BENUTZERHANDBUCH DHL IMPORT EXPRESS ONLINE (IEO)

Transkript

1 DHL Import Express Online (IEO) ist eine Versandlösung innerhalb des Online-Portals MyDHL zur schnellen und präzisen Vorbereitung und Abwicklung Ihrer Sendungen. IEO ermöglicht die effektive Kommunikation zwischen Importeur und Versender, an jedem Ort weltweit via Internet. Importeure haben vollkommene Kontrolle über ihre Importe, während der gesamte Versand von den Versendern vorbereitet und verwaltet werden kann. VORTEILE Der Import-Export-Versand kann mit nur wenigen Klicks komplett online vorbereitet werden, einschließlich der per zugestellten Anweisungen an den Versender, dem Erstellen von Frachtbriefen und Rechnungen sowie der Buchung von Abholungen. Bei der Zusendung von Versandanweisungen an Lieferanten wird Ihre DHL Import Express Kundennummer stets vertraulich behandelt. Sie optimieren die Kommunikation und die Einsichtnahme, da alle Parteien problemlos auf Frachtbriefnummern und Sendungsdaten zurückgreifen können. Der Status der Sendungen kann während des Imports jederzeit eingesehen werden. Dank des vollkommen automatisierten Arbeitsablaufs sparen Sie Papier. Sie können 24 Stunden am Tag Sendungen vorbereiten und verwalten. INHALTSVERZEICHNIS Zugang zum System Registrierung Importeure Versender 1/15

2 ZUGANG UND REGISTRIERUNG Die Nutzung von IEO erfordert keine Software-Installation und ist kostenlos. IEO erfordert lediglich die DHL Express Kundennummer des Importeurs, der Versender benötigt für die Registrierung keine Kundennummer. Log-In über MyDHL Ihr Zugang zu IEO erfolgt für Deutschland entweder über das Versandportal MyDHL über folgenden Link: oder über den direkten Link unter Wenn Sie bereits registriert sind, geben Sie Ihre E- Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein. Log-In über den direkten Link zum System Wenn Sie die Checkbox unterhalb der Login-Felder aktivieren, wird sich das System ihre -ID merken. 2/15

3 ERSTE SCHRITTE Anmeldung Wenn Sie Importeur sind und IEO zum ersten Mal verwenden, müssen Sie sich für den Zugang registrieren. Klicken Sie auf Jetzt registrieren unter dem Login -Button. Halten Sie bitte Ihre DHL Import Express-Kundennummer bereit. Registrierung Als Importeur haben Sie die Möglichkeit, schon bei der Registrierung mehrere DHL Import Express Kundennummern anzulegen; Sie können dies aber auch zu einem späteren Zeitpunkt durch die Bearbeitung Ihres Benutzerprofils nachholen. Als Versender können Sie sich registrieren und ein Benutzerprofil in IEO einrichten. Sie benötigen hierfür keine Kundennummer. 3/15

4 IMPORTEURE VORBEREITUNG VON VERSANDANWEISUNGEN Sie können Adressen der Absender und Empfänger sowie wichtige Sendungsdetails für Sendungsanweisungen eingeben und abspeichern. Ebenso können Sie bereits eingegebene Informationen überprüfen und Sendungen nachverfolgen. Adressdetails (1a) Importeure können Versandanweisungen sowohl vorbereiten, als auch an ihre Versender weiterleiten. oder Sendungen im Auftrag ihrer Versender vervollständigen. Importeure können Versendern eine Einzelautorisierung erteilen, die es dem Versender ermöglicht, einen einmaligen Versand zum Empfänger unter Nutzung der DHL Import Express Kundennummer des Importeurs durchzuführen. Ebenso können Dauerautorisierungen erteilt werden, die den Versender berechtigen, unter Nutzung der DHL Import Express Kundennummer des Importeurs den Empfänger jederzeit zu beliefern. Absender- oder Empfängeradressen finden (1a) Schritt 1a: Zur schnellen Vorbereitung von Versandanweisungen können Sie kürzlich verwendete Absender- und Empfängerinformationen aus den Versenden von/ Versenden an -Drop-Down-Menüs auswählen und durch Anklicken der Schaltfläche Weiter fortfahren. oder Sollten sich Absender oder Empfänger nicht in der Liste zuletzt benutzter Adressen befinden, klicken Sie entweder auf den Link Adressbuch öffnen oder Neuen Versender erstellen, die sich unter dem Versenden von -Feld befinden. Erstellen benutzerfreundlicher Dokumente (1b) Schritt 1b: Um benutzerfreundliche Dokumente zu erstellen, wählen Sie die Sprache des Versenders aus dem entsprechenden Drop-Down-Menü aus und ermächtigen Sie ihn Abholinformationen zu aktualisieren. Wenn es sich um einen neue Adresse handelt, können Sie diese im Adressbuch speichern, indem Sie die Checkbox mit einem Häkchen markieren. Wenn die Checkbox, die es dem Versender erlaubt, die Abholinformationen zu ändern, nicht markiert wurde, können die entsprechen Felder nicht vom Versender bearbeitet werden. 4/15

