Rechtsgrundlagen der Buchführung

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1 Rechtsgrundlagen der Buchführung kodifiziert nicht kodifiziert Handelsrecht Steuerrecht GoB (allgemein anerkannte Regeln über Führung der Handelsbücher und Jahresabschluss) Buchführungspflicht nach Handelsrecht 238 HGB: "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen..." Kaufmann im Sinne des HGB ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Die für Kaufleute geltenden Vorschriften gelten auch für Handelsgesellschaften. Die Vorschriften des HGB (einschl. Buchführungspflicht) gelten nicht für Nichtkaufleute (kleinere Gewerbetreibende, deren Geschäft keine typischen kaufmännischen Einrichtungen benötigt. S. 7

2 S. 8

3 Aufbau des 3. Buches des HGB Ergänzende Vorschriften für Kreditinstitute und Finanzdienstleistungsinstitute Ergänzende Vorschriften für Versicherungsunternehmen IV. Abschnitt: Ergänzende Vorschriften für Unternehmen bestimmter Geschäftszweige II. Abschnitt: Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften (weitere Vorschriften im AktG, GmbHG) III. Abschnitt: Ergänzende Vorschriften für eingetragene Genossenschaften (weitere Vorschriften im GenG) I. Abschnitt: Vorschriften für alle Kaufleute Achtung: "Ergänzende Vorschriften" heben nicht selten allgemeine Vorschriften auf! S. 9

4 Buchführungspflicht nach Steuerrecht Abgeleitete (derivate) steuerrechtliche Buchführungspflicht: "Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen." ( 140 AO) Originäre steuerrechtliche Buchführungspflicht Über den 140 AO (und damit über die handelsrechtlichen Bestimmungen) hinausgehend verpflichtet 141 AO Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte zur Buchführung, wenn eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft: Umsätze einschließlich steuerfreier Umsätze, ausgenommen Umsätze nach 4 Nr. 8 bis 10 UStG im Kalenderjahr Wirtschaftswert der selbstbewirtschafteten land- und forstwirtschaftliche Fläche Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft im Kalenderjahr > EUR > EUR > EUR > EUR Ausgenommen von der Buchführungspflicht bleiben somit Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte, sofern die aufgeführten Größen nicht erreichte werden, sowie Freiberufler. Weitere steuerliche Vorschriften insbesondere in AO, EstG, UstG, KStG, GewStG sowie in den entsprechenden Richtlinien (EstR, KStR, UstR) und Durchführungsverordnungen (EstDV, KStDV, UstDV) sind ggf. zu beachten. S. 10

5 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann [ 238 HGB, 145 AO]. Die Buchführung muss deshalb allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen - den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Zu den wichtigsten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zählen: Klarheit und Übersichtlichkeit der Buchführung. Sachgerechte und überschaubare Organisation der Buchführung Übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses [ 243 (2), 266, 275 HGB] Keine Verrechnung zwischen Vermögenswerten und Schulden sowie zwischen Aufwendungen und Erträgen [ 246 (2) HGB] Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden 239 (3) HGB] Ordnungsmäßige Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Buchung der Geschäftsfälle fortlaufend, vollständig, richtig, zeitgerecht sowie sachlich geordnet [ 238 (1), 239 (2) HGB]. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich aufzuzeichnen [ 146 (1) AO] Keine Buchung ohne Beleg! Buchungen müssen anhand der Belege jederzeit nachprüfbar sein. Belege laufend nummerieren und geordnet aufbewahren. Ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen. Aufbewahrungsfristen: nach Handelsrecht [ 257 (4) HGB] 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 (2a) HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege 6 Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe. nach Steuerrecht [ 147 (1) AO]: 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, bestimmte Zollunterlagen, 6 Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. S. 11

6 Inventur: Prozess der mengen- und wertmäßigen Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden. Unterscheidung nach Art der Durchführung: Körperliche Inventur Buchinventur Unterscheidung nach dem Zeitpunkt der Bestandsaufnahme Stichtagsinventur ( Inventur für den Bilanzstichtag ) [ 240 (1), (2) HGB]: zeitnah zum Bilanzstichtag, i.d.r. innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag; Zeitverschobene Inventur [ 241 (3) HGB]: für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der ersten beiden Monate nach Schluss des Geschäftjahres; Permanente Inventur [ 241 (2) HGB]; Stichprobeninventur [ 241 (1) HGB]. Inventar Verzeichnis, das alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert ausweist. 10 Jahre Aufbewahrungsfrist. Aktiva Bilanz Passiva Strukturierte Aufstellung der Vermögensgegenstände, die das Unternehmen für seine Strukturierte Darstellung der rechtlichen Stellung der Kapitalgeber Aktivitäten nutzen kann; konkretes Kapital Gliederung nach Kapitalbindungsdauer Anlagevermögen dient langfristig dem Geschäftsbetrieb Umlaufvermögen wird laufend umgeschlagen abstraktes Kapital Gliederung nach Rechtsposition der Kapitalgeber und Fristigkeit der Kapitalüberlassung Eigenkapital, unbefristet bereitgestellt von Eigentümern, Miteigentümern, Anteilseignern Fremdkapital lang- oder kurzfristig bereitgestellt von Gläubigern S. 12

