Kreditoren-Zahlungslauf. Lea Hollenstein PRONATEC AG

Transkript

1 Kreditoren-Zahlungslauf Lea Hollenstein PRONATEC AG

2 Zeitplan 3 Flussdiagramm 4-5 Kurzbericht 6-7 -Einführung in die PE -Prozessbeschreibung -Schlusswort Musterdokument 8 Auswertungsbogen 9

3 Datum Arbeitsschritte Vereinbarung mit Brigitte Jud Geplante Zeit Benötigte Zeit Flussdiagramm grob skizzieren 20 min 15 min Mit der Rohfassung des Kurzberichtes beginnen 45 min 50 min Flussdiagramm auf PC übertragen 45 min 50 min Weiter am Kurzbericht schreiben 30 min 40 min Flussdiagramm fertig stellen 35 min 20 min Kurzbericht auf PC übertragen 40 min 30 min Einleitung schreiben 45 min 30 min Titelblatt gestalten 30 min 20 min Einleitung und Bericht fertig stellen 50 min 35 min Inhaltsverzeichnis erstellen und Journal ausfüllen 35 min 20 min Abgabe PE Beurteilungsgespräch und Versand

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5 Hat es Fehler? ja korregieren nein Für jedes Mäppchen eine Liste ausducken Endbeträge jeder Spalte markieren Mäppchen Herrn Yersin überreichen Ende

6 Mein Arbeitsumfeld Das erste halbe Jahr seit Lehrbeginn arbeitete ich in der Buchhaltung der Handelsfirma PRONATEC AG. In unserem Büro waren wir zu viert, der tolle Umgang miteinander hat mir geholfen mich in die Berufswelt einzuleben und die verlangten Arbeiten wie gewünscht auszuführen. Mir gefiel es wie ich gewisse Arbeiten meiner Mitarbeiter übernehmen konnte und ich mich immer selbstständiger zu Recht fand. Es gab immer genügend zu erledigen, zum Beispiel die MwSt.-Abrechnungen, Debitorenverarbeitung, Kreditoren-Zahlungslaufs und vieles mehr. Es ist wichtig, dass präzise gearbeitet wird und obwohl ich nicht der Zahlenmensch bin, gefielen mir die Tätigkeiten während meiner Zeit in der Buchhaltung sehr. Wichtigkeit des Prozesses Bei diesem Prozess ist Sorgfalt und Genauigkeit sehr wichtig. Der Zahlungslauf ist ein bedeutender Ablauf in der Buchhaltung, denn wir möchten auf keinen Fall unsere Kundschaft verlieren wegen unbezahlter Rechnungen. Wir beruhen auf Vertrauen und Pünktlichkeit, wenn es um Zahlungen geht, da wir dies auch von unseren Kunden erwarten. Mein Beitrag zu diesem Prozess ist bedeutend, da ich die nötigen Informationen zusammen suche und diese korrekt verarbeite. Somit kann ich die Mitarbeiter entlasten. Prozessbeschreibung Herr Tschurr ist der Finanzdirektor welcher jeden Tag die Post holt und diese unserem Geschäftsleiter Herrn Yersin überreicht. Herr Yersin öffnet die Briefe und teilt sie den entsprechenden Abteilungen zu. So kommen Gutschriftsanzeigen wie auch Rechnungen zu uns ins Büro. Sie werden mit einem Stempel Eingegangen am samt Datum versehen. Mit dem Betriebssystem Proffix und dem Kontenplan werden die Rechnungen kontiert. Die Kreditorenzahlungen werden dem Sachbearbeiter zum Visieren verteilt. Die Rechnung wird schlussendlich auch von der Geschäftsleitung visiert und zurück zu uns in der Buchhaltung gebracht. Jeden Montagmorgen steht der Zahlungslauf an. Als erstes hole ich mir die zwei Ordner unbezahlte Kreditoren RG, die Rechnungen sind dort alphabetisch abgelegt. Ich nehme die Rechnungen raus, die bis und mit diesem Tag fällig sind. Als nächstes frage ich bei unserem Geschäftsführer Herr Yersin nach, ob er offene Fakturen hat, da er manchmal in Verzögerung ist mit dem Visieren. Auch die Kakaoabteilung bringt gewisse Rechnungen ein wenig verspätet zu uns. Je nachdem wie der Börsenkurs ist, werden die Preise bestimmt. Somit kann eine kurzfristige Verhandlung zwischen den Lieferanten und der Abteilung entstehen. Da unser Betrieb viel Wert darauf legt, die Bauern pünktlich zu zahlen und die gute Partnerschaft zu unterstützen, warten wir in der Buchhaltung gerne auf die restlichen Belege.

