Benutzerhandbuch: tele-look

Transkript

1 Benutzerhandbuch: tele-look Inhalt 1. Systemvoraussetzungen prüfen Registrierung am PC, Tablet oder Smartphone Einloggen und Kunde anlegen Gespräch beginnen Gesprächspartner mit Android Gesprächspartner mit iphone SMS kann nicht empfangen werden Kundendialog und tele-punkt Audio einschalten Screenshot erstellen Vollbildschirm PDF Download Neues Projekt anlegen Beenden des Videodialogs Benutzer anlegen / Adminrechte vergeben Sammelmappe mit Ihren Mitarbeitern teilen Firewall/Proxy Einstellungen Passwort vergessen Support Systemvoraussetzungen prüfen PC: MacOSX (Apple): Browser Chrome oder Mozilla Firefox Windows (10): Browser Chrome oder Mozilla Firefox Tablet: IPad (Apple): tele-look App Android: Browser Chrome Windows (10) -PC: Browser Chrome oder Mozilla Firefox Smartphone: iphone: tele-look App Android: Browser: Browser Chrome Windows Phone und Blackberry (nicht kompatibel) in einer Minute virtuell vor Ort Seite 1 von 11

2 2. Registrierung am PC, Tablet oder Smartphone Gehen Sie auf und wählen oben rechts den Button Registrierung aus. Sie gelangen dann auf die Seite für die Registrierung. Für die Registrierung müssen Sie lediglich Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, ihre E- Mailadresse, Mobilfunknummer und ein frei wählbares Passwort eingeben. Danach auf den Button Account registrieren und schon sind Sie, nach akzeptieren der AGBs, bei tele-look registriert. Sie erhalten per nun eine Nachricht mit Bestätigungslink. Nach dem Sie diesen angeklickt haben, ist die Registrierung erfolgreich abgeschlossen. Vergessen Sie nicht sich Ihr Password zu notieren. 3. Einloggen und Kunde anlegen Sie können sich nun über anmelden und den Einsatz mit tele-look testen. Legen Sie sich zunächst selbst testweise als Kunden an: Auf dem Hauptbildschirm von tele-look finden Sie oben rechts den Button KUNDE ANLEGEN. Bitte darauf klicken Geben Sie den Namen des Kunden (für den Test Ihren Namen) im vorgesehen Feld ein (1), und darunter (Ihre) Mobiltelefonnummer ein (2). Danach gehen Sie auf Kunde neu anlegen 1) 2) in einer Minute virtuell vor Ort Seite 2 von 11

3 4. Gespräch beginnen Nun können Sie mit Ihrem Kunden (für den Test Sie selbst) ein Gespräch beginnen. Klicken Sie nun oben rechts im Bildschirm das Feld GESPRÄCH ANFANGEN. Wenn Sie auf diesen Button klicken und im nächsten Fenster nochmal GESPRÄCH ANFANGEN bestätigen, erhält der Gesprächspartner automatisch eine SMS. Wenn der Gesprächspartner (in diesem Falle Sie selbst) Android nutzt, empfehlen wir, den Google Chrome Browser zu nutzen. Als iphone-nutzer muss eine App installiert werden. Die Weiterleitung in den AppStore erfolgt automatisch. Bis der Gesprächspartner den Link bestätigt, sehen Sie folgende Ansicht: in einer Minute virtuell vor Ort Seite 3 von 11

4 5. Gesprächspartner mit Android Ihr Gesprächspartner muss nun auf den in der SMS enthaltenen Link drücken, um mit dem Browser verbunden zu werden. Auf dem Bildschirm sieht der Kunde nun ein Livebild der Rückseitenkamera. Nach Freigabe des nächsten Fensters verbindet sich nun das Smartphone des Gesprächspartners mit Ihrer Ansicht am PC/Mobil. 6. Gesprächspartner mit iphone Ihr Gesprächspartner muss nun auf den in der SMS enthaltenen Link drücken, um mit der App verbunden zu werden. Ist das tele-look App noch nicht vorhanden, werden Sie automatisch auf den App Store geleitet und das App muss runtergeladen werden. Hierzu benötigen Sie je nach Einstellung das ITunes Passwort. in einer Minute virtuell vor Ort Seite 4 von 11

5 Nach Installation der App muss im App Store auf den Button ÖFFNEN gedrückt werden. Durch drücken von TELE-LOOK ÖFFNEN in einem weiteren Fenster, gelangt der Gesprächspartner zur Startseite von tele-look. Der Videodialog kann durch drücken des Buttons Privaten Videodialog eröffnen gestartet werden. Hinweis: Ist das tele-look App schon vorhanden, öffnet sich das App automatisch und der Videodialog kann direkt durch drücken des Buttons Privaten Videodialog eröffnen gestartet werden. Nach Freigabe des nächsten Fensters verbindet sich nun das Smartphone des Gesprächspartners mit Ihrer Ansicht am PC/Mobil. 7. SMS kann nicht empfangen werden Falls der Gesprächspartner keine SMS empfangen kann, so ist es möglich der Sitzung manuell beizutreten: in einer Minute virtuell vor Ort Seite 5 von 11

