USER MANUAL VERTICAL MAIL

Transkript

1 USER MANUAL VERTICAL MAIL Inhaltsverzeichnis 1 Was ist vertical Mail? Einrichtung von vertical Mail Technische Vorbereitung auf Unternehmensebene Einrichtung der Outlook Desktop Applikation Installation Microsoft Outlook (bzw. Microsoft Office) Einrichtung des -Postfachs im Microsoft Outlook Zugang zur Outlook Web App (über vertical Web) Einrichtung des Postfachs auf dem Smartphone / Tablet Hauptfunktionen des vertical Mail Service Benutzung von vertical Mail über Microsoft Outlook Ordner in der Standardeinstellung Neuen Ordner erstellen s erstellen und senden Adressaten in Bcc einfügen Datei anhängen Signaturen erstellen Termine im Kalender erstellen Besprechungen im Kalender erstellen Benutzung von vertical Mail über Outlook Web App (über vertical Web) Übersicht des Mail Services auf work.onvertical.com Ordner in der Standardeinstellung Neuen Ordner erstellen s erstellen und senden Datei anhängen Weitere Befehle Ereignisse im Kalender erstellen Aufgaben erstellen Kontakte hinzufügen... 19

2 Herzlich Willkommen in der Welt von vertical! Wir vereinfachen Ihre Arbeitswelt mit unseren Technologien. Damit auch immer alles reibungslos funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten mehr über den vertical Mail Service. Sollten Sie Fragen haben unterstützt Sie unser Support-Team gerne jederzeit unter der Rufnummer bzw. per Wir wünschen Ihnen nun viel Freude mit unseren Services! 1 Was ist vertical Mail? vertical Mail basiert auf der marktführenden Microsoft Exchange Technologie für professionelle Unternehmenskommunikation. Auf unseren in Deutschland betriebenen Exchange Servern sind Ihre s, Kalender, Kontakte und Aufgaben sicher gespeichert, auf welche Sie mit Microsoft Outlook (ab Version 2010), Outlook Web App (Webmail im Browser über vertical Web) oder mit jedem kompatiblem Smartphone zugreifen können. 2 Einrichtung von vertical Mail 2.1 Technische Vorbereitung auf Unternehmensebene Damit die kommunikation funktioniert müssen Sie für Ihr Unternehmen einmalig einige so genannte DNS Einträge in jeder für die kommunikation verwendeten öffentliche Domäne (z.b. meinefirma.de) erstellen. Die öffentliche Domäne wird in der Regel von Ihrem Webhoster oder Ihrer internen IT-Abteilung betreut bzw. unterstützen wir Sie gerne bei der initialen Einrichtung. Folgende Einträge müssen gesetzt werden: Eintrag TTL Typ Wert / Ziel example.com*. 600 MX(10) mailcluster.onvertical.com example.com*. 600 MX(20) mailcluster2.onvertical.com example.com*. 600 TXT "v=spf1 include:mailcluster.onvertical.com -all" _dmarc.example.com*. 600 CNAME dmarc1.onvertical.com. onvertical._domainkey.example.com*. 600 CNAME dkim.onvertical.com. _autodiscover._tcp.example.com*. 600 SRV autodiscover.onvertical.com. (Pri: 0 Gewichtung: 0 Port: 443) *example.com muss durch Ihre öffentliche Domäne ersetzt werden (z.b.: meinefirma.de)

3 2.2 Einrichtung der Outlook Desktop Applikation Installation Microsoft Outlook (bzw. Microsoft Office) Sofern Sie ein Microsoft Office Paket zu Ihrem vertical Gerät gebucht haben, befindet sich der Outlook Client bereits vorinstalliert auf Ihrem Gerät. Anderenfalls nutzen Sie bitte Ihren Microsoft Outlook (bzw. Microsoft Office) Installationsdatenträger bzw. laden Sie die Anwendung über das Microsoft Office 365 Portal herunter und installieren diese auf Ihrem PC Einrichtung des -Postfachs im Microsoft Outlook 1. Benutzen Sie die Windows Suchfunktion, um Outlook zu suchen und starten Sie das Programm. 2. Wenn Sie Outlook das erste Mal starten, öffnet sich ein neues Fenster, das Sie willkommen heißt und Sie bittet die Autokonfiguration zu starten. Wählen Sie weiter, Ja und weiter. 3. Geben Sie Ihren Namen ein 4. Geben Sie Ihre vertical Zugangsdaten ( adresse und Ihr Passwort) ein 5. Geben Sie erneut Ihr Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. 6. Wähen Sie weiter.

