Cisco Voic . Kurzanleitung. Vers. 2016_04

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1 Cisco Voic Kurzanleitung Vers. 2016_04

2 Seite 1 von 11 Inhalt Cisco Voic Kurzanleitung... 2 Übersicht Zugangsnummern Cisco Voic (VM)... 2 Anmelden an Cisco Voic PIN ändern... 4 Name ändern... 4 Begrüßungen aufnehmen... 5 Standardbegrüßung... 5 Begrüßung nach Geschäftsschluss... 5 Begrüßung bei Besetzt... 6 Interne Begrüßung... 6 Begrüßung an Feiertagen... 7 Alternativbegrüßung nur Ansagefunktion... 7 Speicherkapazität für eingegangene Nachrichten... 8 Nachrichten abhören und löschen... 8 Absender anrufen... 9 Rufumleitung zum Cisco Voic System aktivieren / deaktivieren... 9 Visual Voic Visual Voic - Nachrichten wiedergeben Visual Voic - Antwort an Absender Visual Voic - Nachrichten weiterleiten Visual Voic - Nachrichten löschen Visual Voic - Nachrichten erstellen und senden... 11

3 Seite 2 von 11 Cisco Voic Kurzanleitung Übersicht Zugangsnummern Cisco Voic (VM) XXL Standorte Voic ID Zugangsnummer Voic intern Zugangsnummer Voic extern BASF Ludwigshafen BASF Services Berlin BASF Schwarzheide 81 + Nebenstelle ( ) Nebenstelle 5060 (+49 30) Nebenstelle 4011 ( ) BASF Antwerpen Nebenstelle 5800 (+32 3) BASF Tarragona Nebenstelle 6886 ( )

4 Seite 3 von 11 Anmelden an Cisco Voic Bei der ersten Anmeldung an Cisco Voic werden Sie vom System aufgefordert, Ihre Voic zu personalisieren. Dazu gehört die Änderung der Initial Voic - PIN sowie das Aufnehmen Ihres Namens und einer persönlichen Begrüßung. Folgen Sie hierzu der gesprochenen Bedienerführung. oder oder Wenn Sie sich von Ihrem eigenen Telefon anmelden, drücken Sie die Taste Nachrichten. Geben Sie Ihre Voic PIN ein und drücken Sie die # (Raute)-Taste. Wenn Sie sich von einem anderen Cisco Telefon (oder von Ihrem eigenen Cisco Telefon mit aktivierter Rufnummernunterdrückung) an Ihrem Standort anmelden, drücken Sie die Taste Nachrichten oder wählen Sie die für Ihren Standort gültige interne Zugangsnummer. Bei der Aufforderung, Ihre PIN einzugeben, oder wenn Sie die Systembegrüßung hören, drücken Sie die * (Stern)-Taste. Geben Sie anschließend Ihre Voic ID (BCN Code Ihres Standortes + Ihre Rufnummer) und Ihre Voic PIN ein. Schließen Sie die Eingabe jeweils durch Drücken der # (Raute)-Taste ab. Wenn Sie sich von einem anderen Telefon (kein Cisco Telefon) an Ihrem Standort anmelden, wählen Sie die für Ihren Standort gültige interne Zugangsnummer. Geben Sie anschließend Ihre Voic ID (BCN Code Ihres Standortes + Ihre Rufnummer) und Ihre Voic PIN ein. Schließen Sie die Eingabe jeweils durch Drücken der # (Raute)-Taste ab. Wenn Sie sich von einem Mobiltelefon mit eingerichtetem Leistungsmerkmal Single Number Reach (Parallelklingeln Telefonapparat und Mobil-Telefon) anmelden, wählen Sie die für Ihren Standort gültige externe Zugangsnummer. Geben Sie anschließend Ihre Voic PIN ein und drücken Sie die # (Raute)-Taste. Wenn Sie sich von einem externen Anschluss (Posthauptanschluss oder Mobil-Telefon ohne Leistungsmerkmal Single Number Reach) anmelden, wählen Sie die für Ihren Standort gültige externe Zugangsnummer. Wenn Sie die Systembegrüßung hören, drücken Sie die * (Stern)-Taste. Geben Sie anschließend Ihre Voic ID (BCN Code Ihres Standortes + Ihre Rufnummer) und Ihre Voic PIN ein. Schließen Sie die Eingabe jeweils durch Drücken der # (Raute)-Taste ab.

