 25% 16% 40% 72% 70% 33% 41% 41% 42% 94% 5% 1% 90% 8% 2% 88% 8% 3% 85% 6% 9% 18% 10% 22% 7% 41% 6% 36% 15% 31% 26% 27% 30% 47% 69% 58% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% im Einsatz in Planung nicht relevant Vgl. DGFP (2007). 8

9 Instrumente & Methoden im Personalcontrolling Audits Balanced Scorecard Kennzahlensysteme Wertschöpfungsrechnung SWOT- Analyse Humankapitalrechnung Szenario- Technik Berichtswesen Quantitative Kennzahlen Benchmarking Qualitative Kennzahlen Competencymodelle Statistiken Personalkosten Prozesskostenrechnung Mitarbeiterbefragung Potenzialanalysen Vgl Wickel-Kirsch/Janusch/Knorr (2008). 9

10 Agenda I. Bedeutung und Gegenstand des Personalcontrollings II. III. IV. Wie lässt sich Personalarbeit messen? Kennzahlen(-systeme) im Personalcontrolling Umgang mit Personalrisiken 10

11 Kennzahlennutzung im Unternehmen Personalkennzahlen helfen bei der Beantwortung folgender Fragen - Trägt unser Personalmanagement zum Erreichen der Unternehmensziele bei? - Wo stehen wir im Branchenvergleich? - Wie sieht unser Personalbestand aus? - Welche Risiken und Fehlentwicklungen sind erkennbar? - Wird der aktuelle und zukünftige Personalbedarf durch eigenes Personal gedeckt? - Welche Erfolge haben unsere Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung? - Welche Erfolge haben wir bei der Qualifizierung unserer Beschäftigten? Sinnvolle Nutzung von Personalkennzahlen ab einer Unternehmensgröße von Beschäftigten Ein mittelständisches Unternehmen benötigt in der Regel maximal 12 bis 15 Personalkennzahlen Vgl. BMWi (2013). 11

12 Der Weg zur Kennzahl Für jede verwendete Kennzahl sollte festgelegt werden: Bezeichnung der Kennzahl Verwendungszweck Ziel Formel Datenquelle Häufigkeit und Zeitpunkt der Erhebung Anwendungsbereich Vergleichsgrundlage Verantwortlicher für die Ermittlung Adressat Interpretation Beispiel Überstundenquote Planung und Kontrolle des Überstundenanfalls Reduzierung der Überstundenquote Überstunden / Normal-Arbeitsstunden * 100 Anzahl der Überstunden und der Normal- Arbeitsstunden aus Zeiterfassung Monatlich Maß für den Arbeitsanfall im Unternehmen Zeitvergleich, Soll-Ist-Vergleich Personal- bzw. Controllingabteilung Abteilungs-/Teamleiter, Mitarbeiter Eine auf Dauer zu hohe Überstundenquote ist ein Indikator für die Notwendigkeit, den effektiven Personalbedarf zu überprüfen 12

13 Relevante Kennzahlen im Unternehmen Top 15 der Personalkennzahlen (Studie in Deutschland und Österreich) Nennung in Prozent 1. Krankenquote Fluktuationsrate Beschäftigungsstruktur Altersstruktur der Belegschaft Betriebszugehörigkeitsstruktur Durchschnittliche Anzahl der Überstunden Durchschnittlicher Personalaufwand pro Kopf Gesamtvergütungsentwicklung 55 Vgl. BMWi (2013). 9. Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Unternehmen Anzahl Bewerber pro Inserat Durchschnittliche Ausbildungstage pro Mitarbeiter Durchführungsrate der Mitarbeiterbeurteilungen und -gespräche Durchschnittliche Ausbildungskosten pro Mitarbeiter Durchschnittliche Vergütung pro Vollzeitäquivalent Personalkosten pro Vollzeitäquivalent 41 Vgl. Personal manager (2009). 13

14 Human Resource Balanced Scorecard» Maßgrößen: Zufriedenheit mit der Servicequalität der Personalabteilung, Arbeitszufriedenheit der Führungskräfte und Mitarbeiter Finanzperspektive Geschäftsergebnis der Personalabteilung» Maßgrößen: Budgeteinhaltung, HR- Betreuungsquote Kundenperspektive Zufriedenheit der internen Kunden Human Resource Balanced Scorecard Prozessperspektive Effizienz der Personalmanagement -prozesse» Maßgrößen: Anzahl neuer Schulungen, Entwicklung neuer Instrumente durch die Personalabteilung 14 Lern- /Entwicklungsperspektive Innovations- und Umsetzungsfähigkeit der Personalabteilung» Maßgrößen: Durchlaufzeit Rekrutierungsprozess, Beurteilung des Personalinformationssystems Vgl Wickel-Kirsch/Janusch/Knorr (2008). Angelehnt an: Wunderer/Jaritz (2006).

