TECHNISCHE DOKUMENTATION

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1 TECHNISCHE DOKUMENTATION Vorgesetzter Release Version Creator Datum TimeTool AG Mittwoch, 15. Februar 2017 Dieses Dokument wurde nach bestem Wissen und Gewissen und mit der erforderlichen Sorgfalt erstellt und geprüft. Sollten sich dennoch Fehler und Versäumnisse eingeschlichen haben, nehmen wir Ihre Hinweise und Anregungen gerne entgegen. TimeTool AG I Uttigenstrasse 54A I CH-3600 Thun +41 (0) I info@timetool.ch I

2 INHALT 1 ARBEITEN ALS MITARBEITER: LOGIN 3 2 AUFBAU 4 3 WEB-PIPO 5 4 PIPO-APP 6 5 SCHEDULER 7 6 VEREINFACHTE ZEITERFASSUNG (VZE) 10 7 REGELARBEITSPLAN ERFASSEN 11 8 MONATSABSCHLUSS 14 9 ARBEITEN ALS VORGESETZTER: ARBEITSPLAN GENEHMIGEN ABWESENHEITEN BEWILLIGEN/ABLEHNEN FEHLERPROTOKOLL (MESSAGE CENTER) ABSCHLUSS 20 Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 2/20

3 1 ARBEITEN ALS MITARBEITER: LOGIN FREISCHALTEN Öffnen Sie TimeTool mit in Ihrem Webbrowser. Geben Sie auf der Login-Seite die erhaltenen Login-Daten ein (User und Passwort) und klicken Sie auf Login. Klicken Sie beim ersten Mal auf «Password forgotten» und geben Sie Ihr Kürzel ein. Klicken Sie anschliessend «Password forgotten» Es wird Ihnen per Mail ein temporäres Passwort zugestellt. Nachdem Sie das temporäre Passwort erhalten haben: Öffnen Sie «Change password». Geben Sie Ihr Kürzel sowie das temporäre Passwort bei «Password» ein. Definieren Sie anschliessend ein neues Password und schliessen Sie ab mit «Change Password». Sie können sich nun mit Ihrem Kürzel und Ihrem neuen Passwort einloggen. Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Login an den Personaldienst Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 3/20

4 2 AUFBAU Unser Web-Interface ist folgendermassen aufgebaut: Spalte Links: Hier befindet sich das Navigations-Menü in welchen das benötigte Tool ausgewählt werden kann. Spalte Mitte: Hier werden die zu bearbeiteten Personen angewählt. Hauptbildschirm: In dieser Übersicht öffnet sich der das im Navigationsmenü angewählte Tool. Sie haben die Möglichkeit die einzelnen Spalten bei Bedarf auszublenden. Benutzen Sie dazu die kleinen Pfeile in der oberen Ecke der jeweiligen Spalte. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 4/20

5 3 WEB-PIPO PiPo (punch in punch out)ist ein virtuelles Terminal (Stempeluhr): Mit diesem Feature können wie an einer realen Stempeluhr Buchungen (kommen, gehen, K/G mit Grund) zum aktuellen Zeitpunkt erfasst werden. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 5/20

6 4 PIPO-APP Im Apple-Store können Sie unsere PiPo-App gratis herunterladen: Nach durch TimeTools erfolgter Lizenzierung müssen Sie folgendermassen vorgehen um die Mobile Stempeluhr nutzen zu können: Öffnen Sie nach dem Download die Einstellungen der App Tragen bei Server-IP oder Server-Hostname ein Tragen Sie bei Account den erhaltenen Benutzernamen ein Tragen Sie bei Password das erhaltener Passwort ein Nun können Sie alle Funktionen welche Ihrem User zugeteilt sind nutzen. Terminal: Hier erfassen Sie Buchungen zum aktuellen Zeitpunkt Buchungen: Hier können Sie Ihre Buchungen einsehen und diese bei Bedarf bearbeiten. Auswertungen: Hier sehen Sie Periodenauswertung mit den errechneten Zeiten. Absenzen: Hier planen Sie hier Ihre Absenzen und habe jederzeit eine Übersicht über den Status Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 6/20