5 DIE VORBEREITUNG VON VERSANDANWEISUNGEN: SENDUNGSDETAILS Sendungsdetails (2a) Schritt 2a: Importeure können über das Menü Sendungsdetails : Eine Nachricht an den Versender eingeben, wie z. B. zu bestellende Artikel, Auftragsr. und Nutzungshinweise Optional eine Datei anhängen, z. B. eine Bestellung oder ein anderes zugehöriges Schriftstück Bei Bedarf Fracht- und Zollgebühren verschiedenen Kundennummern zuordnen und mit Hilfe des Drop-Down-Menüs die DHL Import Express Kundennummer zur Abrechnung auswählen Angeben, ob Sie bei Versand eine - Benachrichtigung wünschen oder Einstellungen für eine Verfolgungs- einrichten, falls der Versender innerhalb eines bestimmten Zeitraumes die Versandanweisungen nicht befolgt hat Versandangaben (Versandvorbereitung im Auftrag des Versenders) Schritt 2b: Zusätzlich kann der Importeur den Versandauftrag für den Versender mit weiteren Details belegen: Auswahl von Verpackungsart, Stückzahl und Gewicht sowie Angabe einer Inhaltsbeschreibung und eventuelle Zollpflicht ( non-document > zollpflichtig, document nicht zollpflichtig). Ebenso kann festgelegt werden, ob eine Handelsrechnung online erstellt werden soll. Auswahl eines Produktes aus den angezeigten Optionen (es werden nur die Produkte angezeigt, die aufgrund der vom Importeur eingegebenen Informationen verfügbar sind). Wenn das ausgewählte Produkt zum Zeitpunkt des Versands nicht verfügbar ist, kann angegeben werden, ob die schnellste oder günstigste Option gewünscht wird. Liegt für den Versender keine Dauerautorisierung vor, kann festgelegt werden, ob dieser eine Autorisierung benötigt, falls er ein anderes Produkt als vom Importeur vorgegeben wählt. Der geschätzte Liefertermin errechnet sich auf der Grundlage der sofortigen Ausführung des Versands. Der geschätzte Liefertermin ist davon abhängig, ob der Versand sofort eingeleitet wird. 5/15

6 DIE VORBEREITUNG VON VERSANDANWEISUNGEN: ÜBERPRÜFUNG UND WEITERLEITUNG VON ANWEISUNGEN Überprüfung der Sendungsdetails Musterfirma Max Mustermann Musterstraße 11 MUSTERSTADT DE Schritt 3a: Bei Bedarf können die eingegebenen Informationen mit Aktivierung der Checkbox Zusammenfassung anzeigen überprüft werden. Auf der Übersichtsseite ist auch der Status der jeweiligen Versenderautorisierung ersichtlich. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltflächen zurück oder Abbrechen am Seitenende. Klicken sie auf Versandanweisungen, um die Versandanweisungen per an den Versender zu schicken. 6/15