7 Sobald ich alle Rechnungen erhalten habe, die bezahlt werden müssen, gehe ich Rechnung für Rechnung durch. Falls es Kreditorenrechnungen an unsere EU-Niederlassung hat, tue ich die auf einen Stapel. Als nächstes unterteile ich die Belege nach Währung, die wir getrennt stapeln. Innerhalb der gleichen Währung werden sie dann alphabetisch nach dem Firmennamen sortiert. Die Bernrainrechnungen separieren wir von den anderen Rechnungen. Ich überprüfe den Kontostand des Postscheck-Kontos, es müssen mindestens CHF drauf sein. Das benötigte Geld für den Kauf von Briefmarken und Postgebühren wird direkt abgezogen. Den aktuellen Saldo trage ich in die Excel Liste ein. Falls es mehr als CHF auf dem Konto hat, nehme ich so viele CHF Rechnungen ab, bis das Total der Beträge zusammen den Überschuss abdeckt. Als nächstes gehe ich auf die Internetseite welche Kurse umrechnet. Von dort hole ich den Mittelkurs der Währungen und notiere sie auf einem Papier. Jetzt öffne ich die Excel Liste Kreditoren Zahlungen, sie ist auf dem Computer abgespeichert (siehe Beilage). Das heutige Datum wird angepasst und falls noch Zahlen der letzten Woche aufgelistet sind, werden diese gelöscht. Die Excel Liste enthält verschiedene Spalten: Eine Spalte für jede Unterteilung, die wir vorhin gemacht haben (Währung, Rechtsform, Bernrain). Die verschiedenen Kurse, die ich notiert habe, werden eingetragen und automatisch berechnet. Wir brauchen das, sodass wir die Beträge in CHF umrechnen können, damit wir genau wissen wie hoch unsere Zahlungen sind. Mit Sorgfalt tippt man die Beträge auf den Rechnungen oder Gutschriften (bei Gutschriften ein Minus davor) in der entsprechenden Spalte ein. Am Ende der Spalte werden die Beträge zu einem Total berechnet. Wenn ich die Excelliste kontrolliert habe, drucke ich ein Exemplar aus für die Sachbearbeiterin. Sie druckt per E-Banking alle Kontostände raus, die von der UBS und die der CS. Bei diesen zwei Banken haben wir verschiedene Währungen, nämlich Schweizer Franken, Euros und US-Dollar, bei der UBS auch noch Britische Pfunde. Sie geht jede Rechnung durch und überprüft, ob die Beträge, die ich eingegeben habe, stimmen. Falls ich einen Fehler gemacht habe, teilt sie mir dies mit und überreicht mir noch die Kontoauszüge mit dem aktuellen Kontostand. Gibt es einen Fehler in der Liste, korrigiere ich sie sofort. Hat es keine Fehler kann man für jedes Mäppchen eine Kopie machen und das berechnete Total der einzelnen Spalten mit einem Leuchtstift markieren. Die Mäppchen werden zu Herr Yersin gebracht. Er entscheidet mit welcher Bank wir welche Währung bezahlen möchten. Für mich ist der Prozess hier abgeschlossen. Schlusswort Meine Motivation während diesem Prozess ist sehr hoch. Ich mag es, dass mein Wochenstart mit dem Zahlungslauf beginnt. Da ich klare Arbeitsschritte zu absolvieren habe und ich diese jede Woche wiederhole fühle ich mich sattelfest. Diese Tätigkeit verarbeite ich mit Freude und ich sehe gerne, was für verschiedene Kosten bezahlt werden, auch wie es von Woche zu Woche ändert. In dieser Zeit habe ich bemerkt, dass wir am Montag oft bei der Kakao-Abteilung nachfragen müssen ob es Rechnungen gibt, die bezahlt werden müssen. Es wird dann gesagt, dass sie die Rechnungen so früh wie möglich vorbei bringen werden. Meistens wartet man eine Weile. Ich würde es sinnvoll finden wenn es eine Art Deadline gäbe, also eine bestimmte Zeitfrist, die man abmacht, sodass die fälligen Rechnungen pünktlich bei uns in der Buchhaltung eintreffen.

8 Datum Währung RG-Betrag Gesamt Betrag Kurs Postkonto-Stand Rechtsform Total CHF

9 Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich es lehrreich fand eine solche Arbeit zu schreiben. Ich hatte genügend Zeit, welche mir half mich selbst zu organisieren. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil die Sachbearbeiter mir den Ablauf gründlich und logisch gezeigt haben. Es ist eine Konzentrationsarbeit, die Genauigkeit braucht, die mir eher leicht fiel. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil mir meine Mitarbeiter bei allfälligen Fragen hilfreich waren. Mir gefiel der Freiraum, welchen man bekam für die Prozesseinheit, ich finde ich habe die Möglichkeit an Kreativität gebraucht und genutzt. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein weil ich immer wieder Zeit bekam um an meiner Arbeit zu schreiben. In der Buchhaltung war es eher ruhig, also fiel es mir leicht die Arbeit aufzunehmen und dran zu bleiben. Beim nächsten Prozess berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles das heisst, ich habe es ein wenig unterschätzt das die Zeit so schnell vorbei geht, jedoch bin ich mit meiner Prozesseinheit gut vorwärts gekommen und habe nichts Bestimmtes, das ich für nächstes Mal ändern möchte.