AGB Rechnungsstellung durch Lieferanten und Dienstleister

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1 AGB Rechnungsstellung durch Lieferanten und Dienstleister Autogrill Schweiz

2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Allgemein Rechnungsverarbeitung EDI Mail (pdf) Papierrechnung 3 2. Anforderungen an die Rechnungsstellung Absender/Rechnungssteller Rechnungsadresse Empfänger Allgemeine formelle Anforderungen Allgemeine technische Anforderungen Warenlieferungen SIAD Sonstige Warenlieferungen 6 3. Zusammenfassung/Merkblatt 7 4. Beispiele MWST-Nummer Absender/Rechnungssteller Kostenstellennummer / Projektnummer Rechnungsbeispiel Warenlieferung Rechnungsbeispiel Dienstleistung Betrieb Rechnungsbeispiel Dienstleistung Verwaltung 12 AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 2 von 12

3 1. Allgemein 1.1. Rechnungsverarbeitung Die Autogrill Schweiz verarbeitet ihre Lieferantenrechnungen digital. Um eine optimale und effiziente Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen, sind bestimmte Anforderungen an die Rechnungen, bzw. Rechnungssteller notwendig. Mit der Einhaltung dieser Formvorschriften ermöglichen Sie uns die korrekte Erfassung und zeitgerechte Begleichung Ihrer Rechnung EDI Die Autogrill Schweiz bevorzugt die elektronische Rechnungsverarbeitung (EDI). Falls Sie die Rechnungsstellung per EDI wünschen, melden Sie sich bitte bei Ihrer Kontaktperson von Autogrill Schweiz oder per Mail via 1.3. Mail (pdf) Wenn möglich, senden Sie uns Ihre Rechnung bitte als pdf-file. Für die Rechnungsstellung per Mail/pdf sind folgende Regeln zu beachten: Mail an: Format: PDF unverschlüsselt Auflösung: mind. 300 dpi Filename: keine Sonderzeichen Filegrösse: max. 5 MB (schwarz/weiss) max. 10 MB (farbig) max. 40 MB (pro Mail) 1 File pro Rechnung Keine sonstigen pdf-anhänge im Mail Betreffend Inhalt/Form der Rechnung beachten Sie bitte die Erläuterungen für die Papierrechnung Papierrechnung Im Folgenden Abschnitt (2.) sind die Formvorschriften im Einzelnen aufgeführt und erläutert. Eine Zusammenfassung aller Punkte finden Sie im Abschnitt 3. AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 3 von 12

4 2. Anforderungen an die Rechnungsstellung 2.1. Absender/Rechnungssteller Folgende Angaben zu Ihrer Unternehmung sind auf der Rechnung aufzuführen: Zwingend Name/Firma MWST-Nummer Rechnungssteller ohne MWST-Nummer Autogrill Lieferanten-Nummer (Ihre interne Lieferanten-Nummer erfahren Sie von Ihrer Kontaktperson bei Autogrill Schweiz) 2.2. Rechnungsadresse Unsere Rechnungsadresse lautet für sämtliche Rechnungen/Betriebe wie folgt: Zwingend Autogrill Schweiz AG <Betrieb/Abteilung> <Kostenstellennummer> <Projektnummer> Postfach 235 CH-6210 Sursee Achtung! Nebenstehende Adresse gilt nur für die Zustellung von Rechnungen und Gutschriften. Sämtliche übrige Korrespondenz ist direkt an die entsprechenden Betriebe, bzw. Abteilungen zu richten (Lieferscheine, Mahnungen, Preislisten, Kataloge etc.). Bei falscher Adressierung werden diese nicht verarbeitet, bzw. nicht weitergeleitet! 2.3. Empfänger Geben Sie immer an, für welchen Betrieb oder Abteilung von Autogrill Schweiz Ihre Lieferung, bzw. Dienstleistung erbracht wurde: Zwingend Name des Betriebes/Verkaufspunktes zum Beispiel: Flughafen Zürich Bye Bye Bar Bei Projektaufträgen Autogrill Projekt-Nummer zum Beispiel: CPX-CH Kostenstellennummer zum Beispiel: CH1000SKBO AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 4 von 12

