contentxxl CMS und SharePoint - Ein starkes Team

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1 contentxxl CMS und SharePoint - Ein starkes Team "Die Informationstechnologie erweitert die Fähigkeiten, die die Menschen in der Welt einzigartig machen - die Fähigkeiten, zu denken, Gedanken zu artikulieren, zusammenzuarbeiten, um auf der Grundlage dieser Gedanken zu handeln. Ich bin zutiefst davon überzeugt: Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Probleme zu lösen, und ihnen die richtigen Werkzeuge dafür zur Verfügung stellen, dann werden Sie sich wundern, wie viel Kreativität und Initiative auf einmal entsteht." Bill Gates Mit den Microsoft Windows Sharepoint Services sowie dem Microsoft SharePoint Server stehen zwei neue interessante Lösungen zur Realisierung von Intranet-Funktionalitäten zur Verfügung. Kommt die auf der gleichen Technologie beruhende Business Content Management Lösung contentxxl als CMS im Internet oder Extranet zum Einsatz, ergeben sich eine Reihe von Synergien. Die kostenfreien Microsoft Windows SharePoint Services stellen die Infrastruktur zur einfachen Erstellung von zahlreichen kleinen Subwebs zur Verfügung. Diese Websites können beispielsweise der Kommunikation einer Abteilung, der Vorbereitung eines Meetings oder der Organisation eines Projektes dienen. Sie ermöglichen - zumindest im Zusammenhang mit Office z.b. die direkte Ablage, Checkin/Checkout und Versionierung von Dokumenten, die Anzeige einer Präsenzinformation (Microsoft Messenger) sowie das einfache Anlegen von beliebigen Listen, z.b. einer Telefon- oder Projektliste. Aufgaben oder Kontakte können wie in Outlook verwaltet werden. Die Datenablage erfolgt dabei vollständig in einem Microsoft SQL Server. Zur Realisierung von bestimmten Anforderungen werden verschiedene Webparts angeboten. Die enthaltene Suchfunktion ist jeweils auf ein Subweb begrenzt. Soll übergreifend gesucht und die Subwebs unternehmensweit konsolidiert und verwaltet werden, ist der kostenpflichtige Microsoft SharePoint Portal Server erforderlich. Dieser kann Subwebs aber auch nahezu beliebige andere Datenquellen wie Exchange Postfächer oder sogar andere Internetauftritte verschlagworten und in eine übergreifende Suche integrieren. Die Erstellung von Internet- bzw. Extranetauftritten ist jedoch nicht primäres Anliegen dieser Lösungen. Kommt dafür das auf der gleichen Technologie (ASP.NET) beruhende Business Content Management System contentxxl als CMS im Internet zum Einsatz, ergeben sich über die Technologie hinaus eine Reihe von Synergien. Sharepoint Inhalte in contentxxl integrieren Eine häufige Anforderung in solchen Projekten ist die einfache Veröffentlichung ausgewählter, im Intranet gepflegter Inhalte für den Internetauftritt im CMS ohne mehrfache Datenerfassung. Das lässt sich mit dem Sharepoint Integration Modul für contentxxl einfach realisieren. Es ermöglicht die Adressierung beliebiger Sharepoint-Listen und deren Darstellung über die üblichen contentxxl Templates. Die Listen werden dabei zur Laufzeit über Webservices zur Verfügung gestellt. Die Templates zur Darstellung können im in contentxxl enthaltenen WYSIWYG- Layouteditor sehr einfach vom Redakteur erstellt werden. Kenntnisse in XML oder XSL oder Microsoft Frontpage sind dazu nicht erforderlich. Über diese Templates wird auch gesteuert, welche Listenfelder dem Besucher präsentiert werden.

2 Abb.: Darstellung einer in SharePoint gepflegten Kontaktliste auf der futurexxl Website contentxxl Inhalte in SharePoint integrieren Ebenso häufig ist die Darstellung von im Internet veröffentlichten Inhalten im Intranet/Extranet ohne doppelte Pflegeaufwand gefragt. Abb.: Der contentxxl Newsbereich kann über ein Webpart serverseitig in Sharepoint Webs integriert werden. Hier bietet sich die Verwendung eines kostenfreien SharePoint Webparts zur Darstellung von RSS Newsfeeds an. Alternativ kann auch direkt das XML-Webpart verwendet werden. Das Business Content Management System contentxxl stellt ohne Mehraufwand und zusätzliche Programmierung Inhalte per Webservices als Newsfeeds bereit. Diese können per Webpart nahtlos in SharePoint integriert und in der Gestaltung frei angepasst werden. Zur Verbesserung der Performance und Verfügbarkeit stehen verschiedene Optionen wie Cachedauer oder Datumsauswahl zur Verfügung. CI/CD-sicherer WYSIWYG Editor für Sharepoint