5 Seite 4 von 11 PIN ändern Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an. 3 Drücken Sie 3 für Einstellungen. 1 Drücken Sie 1 zum Ändern Ihrer PIN. Name ändern Nehmen Sie Ihren Namen auf, der bei der Systembegrüßung vorangestellt wird. Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an. 3 Drücken Sie 3 für Einstellungen. 2 Drücken Sie 2 zum Ändern des Namens.

6 Seite 5 von 11 Begrüßungen aufnehmen Wenn Sie keine persönlichen Begrüßungen aufgenommen haben, verwendet Cisco Voic die Systembegrüßung: Hinweis: Anschluss nnnnn / Benutzername ist nicht verfügbar. Sie können 6 verschiedene Begrüßungen aufnehmen. Hinweis: Die Alternativbegrüßung ist eine reine Ansagefunktion. Bei aktivierter Alternativbegrüßung hören Ihre Anrufer nur Ihre Ansage, es können keine Nachrichten hinterlassen werden. Während der Aufnahme: 8 Drücken Sie 8, um die Begrüßung anzuhalten bzw. neu zu starten. # Drücken Sie #, um die Aufnahme zu beenden. Standardbegrüßung Die Standardbegrüßung wird während der systembestimmten Geschäftszeiten Montag Freitag, 08:00 Uhr 17:00 Uhr abgespielt. Wenn Sie keine Standardbegrüßung aufgenommen haben, hören alle Anrufer die Systembegrüßung. Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an. 1 Drücken Sie 1 für Begrüßungen und anschließend die entsprechende Ziffer für die Sprachauswahl. # Cisco Voic spielt Ihre bestehende Begrüßung ab. Anschließend können Sie Ihre Standardbegrüßung nach dem Signalton aufnehmen. Beenden Sie die Aufnahme durch Drücken der # (Raute / Doppelkreuz)-Taste. Begrüßung nach Geschäftsschluss Definieren Sie hier optional Ihre Begrüßung nach Geschäftsschluss. Hinweis: Die systembestimmten Geschäftszeiten sind Montag Freitag, 08:00 Uhr 17:00 Uhr. Eine aktivierte Begrüßung nach Geschäftsschluss wird nur außerhalb dieser Zeiten abgespielt. Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an. 1 Drücken Sie 1 für Begrüßungen und anschließend die entsprechende Ziffer für die Sprachauswahl. 3 Drücken Sie 3 für das Auswahlmenü Begrüßungen. 2 Drücken Sie 2 für die Begrüßung nach Geschäftsschluss.

7 Seite 6 von 11 Begrüßung bei Besetzt Definieren Sie hier optional Ihre Begrüßung wenn Ihr Anschluss besetzt ist. Diese Begrüßung wird abgespielt, wenn für Ihre Rufnummer die automatische Besetztweiterschaltung (BWS) zu Cisco Voic programmiert ist. (BWS ist ein optionales Leistungsmerkmal, das Sie über den Webshop beantragen können.) Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an 1 Drücken Sie 1 für Begrüßungen und anschließend die entsprechende Ziffer für die Sprachauswahl. 3 Drücken Sie 3 für das Auswahlmenü Begrüßungen. 4 Drücken Sie 4 für die Begrüßung bei Besetzt. Interne Begrüßung Definieren Sie hier optional Ihre Begrüßung für interne Anrufer (= BASF interne Anrufer, die ebenfalls ein Cisco Telefon benutzen). Eine aktivierte interne Begrüßung überschreibt für interne Anrufer die Standardbegrüßung und die Begrüßung nach Geschäftsschluss. Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an 1 Drücken Sie 1 für Begrüßungen und anschließend die entsprechende Ziffer für die Sprachauswahl. 3 Drücken Sie 3 für das Auswahlmenü Begrüßungen. 5 Drücken Sie 5 für die Interne Begrüßung.

