Manfred Hoffbauer/Christoph Spielmann. Access XP Das Buch

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1 Manfred Hoffbauer/Christoph Spielmann Access XP Das Buch

2 Fast alle Hard- und Software-Bezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller. Der Verlag hat alle Sorgfalt walten lassen, um vollständige und akkurate Informationen in diesem Buch bzw. Programm und anderen evtl. beiliegenden Informationsträgern zu publizieren. SYBEX- Verlag GmbH, Düsseldorf, übernimmt weder die Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für die Nutzung dieser Informationen, für deren Wirtschaftlichkeit oder fehlerfreie Funktion für einen bestimmten Zweck. Ferner kann der Verlag für Schäden, die auf eine Fehlfunktion von Programmen, Schaltplänen o.¾. zurückzuführen sind, nicht haftbar gemacht werden, auch nicht für die Verletzung von Patent- und anderen Rechten Dritter, die daraus resultiert. Projektmanagement: Simone Schneider Endkontrolle: Gerald Bosch, Düsseldorf Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld Umschlaggestaltung: Guido Krüsselsberg, Ratingen Farbreproduktionen: More Colour, Meerbusch Belichtung, Druck und buchbinderische Verarbeitung: Bercker, Grafischer Betrieb, Kevelaer ISBN Auflage 2001 Dieses Buch ist keine Original-Dokumentation zur Software der Firma Microsoft. Sollte Ihnen dieses Buch dennoch anstelle der Original-Dokumentation zusammen mit Disketten verkauft worden sein, welche die entsprechende Microsoft-Software enthalten, so handelt es sich um Raubkopien der Software. Benachrichtigen Sie in diesem Fall umgehend Microsoft GmbH, Edisonstr. 1, Unterschleißheim. Auch die Benutzung einer Raubkopie kann strafbar sein. Der Verlag und Microsoft GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder in einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Printed in Germany Copyright 2001 by SYBEX-Verlag GmbH, Düsseldorf

3 Projektübersicht Vorwort XXIII Direkt loslegen Kapitel 1 1 Daten verwalten Kapitel 2 27 Daten auswerten und präsentieren Kapitel Tabellen Kapitel Abfragen Kapitel Formulare Kapitel Berichte Kapitel Datenzugriffsseiten Kapitel Eine Datenbank verwalten Kapitel Datenaustausch Kapitel Mit Bildern und anderen Objekten arbeiten Kapitel Access im Netzwerk Kapitel Makroprogrammierung Kapitel Spezifikationen von Access XP Anhang A 785 Neuerungen in Access XP Anhang B 791 Index 795 V

4

5 Vorwort XXIII Direkt loslegen Kapitel 1 1 Was Sie mitbringen müssen 2 In fünf Minuten zur ersten Datenbank 2 Access starten 3 Kontaktverwaltung entwerfen 4 Mit der Kontaktverwaltung arbeiten 13 Kontakte einsehen 13 Neue Kontakte eingeben 15 Datensätze bearbeiten 17 Datensätze löschen 18 Datensätze drucken 18 Das Datenbankfenster öffnen 20 Symbole anordnen 22 Datenbankfenster schließen 23 Wie geht es jetzt weiter? 23 Weitere Pauschallösungen 23 Datenbanken individuell gestalten 24 Das Internet-Angebot der Autoren 24 Weitere Service-Leistungen zu Microsoft Access 25 Daten verwalten Kapitel 2 27 Datenbank im Schnelldurchgang 28 Datenbank anlegen 28 Tabelle erstellen 28 Daten in die Tabelle eingeben 30 Was ist eine Datenbank? 31 Was ist Access? 31 VII

6 Relationale Datenbanken 32 Tabellen 32 Vorgehensweise 33 Projektdatenbank erneut öffnen 37 Die Entwurfsansicht einer Tabelle verstehen 40 Weitere Datenfelder anlegen 43 Den Tabellenentwurf ändern 47 Mit dem Datenblatt der Adressentabelle arbeiten 48 Ein Datenblatt öffnen 49 Den Aufbau eines Datenblatts verstehen 50 Die Symbolleiste in der Datenblattansicht benutzen 51 Nach Datenfeldern sortieren 66 Gemeinsamkeiten von auswahlbasierten, formularbasierten und Spezialfiltern 70 Zeilenhöhe und Spaltenbreite ändern 74 In der Datenblattansicht den Tabellenentwurf ändern 81 Projektetabelle anlegen 82 Besonderheiten bei der Datenbearbeitung 99 Daten auswerten und präsentieren Kapitel Abfragen 106 Was ist eine Abfrage? 106 Der Aufbau des Abfrageentwurfsfensters 107 Das Prinzip der Abfrage 109 Datensätze und -felder auswählen 110 Abfrage speichern und ausführen 115 Daten im Datenblatt bearbeiten 116 Das Layout des Abfragedatenblatts ändern 117 Spalten hinzufügen 117 Spalten und Zeilen löschen 117 Spalten anordnen 118 Spalten ausblenden 119 Ein Abfragedatenblatt sortieren 120 Eine Und-Verknüpfung von Abfragekriterien durchführen 122 Eine Oder-Verknüpfung von Abfragekriterien durchführen 124 Abfragen für verknüpfte Tabellen entwerfen 125 VIII