3 Damit die Zusammenarbeit zwischen dem Business Content Management System contentxxl und den Microsoft Windows SharePoint Services bzw. SharePoint Server beser funktioniert, kann optional ein entsprechend angepasster Sharepoint WYSIWYG Editor verwendet werden. Im Gegensatz zum originalen Editor, sind jetzt keine willkürlichen Formatierungen mit Farben oder gar lokalen Schriftarten mehr möglich. Die im Unternehmen geltende CI/CD wird über die Vorlage definierter Styles für Textabschnitte und Zeichenbereiche sowie Textbausteine sichergestellt. Abb.: Modifizierter Sharepoint Editor, der nur noch die Verwendung vordefinierter Styles zulässt. Import /Export von Inhalten zwischen CMS und WSS Oft reicht die Anzeige von Listen für eine Integration nicht aus. Dann müssen Inhalte importiert bzw. exportiert werden. Dies erfolgt bei contentxxl über die Festlegung einer Connection zwischen einem CMS Modul und einer Sharepoint Liste im Import Manager. Die Zuordnung der einzelnen Elemente erfolgt über eine XSL Transformation innerhalb von contentxxl. Es werden nur Listenelemente in der aktuellen Version und mit Freigabe importiert. Der Import kann manuell aber auch ereignisgesteuert erfolgen, d.h. beispielsweise automatisch nach Änderungen in der entsprechenden SharePoint Liste. Dabei werden sowohl einfache Sharepoint Listen als Dokumenten- und Formularbibliotheken unterstützt. So können z.b. beliebig strukturierte

4 Inhalte aus Microsoft Infopath Formularen auch Offline erfasst und später in eine SharePoint Dokumentenbibliothek übertragen werden. Das mit der Bibliothek verbundene contentxxl Modul wird automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Integration schließt Bilddaten ein: Eine per Drag & Drop in ein InfoPath WYSIWYG Formular eingefügte Abbildung wird beim Import extrahiert, im contentxxl Ressourcenmanager abgelegt und wieder mit dem Inhaltsobjekt verknüpft. Dies eröffnet die Möglichkeit contentxxl Inhalte mit kundenspezifisch angepassten Formularen sehr komfortabel (z.b. mir Rechtschreibprüfung) auch Offline (d.h. ohne Internetverbindung) zu erfassen, in SharePoint zu versionieren (checkin/checkout), zu diskutieren und freizugeben - und somit automatisch im Internet zu veröffentlichen. Abb.: Möglicher Workflow bei der Verwaltung von Produktdaten mit InfoPath, SharePoint und contentxxl Nach dem Import stehen alle Funktionen des contentxxl Business Content Management Frameworks wie z.b. Content Relationship Management, das Kategoriesystem oder die Volltextsuche zur Verfügung. Über die Bereitstellung von XSL Transformationen hinaus wird auch eine Programmierschnittstelle (API) für komplexe kundenspezifische Anwendungen mit spezieller Business-Logik angeboten. Erweiterung: Kundenspezifischer Workflow Soll die Integration von Microsoft Sharepoint Technologie in das Business Content Management System über kundenspezifische Workflows erfolgen, bietet sich der Einsatz von am Markt verfügbaren Standardkomponenten für Microsoft.NET an, z.b. von Captaris Teamplate. Diese Lösung hält vom einfachen Wizzard zur Definition der gewünschten Abläufe bis zum grafischen Workflow Editor mit voller Visual Studio.NET Integration alle erforderlichen Leistungsmerkmale bereit.

