1 Excel Schulung Andreas Todt

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1 1 Excel Schulung Andreas Todt Inhalt 1 Darum geht es hier So wird es gemacht Zellen und Blatt schützen Arbeitsmappe schützen Schritt für Schritt Darum geht es hier Sie haben eine Vorlage in Excel erstellt und möchten festlegen, dass nur bestimmte Zellen ausgefüllt werden können und die von Ihnen hinterlegten Berechnungen automatisch erfolgen. Hierfür können Sie den Excel-Blattschutz verwenden. In Excel können Sie für Zellen, Tabellenblätter und den Aufbau der Arbeitsmappe einstellen, dass sie von Dritten nicht bearbeitet werden können. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Lernobjekt. 2 So wird es gemacht Sie haben ein Dokument erstellt und möchten nun dieses Tabellenblatt mit dem Excel- Blattschutz so schützen, dass die Eingabe nur in bestimmten, von Ihnen festgelegten Zellen möglich ist. Sie können zusätzlich verhindern, dass Unbefugte den Aufbau der Arbeitsmappe verändern können. Eine Aufhebung des Schutzes ist nur mit Eingabe eines von Ihnen festgelegten Kennworts möglich. 2.1 Zellen und Blatt schützen Damit nachdem der Excel-Blattschutz aktiviert wurde noch einzelne Zellen beschreibbar bleiben, müssen Sie als erstes alle Zellen markieren, die später von anderen Nutzern bearbeitet werden sollen. In einem Formular sind dies z. B. all jene Zellen, die von dem Benutzer ausgefüllt werden müssen. Sie können mehrere voneinander unabhängige Zellen markieren, indem Sie die erste Zelle bzw. den ersten Bereich markieren und anschließend mit gedrückter [Strg]-Taste die weiteren Zellen markieren. Wenn Sie alle gewünschten Zellen markiert haben, wechseln Sie in das Register Start und klicken Sie in der Gruppe Zellen auf die Auswahlliste Format. Sie sehen, dass derzeit der Befehl Zelle sperren aktiv (Schaltfläche gelb hinterlegt) ist.

2 2 Excel Schulung Andreas Todt Klicken Sie auf Zelle sperren, damit für die markierten Zellen der Excel-Blattschutz, also die Sperrung, aufgehoben wird. Die Sperrung einzelner Zellen können Sie auch im Dialogfenster Zellen formatieren im Register Schutz aktivieren, das Sie über den Dialogstarter der Gruppen Schriftart, Ausrichtung oder Zahl im Register Start öffnen können. ACHTUNG Solange Sie das Arbeitsblatt noch nicht geschützt haben, werden Sie keinen Unterschied in der Bearbeitung feststellen. Die Sperrung der Zellen wird erst aktiviert, nachdem Sie den Blattschutz aktiviert haben. Um nun das Arbeitsblatt zu schützen, wechseln Sie in das Register Start und klicken Sie in der Gruppe Zellen auf den Befehl Blatt schützen.

3 3 Excel Schulung Andreas Todt Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Blatt schützen, in welchem Sie folgende Einstellungen vornehmen können: Diese Option müssen Sie aktiviert lassen, damit das Blatt überhaupt vor Änderungen geschützt wird. Sie sollten ein Kennwort festlegen, damit nicht jeder Benutzer den Blattschutz aufheben und dann Zellen verändern kann, die Sie schützen möchten. In diesem Bereich können Sie detailliert festlegen, welche Berechtigungen die Benutzer haben sollen. In der Regel sind die Standardeinstellungen passend, da die Benutzer so zwar gesperrte Zellen anklicken dürfen, aber nur in nicht gesperrten Zellen Daten eingeben können. Eine weitergehende Formatierung oder gar Zeilen- und Spaltenbearbeitung ist mit den Standardeinstellungen nicht erlaubt. Wenn Sie das Kennwort eingegeben und mit OK bestätigt haben, ist das Blatt geschützt und es ist nur noch möglich, in nicht gesperrte Zellen Daten einzugeben. Dies können Sie sehr leicht überprüfen, indem Sie versuchen, in eine gesperrte Zelle einen beliebigen Inhalt einzugeben. Daraufhin erhalten Sie folgende Meldung:

4 4 Excel Schulung Andreas Todt Falls Sie die Datei noch weiter bearbeiten müssen, können Sie den Blattschutz aufheben, indem Sie erneut auf die Schaltfläche Format und dann auf Blattschutz aufheben klicken. Sie werden dann aufgefordert, das zuvor festgelegte Kennwort einzugeben. Sie können den Excel-Blattschutz auch im Register Überprüfen in der Gruppe Änderungen aktivieren bzw. wieder aufheben. Bei aktiviertem Blattschutz verändert die Schaltfläche Blatt schützen ihren Namen in Blattschutz aufheben.

5 5 Excel Schulung Andreas Todt 2.2 Arbeitsmappe schützen Wenn in Ihrer Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter enthalten sind, die jeweils geschützt sind, so können Sie nun auch den Aufbau der Arbeitsmappe schützen. Unbefugte sind dann nicht in der Lage, Tabellenblätter zu löschen oder zu verschieben. Um den Aufbau einer Arbeitsmappe zu schützen, wechseln Sie in das Register Überprüfen und rufen den Befehl auf. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Struktur und Fenster schützen: Der Schutz der Struktur bedeutet, dass beispielsweise die Reihenfolge der Tabellenblätter nicht verändert werden kann. Es können auch keine Blätter hinzugefügt oder gelöscht werden. Der Schutz der Fenster bedeutet, dass zwar der Zoom genutzt werden kann oder andere Ansichten eingestellt werden können, es ist jedoch unmöglich, die Größe oder Position des Fensters zu verändern oder die Fenster einzufrieren (z.b. Zeilen und Spalten zu fixieren). Ebenso wie beim Schutz der Arbeitsmappe ist es sinnvoll, ein Kennwort zu vergeben, damit andere Benutzer den Schutz nicht einfach durch erneutes Anklicken des Befehls deaktivieren können. Den Schutz der Arbeitsmappe können Sie deaktivieren, indem Sie erneut auf die Schaltfläche erforderlich. klicken; ggf. ist dafür die Eingabe des festgelegten Kennworts

6 6 Excel Schulung Andreas Todt 2.3 Schritt für Schritt Hier erfahren Sie beispielhaft alle Arbeitsschritte, die nötig sind, um mit dem Excel- Blattschutz arbeiten zu können: Legen Sie für die Datei Sverweis_mietwagen.xlsx fest, dass nur bestimmte Bereiche beschreibbar bleiben sollen. Schützen Sie zuletzt den Aufbau der Arbeitsmappe. 1. Markieren Sie alle Zellen, die nach der Aktivierung des Schutzes beschreibbar bleiben sollen (diese sind gelb hinterlegt): C3 und C5:C7 2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zellen auf Format und dann auf den Befehl Zelle sperren. Damit ist für diese Zellen die Sperrung aufgehoben, was jedoch nur wirksam wird, wenn Sie jetzt das Arbeitsblatt schützen. 3. Klicken Sie dafür im Register Start in der Gruppe Zellen auf den Befehl Format und dann auf den Befehl Blatt schützen. 4. Schützen Sie nun den Aufbau der Arbeitsmappe, indem Sie im Register Überprüfen den Befehl Arbeitsmappe schützen aufrufen. 5. Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen mit OK. 6. Überprüfen Sie, ob die Tabelle richtig geschützt ist, indem Sie versuchen, gelb hinterlegte Felder auszufüllen. Dies muss problemlos möglich sein. Versuchen Sie daraufhin, den Inhalt der Überschrift in der Zelle A1 zu löschen. Daraufhin sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten. Versuchen Sie ebenfalls, ein weiteres Tabellenblatt einzufügen. Dieser Befehl muss bei korrektem Schutz deaktiviert sein.