4 7. Wählen Sie fertig stellen. Outlook ist der Marktstandard für kommunikation und bereits in vielen Office Paketen enthalten, und wird deswegen von vielen unseren Kunden verwendet. Selbstverständlich können Sie auch einen anderen mit Microsoft Exchange kompatiblen Mail-Client benutzen. 2.3 Zugang zur Outlook Web App (über vertical Web) Um von überall aus mobil auf Ihr Postfach zuzugreifen, können Sie vertical Web mit jedem aktuellen Browser nutzen. 1. Geben Sie in Ihrem Browser die Adresse ein, um auf vertical Web zu gelangen.

5 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und drücken Sie auf anmelden. Achtung: Speichern Sie Ihr Kennwort niemals in einem fremden Browser. Zur zusätzlichen Sicherheit empfehlen wir Ihnen die Nutzung unserer kostenfreien 2-Wege Authentifizierung, die Sie unter Profil & Hilfe einrichten können. 3. Um auf Ihr Postfach zuzugreifen, klicken Sie oben links auf Home und wählen eine der Kacheln Mail, Kalender, Aufgaben oder Personen. 2.4 Einrichtung des Postfachs auf dem Smartphone / Tablet Sie können auf Ihren vertical Mail Service auch jederzeit mit Ihren mobilen Endgeräten zugreifen. In der Regel wird dafür der im Smartphone / Tablet integrierte client verwendet. Gehen Sie bei der Einrichtung wie folgt vor: ios 1. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Gerät 2. Öffnen Sie nun den Ordner Mail und klicken anschließend auf Accounts 3. Wählen Sie Account hinzufügen aus und im Anschluss Exchange 4. Fügen Sie einen neuen Mail Account hinzu und geben Sie Ihren Benutzernamen und das vertical Passwort ein. Klicken Sie auf Weiter

6 5. Nun geben Sie in die Zeile, mit der Überschrift Server outlook.onvertical.com und Ihren Benutzernamen (= -Adresse) ein. Abschließend klicken Sie oben rechts auf Weiter. 6. Ihr Postfach ist nun auf Ihrem Smartphone eingerichtet Android 1. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrem Gerät. 2. Öffnen Sie nun den Ordner Konten. Klicken Sie auf Konto hinzufügen und wählen Exchange aus. 3. Geben Sie nun Ihre -Adresse und im Anschluss Ihr vertical Kennwort ein. 4. Nun geben Sie in dir Zeile, mit der Überschrift Server outlook.onvertical.com ein und klicken auf Weiter. 5. Ihr Konto ist nun eingerichtet.

7 Einrichtung einer Drittanbieter software auf dem Smartphone / Tablet Neben der Standard anwendung Ihres Smartphone können Sie auch jede andere mit Microsoft Exchange kompatible App nutzen. Um einen Client (wie Microsoft Outlook) auf Ihr mobiles Endgerät zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den Play Store bzw. den App Store auf Ihrem Gerät 2. Laden Sie die gewünschte App (z.b. Outlook) herunter. 3. Befolgen Sie die Anweisungen des jeweiligen Clients. 4. Geben Sie bei der Einrichtung Ihr vertical Konto bestehend aus Benutzername (= E- Mailadresse) und vertical Passwort ein.

8 3 Hauptfunktionen des vertical Mail Service Im folgenden Abschnitt werden die Hauptfunktionen des vertical Mail Services vorgestellt. Hierbei gibt es Unterschiede zwischen den verschiedenen Zugangspunkten. Wählen sie den Punkt aus, der für Ihre nutzung am geeignetsten ist. 3.1 Benutzung von vertical Mail über Microsoft Outlook Ordner in der Standardeinstellung Posteingang Hier sehen Sie alle eingehenden s. Entwürfe Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie bereits verfasst haben oder angefangen haben, jedoch noch nicht gesendet haben. Postausgang Hier sehen Sie alle gesendeten s. Gelöschte Elemente Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie aus anderen Ordnern gelöscht haben. Zum endgültigen Löschen wählen Sie die Option Ordner leeren mit einem Rechtslick auf den Ordner. Junk Mail Hier sehen Sie alle Elemente, die das Programm als Spam eingestuft hat. RSS-Feeds Hier sehen Sie alle abonnierten Feeds und deren Beiträge. Suchordner Virtueller Ordner zur Übersicht aller Elemente, die bestimmte Suchkriterien erfüllen.

9 3.1.2 Neuen Ordner erstellen Personalisierte Order ermöglichen Ihnen Ihre s nach Ihren Präferenzen zu ordnen und helfen Ihnen einen Überblick zu behalten Um einen neuen Ordner zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie auf den Reiter Ordner mittig in Ihrer Menüliste. 2. Wählen Sie nun die Option neu 3. eben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein und drücken Sie auf Enter. Um einen Unterordner zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie einen Ordner im linken Outlookbereich, in dem Ihre Ordner aufgelistet sind. 2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie als übergeordneten Ordner haben wollen mit einem Rechtsklick aus. 3. Wählen Sie die Option neuer Ordner. 4. Geben Sie einen Namen für den neuen Unterordner ein und drücken Sie auf Enter.

