Modellierung mit EPK Konventionenübersicht Stand:

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1 Modellierung mit EPK Konventionenübersicht Stand: GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

2 Inhalt Einleitung und Überblick 4 Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln 13 Zusammenfassende Checkliste GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

3 Inhalt Einleitung und Überblick Geschäftsprozessmanagement 5 Mehrebenenkonzept 7 Sichten in EPK 11 Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln Zusammenfassende Checkliste 3 3 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

4 Einleitung und Überblick Die Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) ist eine halbformale grafische Modellierungssprache, die insbesondere im D-A-CH Raum verbreitet ist. Durch sie lassen sich Prozessabläufe leicht verständlich modellieren. Dieses Dokument ist ein Beispiel für die wesentlichen Konventionen der Prozessmodellierung mit EPK. Zusätzliche Informationen und Erklärungen können Sie in unseren weiterführenden Handbüchern nachlesen. 4 4 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

5 Die zentralen Schritte zu digitalen Geschäftsprozessen BPM Strategie Fachliche Prozessmodellierung IT-Prozessmodellierung Prozess Implementierung Betrieb digitaler Prozesse Überwachung, Optimierung und Weiterentwicklung Einführung digitalisierter Prozesse Design und Implementierung digitaler Technologien Fachliche Konzeption neuer digitaler Angebote Entwurf der zukünftigen digitalen Ausrichtung der Organisation (IT neutral) 5 5 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

6 Geschäftsprozessmanagement Langfristige Ausrichtung, Ausgestaltung und Ausstattung des GPM Auf- und Ausbau der prozessbezogenen Erfolgspotentiale Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Organisation Etablierung der prozessorientierten Ausrichtung der Organisation Strategisches Geschäftsprozessmanagement Technisches Geschäftsprozessmanagement Definition von fachlichen Anforderungen für IT-Verfahren Nutzung des GPM als Basis für die Prozessautomation Einführung von ERP Systemen mittels Business Process Blueprinting Aufbau eines prozessorientierten Enterprise Architecture Management Gestaltung der Prozesse Kontinuierliche Steigerung von Effektivität und Effizienz Nutzung prozessorientierter Erfolgspotentiale im täglichen Geschäft Operatives Geschäftsprozessmanagement Fachliches Geschäftsprozessmanagement Prozessmanagement als Arbeitshilfe Aufbau von Qualitätsmanagementsystemen Aufbau von Risikomanagementsystemen Aufbau eines Prozessmonitoring Aufbau einer prozessorientierten Ressourcensteuerung Grundsätzlich lassen sich beim Geschäftsprozessmanagement (GPM) zwei unterschiedliche Schwerpunkte differenzieren der theoretische und der praktische Schwerpunkt. Während das strategische und operative GPM theoretisch ausgerichtet ist, liegt der Fokus beim fachlichen und technischen GPM auf der praktischen Umsetzung. 6 6 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

7 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) verfeinert. Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren. Ebene 1: Prozesslandkarte (WKD) Ebene 2: Hauptprozesse (WKD) Ebene 3: Teilprozesse (WKD) Ebene 4: Detailprozesse (EPK) 7 7 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

8 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) verfeinert. Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren. Ebene 1: Prozesslandkarte (WKD) Ebene 2: Hauptprozesse (WKD) Ebene 3: Teilprozesse (WKD) Ebene 4: Detailprozesse (EPK) 8 8 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

9 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) verfeinert. Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren. Ebene 1: Prozesslandkarte (WKD) Ebene 2: Hauptprozesse (WKD) Ebene 3: Teilprozesse (WKD) Ebene 4: Detailprozesse (EPK) 9 9 GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

10 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf der letzten Ebene befinden sich die zeitlich-logischen Detailprozesse (EPK). Ebene 1: Prozesslandkarte (WKD) Ebene 2: Hauptprozesse (WKD) Ebene 3: Teilprozesse (WKD) Ebene 4: Detailprozesse (EPK) GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

11 Die verschiedenen Sichten In EPKs werden die verschiedenen Sichten Organisation, IT, Dokumente, Normen sowie Risiken und Kontrollen in die Prozesssicht eingebunden. Prozess IT-Sicht Organisationssicht Dokumentensicht Risikosicht Normensicht Kontrollsicht GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

12 Inhalt Einleitung und Überblick Die wichtigsten Elemente & Modellierungsregeln Aktivitäten & Ereignisse 14 Operatoren 15 Organisationseinheiten & Rollen 18 Applikationen 20 Dokumente & Geschäftsobjekte 21 Risiken & Kontrollen 22 Normen 23 Die wichtigsten Attribute 24 Allgemeine, übergreifende Konventionen 25 Zusammenfassende Checkliste GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