6 In dem von Ihnen geöffneten Dialogfenster sehen Sie eine Link. Sie haben drei Möglichkeiten: Unter Android: 1. Ihr Gesprächspartner hat ein Android Smartphone: den kompletten Link kopieren und an Ihren Gesprächspartner per senden. So gelangt er zur Sitzung und verbindet sich. 2. Ihr Gesprächspartner hat ein Android Smartphone: Sie leiten zunächst Ihren Gesprächspartner auf Der Gesprächspartner sieht folgendes Fenster: Mit Hilfe der 8-Stelligen Sitzungs-ID, welche sich innerhalb des Links verbirgt, kann der Videodialog eröffnet werden. Hier ein Beispiel: Geben Sie die 8-stellige ID dem Kunden am Telefon durch. Die ID muss dann im Feld: Sitzungsname eingeben eingegeben werden. Danach Verbindung herstellen drücken Videodialog hergestellt. Auf dem iphone in einer Minute virtuell vor Ort Seite 6 von 11

7 Ihr Gesprächspartner hat ein iphone: Lassen Sie zunächst Ihren Gesprächspartner das tele-look App öffnen. Der Gesprächspartner sieht folgendes Fenster: Mit Hilfe der 8-Stelligen Sitzungs-ID, welche sich innerhalb des Links verbirgt, kann der Videodialog eröffnet werden. Hier ein Beispiel: Geben Sie die 8-stellige ID dem Kunden am Telefon durch. Die ID muss dann im Feld: Sitzungsname eingeben eingegeben werden. Danach Privaten Videodialog eröffnen drücken Videodialog hergestellt. 8. Kundendialog und tele-punkt Nun können Sie den Gesprächspartner mittels Sprachübertragung und dem sogenannten tele-punkt an die Stellen führen, die für Ihre Analyse notwendig sind. Während eines Videodialoges können Sie ganz einfach Fotos an Ihrem PC von der Situation vor Ort aufnehmen. Diese werden automatisch in chronologischer Reihenfolge dokumentiert. Ebenso können Notizen hinzugefügt werden. Falls notwendig können Sie Ihren Gesprächspartner anweisen, ein hochauflösendes Bild aufzunehmen. Dieses wird ebenfalls im Sammelordner abgespeichert. Bildschirmansicht Kunde vor Ort Bildschirmansicht Mitarbeiter im Kundendienst in einer Minute virtuell vor Ort Seite 7 von 11

8 8.1 Audio einschalten Um die Sprachübertragung nutzen zu können, muss der Sender den markierten Lautsprecherbutton betätigen. Der Empfänger muss die Anfrage bestätigen. Es ist dann zusätzlich eine Sprachverbindung zwischen Sender und Empfänger nutzbar und es kann wie bei einem normalen Telefonat miteinander gesprochen werden. 8.2 Screenshot erstellen in einer Minute virtuell vor Ort Seite 8 von 11

9 Durch Drücken des markierten Buttons Screenshot, wird das aktuelle Bild als Foto in der Sammelmappe abgelegt. 8.3 Vollbildschirm Um das übertragene Bild größer zu sehen, drücken Sie auf das Zeichen für den Vollbildschirm. 8.4 PDF Download Durch Drücken des markierten Buttons PDF Export, werden sämtliche Vorgänge in ein PDF Dokument exportiert. Dieses Dokument kann gespeichert oder bei Bedarf auch per Mail versendet werden. 8.5 Neues Projekt anlegen in einer Minute virtuell vor Ort Seite 9 von 11

10 Wenn Sie sich in einem Kundendialog befinden, können Sie ein neues Projekt anlegen. Am Ende eines Gesprächs können Sie die Konversation darin ablegen. 9. Beenden des Videodialogs Der Videodialog wird von Kunden wie auch von Mitarbeitern mit dem roten Button beendet. Danach können Sie eine Abschlussnotiz einfügen und den Vorgang einem Projekt zuordnen. Auf der linken Seite können Sie Projekte anlegen und Dialoge darin ablegen. Vorgänge könne auch nachträglich einem Projekt zugeordnet werden. 10. Benutzer anlegen / Adminrechte vergeben Einen Mitarbeiter legen Sie an, um ihm erweiterte Funktionen in Ihrem tele-look Benutzerkonto zu geben. Auf dem Hauptbildschirm neben Kunden anlegen sehen Sie 3 Punkte. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Menü. Gehen Sie nun auf Firmen-Account verwalten Auf der linken Seite sehen Sie nun den Button Benutzer anlegen. Geben Sie nun die geforderten Informationen ein und entscheiden Sie, ob der Mitarbeiter Adminrechte erhält. in einer Minute virtuell vor Ort Seite 10 von 11

11 Adminrechte: Mitarbeiter anlegen und sperren, Einzelverbindungsnachweiß abfragen, Zahlungsbedingungen hinterlegen und Unternehmensdaten ändern. Im Anschluss kann der Mitarbeiter über seinen Login in Ihren Firmen-Account anmelden und auf die vorhandenen Daten zugreifen. 11. Sammelmappe mit Ihren Mitarbeitern teilen Fall dies ein Gespräch mit einem Kunden war, können Sie diesen Ordner nun dem zuständigen Mitarbeiter digital zur Verfügung stellen, sodass dieser direkt mit dem Serviceprozess beginnen kann. 12. Firewall/Proxy Einstellungen Freigabe des Ports 443 (https) und für eine noch reibungslosere Nutzung zusätzlich den UDP Port 3478 (wechselnde IP Adressen von tele-look) freigeben bitte beachten Sie, dass die Ports auch nicht-web Traffic übertragen sollen. 13. Passwort vergessen Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich ein neues Passwort erstellen. Dafür gehen Sie auf Passwort vergessen, geben Ihre ein und bestätigen die . Gehen Sie nun in Ihr Postfach und klicken Sie auf den Link. Nun können Sie ein neues Passwort vergeben. 14. Support Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung brauchen, kontaktieren Sie uns entweder telefonisch unter: oder per unter Stand: in einer Minute virtuell vor Ort Seite 11 von 11