CM Studio.E-ARCHIVE. Von der -Archivierung bis zur digitalen Beleg-CLOUD. Warum digitales Archivieren plötzlich so wichtig und unablässig ist?

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1 CM Studio.E-ARCHIVE Von der -Archivierung bis zur digitalen Beleg-CLOUD. Warum digitales Archivieren plötzlich so wichtig und unablässig ist? 1

2 Was ist die GoBD? Und was sollten Sie darüber wissen! Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. 2

3 Klingt nach viel Bürokratie und Zusatzaufwand Ist aber gar nicht so! Im Kern beantwortet die GoBD unter anderem folgende Fragen eindeutiger als die Vorgänger Verordnungen: Wie und was kann elektronisch gespeichert werden? Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus? Auf welche Arten kann ein Betriebsprüfer zugreifen? Sämtliche steuerlichen Aufzeichnungs-Pflichten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler werden detailliert erläutert. Die GoBD ist mehr als eine Richtlinie für die Buchhaltung! Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. 3

4 MASCH Software Solutions Warum ist also -Archivierung so wichtig? 4

5 Warum ist also Archivierung so wichtig? Der gesamte kaufmännische Prozess wird zunehmend digitalisiert. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen werden zwischen Kunden und Lieferanten durch elektronische Dokumente (EDI oder simpel PDF) ausgetauscht. Es kann heute eigentlich kein Unternehmer den Finanzbehörden erklären, dass er seine Unternehmenskommunikation ohne abwickelt. Warum ist Archivierung so wichtig? Rechnungen, Verträge, Angebote, Lieferscheine sind u.a. Bestandteil der kaufmännischen Korrespondenz und damit 10 Jahre aufbewahrungspflichtig. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die gesetzlichen Vorschriften der GoBD uneingeschränkt! Nicht zu archivieren ist ein Verstoß gegen die gesetzliche Aufbewahrungsplicht und somit folgerichtig eine Straftat! 5

6 Rechtliche Problematik bisher nicht erkannt: Viele Unternehmer in kleinen und mittelständischen Betrieben unterschätzen wie umfangreich die GoBD in den Bestell- und Lieferprozess eingreift. Jedes Unternehmen, jeder Freiberufler muss die elektronische Aufbewahrungspflicht von handels- und steuerrechtlichen Dokumenten, soweit sie elektronisch übermittelt werden, erfüllen. Wichtige Quellen zur E Mail Archivierungspflicht: BITKOM Merkblatt: Mails-und-GoBD/ BIT-Merksaetze- s-und-GoBD.pdf Juristische Beurteilung zur Archivierung und ihre rechtlichen Grundlagen durch it-recht-kanzlei.de in München: 6

7 MASCH Software Solutions bietet mehr als nur die rechtliche Absicherung: MASCH Software Solutions 7

8 In der Anwendung dient die Archivierung zur Entlastung des Servers: Mail-Server wie Microsoft Exchange Server, vor allem aber kostengünstige Mail Server bei den Internet-Providern sind in der Regel nicht in der Lage, das stark zunehmende -Volumen zuverlässig und wirtschaftlich zu bewältigen. CM Studio.E-ARCHIVE trägt zur Entlastung des Mail-Serves bei, denn einmal archivierte s können regelbasiert aus den Postfächern des Mail-Servers gelöscht werden. In der Anwendung dient die Archivierung als smarte Datensicherungsoption: Datensicherungen von Mail-Servern sind gerade bei großen Datenvolumen mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch das Löschen von historischen s nach erfolgter Archivierung wird das Datenvolumen des Mail-Servers drastisch verkleinert. Wichtige s können durch technische Fehler, unvollständige Datensicherungen oder versehentliches bzw. absichtliches Löschen verloren gehen. 8

9 In der Anwendung dient die Archivierung vor allem als effektive und sehr schnelle Suchmaschine: CM Studio.E-ARCHIVE ermöglicht allen Anwendern einen schnellen und komfortablen Zugriff auf die eigenen s sowie auf s aus freigegebenen Ordnern von Kollegen. Dies steigert die Produktivität der Mitarbeiter im einzelnen aber vor allem auch im Team. CM Studio.E-ARCHIVE ist flexibel und skalierbar: CM Studio.E-ARCHIVE bietet den Einsatz im lokalen Netzwerk von für 5, 10, 25 oder eine unlimitierte Anzahl Konten. CM Studio.E-ARCHIVE CLOUD ist für den Freiberufler und Einzelunternehmer für 1-, 3- oder 5 Konten die ideale Plattform, wenn Sie über keinen eigenen Server im Unternehmen verfügen. 9

10 Dokumenten-Management, Beleg- & -Archivierung aus einem Guss von: MASCH Software Solutions 10

11 Wie archivieren Unternehmen analog? Klassisch: Aktenschrank Aktenordner viel Papier 11

12 Wo liegt der Vorteil analog zu arbeiten? 1. in den gewachsenen Strukturen. 2. alle Mitarbeiter sind mit der Ablage vertraut. 3. keine Softwareschulung notwendig, keine Investition in IT- Infrastruktur und Budget. Ein analoges Archiv ist starr und verkrustet in den Strukturen. unflexibel für ein modernes und mobiles Arbeiten. vor allem aber: LANGSAM bei der Suche nach dem richtigen DOKUMENT!!! 12

13 Hier stellt sich im ersten Schritt eine grundsätzliche Frage: WER ARCHIVIERT WAS? Wer archiviert in kleinen und mittelständischen Betrieben? Aktenbearbeitung und Aktenarchivierung erfolgt überwiegend im Rahmen der Buchhaltung und des Vertriebs In vielen kleinen Unternehmen wird dies durch den Inhaber, die Sekretärin oder eine buchhalterische Teilzeitkraft erledigt 13

14 Was muss Archivierungssoftware für Anwender in kleinen und mittleren Betrieben leisten? Es darf keine Flut von Funktionen angeboten werden, die den Anwender letztendlich nur überfordert. Die Archivierung und das tägliche Bearbeiten von Dokumenten muss nahezu unbemerkt erledigt werden. Es dürfen keine langen Umstellungs- und Einarbeitungsphasen erforderlich sein. CM Studio.ECM-SERVER ist die Lösung für ambitionierte Selbstständige und mittlere Betriebe, denn das elektronische Archiv des CM Studio.ECM-SERVER erweitert die DMS-Funktionalität um interaktive Workflow-Steuerung und vor allem wird die heute so wichtige Archivierungskomponente integriert. 14

15 CM Studio.ECM-SERVER ist die Lösung für ambitionierte Selbstständige und mittlere Betriebe, denn archivierte s werden in das Aktenarchiv übergeben und können somit in den täglichen Aktenbearbeitungsprozess digital übernommen werden. CM Studio.ECM-SERVER LIVE-PRÄSENTATION 15

16 CM Studio.ECM-SERVER ist die digitale Variante der papierbasierten Aktenverwaltung: 1. Definieren Sie Ihr Beleg-Archiv (bisher war dies Ihr Aktenschrank) 2. Legen Sie in Ihrem Archiv Verzeichnisse an (diese entsprechen Ihren Aktenordern) 3. Unterteilen Sie Ihre Ordner durch zusätzliche Unterverzeichnisse (auch bisher haben Sie Trennblätter bzw. Registraturen innerhalb Ihrer Aktenordern verwandt) Martin Schaarschmidt Produkt Marketing & Customer Service MASCH Customer Service Group D.A.CH. Tel.: +49 (0) Internet: HABEN SIE NOCH FRAGEN? GERNE BEANTWORTE ICH IHRE FRAGEN PERSÖNLICH. 16

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