7 Nachträgliches Ergänzen einer Abfrage um eine weitere Tabelle 127 Das Datenblatt einer Abfrage drucken 129 Formulare erstellen und anwenden 129 Mit nur vier Mausklicks zum Formular 130 Formular anwenden 132 Einspaltige Formulare erstellen 133 Tabellarische Formulare erstellen 135 Formulare im Layout eines Datenblatts erstellen 137 Der Formular-Assistent von Access 137 Formulare für Daten aus mehreren Tabellen erstellen 142 Darstellung einer 1:n-Beziehung in einem Formular 143 Darstellung einer 1:n-Beziehung in zwei synchronisierten Formularen 146 Darstellung zweier relational verknüpfter Tabellen als n:1-beziehung 148 Datenausgabe mit Berichten 150 Berichte mit dem Berichts-Assistenten erstellen 151 Adressetiketten drucken 160 Eigene Etikettengrößen definieren 164 Tabellen Kapitel Tabelle manuell entwerfen 169 Tabellendefinition 170 Tabelle anlegen 170 Die Symbolleiste im Tabellenentwurf 171 Eigenschaften einer Tabelle 173 Unterdatenblätter 177 Tabellendefinition speichern 178 Tabelle umbenennen 179 Tabelle kopieren 179 Tabelle verschieben 180 Tabelle löschen 180 Tabellendefinition drucken 181 IX

8 Felder definieren 181 Feldname 181 Felddatentyp 181 Der Feld-Generator 183 Felder einfügen und löschen 184 Feldeigenschaften 185 Feldgröße bei Textfeldern 186 Feldgröße bei Zahlenfeldern 186 Format 188 Besonderheiten bei Datumsangaben 190 Dezimalstellen 190 Eingabeformat 190 Beschriftung 191 Standardwert 191 Gültigkeitsregel 192 Gültigkeitsmeldung 193 Eingabe erforderlich 193 Leere Zeichenfolge 194 Indiziert 194 Neue Werte 194 Schlüssel definieren 194 Primärschlüssel definieren 195 Zusammengesetzte Primärschlüssel 196 Primärschlüssel ändern und löschen 197 Sekundärschlüssel 198 Übersicht aller Indizes 198 Zusammengesetzte Sekundärschlüssel 200 Tabellendefinition nachträglich ändern 201 Felder einfügen 202 Felder umbenennen 202 Felder löschen 202 Felddatentyp ändern 202 Tabellen verknüpfen 204 Relationale Verknüpfung 204 Beziehungen 205 Beziehung definieren 205 Tabellen und Abfragen hinzufügen 205 X

9 Die Symbolleiste des Dialogs Beziehungen 207 Alle oder nur direkte Beziehungen anzeigen 208 Layout verändern 208 Layout speichern 209 Layout löschen 209 Beziehung definieren 209 Beziehung ändern 211 Beziehung löschen 211 Verknüpfungseigenschaften 211 Beziehungstyp 216 Referenzielle Integrität 217 Aktualisierungsweitergabe und Löschweitergabe 219 Der Tabellen-Assistent 220 Tabellen-Assistent starten 221 Beispieltabelle auswählen 222 Tabellenname und Primärschlüssel definieren 222 Beziehungen definieren 223 Ansicht auswählen 224 Tabellen nachbearbeiten 225 Der Nachschlage-Assistent 226 Nachschlage-Assistent starten 226 Adresse nachschlagen 227 Der Tabellenanalyse-Assistent 230 Tabellenanalyse-Assistent starten 231 Tabelle automatisch analysieren 232 Tabelle manuell analysieren 233 Hyperlinks in einer Tabelle speichern 240 Was ist ein Hyperlink? 240 Hyperlink-Felder anlegen 241 Hyperlinks einfügen 241 Hyperlinks bearbeiten 247 Optionen für Hyperlinks in Datenblättern 248 XI

