Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen. Aktuelle Anforderungen an die Kassenführung bei bargeldintensiven Betrieben
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- Wilhelm Fried
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1 Aktuelle Anforderungen an die Kassenführung bei bargeldintensiven Betrieben
2 Themen Gesetzliche Anforderungen allgemein Anforderung an die Führung von offenen Ladenkassen Anforderungen an die Kassenführung bei elektronischen und computergestützten Registrierkassen und PC-Kassen Anforderungen ab
3 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 5 (1) EStG 238 ff HGB 147 AO 22 UStG 145 AO 140 AO 146 AO 63 UStDV 144 AO
4 Allgemeine gesetzliche Anforderungen Führung von Büchern und Aufzeichnungen 140 Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen 141 Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger 142 Ergänzende Vorschriften für Land- und Forstwirte 143 Aufzeichnung des Wareneingangs 144 Aufzeichnung des Warenausgangs 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen 148 Bewilligung von Erleichterungen
5 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 140 AO: Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.
6 Allgemeine gesetzliche Anforderungen Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen? Apotheken (Herstellungs- und Prüfungsbücher) Fahrschulen (Aufzeichnungen über Ausbildungen) Metallhändler Pfandleiher Händler von Schusswaffen und Munition (Waffen- und Munitionshandbücher) Handwerker (VOB; SGB IV)..
7 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 145 AO: Allgemeine Anforderungen an Buchführungen und Aufzeichnungen (1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigem Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
8 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen sind täglich festzuhalten. [ ] neu ab ! (Klarstellung) neu ab ! (Klarstellung)
9 Einzelaufzeichnungspflicht BFH-Urteil(e) vom X R 42/13
10 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 146 Abs. 4 AO: Ordnungsvorschrift für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen (4) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
11 Buchführungspflichtige
12 Buchführungspflichtige 238 HGB: Buchführungspflicht (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
13 Buchführungspflichtige 240 HGB: Inventar (1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
14 Buchführungspflichtige 5 EStG: Gewinn bei Kaufleuten und bei bestimmten anderen Gewerbetreibenden (1) Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist für den Schluss des Wirtschaftsjahres das Betriebsvermögen anzusetzen ( 4 Abs. 1 Satz 1), das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist,
15 Einnahme-Überschussrechner Einnahme- Überschussrechner
16 Einnahme-Überschussrechner 22 UStG: Aufzeichnungspflichten (1) Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen.... (2) Aus den Aufzeichnungen müssen zu ersehen sein: 1. die vereinbarten Entgelte für die vom Unternehmer ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen....
17 Einnahme-Überschussrechner BFH-Urteil vom (VIII R 225/80) Die Aufzeichnungsverpflichtung aus einem Steuergesetz wirkt aber, sofern dieses Gesetz keine Beschränkung auf seinen Geltungsbereich enthält oder sich eine Beschränkung aus der Natur der Sache nicht ergibt, unmittelbar auch für andere Steuergesetze, also auch für das EStG.
18 Einzelaufzeichnungspflicht - Übersicht 4 Abs. 1 EStG (Bilanzierung) 4 Abs. 3 EStG (Einnahmeüberschuss) Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht HGB z. B. 22 UStG, 63 UStDV, 4 Abs. 5 EStG, weitere
19 Einzelaufzeichnungspflicht - Übersicht 4 Abs. 1 EStG (Bilanzierung) 4 Abs. 3 EStG (Einnahmeüberschuss) Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht 145, 146, 147 AO z.b. einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar
20 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 158 AO: Beweiskraft der Buchführung Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.
21 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 162 Abs. 2 AO: Schätzungs befugnis wenn vorgelegte Bücher / Aufzeichnungen nicht den Ordnungsvorschriften entsprechen und hierdurch ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel gezogen wird oder durch Verprobungsmethoden / Prüfungsmethoden die sachlichen Richtigkeit überprüft und widerlegt wird
22 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 162 AO: (1) Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. (2) Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder [ ] seine Mitwirkungspflicht nach 90 Abs. 2 verletzt. Das Gleiche gilt, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach 158 zugrunde gelegt werden oder [ ]
23 Art der Kassenführung
24 Art der Kassenführung Offene Ladenkasse Einzelaufzeichnungen und/oder Kassenbericht ohne Speicherung Elektronische Registrierkasse mit Speicherung Einzelaufzeichnungen (= Journalrollen) oder Finanzbericht BMF 96 PC-Kasse Einzelaufzeichnungen
25 Offene Ladenkasse
26 Offene Ladenkasse Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht Händische Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls 4 Abs. 1 EStG (Bilanzierung) 4 Abs. 3 EStG (Einnahmeüberschuss) vgl. u.a. BFH-Beschluss vom X B 57/05
27 Offene Ladenkasse Kassenbuch ist buchmäßiges Abbild der Geschäftskasse beinhaltet sämtliche Bargeldbewegungen eines Betriebes kann als lückenloses Loseblattsystem oder als lückenlos, aneinander gereihte Kassenberichte geführt werden nicht zusätzlich! erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion
28 Offene Ladenkasse Ausnahme: Kassenbericht täglicher Kassenbericht dient der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (Losung)
29 Offene Ladenkasse 1. Eintragen der Einnahmen und Ausgaben? 2. Kassenbestand ergibt sich rechnerisch!?
30 Offene Ladenkasse 1. Ermittlung des Kassenbestands durch Zählen 2. Einnahmen ergeben sich rechnerisch
31 Offene Ladenkasse Zählprotokolle erforderlich? BFH-Beschluss vom , X B 41/16 FV fordert kein Zählprotokoll aber: Nachweis des täglichen Zählens erforderlich!
