Richtlinien nachhaltige Beschaffung

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1 Richtlinien nachhaltige Beschaffung 8. November 2012

2 Richtlinien nachhaltige Beschaffung Seite 2/7 1. Rechtliche Grundlage Grundlage für jede Auftragsvergabe in der Gemeinde Freienbach ist die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) und die Verordnung zur Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen des Kantons Schwyz. Die folgende Richtlinie wurde ergänzend zu den bestehenden Dokumenten vom Gemeinderat erlassen. Sie wurde mit GRB Nr. 505 vom genehmigt und tritt ab dem in Kraft. 2. Zielsetzung und Zweck Mit einer nachhaltigen Beschaffung trägt die Gemeinde Freienbach zu fairen und menschwürdigen Bedingungen bei der Herstellung von eingekauften Produkten und Dienstleistungen bei. Die vorliegende Richtlinie legt einheitliche Kriterien und Anforderungen für eine sozial nachhaltige Beschaffung fest. 3. Geltungsbereich Die Beschaffungsrichtlinie gilt für alle Ressorts der Gemeindeverwaltung inklusive den fünf Schulen sowie den beiden Pflegezentren Pfarrmatte und Roswitha. Sie umfasst folgende Produktgruppen, die auf Basis einer Risikobeurteilung als Produktgruppen mit besonders hohen sozialen Risiken entlang der Wertschöpfungskette identifiziert wurden: Fahrzeuge Baumaterialien: Steine Elektronische Bürogeräte Berufsbekleidung und weitere Textilien Die vorliegende Richtlinie bezieht sich sowohl auf die Vergabe von öffentlich auszuschreibenden Aufträgen über dem Schwellenwert, sowie auf die Vergabe im Einladungsverfahren und die freihändigen Vergabe. Bei Produkten, die nicht direkt über die Gemeinde Freienbach sondern über einen Dienstleister beschafft werden, sollen die Anforderungen an die Produkte in das Anforderungsprofil an den Dienstleister aufgenommen werden. 4. Verbindlichkeit Die Anwendung der Beschaffungsrichtlinie ist für die unter dem Geltungsbereich genannten Ressorts und Produkte grundsätzlich verbindlich. Sollte eine Befolgung der Richtlinie nicht möglich sein (z. B. aufgrund fehlender Alternativprodukte), ist dies für alle Beschaffungen über CHF im Beschaffungsantrag an den/die Ressortvorsteher/in bzw. den Gemeinderat zu begründen.

