Namen immer über das unten angezeigte DropDown Menü eingeben: Frau Ingrid Müller oder Herr Berthold Müller

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1 Seriendruck mit Outlook 2003 Hinweis: Einen Kontakteordner (z.b. mit internen Adressen) für einen Testlauf einrichten. So kann man bevor z.b. Serien s versendet werden überprüfen, ob die Formatierung stimmt. Kontakte immer nach dem gleichen Prinzip anlegen: Namen immer über das unten angezeigte DropDown Menü eingeben: Frau Ingrid Müller oder Herr Berthold Müller Frau oder Herr sind wichtig damit korrekte Anrede erscheint. Wenn Herr Müller z.b. einen Doktortitel hat, diesen bitte immer über Name>Namenszusatz eingeben. Inhalt Serien Serienbrief:... 8 Adressetiketten Seriendruck:

2 SERIEN Als erstes müssen die Kontakte markiert werden (selektieren durch Kategorie), die die erhalten sollen. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner die erhalten sollen, einfach den Ordner anklicken 2

3 Dann den Button Extras auswählen und dort den Menüpunkt Seriendruck Dort öffnet sich dann das folgende Fenster 3

4 Folgende Punkte müssen ausgefüllt bzw. angeklickt werden: Nur ausgewählte Kontakte, wenn anfangs welche markiert wurde. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner die Mail erhalten sollen, muss Alle Kontakte in aktueller Ansicht aktiviert sein. Neues Dokument nur dann anklicken, wenn der Text vorher noch nicht in einer Datei abgespeichert wurde. Vorhandenes Dokument anklicken, wenn der zu verwendende Text bereits abgespeichert wurde. Auf Durchsuchen gehen und im Verzeichnis die entsprechende Datei auswählen. Dokumenttyp = Serienbrief Zusammenführung an = Nachrichtenbetreffzeile = z.b.. Neues von IBT (dieser Text erscheint hinterher in der Serienmail als Betreffzeile) Dann auf OK klicken. Die Kontaktdaten werden exportiert. 4

5 Danach wird Word automatisch geöffnet. Entweder wird ein leeres Dokument angezeigt (wenn man vorher Neues Dokument angeklickt hat) oder die vorher ausgesuchte Datei. Die entsprechenden Bedingungs- und Seriendruckfelder (wie z.b. Anrede, Namenszusatz, Vorname, Nachname) eingeben. Bedingungsfeld für z.b. korrekte Anrede einfügen 5

6 Zwecks Kontrolle, sollte man bevor die Serien- abgeschickt wird sich noch einmal die Mails per Seriendruck-Vorschau ansehen. Eventuell ist die z. B. Anrede nicht korrekt und man kann dann die Kontakte entsprechend ändern. 6

7 Dann Seriendruckergebnis in ausgeben anklicken Dort erscheint dann folgendes Fenster und man hat die Möglichkeit noch einmal die Betreffzeile zu korrigieren. Sobald man auf OK klickt, werden die s automatisch versendet. 7

8 SERIENBRIEF: Als erstes müssen die Kontakte markiert werden (selektieren durch Kategorie), die den Serienbrief erhalten sollen. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner Serienbrief erhalten sollen, einfach den Ordner anklicken 8

9 Dann den Button Extras auswählen und dort den Menüpunkt Seriendruck Dort öffnet sich dann das folgende Fenster 9

10 Folgende Punkte müssen ausgefüllt bzw. angeklickt werden: Nur ausgewählte Kontakte, wenn anfangs welche markiert wurde. Wenn alle Personen aus dem Kontakteordner den Brief erhalten sollen, muss Alle Kontakte in aktueller Ansicht aktiviert sein. Neues Dokument nur dann anklicken, wenn der Text vorher noch nicht in einer Datei abgespeichert wurde. Vorhandenes Dokument anklicken, wenn der zu verwendende Text bereits abgespeichert wurde. Auf Durchsuchen gehen und im Verzeichnis die entsprechende Datei auswählen. Dokumenttyp = Serienbriefe Zusammenführung an = Drucker Dann auf OK klicken. Die Kontaktdaten werden exportiert. 10

11 Danach wird Word automatisch geöffnet. Entweder wird ein leeres Dokument angezeigt (wenn man vorher Neues Dokument angeklickt hat) oder die vorher ausgesuchte Datei. Die entsprechenden Bedingungs- und Seriendruckfelder (wie z.b. Adresse, Anrede, Namenszusatz, Vorname, Nachname oder als Bedingungsfeld: wenn Anrede = Herr dann folgenden Text eingeben: r) eingeben. Bedingungsfeld für z.b. korrekte Anrede einfügen 11

12 12

13 Zwecks Kontrolle, sollte man bevor die Briefe ausgedruckt werden sich noch einmal die Briefe per Seriendruck-Vorschau ansehen. Eventuell ist die z. B. Anrede nicht korrekt und man kann dann die Kontakte entsprechend ändern. Jetzt müssen die Briefe nur noch ausgedruckt werden, in dem man Seriendruck an Drucker auswählt und bei Datenauswahl auf Alle klickt, wenn alle Datensätze gedruckt werden sollen. 13

14 ADRESSETIKETTEN SERIENDRUCK: Als erstes müssen die Kontakte markiert werden (selektieren durch Kategorie), die als Adressetikett gedruckt werden sollen. Wenn für alle Personen aus dem Kontakteordner ein Adressetikett gedruckt werden soll, einfach den Ordner anklicken 14

15 Dann den Button Extras auswählen und dort den Menüpunkt Seriendruck Dort öffnet sich dann das folgende Fenster: 15

16 Folgende Punkte müssen ausgefüllt bzw. angeklickt werden: Nur ausgewählte Kontakte, wenn anfangs welche markiert wurde. Wenn für alle Personen aus dem Kontakteordner ein Adressetikett gedruckt werden soll, muss Alle Kontakte in aktueller Ansicht aktiviert sein. Neues Dokument anklicken Dokumenttyp = Adressetiketten Zusammenführung an = Drucker Dann auf OK klicken. Die Kontaktdaten werden exportiert. Dann wird Word automatisch geöffnet. Die eventuell erscheinende Meldung bzgl Setup im ersten Hilfeabschnitt einfach mit OK bestätigen. 16

17 Dann öffnet sich das Fenster mit dem Seriendruck Manager. Dort auf Erstellen klicken und noch einmal Adressetikett auswählen. Dann unter Einrichten das Etikett auswählen, das für den Druck verwendet werden soll 17

18 Dann auf Abfrageoptionen klicken und einfach mit OK bestätigen. Danach auf Schließen klicken. Nun die entsprechenden Seriendruckfelder einfügen. Unter Serien-Druckvorschau kann man sich ansehen, ob die Seriendruckfelder für die Kontaktdaten korrekt eingefügt wurden. 18

19 Wenn die Adressetiketten korrekt erscheinen, bitte im nächsten Feld (Spalte 2, erste Zeile) auf Etiketten übertragen klicken. Nun werden alle ausgewählten Kontakte übertragen. Jetzt müssen die Etiketten nur noch ausgedruckt werden, in dem man Seriendruck an Drucker auswählt und bei Datenauswahl auf Alle klickt, wenn alle Datensätze gedruckt werden sollen. 19

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