Automatisches Beantworten von - Nachrichten mit einem Exchange Server-Konto

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1 Automatisches Beantworten von - Nachrichten mit einem Exchange Server-Konto Sie können Microsoft Outlook 2010 / Outlook Web App so einrichten, dass Personen, die Ihnen eine E- Mail-Nachricht gesendet haben, eine automatische Antwort erhalten. Auf diese Weise werden die Absender informiert, dass Sie momentan abwesend sind oder dass Ihre Antwort möglicherweise verzögert erfolgt. Automatische Antworten können Details wie alternative Kontaktinformationen umfassen. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei bzw. Optionen 2. Klicken Sie auf Automatische Antworten. Abbildung 1 Outlook-CLient Abbildung 2 Webmail vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 1

2 3. Wählen Sie Automatische Antworten senden aus. Abbildung 3 Aktivieren Abwesenheitsnotiz Outlook Client Abbildung 4 Aktivieren Abwesenheitsnotiz Webmail vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 2

3 4. Bei Bedarf aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden, um einen Zeitplan festzulegen, zu dem die Antworten 1 bei Ihrer Abwesenheit aktiv sein sollen. Wenn Sie keine Start- und Endzeit angeben, werden so lange automatische Antworten gesendet, bis Sie das Kontrollkästchen Keine automatischen Antworten senden aktivieren. Abbildung 5 Festlegen Zeitplan für Abwesenheitsnotiz Outook Client Abbildung 6 Festlegen Zeitplan für Abwesenheitsnotiz Webmail 1 Abwesenheitsmitteilung wird nur einmal pro Tag und Empfänger gesendet vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 3

4 5. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation 2 die während Ihrer Abwesenheit an Teammitglieder oder Kollegen zu sendende Antwort ein. Abbildung 7 Abwesenheitsnotiz innerhalb des Unternehmens Outlook Client Abbildung 8 Abwesenheitsnotiz innerhalb des Unternehmens Webmail 2 Organisation" bezieht sich normalerweise auf Ihr Unternehmen und umfasst die Personen, die in Ihrem -System über ein Exchange Server-Konto verfügen. vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 4

5 6. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden, und geben Sie dann die Antwort ein, die während Ihrer Abwesenheit gesendet werden soll. Wählen Sie weiters die Option Jeder außerhalb meiner Organisation 3 aus. Abbildung 9 Abwesenheitsnotiz außerhalb des Unternehmens Outlook Client Abbildung 10 Abwesenheitsnotiz außerhalb des Unternehmens Webmail 3 Wenn Sie die Option Nur meine Kontakte auswählen, werden die Antworten nur an die Kontakte gesendet, die in Ihrem Exchange Server-Ordner Kontakte vorhanden sind. Ist der Kontakt nur in einem Ordner einer Outlook-Datendatei (PST) vorhanden, wird die Abwesenheitsnotiz nicht gesendet. vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 5

6 7. Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit keine s abrufen werden, verwenden Sie Automatische Antworten mit Regeln, um eingehende Nachrichten automatisch zu verwalten. Variante A, B und E verlangen neben einer automatischen Antwort auch eine automatische Weiterleitung der eintreffenden Mails an einen Kollegen. Geben Sie dazu die von Outlook auszuführende Aktion für diese Nachrichten an. Sie können beispielsweise Regeln erstellen, um Nachrichten automatisch in andere Ordner zu verschieben oder zu kopieren, Nachrichten zu löschen, benutzerdefinierte Antworten zu senden usw. Klicken Sie auf Regeln und dann auf Regel hinzufügen bzw. auf Neu. Abbildung 11 Hinzufügen einer Regel Outlook Client Abbildung 12 Hinzufügen einer Regel Webmail vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 6

7 Geben Sie unter Wenn eine Nachricht eintrifft die Bedingungen an, die von einer Nachricht erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet wird. Abbildung 13 Einstellungen Weiterleitung aller Nachrichten Abbildung 14 Weiterleitungsoption Webmail vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 7

8 Name auswählen und mit AN übernehmen Abbildung 15 Weiterleitungsadressat Webmail Zum Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln für automatische Antworten aktivieren oder deaktivieren Sie im Dialogfeld Regeln für automatische Antworten das Kontrollkästchen der Regel, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten. Abbildung 16 Aktivieren / Deaktivieren einer Regel Outlook Client vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 8

9 Abbildung 17 Aktivieren / Deaktivieren einer Regel Webmail 8. Zum Deaktivieren einer automatischen Antwort sofern sie sich nicht selbst durch überschreiten des voreingestellten Zeitraumes deaktiviert deaktivieren Sie wie abgebildet Abbildung 18 Deaktivieren automatischer Antworten Outlook Client vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 9

10 Abbildung 19 Deaktivieren automatischer Antworten Webmail vklths/k:\organisation\organisation\anweisungen\arbeitsanweisungen\einrichten Abwesenheitsassisten im Outlook 2010.docx Seite 10

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