7 Autorisierungen verwalten (Schritt 3b) Schritt 3b: Einrichten von Dauerautorisierungen für Ihre Versender und Erstellung eines Verzeichnisses dieser Versender können Sie mit Hilfe der Autorisierungen verwalten Funktion. Geben Sie die Angaben über Versender (von) und Empfänger (an) durch Auswahl aus den jeweiligen Drop- Down-Menüs für die zuletzt verwendeten Kontakte ein oder aktivieren Sie den Link Adressbuch öffnen für alle anderen Versender, die bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert sind oder klicken Sie auf Neuen Versender/Empfänger erstellen, um Einzelheiten über einen neuen Versender/Empfänger einzugeben. Klicken Sie auf die Kundennummer, die belastet werden soll. Überprüfen Sie die Adressdaten und die Kundennummer Details für Optionen, welcher DHL Express Kundennummer Fracht, Zölle und Steuern in Rechnung gestellt werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dauerautorisierung genehmigen, die sich am Seitenende befindet. Dem Versender steht ein Link für den direkten Zugriff auf IEO zur Verfügung. Der Versender erhält eine Bestätigungs- , dass der Importeur eine Dauerautorisierung für ihn eingerichtet hat. Die enthält die -Adresse des Importeurs, einen direkten Link für den Zugriff des Versenders auf die Anwendung und das Passwort hierfür. Versandhistorie anzeigen und Sendungen verfolgen (Schritt 4) Schritt 4: Zur Ansicht und Nachverfolgung Ihrer Sendungen klicken Sie auf die Schalfläche Archiv/Sendungsverfolgung. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach Optionen zu sortieren wie ID-Nummer, Aktualisierungen, Name des Versenders, Land, - Adresse, Frachtbriefnummer und Status. oder Verfolgen Sie eine abgeschlossene Sendung durch Klicken auf den Sendungsverfolgung -Link in der Spalte Status. Sie können Sendungen auch nach Bedarf aktualisieren/ genehmigen, abbrechen oder neue Versandanweisung eingeben. 7/15

8 WEITERE LINKS UND ANSICHTEN FÜR IMPORTEURE Mein Profil Die Ansicht Mein Profil enthält die Informationen, die Sie bei der Registrierung eingegeben haben. Eine Überprüfung oder Aktualisierung ist jederzeit möglich. Sollten Sie Fragen haben, wie Sie eine bestimmte Ansicht nutzen können, erhalten Sie Hilfestellung hierzu über den Link Hilfe in der Navigationsleiste oder über einen der Hilfe -Links, die sich in der Nähe der Formularfelder befinden. Adressbuch Die Adressbuch -Ansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Angaben über Versender und Empfänger zu speichern. Um neue Versender und Empfänger einzugeben, klicken Sie einfach auf die entsprechende Schaltfläche und füllen sie die obligatorischen Angaben aus. Zum Import/Export von Adressbüchern können sie die entsprechenden Schaltflächen verwenden, die sich am Ende der Seite befinden. Wählen Sie für den Import/Export (Versender oder Empfänger) das entsprechende Adressbuch aus. Geben Sie an, ob die Datei, die importiert/ exportiert werden soll, mit Überschriften versehen ist, hängen sie die Datei an und klicken Sie auf Start Import/Export. Passen Sie die IEO Feldnamen an die Bezeichnungen der CSV-Datei an, die importiert/exportiert werden soll. Klicken Sie auf die Import/Export -Schaltfläche. Sie werden anschließend eine Bestätigungs- erhalten 8/15

9 VERSENDER Eingeben und speichern der Angaben zu Versender und Empfänger, Einstellen wichtiger Versandangaben zur Erstellung von Versandanweisungen, Überprüfung der eingegebenen Informationen und Sendungsverfolgung. Versender haben Zugriff auf IEO: Entweder durch proaktive -Benachrichtigung des Importeurs oder Über den direkten Link dhl.de/express/ieo, mit Hilfe der entsprechenden URL-Link zur Zielseite Schritt 1: Versender können auf IEO zugreifen, indem sie: Den Link anklicken, der in einer proaktiven - Benachrichtigung des Importeurs enthalten ist oder durch Start der Anwendung mithilfe des direkten Links unter Bei der ersten Anmeldung zu DHL Import Express Online mithilfe des in der proaktiven enthaltenen Links und des temporären Kennworts, muss der Versender ein neues Kennwort auswählen, das für alle zukünftigen Sendungen Gültigkeit hat. Direkter Link zur Zielseite Bereits registrierte Versender werden auf einer Startseite angezeigt, die in zwei Abschnitte unterteilt ist: Neue Sendungen vorbereiten (reverse shipments): für Versender zur Vorbereitung einer Versandanforderung an einen Kunden; die Frachtgebühren werden dem Kunden in Rechnung gestellt, nachdem der DHL Express Kunde den Antrag genehmigt hat. Sendungen verwalten: zeigt die Versandanweisungen des Importeurs an. Durch Markieren der gewünschten Versandanweisung und Klick auf Sendung erzeugen gelangen Sie zur Zusammenfassung der Sendungsdaten. 9/15