32 Elektronische Registrierkasse Elektronische Registrierkasse Papierjournal elektronisches Journal
33 Elektronische Registrierkasse Speicher einer Registrierkasse Tagesspeicher Periodenspeicher GT-Speicher Grand Total Finanzbericht Kellnerbericht Warengruppenbericht Artikelbericht Tischbericht Stundenbericht etc. Finanzbericht Kellnerbericht Warengruppenbericht Tischbericht Stundenbericht etc. Umsätze seit Inbetriebnahme der Kasse nicht alle Kassen haben einen solchen
34 Elektronische Registrierkasse Z-Abfrage Berichte einer Registrierkasse Abfrage der gespeicherten Umsätze für einen Tag (Z1) oder eine beliebige Periode (Z2) Nullstellung (Löschung!) des abgefragten Speichers fortlaufende Nummer wird erteilt X-Abfrage Zwischenabfrage der gespeicherten Umsätze ohne Nullstellung (= keine Löschung) des abgefragten Speichers i.d.r. keine fortlaufende Nummer
35 Elektronische Registrierkasse Zugangsberechtigungen Steuerung über Schlüssel oder ggf. Bedienernummer Registrierungsebene X-Schlüssel Z-Schlüssel Managerschlüssel
36 Elektronische Registrierkasse Papierjournal Elektronische Registrierkasse oder: Vereinfachungsregel: BMF
37 BMF-Schreiben vom
38 BMF-Schreiben vom Vorzulegende Unterlagen (Registrierkasse) Journalrollen (Registrierkassenstreifen) oder Unterlagen lt. BMF v Bedienungs- und Programmieranleitung Programmabrufe Protokolle Tagesendsummenbons (Z-Abschläge) sonstige Ausdrucke
39 Elektronische Registrierkasse Tagesendsummenbon (= Finanzbericht) Nullstellenzähler Stornobuchungen Retouren Entnahmen Zahlungswege Name des Geschäftes Tagesumsätze Datum des Abrufes
40 Elektronische Registrierkasse Elektronische Registrierkasse mit Papierjournal mit elektr. Journal Vereinfachungsregel: Datenzugriffsrecht BMF BMF BMF (GoBD)
41 BMF-Schreiben vom wesentliche Inhalte: steuerlich relevante Einzeldaten (Einzelaufzeichnungen) unveränderbar und vollständig aufzubewahren Papierausdruck nicht ausreichend Umrüstung / Aufrüstung bis spätestens keine neue Rechtsgrundlage Hinsichtlich digitaler Daten ist die Rechtsgrundlage seit maßgebend (Datenzugriffsrecht; 147 Abs. 6 AO; BMF v )
42 BMF-Schreiben vom Übergangsfrist : 1 2 Neuanschaffungen hätten seit dem nur noch auf Geräte erfolgen dürfen, die digitale Grundaufzeichnungen erstellen und dauerhaft speichern. Softwareanpassungen und Speichererweiterungen hätten seit dem mit der Maßgabe der Erstellung und Speicherung der digitalen Grundaufzeichnungen erfolgen müssen.
43 BMF-Schreiben vom Übergangsfrist Tatsächliche Feststellung der Betriebsprüfung in der Praxis: Es wurden weiterhin Kassen neu angeschafft, die digitale Grundaufzeichnungen nicht erstellen und speichern! Aufrüstungen erfolgten nicht nach Maßgabe des BMF-Schreibens vom !
44 BMF-Schreiben vom Übergangsfrist Tatsächliche Feststellung der Betriebsprüfung in der Praxis: BMF ? Ordnungsmäßigkeit der Buchführung / Aufzeichnungen? Schätzungs- befugnis Betriebsprüfer
45 PC-Kassen Datenzugriffsrecht, 147 Abs. 6 AO GoBD (BMF-Schreiben vom )
46 Anforderungen ab Bisherige Rechtslage 140 bis 148 AO BMF-Schreiben vom Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom
47 Art der Kassenführung Offene Ladenkasse Einzelaufzeichnungen und/oder Kassenbericht ohne Speicherung Elektronische Registrierkasse mit Speicherung Einzelaufzeichnungen (= Journalrollen) oder Finanzbericht BMF 96 PC-Kasse Einzelaufzeichnungen
48 vereinfachtes Prüfschema Kassen Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht Offene Ladenkasse Registrierkasse ohne Speicherung der digitalen Einzelaufz. Registrierkasse mit Speicherung der digitalen Einzelaufz. PC-Kasse Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht durch: Händische Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls Journalrollen (Registrierkassenstreifen) digitale Einzelaufzeichnungen
49 vereinfachtes Prüfschema Kassen Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht Offene Ladenkasse Registrierkasse ohne Speicherung der digitalen Einzelaufz. Registrierkasse mit Speicherung der digitalen Einzelaufz. PC-Kasse Ausnahme: keine Ausnahme Verkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung BMF-Schreiben vom da technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch möglich vgl. u. a. BFH-Urteil vom XR 42/13
50 vereinfachtes Prüfschema Kassen Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht Offene Ladenkasse Registrierkasse ohne Speicherung der digitalen Einzelaufz. Registrierkasse mit Speicherung der digitalen Einzelaufz. PC-Kasse Folge, wenn Ausnahme greift: Kassenbericht (tägliches Zählen) und retrograde Ermittlung der Tageslosung ausreichend Tagesendsummenbonds ausreichend 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff)
51 vereinfachtes Prüfschema Kassen Grundsatz: Einzelaufzeichnungspflicht Offene Ladenkasse Registrierkasse ohne Speicherung der digitalen Einzelaufz. Registrierkasse mit Speicherung der digitalen Einzelaufz. PC-Kasse Folge, wenn Ausnahme greift: Kassenbericht (tägliches Zählen) und retrograde Ermittlung der Tageslosung ausreichend Tagesendsummenbonds ausreichend 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff)
52 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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