10 Abfragen Kapitel Abfrage manuell entwerfen 255 Entwurfsansicht öffnen 255 Eine bestehende Abfrage modifizieren 256 Das Abfragefenster 256 Die Symbolleiste des Abfragefensters 257 Tabellen und Abfragen hinzufügen 258 Tabellen und Abfragen hinzufügen 258 Tabellennamen anzeigen 259 Feldlisten und ihre Eigenschaften 259 Tabellen und Abfragen entfernen 260 Beziehungen festlegen 261 Spalten auswählen und anordnen 262 Spalten hinzufügen 262 Feldeigenschaften festlegen 263 Spalten ausblenden 265 Spalten löschen 265 Spalten anordnen 266 Das Sternchen 266 Abfrageeigenschaften 267 Beschreibung 268 Alle Felder ausgeben 268 Spitzenwerte 268 Keine Duplikate und eindeutige Datensätze 268 Ausführungsberechtigungen 268 Datensätze sperren 268 Datensatzgruppentyp 268 ODBC-Wartezeit 269 Filter und Sortiert nach 269 Max Datensätze 269 Abfragekriterien definieren 269 Vergleiche 270 Andere Kriterien 274 Kriterien kombinieren 276 Abfrage sortieren 278 XII

11 Abfrage speichern und ausführen 279 Berechnete Felder 279 Duplikate unterbinden 281 Datensätze gruppieren 282 Abfragefunktionen 283 Daten gruppieren 285 Mehrere Gruppenkriterien 286 Abfragekriterien bei Gruppenbildung 286 Kreuztabellenabfragen 290 Kreuztabellenabfragen aus Auswahlabfragen entwickeln 290 Kreuztabellenabfrage direkt entwerfen 295 Spaltenüberschriften fixieren 297 Wann kann ein Dynaset bearbeitet werden? 298 Parameter in Abfragekriterien 300 Aktionsabfragen 303 Tabellenerstellungsabfrage 305 Aktualisierungsabfragen 310 Anfügeabfragen 314 Löschabfrage 318 Die SQL-Ansicht des Abfragefensters 322 SQL-Anweisungen bearbeiten 323 SQL-Anweisungen verwenden 324 Abfragen importieren 324 Unterschiede in Access-SQL 324 Abfrage dokumentieren 325 Die PivotTable-Ansicht und die PivotChart-Ansicht 326 XIII

12 Formulare Kapitel Warum Formulare? 330 Formular entwerfen 331 Ansichten eines Formulars 332 Objektorientierte Philosophie 334 Die Symbolleiste 334 Das Eigenschaftenfenster 336 Objekte formatieren 337 Die Feldliste 339 Die Toolbox 341 Formulare speichern und schließen 343 Formulare umbenennen, kopieren und löschen 343 Mit Steuerelementen arbeiten 344 Steuerelemente markieren 345 Steuerelemente verschieben 345 Größe eines Steuerelements ändern 348 Lineale 349 Raster 349 Steuerelemente duplizieren, kopieren und löschen 351 Steuerelemente gruppieren 352 Steuerelementtyp ändern 352 Hilfetexte und Tips zu Steuerelementen anzeigen 353 Aktivierreihenfolge ändern 354 Standardeigenschaften von Steuerelementen ändern 355 Formate übertragen 357 Automatisch formatieren 358 Formulare als Vorlage für neue Formulare verwenden 360 XIV Die Steuerelementtypen im Einzelnen 361 Bezeichnungsfelder 361 Textfelder 363 Kombinations- und Listenfelder 371 Kontrollkästchen, Optionsfelder und Umschaltflächen 381 Optionsgruppen 383 Befehlsschaltflächen 385 Unterformulare und -berichte 390 Gebundene Objektfelder 396 Ungebundene Objektfelder 398 Bilder 399 Linien und Rechtecke 400

13 Seitenwechsel 400 Register 401 Diagramme 404 Kalender 411 Web-Browser 414 Formularbereiche und -eigenschaften 416 Formularbereiche einblenden 416 Formularkopf 417 Seitenkopf 417 Detailbereich 417 Seitenfuß 419 Formularfuß 419 Bereichseigenschaften 419 Formulareigenschaften 421 Formulare optimieren 425 Berichte Kapitel Bericht entwerfen 428 Ansichten eines Berichts 431 Seitenansicht 431 Layoutvorschau 432 Entwurfsansicht 433 Bericht speichern 433 Besondere Steuerelementeigenschaften 435 Duplikate ausblenden 435 Laufende Summe 437 Vergrößerbar und verkleinerbar 438 Besondere Steuerelementtypen 439 Befehlsschaltflächen 439 Umschaltflächen 439 Seitenwechsel 439 XV