10 VERSANDANFRAGEN: ZUSAMMENFASSUNG DER VERSANDDATEN Zusammenfassung der Versanddaten Schritt 2: Musterfirma Max Mustermann Musterstraße 11 MUSTERSTADT DE Wenn der URL-Link in der verwendet wird, um auf das Programm zuzugreifen, kann der Versender eine Zusammenfassung der Versandanweisungen des Importeurs einsehen. Um die Versandanforderung so zu übernehmen wie sie vom Importeur eingestellt wurde, klicken Sie auf Allgemeine Transportbedingungen akzeptieren und Sendung bestätigen. oder Wenn Sie die Versandanforderung zwar annehmen, aber vorher noch Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche aktualisieren oder Wenn Sie den Versand ablehnen möchten, klicken sie auf die Schaltfläche Ablehnen und tragen Sie in das sich öffnende Fenster den Grund für die Ablehnung ein. VERSANDANFRAGEN: VERSANDOPTIONEN Sendungsdetails Schritt 3: Mit Klick auf die Schaltfläche aktualisieren können zusätzliche Informationen wie Verpackungstyp, Stückzahl, Gewicht, Inhaltsbeschreibung, und falls erforderlich, den angegebenen Zollwert einfügen. Ebenso kann die Erzeugung einer Proforma- oder Handelsrechnung angefordert werden. s IEO unterstützt den Versender sogar bei der Entscheidung, ob die Sendung als zollpflichtige Sendung zu betrachten ist oder nicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entscheidungshilfe, die sich auf der rechten Seite des Feldes Sendungsstatus befindet. Importeure aus den USA, die zollpflichtige Sendungen verschicken, müssen zudem aus dem Drop-Down-Menü eine gültige ITN oder eine Befreiung von der FTR eingeben. 10/15

11 Zollinformationen Schritt 4: Wurde in Schritt 3a die Checkbox Ich möchte eine Proforma- oder Handelsrechnung mit IEO erstellen aktiviert, können sie nun Ihre Rechnungsdaten eingeben. Geben Sie Wareninformationen an, indem Sie die Formularfelder ausfüllen, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang solange, bis alle Wareninformationen eingegeben wurden. s Zu den optionalen Angaben, deren Eingabe für die Ansicht der Rechnung nicht erforderlich sind, gehören Rechnungsnummer, Geschäftsbedingungen, Andere Anmerkungen, und Andere Gebühren. Es ist möglich, eine Auflistung warenbezogener Informationen einzugeben. en Sie zum Beispiel einfach die Beschreibung der Sendung ein, das Herkunftsland, Menge, Maßeinheit und Preis je Einheit. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die jeweiligen Listen hinzuzufügen. Sobald Sie die Proforma- oder Handelsrechnungsinformationen abgeschlossen haben, können Sie diese Rechnung Ihren Rechnungsvorlagen hinzufügen, indem Sie die untere Checkbox anklicken und die neue Vorlage mit einem Dateinamen versehen. Service-Optionen Schritt 5: Die Ansicht Service-Optionen zeigt alle verfügbaren Produkte und Dienstleistungen an, entsprechend den eingegebenen Angaben zu Herkunft, Bestimmungsort und Sendungsdetails. Auch die letztmögliche Abholzeit in dem jeweiligen Land des Versenders wird angezeigt. Wählen Sie das DHL Produkt, das sich für Ihre Versandanforderungen am besten eignet. Falls der Importeur das Produkt bereits ausgewählt hat, überprüfen Sie die Verfügbarkeit und gehen Sie zu der Ansicht Sendung bestätigen, indem Sie auf Ich akzeptiere die allgemeinen Transportbedingungen klicken. 11/15

12 VERSANDANFRAGEN: VERSANDBESTÄTIGUNG Versand bestätigen Schritt 6: Ausgehend von der Ansicht Sendung bestätigen, können Sie bereits eingegebene Daten ändern, indem sie auf die Schaltfläche Zurück klicken. Durch Klick auf Allgemeine Transportbedingungen akzeptieren und Sendung bestätigen wird die Sendung bestätigt und der Vorgang abgeschlossen. Die Versandanweisung kann durch Anklicken der Schaltfläche Abbrechen jederzeit abgebrochen werden. Schritt 7: Nach Bestätigung der Sendung gelangen Sie automatisch in den Bereich Abholung buchen. Hier können Sie Angaben zur Buchung der Abholung vornehmen. Wählen Sie die Druckfunktion aus und geben Sie die Anzahl der gewünschten Ausdrucke an. Schritt 8: Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau um die Dokumente zu überprüfen, die Sie drucken möchten (Zusammenfassung der Sendung, Frachtbrief, Rechnung) und klicken Sie dann auf Drucken. VERSANDANFRAGEN: DOKUMENTE DRUCKEN 12/15