10 s erstellen und senden Outlook ermöglicht Ihnen neue s zu schreiben und diese an Ihre Kontakte zu senden. Um diese Funktion wahrzunehmen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie neue oben links in Ihrer Menüleiste. 2. Geben Sie den Namen oder eine adresse in das Feld An Cc oder Bcc* ein 3. Geben Sie in das Feld Betreff das Thema Ihrer ein. 4. Geben Sie eine Nachricht ein. 5. Klicken Sie auf Senden. *Sollte die BCC Option nicht angezeigt werden, gehen Sie zu Punkt Adressaten in Bcc einfügen Wenn Sie die Option Bcc ( Blindkopie ) wählen, wird die Nachricht an diese Person gesendet, ohne dass andere Empfänger den Namen dieser Person sehen. Um die Option Bcc zu erhalten gehen Sie wie folgt vor: 1. Erstellen Sie eine neue 2. Wählen Sie den Reiter Optionen aus 3. Wählen Sie unter Felder anzeigen die Option Bcc.

11 3.1.5 Datei anhängen Sie können an Ihre s Dokumente, wie z.b. eine PowerPoint Präsentation oder eine Word Datei, anhängen. Diese Datei wird dann zusammen mit Ihrer Nachricht an den Empfänger zugestellt. Um einen Anhang an eine Mail anzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie unter dem Reiter Start Neue Mail 2. Wählen Sie unter dem Reiter Nachricht das Symbol mit der Büroklammer Dateien anfügen. 3. Wählen Sie eine Datei, die Sie anfügen möchten. 4. Schreiben Sie Ihre wie gewohnt. 5. Drücken Sie auf Senden Signaturen erstellen Bitte beachten Sie, dass Ihre signatur in der Regel zentral für Sie vorgegeben wurde und automatisch an jede ausgehende externe Mail angehängt wird, ohne dass Sie dies beim Versand sehen. Sie können die Signatur jedoch mit ein paar Minuten Verzögerung unter Gesendete Elemente sehen. Sollten Sie nicht sicher sein ob eine zentrale Signatur eingestellt ist, melden Sie sich bitte bei unserem Support unter Sollte keine zentrale Signatur eingestellt sein und Sie eine individuelle Signatur wünschen, gehen Sie wie folgt vor:

12 1. Erstellen Sie eine neue Nachricht. 2. Wählen Sie den Reiter Nachricht und klicken Sie auf Signatur. Ein neues Fenster öffnet sich. 3. Wähen Sie eine Signatur aus oder drücken Sie auf neu. 4. Geben Sie dieser Signatur einen Namen. 5. Geben Sie die gewünschte Signatur ein. 6. Klicken Sie auf ok. 7. Wählen Sie die gewünschte Signatur unter Signatur für Ihre Termine im Kalender erstellen Wenn Sie eine Aktivität planen, zu der keine anderen Personen eingeladen oder Besprechungsräume reserviert werden müssen, können Sie einen Termin in Ihrem Kalender erstellen. Um einen Termin zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Kalender. 2. Navigieren Sie zu dem Reiter Start und klicken Sie auf Neuer Termin. Alternativ können Sie auch direkt in Ihrem Kalender zu der gewünschten Zeit einen Rechtsklick machen und die Option Neuer Termin auswählen.

13 3.1.8 Besprechungen im Kalender erstellen Wenn Sie eine Besprechung erstellen, können andere Personen eingeladen werden und Ressourcen wie Meetingräume gebucht werden. Eingeladene Personen können auf Ihre Anfragen antworten. Diese Antworten werden Ihnen in Ihrem Posteingang angezeigt. Um eine Besprechung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Kalender. 2. Navigieren Sie zu dem Reiter Start und klicken Sie auf Neue Besprechung. Alternativ können Sie auch direkt in Ihrem Kalender zu der gewünschten Zeit einen Rechtsklick machen und die Option Neue Besprechungsanfrage auswählen.

14 3.2 Benutzung von vertical Mail über Outlook Web App (über vertical Web) Übersicht des Mail Services auf work.onvertical.com Nach der Anmeldung in vertical Web ( und dem Klicken auf die Kachel Mail gelangen Sie auf Bereich, der in mehrere Teile gegliedert ist. a) Der linke Teil gibt Ihnen eine Übersicht über Ihre Ordner. b) Der mittlere Teil zeigt Ihnen die den Inhalt des ausgewählten Ordners in einer Kurzversion an. c) Der rechte Teil zeigt Ihnen den Inhalt der ausgewählte an. d) Die obere Leiste enthält Buttons, mit denen Sie eine neue schreiben und Elemente löschen, archivieren, verschieben und kategorisieren können.