5 Abb.: Captaris Teamplate Workflow Editor für Sharepoint Erweiterung: Medienverwaltung Erweiterungen existieren auch für die Verwaltung von Mediendaten wie Grafiken und anderer Assets. Beim Upload werden die Metadaten, Maße usw. ausgelesen und in Sharepoint als Metadaten zur Verfügung gestellt. Nach diesen Informationen kann später gesucht werden. Die Mediendateien können versioniert, ein-/ausgecheckt, kommentiert und freigegeben werden. Zum Export können verschiedene Zielformate (BMP, EPS, Flashpix, TIF, GIF, JPG, PCX, PSD, PICT, PNG, SWF usw.) oder Auflösungen ausgewählt werden. Es ist sogar möglich, direkt im Browser einen passenden Ausschnitt zu wählen. Vordefinierte komplexere Umwandlungen (z.b. Bereitstellung in bestimmeter Größe und schwarz/weiss) können als Skript hinterlegt werden. Der Funktionsumfang ist zur Verwaltung von Bildinformationen für Agenturen, aber auch für andere Unternehmen (z.b. Produktphotos) sehr gut geeignet. Abb.: Medienverwaltung in Windows Sharepoint Services mit einem Zusatzmodul Erweiterung: Finanzmanagement - Business Scorecard Accelerator Mit dem Business Scorecard Accelerator überwachen Sie Ihre Unternehmensperformance auf der Basis von Leistungsindikatoren. Diese können sich z.b. auf finanzielle und operative Aspekte, die Kundenzufriedenzeit oder das Wachstum insgesamt beziehen. Scorecards stellen Ihnen in Ihrem Intranet detaillierte Analyseansichten zur Verfügung. Ihre Leistungsindikatoren können periodisch analysiert werden, wobei das Design dieser Analysen Ihnen überlassen bleibt. Richten Sie die Ansicht auf Ihre Bedürfnisse hin ein: Buchungen, Budgets, Maximum, Minimum, Summen oder

6 Durchschnittszahlen. Abb.: Balanced Scorecards als WSS Webparts Die Kontrolle von Fortschritt und Leistung ist nicht nur für das Management von Interesse. Durch den Zugang zu diesen Informationen kann jeder Mitarbeiter seine eigene, aber auch die Leistung und Zielerreichung der Organisation kontrollieren. Die Orientierung ist einfach, und es ist möglich, die relevanten Maßnahmen und Ergebnisse zu markieren. So genannte Steuerpultansichten, die die Maßnahmen visualisieren, sind vollständig nach Ihren Präferenzen konfigurierbar und bieten in einer Bildschirmansicht einen optimalen Überblick. Effektive Projektabwicklung bei portamundi portamundi bietet allen Kunden einen kostenfreien Projektarbeitsbereich auf der Basis der Windows Sharepoint Services und dem Business Content Management System contentxxl an. Damit kann die Zusammenarbeit von dezentral arbeitenden Projektgruppen sehr effektiv gestaltet werden: Pflichtenhefte, Protokolle und andere Unterlagen werden per Internet gemeinsam bearbeitet, kommentiert, diskutiert und versioniert - der Zugriff erfolgt direkt über die jeweiligen Office Anwendungen Aufgabenlisten werden zentral geführt und geben einen schnellen Überblick, was wann zu tun ist Die Kontaktdaten aller Projektbeteiligten werden zentral bereitgestellt Eine Präsenzinformation zeigt, ob der Projektpartner gerade per Messenger online ansprechbar ist Ein Kalender mit allen Projektterminen, wie z.b. Milestones und Meetings steht zentral zur Verfügung Es können Umfragen unter den Projektteilnehmern durchgeführt werden Beliebige Listen können verwaltet und editiert werden Alle relevanten Links werden an einer Stelle zusammengefasst Die Projektpartner werden automatisch über jede Änderung im Arbeitsbereich informiert Die zentral bereitgestellten Informationen können mit den lokalen Systemen (z.b. Outlook) synchronisiert werden Sie können diesen Projektarbeitsbereich sofort und ohne Registrierung ausprobieren: Zugangsdaten: Benutzer: WORKUS\Demo Kennwort: Kunde$ Aktuelle Projekterfahrungen

7 Sharepoint ist darüber hinaus auch direkt in aktuellen Projekten ein Thema: Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.v. DLR beauftragte den Relaunch von ca. 30 Internet-/Extranetauftritten des DLR sowie der angeschlossenen Institute mit dem Business Content Management System contentxxl von portamundi. Im Intranet wird das DLR Microsoft Sharepoint Server bzw. Windows Sharepoint Services einsetzen. Zum Projektumfang gehören auch zahlreiche Leistungen, die die Zusammenarbeit der beiden Lösungen betreffen. Die übergreifende Verwendung des Microsoft.NET Frameworks zur Anwendungsintegration und von ASP.NET User Controls zur Realisierung spezieller Funktionalitäten ermöglicht eine hervorragende Zusammenarbeit der beiden Anwendungen. Sharepoint und contentxxl sind ein starkes Team portamundi. Alle Rechte vorbehalten. Url:

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