3 Richtlinien nachhaltige Beschaffung Seite 3/7 5. Beschaffungsgrundsätze Für die unter Punkt 3 genannten Produktgruppen sind folgende Grundsätze zu befolgen: Anforderungen an Anbieter 1) Liegt der Beschaffungswert über dem Schwellenwert für öffentlich auszuschreibende Aufträge (gemäss IVöB) und werden die Leistungen des Anbieters im Ausland erbracht1, so muss sichergestellt werden, dass der Anbieter sowie dessen wichtigen Subunternehmer und Unterlieferanten2 mindestens die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) erfüllen.3 Diese Anforderung ist in einer Ausschreibung als zwingende Teilnahmebedingung zu formulieren. Als Nachweis werden eine Selbstdeklaration sowie eine externe Bestätigung, z.b. in Form eines Zertifikats, akzeptiert. 2) Liegt der Beschaffungswert über CHF und unter dem Schwellenwert für öffentlich auszuschreibende Aufträge (gemäss IVöB) und werden die Leistungen des Anbieters im Ausland erbracht, so muss von Anbietern sowie dessen wichtigen Subunternehmer und Unterlieferanten ebenfalls mindestens die ILO-Kernarbeitsnormen erfüllt werden. Es werden nur spezifische Zertifikate und Mitgliedschaften gemäss Anhang 1 als Nachweis akzeptiert. 3) Liegt der Beschaffungswert über dem Schwellenwert für öffentlich auszuschreibende Aufträge (gemäss IVöB) und werden die Leistungen des Anbieters im Inland erbracht, so ist entsprechend 7 der Verordnung zur IVöB des Kantons Schwyz die Einhaltung der geltenden Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen sowie die Gleichbehandlung von Frau und Mann durch den Anbieter oder durch Dritte, denen er Aufträge weiterleitet, sicherzustellen. Diese Anforderung ist in einer Ausschreibung als zwingende Teilnahmebedingung zu formulieren. 1 Als Leistungsort gilt der Ort, an dem die Leistung tatsächlich erbracht wird. Wird ein Gut im Ausland hergestellt und in die Schweiz geliefert (z.b. Textilien aus Thailand), gilt als Leistungsort das Produktionsland (Thailand). Wird eine Dienstleistung im Ausland erbracht (z.b. Callcenter in Indien), gilt als Leistungsort das Land, in dem die Anbieterin ihre Dienstleistung erbringt (Indien). Wird eine Bauleistung in der Schweiz erbracht (z.b. Bau einer Strasse in der Schweiz) gilt als Leistungsort die Schweiz. Das gilt auch für den Fall, dass eine Anbieterin ohne Sitz oder Niederlassung in der Schweiz ihre Arbeitnehmerinnen in die Schweiz entsendet, um hier Arbeiten ausführen zu lassen (z.b. Baustelle in Schweiz). (vgl. Empfehlungen des Bundes zur nachhaltigen Beschaffung, 2010) 2 Wann ein Subunternehmer bzw. Unterlieferant als "wichtig" gilt, ist von der Auftraggeberin im Einzelfall zu definieren und dies in den Ausschreibungsunterlagen vorgängig bekannt zu geben. Ihr kommt dabei ein Ermessensspielraum zu. Wichtige Dritte sind grundsätzlich diejenigen, die einen wesentlichen Teil des Auftrags erfüllen (liefern einen erheblichen Bestandteil oder erbringen eine erhebliche Teilleistung) (vgl. Empfehlungen des Bundes zur nachhaltigen Beschaffung, 2010). 3 Zertifikate dürfen bei der Formulierung der Anforderungen in einer Ausschreibung nicht explizit verlangt werden. Falls gewisse Anforderungen eines bestimmten Zertifikats gewünscht werden, müssen diese in der Ausschreibung ausformuliert werden (z. B. ILO-Kernarbeitsnormen). Wird das gewünschte Zertifikat spezifisch als Nachweis genannt, so muss es um den Zusatz ergänzt werden, dass ein gleichwertiger Nachweis (z. B. Selbstdeklaration) ebenfalls akzeptiert wird.

4 Richtlinien nachhaltige Beschaffung Seite 4/7 Treffen die aufgeführten Bedingungen unter Punkt 1)-3) auf die Beschaffung nicht zu, so ist die Befolgung der Anforderungen nicht vorgeschrieben, kann aber auf freiwilliger Basis angewendet werden. Anhang 2 zeigt anhand eines Entscheidungsbaumes auf, welche Anforderungen von Anbietern in Abhängigkeit der Produktgruppe, des Orts der Leistungserbringungen sowie der Höhe des Beschaffungswertes verlangt werden müssen. Nichterfüllung der Anforderungen Nichterfüllung der Anforderungen vor der Zuschlagserteilung aufgrund mangelnder Nachweise: Bei einer öffentlichen Ausschreibung: Falls ein Anbieter den Nachweis zur Einhaltung der Anforderungen nicht erbringen kann, wird er vom Verfahren ausgeschlossen. Bei einer Beschaffung unter dem Schwellenwert für öffentlich auszuschreibende Aufträge: Falls ein Anbieter den Nachweis zur Einhaltung dieser Anforderungen nicht erbringen kann, ist ein alternativer Lieferant zu suchen, der die Anforderungen erfüllt. Ausnahmen von dieser Regel müssen bei Beträgen ab CHF begründet werden (vgl. Punkt 4). Nichterfüllung der Anforderungen nach Zuschlagserteilung und Vertragsabschluss: Besteht während der Vertragsausführung seitens Gemeinde Freienbach der begründete Verdacht, dass die unter Punkt 5 genannten sozialen Vorschriften trotz erbrachter Nachweise durch den Anbieter oder einer seiner wichtigen Zulieferer nicht eingehalten werden, so kann die Gemeinde Freienbach ein externes Audit anordnen. Liegt gemäss dem Audit effektiv ein Verstoss vor, so spricht die Gemeinde Freienbach eine Sanktion aus (Konventionalstrafe, Vertragsaufhebung). Die Sanktion ist entsprechend der Schwere des Verstosses zu bestimmen. Die Kosten für ein Audit während der Vertragserfüllungsphase können auf den Anbieter überwälzt werden, sofern dies im Vertrag genau festgehalten wird. 6. Zuständigkeit und Verantwortung, Erfolgskontrolle Jeder, der in der Gemeinde Freienbach Beschaffungen tätigt, ist für die Umsetzung der vorliegenden Richtlinie verantwortlich. Die Umsetzung wird jährlich mittels Stichproben bei Anschaffungen im Wert von über CHF überprüft. Die notwendigen Unterlagen werden von den Bereichsleitern an die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung weitergeleitet, welche die Stichproben- Prüfung durchführt. Diese Kompetenzstelle ist bei der Abteilung Bau angesiedelt. Ansprechperson ist der Abteilungsleiter Bau. Die Kompetenzstelle fasst die entsprechenden Ergebnisse zusammen und rapportiert diese jährlich an den Gemeinderat. Die Stelle steht zudem beratend, unterstützend und koordinierend bei Fragen zum Thema zur Verfügung.