13 EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) werden für die Modellierung von detaillierten Prozessabläufen eingesetzt. Die wichtigsten Symbole im Überblick Prozess Ereignisse sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände. Eine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt dar. Prozessschnittstellen verweisen auf Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozesse. Operatoren Operatoren werden bei Prozessaufspaltungen und Prozesszusammenführungen verwendet. Parallel Alle Prozesspfade werden verfolgt; auf alle Pfade muss gewartet werden. Inklusives Oder Mindestens ein Prozesspfad wird verfolgt; auf mindestens einen Pfad muss gewartet werden Exklusives Oder Genau ein Prozesspfad wird verfolgt; auf genau einen Pfad muss gewartet werden. Organisation Eine Rolle ist eine Abstraktion von Positionen. Verbinder Jede Rolle an einer Funktion hat eine bestimmte Verantwortlichkeit. Verantwortung Durchführung Mitwirkung Information Organisationseinheiten sind zusammengehörige Bereiche einer Organisation. Daten Geschäftsobjekte sind Informationen, die im Prozess weitergereicht werden. Dokumente beschreiben Prozessschritte näher oder werden im Prozess verwendet. Weiteres Normen sind vorgegebene Richtlinien oder Gesetze. Applikationen sind IT-Systeme, die die Prozessausführung unterstützen. Risiken sind Gefahren für den Prozess. Kontrollen sind regulatorische Richtlinien zur Minimierung von Risiken. Anforderungen sind für den Prozessschritt geforderte Voraussetzungen. Annotationen sind textuelle Eingabefelder für Anmerkungen. Kennzahlen sind wichtige Messgrößen am Prozessschritt GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

14 Aktivitäten & Ereignisse Der Ablauf von Prozessen (auch Sequenz genannt) wird im Wesentlichen durch Ereignisse und Aktivitäten gebildet. Aktivitäten Eine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt, zur Erreichung der geplanten Ziele, dar. Ereignisse Bei Ereignissen handelt es sich um eingetretene, wirtschaftlich relevante Zustände, die den weiteren Prozessablauf beeinflussen bzw. Resultat eines Prozessschrittes sind. Prozess-Schnittstelle Prozessschnittstellen verweisen auf Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozesse. Namenskonvention Aktivitäten Aktivitäten werden als aktive Tätigkeit formuliert (z.b. Angebot erstellen ). Ereignisse Ereignisse werden als eingetretener Status im Passiv formuliert (z.b. Angebot ist erstellt ) GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

15 Operatoren Prozesse sind i.d.r. nicht immer linear, sondern haben Aufspaltungen und Zusammenführungen. Diese werden durch Operatoren im Sequenzfluss dargestellt und näher spezifiziert. Exklusives Oder Das Exklusives Oder (OR) wird verwendet, wenn genau eine Bedingung eintreffen darf ( entweder/oder ). Bei der Zusammenführung muss genau ein eingehender Prozesspfad erfüllt sein Parallel Beim Parallelen Operator (AND) müssen alle ausgehenden Prozesspfade verfolgt werden ( und ). Erst wenn bei der Zusammenführung alle eingehenden Pfade erfüllt sind, darf der Prozessfluss fortgesetzt werden. Inklusives Oder Das Inklusive Oder (XOR) wird verwendet, wenn einem oder mehreren Prozesspfaden gefolgt werden kann ( und/oder ; Pfadkombinationen) GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

16 Operatoren Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Operatoren gelten die folgenden Modellierungsregeln: Verwendung Sowohl bei der Aufspaltung in mehrere Prozesspfade, als auch bei der Zusammenführung von mehreren Prozesspfaden sollten Operatoren verwendet werden. Pärchenbildung Öffnender und schließender Operator sollten i.d.r. gleich sein ( Pärchenbildung ). Schleifen und Rücksprünge Bei Schleifen und Rücksprüngen sind Operatoren zu verwenden (i.d.r. das Exklusive Oder). Aufspaltung Es darf in beliebig viele Prozesspfade aufgespalten werden GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

17 Operatoren Modellierungsregeln Bei der Modellierung von Operatoren gelten die folgenden Modellierungsregeln: Aktivitäten Vor inklusiven und exklusiven Operatoren muss eine Aktivität stehen, in der die Entscheidung getroffen wird. (Merksatz: Ereignisse können keine Entscheidungen treffen. ) Eingehende/ ausgehende Verbindungen Operatoren haben entweder eine eingehende und mehrere ausgehende Kanten (Aufspaltung) oder mehrere eingehende und eine ausgehende Kante (Zusammenführung) GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