15 3.2.2 Ordner in der Standardeinstellung Posteingang Hier sehen Sie alle eingehenden s. Entwürfe Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie bereits verfasst haben oder angefangen haben, jedoch noch nicht gesendet haben. Gesendete Elemente Hier sehen Sie alle gesendeten s. Gelöschte Elemente Hier sehen Sie alle Elemente, die Sie aus anderen Ordnern gelöscht haben. Zum endgültigen Löschen wählen Sie die Option Ordner leeren mit einem Rechtslick auf den Ordner. Junk Mail Hier sehen Sie alle Elemente, die das Programm als Spam eingestuft hat. Notizen Hier können Sie sich Notizen speichern. RSS-Feeds Hier sehen Sie alle abonnierten Feeds und deren Beiträge Neuen Ordner erstellen Personalisierte Order ermöglichen Ihnen Ihre s nach Ihren Präferenzen zu ordnen und helfen Ihnen einen Überblick zu behalten Um einen neuen Ordner zu erstelle, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf einen Ordner im linken Outlookbereich. 2. Wählen Sie nun die Option neuen Ordner erstellen aus. Um einen Unterordner zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie einen Ordner im linken Outlookbereich, in dem Ihre Ordner aufgelistet sind.

16 2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie als übergeordneten Ordner haben wollen mit einem Rechtsklick aus. 3. Wählen Sie die Option neuer Ordner. 4. Geben Sie einen Namen für den neuen Unterordner ein und drücken Sie auf Enter s erstellen und senden Um s zu schreiben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie nach der Anmeldung auf die Kachel Mail. 2. Wählen Sie auf der oberen Leiste das Plus Zeichen Neu 3. Geben Sie den Namen oder eine adresse in das Feld An Cc oder Bcc* ein 4. Geben Sie in das Feld Betreff das Thema Ihrer ein. 5. Geben Sie eine Nachricht ein. 6. Klicken Sie auf Senden.

17 *Sollte dieses Feld nicht angezeigt werden, drücken Sie auf das Symbol, mit den drei Punkten und wählen Sie Bcc anzeigen aus Datei anhängen Sie können an Ihre s Dokumente, wie z.b. eine PowerPoint Präsentation oder eine Word Datei, anhängen. Diese Datei wird dann zusammen mit Ihrer Nachricht an den Empfänger zugestellt. Um einen Anhang an eine Mail anzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie auf der oberen Leiste das Plus Zeichen Neu, um eine neue zu schreiben. 2. Wählen Sie das Symbol mit der Büroklammer Anfügen. 3. Wählen Sie eine Datei, die Sie anfügen möchten. 4. Schreiben Sie Ihre wie gewohnt. 5. Drücken Sie auf Senden Weitere Befehle Wählen Sie das Symbol mit den drei Punkten bei einer neuen aus, um sich weitere Befehle anzeigen zu lassen. Unter diesem Punkt haben Sie die folgenden Möglichkeiten: a) Entwurf speichern Speichert den Entwurf im Ordner Entwürfe b) Bcc anzeigen Gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Empfänger in bcc zu setzen c) Absender einblenden Blendet den Absender ein und gibt Ihnen die Möglichkeit die / ausblenden Absenderadresse auszuwählen d) Namen prüfen Gibt Ihnen Vorschläge für Adressaten bei Eingabe des Namens e) Priorität festlegen Gibt Ihnen die Möglichkeit die Wichtigkeit der zu Kennzeichnen f) Text/ HTML Ansicht Wechsel der Ansichten g) Nachrichtenoptionen Ermöglicht Ihnen die Vertraulichkeit einzustellen und Zustellungs- und Lesebestätigungen anzufordern.

18 3.2.7 Ereignisse im Kalender erstellen Um einen Termin zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung in vertical Web ( auf die Kachel Kalender. 2. Navigieren Sie zu dem Plus Zeichen Neu und klicken Sie auf Kalenderereignis 3. Geben Sie die gewünschten Daten ein. 4. Drücken Sie auf Personen hinzufügen, um Leute zu dem Event einzuladen

19 3.2.8 Aufgaben erstellen 1. Klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung in vertical Web ( auf die Kachel Aufgaben. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen neu 3. Geben Sie Ihre Aufgabe ein. 4. Setzen Sie eine Fälligkeit. 5. Hängen Sie bei Bedarf einen Anhang an die Aufgabe. 6. Drücken Sie auf Speichern Kontakte hinzufügen 1. Klicken Sie nach erfolgreicher Anmeldung in vertical Web ( auf die Kachel Personen. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen Neu, um eine Person hinzuzufügen. 3. Geben Sie die Daten ein. 4. Drücken Sie auf Speichern.