8 Seite 7 von 11 Begrüßung an Feiertagen Definieren Sie hier optional Ihre Begrüßung an Feiertagen. Hinweis: Die systembestimmten Feiertage sind die gesetzlichen Feiertage (bundesweit). Eine aktivierte Begrüßung an Feiertagen wird nur an allen bundeseinheitlichen Feiertagen abgespielt. Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an. 1 Drücken Sie 1 für Begrüßungen und anschließend die entsprechende Ziffer für die Sprachauswahl. 3 Drücken Sie 3 für das Auswahlmenü Begrüßungen. 6 Drücken Sie 6 für die Begrüßung an Feiertagen. Alternativbegrüßung nur Ansagefunktion Definieren Sie hier optional Ihre Alternativbegrüßung (z.b. für Ihre Urlaubszeit) und den Zeitraum, wann diese abgespielt werden soll. Bei aktivierter Alternativbegrüßung hören Ihre Anrufer nur Ihre Ansage, es können keine Nachrichten hinterlassen werden. Melden Sie sich an Ihrer Cisco Voic an. 1 Drücken Sie 1 für Begrüßungen und anschließend die entsprechende Ziffer für die Sprachauswahl. 3 Drücken Sie 3 für das Auswahlmenü Begrüßungen. 3 Drücken Sie 3 für die Alternativbegrüßung.

9 Seite 8 von 11 Speicherkapazität für eingegangene Nachrichten Die maximale Speicherkapazität von eingegangenen Nachrichten beträgt insgesamt 41 Minuten. Die Länge einer einzelnen Nachricht ist hierbei nicht limitiert. Hat Ihre Voic die Speicherkapazität von 31 Minuten eingegangener Nachrichten erreicht, werden Sie täglich per E- Mail informiert, dass die maximale Speicherkapazität bald erreicht ist. Bitte löschen Sie umgehend nicht mehr benötigte Nachrichten. Ist die maximale Speicherkapazität von 41 Minuten erreicht, kann Ihre Voic keine eingehenden Nachrichten mehr aufzeichnen. Anrufer werden informiert, dass das Hinterlassen von Nachrichten nicht möglich ist. Nachrichten abhören und löschen Neu eingegangene Nachrichten erkennen Sie an der dauerhaft rot leuchtenden Anzeige am Hörer. oder Drücken Sie an Ihrem Cisco Telefon die Taste Nachrichten. Neu eingegangene Nachrichten werden automatisch abgespielt. 7 Drücken Sie 7, um die Nachricht zu löschen Hinweis: Die Nachricht wird im ersten Schritt nur aus dem Ordner Neue Nachrichten gelöscht und in den Ordner Alte Nachrichten > gelöschte Nachrichten verschoben. Als gelöscht markierte Nachrichten werden nach 3 Tagen systemseitig endgültig gelöscht. 3 Drücken Sie 3, um auf den Ordner alte Nachrichten zuzugreifen.

10 Seite 9 von 11 Absender anrufen Sie können den Absender einer eingegangenen Nachricht direkt zurückrufen. Hinweis: Diese Option können Sie nur bei eingegangenen Nachrichten aus dem BASF Telefonverbund nutzen, externe Rufnummern können nicht zurückgerufen werden. 5 Nachdem Sie die entsprechende Nachricht abgehört haben, drücken Sie 5, um den Absender direkt zurückzurufen. Hinweis: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, kehren Sie nach Beenden des Anrufs nicht zur Voic -Sitzung zurück. Sie müssen die Voic -Zugangsnummer erneut wählen. Rufumleitung zum Cisco Voic System aktivieren / deaktivieren Rufumleitung Rufuml. Drücken Sie die Funktionstaste Rufumleitung. und anschließend die Taste Nachrichten. Nach erfolgter Rufumleitung sehen Sie auf dem Display Ihres Telefons die Info Rufumleitung an Voic . Ankommende Anrufe für Sie werden jetzt direkt zu Ihrer Voic umgeleitet. Rufuml. aus Uml. aus Drücken Sie die Funktionstaste Rufumleitung aus oder Umleitung aus, um die Rufumleitung wieder aufzuheben.