7 5 SCHEDULER Absenzeingabe Mit dem «Scheduler» können Sie jederzeit Ihre Ferien- und Zeitkontingente einsehen (1) und sich über Ihre Abwesenheitsanträge informieren (von Ihnen beantragt / bewilligt / abgelehnt) (2). Die Übersicht können Sie in jeweils unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat, etc.) öffnen (3). Ziehen Sie mit der Maus eine Abwesenheit auf den entsprechen Tag (1). Die Abwesenheit erscheint in orange (beantragt). Wenn Sie zweimal auf den Abwesenheitsantrag (2) klicken, können Sie diesen bearbeiten. Natürlich können Sie die Absenzen ebenfalls in der Monatsübersicht planen. Ihr Vorgesetzter wird nach erfolgter Planung per Mail über Ihren Abwesenheitsantrag informiert. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 7/20

8 Auswertung Unter «Auswertung ( )» können Sie Ihre Wochen- und Monatsauswertung (je nach gewählter Ansicht) einsehen und diese bei Bedarf ausdrucken. Fehlende Buchung erfassen Kontrollieren Sie täglich im Scheduler ob fehlende Buchungen vorhanden sind; Diese werden Ihnen, falls vorhanden, am betroffenen Tag als gelb markiert angezeigt Durch Klicken auf eine leere Fläche am betreffenden Tag, gelangen Sie zu den Details und können die fehlende Buchung eingeben: Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 8/20

9 Um eine fehlende Buchung zu erfassen: 1) Wählen Sie die gewünschte Uhrzeit mithilfe dieses Buttons. 2) Klicken Sie auf «Eingabe», damit die Uhrzeit eingetragen wird. 3) Die Buchung wird ersichtlich und wird mit «Speichern» abgeschlossen. ACHTUNG: Achten Sie darauf das Sie die Stunden und Minuten durch Anklicken bestätigen (Auch bei xx:00, ansonsten wird die Zeit nicht richtig eingetragen. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 9/20

10 6 VEREINFACHTE ZEITERFASSUNG (VZE) Mit der Funktion VZE ist es möglich vereinfacht die Arbeitszeit zu erfassen; Es wird nur die Zeit-Menge (z.b. 8 Stunden) und nicht die Zeit Lage (z.b. 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr) erfasst. Bei Benutzer bei welchen diese Funktion hinterlegt ist, wird beim Klick auf einen Tag im Scheduler eine Spezielle Maske gestartet auf welcher die Zeit-Menge in Stunden und Minuten erfasst werden kann: Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 10/20

11 7 REGELARBEITSPLAN ERFASSEN Mit dem Regelarbeitsplan haben Sie die Möglichkeit Ihr Wochensoll auf die Arbeitstage zu verteilen. Bei einem Wochensoll von 40 Stunden, können Sie diese beliebig auf die Tage verteilen. Dazu das müssen Sie das Startdatum setzen und die Zeiten wie gewünscht anpassen. (Wochensoll muss Summe entsprechen) Nach erfolgter Eingabe wird Ihre Anfrage an Ihren Vorgesetzten zur Genehmigung gesendet. Sobald dieser bewilligt ist, sehen Sie die von Ihnen verteilten Stunden grafisch im Scheduler angezeigt: Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 11/20

12 Beispiel: Zeiten auf Erfassungsmaske: Übersicht Scheduler: Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 12/20

13 Abweichungen vom Regelarbeitsplan erfassen Sie einfach indem Sie die Anfangs- oder Endzeit mit Buchungen verlängern, bzw. verkürzen: Geplante Absenzen werden jedoch linear (hier im Beispiel mit 8h) verteilt: Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 13/20

14 8 MONATSABSCHLUSS Sobald alle Fehler des Vormonats korrigiert sind, können Sie den Button Abschluss ( ) im Scheduler anwählen und somit bestätigen, dass Sie mit dem Zeitnachweis einverstanden sind. Ab jetzt können im abgeschlossenen Monat keine Korrekturen mehr von Ihnen gemacht werden. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 14/20

15 9 ARBEITEN ALS VORGESETZTER: ARBEITSPLAN GENEHMIGEN Als Vorgesetzter können Sie die neu-erfassten oder geänderten Regelarbeitspläne Ihrer unterstellten Mitarbeitenden genehmigen, ablehnen oder mutieren. Klicken Sie hier zu im Menü auf Regelarbeitsplan-Anträge, wählen Sie den gewünschten Antrag aus und wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte. Mail-Workflow Sie erhalten täglich die Absenzanfragen der Ihnen zugeteilten Mitarbeitenden per Mail: Durch klicken auf der in der Mail enthaltenen Link gelangen Sie direkt in den PlanGroup- Screen und können dort die Absenzanfrage bearbeiten. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 15/20