13 VERSANDGENEHMIGUNG EINHOLEN Versender können Versandanforderungen vorbereiten und an den Importeur schicken. Es ist eine Genehmigung des Importeurs erforderlich, damit der Versender einen solchen Versandantrag weiter bearbeiten kann. Die Versandgebühren werden dem Importeur in Rechnung gestellt. Versandanweisungen Schritt 1a - Versender: Der Versender meldet sich bei IEO an. Wählen Sie einen Empfänger aus dem Adressbuch. Geben Sie die Einzelheiten für den Versand an und wählen Sie einen Importeur aus der Drop-Down-Liste aus (wenn zuvor noch keine Importeur-Versender- Transaktionen durchgeführt wurden, muss der Versender die -Adresse des Importeurs eingeben). Wählen Sie ein Produkt aus. Fordern Sie die Genehmigung an. Der Importeur wird durch eine informiert. Versender/Empfänger-Angaben Schritt 1b - Importeur: Der Importeur erhält eine -Benachrichtigung und meldet sich bei IEO an. Überprüfen Sie die Versandanfrage. Aktualisieren Sie die Nachricht an den Versender und die Zahlungsinformationen, falls erforderlich. Sie können die Versandanfrage annehmen oder ablehnen. Der Versender wird durch eine informiert. Schritt 1c - Versender: Der Versender erhält eine -Benachrichtigung und meldet sich bei IEO an Überprüfen Sie die Versandanfrage auf Aktualisierungen durch den Importeur. Drucken Sie die Versanddokumente und vereinbaren Sie einen Abholtermin. 13/15

14 Festlegen des Abholtermins Wenn Sie keine regelmäßige Abholungen zu bestimmten Terminen vereinbart haben, können Sie einen Termin ganz einfach mit Hilfe der Registerkarte Abholung vereinbaren anfordern. Es können mehrere Sendungen zum selben Termin abgeholt werden. Anforderung / Überprüfung von Autorisierungen Führen Sie Aufzeichnungen über alle Dauerautorisierungen, die Ihnen von Importeuren erteilt wurden. Dauerautorisierung Fordern Sie eine Dauerautorisierung von einem Importeur an, um regelmäßige Sendungen durchzuführen. Geben Sie die -Adresse des Importeurs ein. Wählen Sie einen Empfänger Führen Sie die gleichen Schritte durch wie in dem Verfahren für einmalige. 14/15

15 SONSTIGE LINKS UND ANSICHTEN FÜR VERSENDER Mein Profil Die Ansicht Mein Profil enthält die Informationen, die der Importeur eingegeben hat. Für den Versender ist eine Überprüfung oder Aktualisierung jederzeit möglich. Dazu geben sie einfach die neuen oder geänderten Informationen ein und klicken auf die Schaltfläche Bestätigen. Durch Aktivierung der Checkbox Immer eine Abholung buchen wird der Versender immer automatisch zur Buchung einer Abholung aufgefordert. Sollten Sie Fragen haben, wie Sie eine bestimmte Ansicht nutzen können, erhalten Sie Hilfestellung hierzu über den Link Hilfe in der Navigationsleiste. Zusätzliche Hilfe finden Sie in den Versandformularen, indem Sie die verschiedenen Hilfe-Links anklicken, die sich auf der rechten Seite einiger Formularfelder befinden. Vorlagen für Handelsrechnungen/Proforma-Rechnungen Sobald Sie die Proforma- oder Handelsrechnungsinformationen abgeschlossen haben, können Sie diese Rechnung Ihren Rechnungsvorlagen hinzufügen, indem Sie die untere Checkbox anklicken und die neue Vorlage mit einem Dateinamen versehen. Adressbuch Das Adressbuch speichert alle Informationen über den Empfänger. Sie können also Sendungen ohne wiederholte Eingabe der gleichen Kontaktinformationen vorbereiten. Benutzen Sie das Feld Finden, um nach Namen zu suchen oder sehen Sie ihre Kontakte mit einer Vielzahl von Sortier-Optionen in der Drop-Down-Liste In Spalte enthalten ein. Germany GmbH, Marketing Services, Stand März /15