15 Agenda I. Bedeutung und Gegenstand des Personalcontrollings II. III. IV. Wie lässt sich Personalarbeit messen? Kennzahlen(-systeme) im Personalcontrolling Umgang mit Personalrisiken 15

16 Personalrisiken Austrittsrisiko Motivationsrisiko Personalrisiken Anpassungsrisiko Loyalitätsrisiko Engpassrisiko Risikomessung Risikoidentifikation Risikoüberwachung Risikosteuerung Szenarioanalysen Statistische Studien Interne Analysen Kennzahlen Frühwarnsysteme Gewichtung & Häufigkeit der Risiken Risikomeidung Risikotransfer Notfallpläne Org. Maßnahmen Ampelsystem Laufende Erfolgskontrolle Permanentes Monitoring 16

17 Leistung Personalportfolio hoch Arbeitstiere / Fachkraft Spitzenkraft niedrig Leistungsschwache Problemfälle / Nachwuchskraft niedrig hoch Potential Vgl Odiorne

18 Personalrisikomanagement Engpassrisiken/ richtig qualifizierte Mitarbeiter z. B. Akademikerquote, Personalentwicklungstage pro Mitarbeiter Anpassungsrisiken /genügend Leistungsträger z. B. zu erwartende Vakanzen, Anteil interne Besetzung Führungsposition Allgemeine Kennzahlen Austrittsrisiken/ Leistungsträger erhalten z. B. Anteil High Potentials, Fluktuationsrate Leistungsträger Motivierte Mitarbeiter z. B. Anteil Überstunden, Absenzquote Vgl Wickel-Kirsch/Janusch/Knorr (2008). 18

19 Fazit» Ausrichtung eines Personalcontrollingsystems an den spezifischen Bedingungen eines Unternehmens» Personalkennzahlen helfen einen Überblick über den Personalbestand zu erhalten die Wirkung personalwirtschaftlicher Maßnahmen zu überprüfen das Unternehmen vorausschauend zu steuern» Sorgfältige Auswahl von Personalkennzahlen, unter Abwägung von Arbeitsaufwand und Nutzen» Der Einsatz von Kennzahlen sollte nach dem Regelkreisprinzip (Steuerung Maßnahmen Überwachung der Umsetzung) erfolgen Vgl Wickel-Kirsch/Janusch/Knorr (2008). 19

20 Herzlichen Dank für Ihre Teilnahme! Prof. Dr. Thorsten Knauer Universität Bayreuth Lehrstuhl für Controlling Universitätsstr Bayreuth Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet 20

21 Anhang: Ausgewählte Personalkennzahlen Dimension Kennzahl Formel Personalbeschaffung Bewerbungsquote Bewerbungen / Einstellungen * 100 Personaleinsatz Überstundenquote Überstunden / Normal- Arbeitsstunden * 100 Personalerhaltung und Leistungsstimulation Krankheitsquote Krankheitstage / Sollarbeitstage * 100 Personalbedarf und -struktur Frauenanteil Anzahl weibliche Beschäftigte / Gesamtzahl Beschäftigte * 100 Personalentwicklung Ausbildungsquote Anzahl Auszubildende / Gesamtzahl Beschäftigte * 100 Personalkostenplanung und - kontrolle Personalkosten je Mitarbeiter Personalkosten / Anzahl der Beschäftigten Betriebliches Vorschlagswesen Realisierungsquote Realisierte Verbesserungsvorschläge / angenommene Verbesserungsvorschläge Personalfreisetzung Abfindungsaufwand je Mitarbeiter Abfindungsaufwand (gesamt) /Zahl der betroffenen Beschäftigten 21