5 (Eine aktuelle Liste der Betriebe und Kostenstellen von Autogrill Schweiz finden Sie auf unserer Homepage (Ihre interne Projekt-Nummer erhalten Sie bei Auftragserteilung. Sollte dies nicht der Fall sein, erkundigen Sie sich bitte vor der ersten Rechnungsstellung bei Ihrer Kontaktperson bei Autogrill Schweiz) Falls möglich, führen Sie die aufgeführten Angaben zum Empfänger bitte direkt in der Rechnungsadresse auf Allgemeine formelle Anforderungen Bitte beachten Sie bei allen Rechnungen die bekannten Anforderungen gemäss MWSTG: Angabe einer Rechnungsnummer Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung Zeitpunkt/Periode der Lieferung oder Dienstleistung (nicht "laut Lieferschein vom ") Ausweis MWST in CHF und % pro Position Separater Ausweis bei unterschiedlichen MWST-Sätzen 2.5. Allgemeine technische Anforderungen Unsere Rechnungen werden gescannt und maschinell gelesen. Damit dies qualitativ einwandfrei funktioniert, bitten wir Sie folgende Punkte zu beachten: Kein Papierformat grösser als A4 Mehrseitige Rechnungen ohne Büro- oder Heftklammern Keine manuellen Einträge oder Stempel Papierqualität: keine farbige und dunkle Felder zur Hervorhebung von Daten 2.6. Warenlieferungen SIAD Bei Warenlieferungen, welche über das interne Warenbewirtschaftungssystem von Autogrill (SIAD) bestellt wurden, sind bei der Rechnungsstellung folgende zusätzliche Punkte zu beachten: Zwingend SIAD Bestellnummer Achtung! Keine Sammelrechnungen: Pro Bestellung/Lieferung eine Rechnung! AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 5 von 12

6 2.7. Sonstige Warenlieferungen Bei Warenlieferungen, welche nicht über das interne Warenbewirtschaftungssystem von Autogrill (SIAD) bestellt wurden, sind bei der Rechnungsstellung folgende zusätzliche Punkte zu beachten: Zwingend Lieferdatum Bestellnummer (wenn vorhanden) Lieferscheinnummer (wenn vorhanden) Achtung! Keine Sammelrechnungen: Pro Bestellung/Lieferung eine Rechnung! AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 6 von 12

7 3. Zusammenfassung/Merkblatt Die Autogrill Schweiz verarbeitet ihre Lieferantenrechnungen digital. Um eine optimale und effiziente Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen, sind bestimmte Anforderungen an die Rechnungen, bzw. Rechnungssteller notwendig. Mit der Einhaltung dieser Formvorschriften ermöglichen Sie uns die korrekte Erfassung und zeitgerechte Begleichung Ihrer Rechnung. Das Fehlen der Mindestvorschriften verunmöglicht eine Verarbeitung Ihrer Rechnung. Angaben zum Absender/Rechnungssteller Name/Firma MWST-Nummer Rechnungsadresse (für Rechnungen und Gutschriften) Autogrill Schweiz AG <Betrieb/Abteilung> <Kostenstellennummer> <Projektnummer> Postfach 235 CH-6210 Sursee Empfänger Autogrill-Lieferantennummer (wenn bekannt) Achtung: Sämtliche übrige Korrespondenz ist direkt an die entsprechenden Betriebe, bzw. Abteilungen zu richten (insbesondere Mahnungen). Bei falscher Adressierung werden diese nicht verarbeitet, bzw. nicht weitergeleitet! Geben Sie immer an, für welchen Betrieb oder Abteilung von Autogrill Schweiz Ihre Lieferung, bzw. Dienstleistung erbracht wurde: Kostenstellenummer Name des Betriebes/Verkaufspunktes Autogrill Projekt-Nummer Eine ak tuelle Liste der Betriebe und Kostenstellen von Autogrill Schweiz finden Sie auf unserer Homepage Allgemeine formelle Anforderungen Ihre interne Projekt-Nummer erhalten Sie bei Auftragserteilung oder von Ihrer Kontaktperson bei Autogrill Angabe einer Rechnungsnummer Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung Zeitpunkt/Periode der Lieferung oder Dienstleistung (nicht "laut Lieferschein vom ") Ausweis MWST in CHF und % pro Position Allgemeine technische Anforderungen Kein Papierformat grösser als A4 Mehrseitige Rechnungen ohne Büro- oder Heftklammern Keine manuellen Einträge oder Stempel Papierqualität: keine farbige und dunkle Felder zur Hervorhebung von Daten Warenlieferungen SIAD SIAD Bestellnummer Sonstige Warenlieferungen Lieferdatum Bestellnummer (wenn vorhanden) Lieferscheinnummer (wenn vorhanden) Achtung: Keine Sammelrechnungen! Pro Bestellung/Lieferung eine Rechnung Achtung: Keine Sammelrechnungen! Pro Bestellung/Lieferung eine Rechnung AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 7 von 12

8 4. Beispiele 4.1. MWST-Nummer Absender/Rechnungssteller Bitte weisen Sie Ihre MWST-Nummer wenn möglich im oberen Teil der Rechnung aus, in der Nähe Ihres Namens, bzw. Logos: AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 8 von 12

9 4.2. Kostenstellennummer / Projektnummer Die Kostenstellennummer, bzw. Projektnummer ist für die Verarbeitung sehr wichtig. Wenn möglich, weisen Sie diese bitte bereits in der Adresse (1) aus. Alternativ können Sie die Nummer(n) auch im Betreff (2) oder in den Rechnungsdetails (3) erwähnen: AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 9 von 12

10 4.3. Rechnungsbeispiel Warenlieferung AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 10 von 12

11 4.4. Rechnungsbeispiel Dienstleistung Betrieb AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 11 von 12

12 4.5. Rechnungsbeispiel Dienstleistung Verwaltung AGB Rechnungsstellung DE / Doc Nr Seite 12 von 12