18 Organisationseinheiten & Rollen Die Objekttypen Organisationseinheit und Rolle werden verwendet, um zu spezifizieren, wer die einzelnen Prozessschritte ausführt bzw. daran beteiligt ist. Organisationseinheiten Organisationseinheiten sind zusammengehörige Bereiche einer Organisation (z.b. Geschäftsbereiche oder Abteilungen). Rollen Rollen sind eine Abstraktion von Positionen bzw. Zusammenfassung gleicher Tätigkeitsbereiche (z.b. Abteilungsleiter, Sachbearbeiter ). Vorgehen Rollen werden in der Regel von den Organisationseinheiten abgeleitet. Dabei wir oft auf die ERP/ Personalsysteme zurückgegriffen. Neben den abgeleiteten Rollen sind zudem Rollen der Organisation (z.b. Führungskraft ) und externe Rollen zu definieren. Diese können in den Attributen als Extern gekennzeichnet werden GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

19 Rollen - Modellierungsregeln Um die Verantwortlichkeiten an den einzelnen Prozessschritten eindeutig zu spezifizieren, stehen Ihnen verschiedene Verbindungstypen zur Verfügung. Modellierungskonvention ( RACI ) R Durchführung A Verantwortung C Mitwirkung I Information GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

20 Applikationen Wird ein Prozessschritt durch ein IT-System unterstützt, kann dies mit Hilfe des Objekttyps Applikation dargestellt werden. Applikation Applikationen sind IT-Systeme, welche die Durchführung von Prozessschritten unterstützen. Modellierungskonvention Das Objekt Applikation wird durch einen Verbinder an eine mithilfe der Applikation durchgeführten Aktivität modelliert. Namenskonvention Applikationen werden i.d.r. mit dem offiziellen Anwendungsnamen benannt (z.b. MS CRM). Auch die Benennung von konkreten IT-Systeminstanzen (z.b. MS CRM IP ) ist in Projekten mit hohem IT- Fokus denkbar GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

21 Dokumente & Geschäftsobjekte Viele Prozesse beinhalten Prozessschritte, welche die Verwendung oder Erstellung von Dokumenten/ Informationen vorsehen. Diese Daten können anhand von Dokumenten oder Geschäftsobjekten dargestellt werden. Dokument Der Objekttyp Dokument umfasst offiziell gelenkte Dokumente, die Prozesse beschreiben (z.b. Prozessanweisungen) und/ oder in Prozessen verwendet werden (Checklisten). Die Dokumente bzw. Vorlagen werden dabei mit dem Objekttyp Dokument verknüpft. Geschäftsobjekt Der Objekttyp Geschäftsobjekt umfasst nicht-gelenkte Elemente, die in den Prozessen verwendet werden. Diese Elemente sind i.d.r. Informationen (z.b. -Bewerbung ); ggf. werden auch Daten sowie weitere geschäftsrelevante Elemente dazugezählt. Geschäftsobjekte dienen u.a. der Veranschaulichung der Informationsweiterleitung. Input & Output Modellierungskonvention Dokumente bzw. Geschäftsobjekte können als Input und/oder Output modelliert werden. Input & Output GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

22 Risiken & Kontrollen Die Objekttypen Risiko und Kontrolle stehen für die Veranschaulichung von Gefahren und Möglichkeiten diese Gefahren zu minimieren zur Verfügung. Risiken Risiken sind Gefahren, welche möglicherweise im Zuge der Prozessausführung auftreten. Modellierungskonvention Das Objekt Risiko wird an eine entsprechende Aktivität modelliert, wohingegen das Objekt Kontrolle mit dem zugehörigen Risiko verbunden wird. Kontrollen Kontrollen sind regulatorische Tätigkeiten zur Minimierung von Risiken GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

23 Normen Das Objekt Norm ist insbesondere wichtig, um Compliance-Konformität sicherzustellen. Normen Normen stellen Anforderungen an die Prozessausführung dar. Diese können unternehmenseigene Richtlinien oder offizielle, internationale Standards (z.b. DIN EN ISO 9001) sein. Modellierungskonvention Der Objekttyp Norm wird links an die entsprechende Aktivität modelliert, die von der Norm betroffen ist. Namenskonvention Normen sollten mit ihren offiziellen Bezeichnungen benannt werden (z.b. ISO Norm ). In der Beschreibung kann (nebst der Kapitelnummer) die Kapitelüberschrift gepflegt werden (z.b Kundenorientierung ) GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