14 Berichtsbereiche und -eigenschaften 439 Berichtsbereiche einblenden 440 Berichtskopf 440 Seitenkopf 440 Gruppenkopf 441 Detailbereich 441 Gruppenfuß 441 Seitenfuß 441 Berichtsfuß 442 Bereichseigenschaften 442 Berichtseigenschaften 444 Daten sortieren 447 Sortierreihenfolge entwerfen 447 Bereiche für Sortierkriterien 449 Sortierung ändern 449 Daten gruppieren 450 Gruppieren mit dem Berichts-Assistenten 450 Daten manuell gruppieren 451 Gruppierung ändern 453 Bereiche für Gruppenkriterien 453 Daten markieren 455 Beispiel: Projekte eines Jahres 457 Beispielabfrage entwerfen 457 Beispielbericht entwerfen 459 Mehrspaltige Berichte und Formulare 467 Mehrspaltige Berichte entwerfen 468 Seitenansicht mehrspaltiger Berichte 470 Unterberichte und -formulare 471 Hauptberichte 472 Unterberichte 472 Verwenden von Haupt- und Unterbericht 472 Verknüpfen von Haupt- und Unterbericht 472 ¾ndern des Unterberichts 473 XVI

15 Datenzugriffsseiten Kapitel Beispiele für Datenzugriffsseiten ansehen 476 Artikel mit Access anzeigen 477 Artikel mit dem Internet Explorer anzeigen 479 Artikel nach Kategorie 480 Kundenbestellungen nach Firma anzeigen 481 Umsatzanalyse 482 Verkaufszahlen 483 Datenzugriffsseiten per Assistent entwerfen 484 Vorgehensweise 484 Assistenten 484 Die Datenzugriffsseite speichern 489 Den Entwurf einer Datenzugriffsseite ändern 489 Eine Überschrift ergänzen 490 Die Eigenschaften der Seite bearbeiten 491 Einen Lauftext ergänzen 492 Steuerelemente anordnen 495 Einen Beschriftungsbereich einblenden 495 Neue Felder hinzufügen 497 Felder aus der Datenherkunft löschen 498 Neue Datenfelder hinzufügen 499 Einen neuen Bereich für die Felder der Projektetabelle anlegen 500 Erweiterungseigenschaften festlegen 501 Ein Summenfeld hinzufügen 502 Steuerelemente einer Datenzugriffsseite und ihre Eigenschaften 504 Eine Datenbank verwalten Kapitel Das Datenbankfenster anwenden 506 Die Symbolleiste des Datenbankfensters 506 Verknüpfung zu einem Datenbankobjekt erstellen 507 Datenbankobjekte in der Taskleiste 508 Objekte ein- und ausblenden 508 Die Ansicht und Anordnung von Symbolen im Datenbankfenster ändern 510 XVII

16 Standard-Aktionen von Objekten 510 Eigenschaften von Datenbankobjekten und Datenbanken 511 Nach Datenbanken suchen 513 Ein Übersichtsformular für die Datenbank erstellen 516 Startparameter einer Datenbank 520 Access konfigurieren 522 Allgemeine Optionen 524 Objektnamen-Autokorrektur 525 Optionen im Register Bearbeiten/Suchen 526 Optionen für Tabellen und Abfragen 528 Optionen für die Tastatur 529 Menü- und Symbolleisten verwenden 530 Menü- und Symbolleisten anordnen 532 Menü- und Symbolleisten per Drag & Drop verändern 534 Menü- und Symbolleisten anpassen 536 Symbolleisten zurücksetzen 536 Menü- und Symbolleisten ein- und ausblenden 537 Neue Symbolleisten anlegen 537 Symbole hinzufügen 538 Neue Menüleisten anlegen 540 Neue Kontextmenüs anlegen 543 Menü- und Symbolleisten umbenennen 545 Menü- und Symbolleisten löschen 545 Eigenschaften von Menü- und Symbolleisten 546 Optionen für Menü- und Symbolleisten 547 Schaltflächensymbole bearbeiten 548 Schaltflächensymbole löschen 550 Den Namen eines Schaltflächensymbols ändern 550 Schaltflächensymbole gruppieren 551 Eigenschaften von Schaltflächensymbolen 551 Die Rechtschreibung von Daten überprüfen und korrigieren 552 Zu prüfende Daten auswählen 553 Wörterbücher verwalten 554 Sprache auswählen 554 Texte während der Eingabe automatisch korrigieren 555 XVIII