11 Seite 10 von 11 Visual Voic Hinweis: Visual Voic steht nur für das Modell Cisco IP Telefon 8961 zur Verfügung. Visual Voic ist eine Alternative zur Audio-Voic . Anstatt auf Audio-Aufforderungen zu reagieren, verwenden Sie hier den Bildschirm auf Ihrem Telefon, um Nachrichten zu bearbeiten. Sie können eine Liste Ihrer Nachrichten einsehen und Nachrichten wiedergeben. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten zu erstellen, zu beantworten, weiterzuleiten und zu löschen. Drücken Sie die Taste Anwendungen. Es öffnet sich ein Fenster im Telefondisplay mit den zur Verfügung stehenden Anwendungen. Wählen Sie mit der Navigationstaste VisualVoic aus und drücken Sie die Funktionstaste Öffnen. Geben Sie Ihre Voic PIN ein und drücken Sie die Funktionstaste Anmelden. Visual Voic zeigt Ihnen eine Liste Ihrer eingegangenen Nachrichten an. Hinweis: Durch Drücken der Funktionstaste Weiter finden Sie weitere Optionen zum Arbeiten mit Visual Voic . Visual Voic - Nachrichten wiedergeben Wählen Sie mit der Navigationstaste eine Nachricht aus und drücken Sie die Funktionstaste, um diese wiederzugeben. Hinweis: Heben Sie den Hörer ab, wenn Sie vom Lautsprechermodus zum Hörermodus wechseln möchten. Tun Sie dies jedoch erst, wenn Ihre Leitungstaste leuchtet. Visual Voic - Antwort an Absender Antwort Drücken Sie die Funktionstaste Antwort und wählen Sie aus den angebotenen Optionen aus. Visual Voic - Nachrichten weiterleiten Weiterl. Nach Name suchen Nach Nummer suchen Drücken Sie die Funktionstaste Weiterleiten und wählen Sie aus den angebotenen Optionen aus. Geben Sie Nachname oder Vorname ein und drücken Sie die Funktionstaste Suchen. Geben Sie die BCN-Rufnummer des Teilnehmers (für Ludwigshafen 81 gefolgt von der 5-stelligen Nebenstelle) ein und drücken Sie die Funktionstaste Suchen.

12 Seite 11 von 11 Visual Voic - Nachrichten löschen Entfernen Drücken Sie die Funktionstaste Entfernen und wählen Sie aus den angebotenen Optionen aus. Visual Voic - Nachrichten erstellen und senden Hinweis: Sie können Nachrichten nur an Teilnehmer versenden, die ebenfalls Cisco Voic haben. Erstellen Drücken Sie die Funktionstaste Erstellen. Nach Name suchen Nach Nummer suchen Geben Sie Nachname oder Vorname ein und drücken Sie die Funktionstaste Suchen. Geben Sie die BCN-Rufnummer des Teilnehmers (für Ludwigshafen 81 gefolgt von der 5-stelligen Nebenstelle) ein und drücken Sie die Funktionstaste Suchen. Hinzuf Aufzeich Senden Wählen Sie einen Eintrag aus und drücken Sie die Funktionstaste Hinzufügen. Wählen Sie weitere Einträge aus, wenn Sie die Nachricht an mehrere Teilnehmer gleichzeitig versenden möchten. Drücken Sie die Funktionstaste Aufzeichnen und nehmen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton auf. Drücken Sie die Funktionstaste, um die Aufnahme zu beenden. Drücken Sie die Funktionstaste Senden, um die Nachricht zu versenden.