7 Aktiva Handelsbilanz Passsiva Aktiva Steuerbilanz Passiva Eigenkapital Betriebsvermögen Vermögensgegenstände Schulden Wirtschaftsgüter Positive Negative Wirtschaftsgüter Handelsbilanz ist eine Bilanz, die den handelsrechtlichen Vorschriften entspricht. Aufgaben des handelsrechtlichen Abschlusses Informationsfunktion Information von Unternehmensführung, Anteilseignern, Kreditgebern, Arbeitnehmern, Lieferanten, Kunden über die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage des Unternehmens Steuerbilanz ist eine Bilanz, die den steuerrechtlichen Vorschriften entspricht. Aufgaben des steuerrechtlichen Abschlusses Steuerbemessungsfunktion: Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlagen für Einkommensteuer Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Zahlungsbemessungsfunktion Ermittlung der Bemessungsgrundlage für Dividenden und Erfolgsbeteiligungen Was sind Vermögensgegenstände? 1. Wirtschaftliche Werte, die 2. selbständig bewertbar und 3. selbständig verkehrsfähig, d.h. einzeln verwertbar sind. 1 Was sind Schulden? 1. Bestehende und hinreichend sicher erwartete Belastungen des Vermögens, 2. die auf einer rechtlichen oder wirtschaftlichen Leistungsverpflichtung des Unternehmens beruhen und 3. selbständig bewertbar, d.h. als solche abgrenzbar sind und z.b. nicht nur Ausfluss des allgemeinen Unternehmerrisikos sind. 2 Merkmale eines positiven Wirtschaftsguts Sachen, Rechte, tatsächliche Zustände, konkrete Möglichkeiten und wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen, deren Erlangung der Kaufmann sich etwas kosten lässt, die einen wesentlichen, über die Dauer eines einzelnen Wirtschaftsjahres hinausreichenden Nutzen für das Unternehmen versprechen, einzeln oder im Zusammenhang mit dem Betrieb übertragbar sind und nach der Verkehrsauffassung einer besonderen Bewertung zugänglich sind. 1 Vgl. Coenenberg, A. G., Haller, A., Schultze, W.: Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse. Stuttgart 2016, S Ebenda. S. 13

8 Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz Grundlage für die Erstellung der Steuerbilanz ist das Handelsrecht. Vgl. 5 (1) EStG: " 1 Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist für den Schluss des Wirtschaftsjahres das Betriebsvermögen anzusetzen..., das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist, es sei denn, im Rahmen der Ausübung eines steuerlichen Wahlrechts wird oder wurde ein anderer Ansatz gewählt. 2 Voraussetzung für die Ausübung steuerlicher Wahlrechte ist, dass die Wirtschaftsgüter, die nicht mit dem handelsrechtlich maßgeblichen Wert in der steuerlichen Gewinnermittlung ausgewiesen werden, in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufgenommen werden. 3 In den Verzeichnissen sind der Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Vorschrift des ausgeübten Wahlrechts und die vorgenommenen Abschreibungen nachzuweisen." 4 Abs. 1 Satz 1 EStG: Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen. Handelsrechtliche Erfolgsrechnung Steuerliche Gewinnermittlung durch Bilanzierer Eigenkapital Ende Wirtschaftsjahr Betriebsvermögen Ende Wirtschaftsjahr - Eigenkapital Anfang Wirtschaftsjahr - Betriebsvermögen Anfang Wirtschaftsjahr + Entnahmen + Entnahmen - Einlagen - Einlagen = Jahresüberschuss / -fehlbetrag = Gewinn bzw. gem. 275 HGB (s. dort Detailgliederung): Nichtbilanzierer ermitteln den Gewinn Erträge durch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung - Aufwendungen (Betriebseinnahmen Betriebsausgaben) = Jahresüberschuss [ 4 (3) EStG] S. 14