17 Einstellungen für Seiten und internationale Einstellungen 557 Eine Datenbank sichern 557 Eine Datenbank konvertieren 558 Eine Datenbank komprimieren 560 Eine Datenbank reparieren 563 Wiederherstellen nach einem Abbruch von Access 563 Wiederherstellen nach einem Festplattenfehler 563 Wiederherstellen der Systemdatenbank 564 Eine Datenbank ver- und entschlüsseln 565 Eine Datenbank schützen 566 Eine Datenbank durch ein Kennwort schützen 567 Eine Datenbank in eine.mde-datei konvertieren 569 Das Sicherheitssystem von Access 570 Datensicherheits-Assistent 571 Manuelle Konfiguration des Sicherheitssystems 577 Die Arbeitsgruppen-Informationsdatei 577 Anmeldeverfahren aktivieren 580 Benutzergruppen verwalten 582 Benutzer verwalten 584 Zugriffsberechtigungen zuweisen und entziehen 585 Den Eigentümer einer Datenbank und ihrer Objekte einsehen und ändern 588 Benutzer, Benutzergruppen und Zugriffsrechte dokumentieren 589 Sicherungsmaßnahmen testen 591 Eine Datenbank dokumentieren 592 Eine Datenbank replizieren 594 Was bedeutet Replizieren? 594 Eine Datenbank replizieren 595 Mit replizierten Datenbanken arbeiten 599 Replizierte Datenbanken synchronisieren 601 Datenkonflikte lösen 603 XIX

18 Datenbanken über den Aktenkoffer von Windows replizieren und synchronisieren 605 Eine Datenbank aufteilen 607 Die Leistung einer Datenbank analysieren 609 Datenaustausch Kapitel Die Zwischenablagen von Windows und Office XP 612 Tabellen verknüpfen 615 Dateien und Tabellen importieren 618 Verknüpfen und Importieren von Access-Tabellen und anderen Datenbankobjekten 619 dbase-tabellen verknüpfen und importieren 621 FoxPro-Tabellen verknüpfen und importieren 622 ODBC-Daten verknüpfen und importieren 623 Verknüpfte Tabellen löschen 624 Kalkulationstabellen verknüpfen und importieren 624 Textdateien mit Trennzeichen verknüpfen und importieren 628 Textdateien mit festgelegtem Format verknüpfen und importieren 632 Tabellen exportieren 634 Seriendruck mit Word 634 Word XP 635 Daten in Word weiterbearbeiten 636 Daten in Excel analysieren 637 HTML exportieren, importieren und verknüpfen 638 Exportieren von Objekten in statische HTML-Dateien 638 Importieren und Verknüpfen von HTML-Dateien 640 Exportieren in XML-Dokumente 641 Verknüpfung mit Outlook und Exchange 642 XX

19 Mit Bildern und anderen Objekten arbeiten Kapitel Einführung 646 OLE 646 Automatisierung 649 Dynamischer Datenaustausch 649 Objekte einbetten 650 OLE-Objekte einfügen und bearbeiten 650 Bearbeiten eingebetteter Objekte verhindern 654 Objekte verknüpfen 655 Verknüpftes Objekt erstellen 655 Access im Netzwerk Kapitel Access im Netzwerk bedienen 658 Datenbanken öffnen 659 Datenbankobjekte bearbeiten 661 Daten im Netzwerk bearbeiten 662 Anzeige aktualisieren 665 Access im Netzwerk programmieren 665 Entfernte Tabellen verknüpfen 666 Netzwerkeigenschaften von Access programmieren 667 Access am SQL-Server 669 Projekte mit einem SQL-Server 670 MSDE oder der SQL-Server im Lieferumfang von Access 672 OLE DB, ADO und ODBC 674 Makroprogrammierung Kapitel Das erste Makro 680 Makroerstellung im Detail 683 Übersicht aller Makro-Aktionen 687 Editieren von Makros 690 XXI

20 Grundlagen der Makroprogrammierung 692 Ausdrücke und Funktionen 692 Verweise auf Objekte 712 Erstellen von Ausdrücken mit dem Ausdrucks-Editor 727 Bedingungen 731 Gruppen-Makros 736 Fehlersuche 737 Ereignisse 739 Makroprogrammierung in der Praxis 745 Arbeiten mit Makros in Formularen 745 Arbeiten mit Makros in Berichten 776 Tastenbelegungs-Makros 781 Spezifikationen von Access XP Anhang A 785 Neuerungen in Access XP Anhang B 791 Produktivität und Effizienz 792 Datenzugriff und Analyse 792 Programmierung und Entwicklung 793 Index 795 XXII

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