16 10 ABWESENHEITEN BEWILLIGEN/ABLEHNEN Sie finden unter «PlanGroup» alle Ihnen unterstellten Mitarbeitenden. Alle offenen Abwesenheitsanträge sind orange. Bearbeiten Sie diese, indem Sie das orange Feld doppelklicken: Ihre Mitarbeitenden werden jeweils per Mail über den Status ihrer Anfrage informiert. Sie haben weiter die Möglichkeit, der , welches nach dem Bearbeiten der/dem Mitarbeitenden zugestellt wird, eine individuelle Nachricht hinzuzufügen, indem Sie Ihren Text in das entsprechende Feld schreiben. Achtung: Mitarbeitende welche im auf dem Planen-Screen grau-schattiert erscheinen, besitzen ein eigenes Login und können somit Ihre Absenzen selber planen. D.h. Sie können die vom Mitarbeiter geplanten Absenzen hier nur bewilligen oder ablehnen. Bei Mitarbeitenden welche in schwarz angezeigt werden, haben Sie die Möglichkeit per einfaches drag n drop die Absenzen direkt auf dem Planen-Screen einzugeben: Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 16/20

17 Die geplante Absenz kann anschliessend durch ziehen auf die gewünschte Anzahl Tage verlängert oder verkürzt werden, oder durch Doppelklick wie im Mutationsfenster bearbeitet werden: Übersicht: Zu bearbeitende Absenzen = Orange Geplante und bereits bewilligte Absenzen = Spezifische Farbe Abgelehnte Absenzen = Werden auf dem planen-screen nicht angezeigt, sind jedoch im Scheduler ersichtlich Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 17/20

18 11 FEHLERPROTOKOLL (MESSAGE CENTER) Für den Monatsabschluss müssen alle Abwesenheiten eingegeben und alle Fehler korrigiert sein. Um die Korrekturen vorzunehmen öffnen Sie im Menü das «Message Center»: In dieser Übersicht sehen Sie nun div Fehler/Informationen wie z.b.: - Alle Ihnen zugeteilten Mitarbeitenden - Fehlende Buchungen - Zu bewilligende Überzeit - Absenzanfragen wie z.b. Ferien - Kurzabsenzen (z.b. Gehen mit Grund Krankheit) Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 18/20

19 Korrektur fehlende Buchung : Durch Klicken auf die Zeile im Message-Center mit dem zu korrigierenden Fehler, gelangen Sie in den Scheduler welcher die betroffene Woche anzeigt Korrigieren Sie dort die fehlende Buchung anschliessend wie im Kapitel Scheduler beschrieben. Nach der Korrektur verschwindet die Meldung aus dem Message Center. Bewilligen von offenen Absenzanfragen: Durch Anklicken der Zeile mit der Absenzanfrage gelangen Sie direkt auf den «Planen-Screen» und können dort die Absenzen bewilligen oder ablehnen (siehe Kapitel 10): Überzeiten und Kurzabsenzen bewilligen Im Message-Center werden Ihnen ebenfalls Zeiten und Kurzabsenzen angezeigt, welche bewilligt werden müssen: Kurzabsenz Überzeiten Kurzabsenzen: Diese Absenzen entstehen, wenn einer Ihrer Mitarbeitenden am Terminal ein Gehen mit Grund bucht. Sie können diese bewilligen (oder ggf. ablehnen). Überzeiten: Durch setzen des Bewilligungs-Flags können Sie diese Zeiten bewilligen. Wenn Sie eine Zeit nicht bewilligen wollen belassen Sie die betroffene Zeile so wie sie ist. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 19/20

20 12 ABSCHLUSS Sobald bei allen Mitarbeitenden die Korrekturen eingetragen und die Fehler korrigiert wurden, taucht im Message Center bei dem bearbeiteten Mitarbeiter die Auswahl Periodenabschluss auf: Mit Klick in das Kästchen wird der Monatsabschluss ausgeführt. (Beachten Sie dass Sie vorher alle Überzeiten und Kurzabsenzen bearbeitet haben!) Ab jetzt können im abgeschlossenen Monat keine Buchungen oder Korrekturen mehr ausgeführt werden. Sollte es nötig sein, kann nur der Personaldienst den Mitarbeiter wieder entsperren. WICHTIG: Die Mitarbeitenden können erst abgeschlossen werden, wenn der aktuelle Monat (Periode) vorbei ist, also am 1. Tag des Folgemonats. Technische Dokumentation Vorgesetzter Seite: 20/20