5 Richtlinien nachhaltige Beschaffung Seite 5/7 Anhang Anhang 1: Zusätzliche Anforderungen bei freihändiger Vergabe und Einladungsverfahren Für Aufträge die freihändig vergeben werden oder für die Auswahl von Anbietern für ein Einladungsverfahren ist von Anbietern, die Ihre Leistung im Ausland erbringen, ein spezifisches Zertifikat bzw. eine Mitgliedschaft zu verlangen, welche(s) mindestens die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen beinhaltet. Folgende Mitgliedschaften und Zertifikate werden als Nachweis akzeptiert: Fahrzeuge Baumaterialien: Steine Produkte mit folgenden Zertifikaten: o Fair Stone o Xertifix Bürogeräte (elektronisch) Produkte mit folgenden Zertifikaten: o TCO Certified Berufsbekleidung und weitere Textilien WRAP (Worldwide Responsible Accredited Production)-Zertifizierung Mitgliedschaft bei der Fair Wear Foundation

6 Richtlinien nachhaltige Beschaffung Seite 6/7 Produkte mit folgenden Zertifikaten: o Fairtrade (FLO Certified Cotton) o Naturtextil IVN zertifiziert Best o Naturland Erbringt ein Anbieter einen Nachweis, der nicht den genannten Zertifikaten und Mitgliedschaften entspricht, der aber dennoch die Einhaltung von mindestens den ILO-Kernarbeitsnormen durch ein unabhängiges Audit belegt, so ist dieser Nachweis ebenfalls zu akzeptieren. Sollte die Berücksichtigung der genannten Anforderungen nicht möglich sein (z. B. aufgrund mangelnder Anbieter mit den spezifischen Zertifizierungen bzw. Mitgliedschaften), ist dies im Beschaffungsantrag zu begründen.

7 Richtlinien nachhaltige Beschaffung Seite 7/7 Anhang 2: Entscheidungsbaum Vorgehensweise nachhaltige Beschaffung Gemeinde Freienbach 1 Als Leistungsort gilt der Ort, an dem die Leistung tatsächlich erbracht wird. Wird ein Gut im Ausland hergestellt und in die Schweiz geliefert (z.b. Textilien aus Thailand), gilt als Leistungsort das Produktionsland (Thailand). Wird eine Dienstleistung im Ausland erbracht (z.b. Callcenter in Indien), gilt als Leistungsort das Land, in dem die Anbieterin ihre Dienstleistung erbringt (Indien). Wird eine Bauleistung in der Schweiz erbracht (z.b. Bau einer Strasse in der Schweiz) gilt als Leistungsort die Schweiz. Das gilt auch für den Fall, dass eine Anbieterin ohne Sitz oder Niederlassung in der Schweiz ihre Arbeitnehmerinnen in die Schweiz entsendet, um hier Arbeiten ausführen zu lassen (z.b. Baustelle in Schweiz). (vgl. Empfehlungen des Bundes zur nachhaltigen Beschaffung, 2010)

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