24 Die wichtigsten Attribute Um aussagekräftige Prozessdokumentationen und Handbücher zu generieren, sollten Sie folgende Modellund Objektattribute pflegen. Weiterführende Informationen finden Sie im Schnelleinstieg BIC Cloud. Modellattribute Name: Prozessbezeichnung Beschreibung: Informationen, die sich auf den gesamten Prozess beziehen Governance-Attribute: Um den mehrstufigen Freigabe-Workflow zu nutzen, hinterlegen Sie hier bitte den Autor, Prüfer und Verantwortlichen des Prozesses. Diese müssen zuvor als Personen im Katalog angelegt werden, damit sie in der Vorschlagsliste erscheinen. Das Anlegen von Personen wird im Schnelleinstieg BIC Cloud erklärt. o Autor: Ersteller des Modells o Prüfer (optionale Pflege): Kontrollinstanz, die das Modell auf Richtigkeit überprüft o Verantwortlicher: Person, die über die Freigabe des Modells entscheidet Objektattribute Name: Objektbezeichnung Beschreibung: Informationen, die sich auf das Objekt beziehen Anlage: Hier können Sie auf Internetseiten verweisen (Hinweis: Nach Eingabe der Internetadresse bestätigen Sie bitte mit der Enter -Taste.) Verfeinerung: Hier können Sie eine Hinterlegung zu einem anderen Diagramm erstellen. Dies ermöglicht die Navigation durch die Prozesslandschaft. Das Setzen und die Bedeutung von Hinterlegungen wird im Schnelleinstieg BIC Cloud ausführlich geschildert GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

25 Allgemeine, übergreifende Konventionen Die allgemeinen und übergreifenden Konventionen sollen einer konsistenten Modellierung sowie der einheitlichen Nutzung und Verwaltung von Metadaten dienen. Formale Konventionen Modellgröße Relevanz Modelle sollten generell nicht zu groß werden: - Festlegung und Formatierung einer maximalen Anzahl an Aktivitäten in Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPKs) (z.b. maximal 15 Aktivitäten / A3) Ggf. aufteilen des Modells in mehrere Modelle - Papiergröße, Orientierung und Skalierung in der BIC Cloud einstellen - Druckvorschau als Kontrollmöglichkeit nutzen Es sollte nur modelliert werden, was im Rahmen der Zielsetzungen des Projektes relevant ist. Objektformatierung Mindestabstand Modellierungsrichtung Objektgrößen, -formatierungen und Schriften sollten i.d.r. nicht verändert werden. Die Objekte sollten nach Möglichkeit immer im gleichen Abstand zueinander modelliert werden. Die Modelle sind entsprechend dem Sequenzfluss von oben nach unten zu modellieren GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

26 Allgemeine, übergreifende Konventionen Die allgemeinen und übergreifenden Konventionen sollen einer konsistenten Modellierung sowie der einheitlichen Nutzung und Verwaltung von Metadaten dienen. Allgemeine Namenskonventionen Hinterlegungen Einheitliche Schreibweise Sonderzeichen Abkürzungen & Glossar Objektname, Kategorie-Name und Detailmodellname sollten bei Hinterlegungen identisch sein. Die einmal für ein Wort gewählte Schreibweise sollte immer beibehalten werden. Bei Sonderzeichen (bspw. / ) sind keine Leerzeichen zu verwenden Bei Gedankenstrichen zur inhaltlichen Trennung werden Leerzeichen verwendet Abkürzungen sollten in dem Attribut Beschreibung des zugehörigen Objektes sowie im zentralen Glossar in BIC Portal erklärt werden GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

27 Zusammenfassende Checkliste Die nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen. Allgemeines Einbettung: Ist das Modell korrekt in die Landschaft eingebettet? Inhalt: Wurden nur für die Zielsetzung des Projektes relevante Inhalte modelliert? Namen: Ist die Rechtschreibung korrekt? Sind Glossarbegriffe gewählt worden? Layout: Wurden die Layout-Konventionen eingehalten? Attribute Sind die allgemeinen Muss-Attribute bei Modellen und Objekten gepflegt? GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

28 Zusammenfassende Checkliste Die nachfolgende Checkliste soll Sie bei der Modellierung unterstützen. Anhand der Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Modelle den Modellierungskonventionen entsprechen. Modellierungskonventionen Organisation: Wurden Rollen/ Organisationseinheiten gemäß der Konventionen verwendet? Sequenzverlauf: Hat der Prozess mindestens ein Start- und ein Endereignis? Wurden Operatoren ordnungsgemäß verwendet? (Weitere Artefakte): Sind die Objekttypen korrekt verwendet worden? Wurden Datenobjekte (Dokumente und Geschäftsobjekte) entsprechend dem zutreffenden Fall in die Prozesse eingebettet? GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

29 Sie suchen ein Modellierungstool? BIC Cloud SIMPLE. SMART. CLOUD. Testen Sie jetzt BIC Cloud 30 Tage kostenfrei Auch als On-premises oder SaaS-Installation verfügbar GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud

30 Kontaktieren Sie uns! Tel.: GBTEC Software + Consulting AG, V BIC Cloud ist eine eingetragene Marke der GBTEC AG. Alle Inhalte sind urheberrechtlich geschützt GBTEC Titel Software 4. Mai Consulting BIC Cloud