EMS - Nachschlagen im Katalog, Direkte Bestellung und Angebotsanfrage (RdO)

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1 Version DE HANDBUCH - VERGABESTELLEN EMS - Nachschlagen im Katalog, Direkte Bestellung und Angebotsanfrage (RdO) Inhalt 1. Einführung in den EMS: rechtliche Bestimmungen, Nutzungsbedingungen und Zugang zu den Modulen 2. Nachschlagen im Katalog und Senden einer Direkten Bestellung 3. Erstellung und Veröffentlichung einer Angebotsanfrage (RdO) Grüne Nummer Vergabestellen AGENTUR FÜR ÖFFENTLICHE AUFTRÄGE - SÜDTIROL AGENZIA PER APPALTI PUBBLICI ALTO ADIGE

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3 Die Bildschirmansichten im vorliegenden Handbuch können teilweise von jenen des Online-Systems abweichen. Das ist auf die laufenden Arbeiten zur Verbesserung der Webseiten des Systems zurückzuführen. Das Handbuch wird regelmäßig aktualisiert. Es wird empfohlen, in regelmäßigen Zeitabständen die Verfügbarkeit der aktuellsten Version auf dem Portal Informationssystem Öffentliche Verträge zu überprüfen. Inhaltsverzeichnis 1. Einführung in den EMS: rechtliche Bestimmungen, Nutzungsbedingungen und Zugang zu den Module RECHTLICHE BESTIMMUNGEN UND NUTZUNGSBEDINGUNGEN ZUGANGSMODALITÄT ZU DEN MODULEN ELEKTRONISCHER MARKT UND KATALOG Nachschlagen im Katalog und Senden einer Direkten Bestellung NACHSCHLAGEN IM KATALOG FÜR DIE PRODUKTSUCHE Erstellung Erwerbsbestellung Verwaltung Erwerbsbestellung Erstellung und Veröffentlichung einer Angebotsanfrage (RdO) Zugang zum Elektronischen Markt Angebotsanfrage (RdO) Schritt 1: Eingabe Detailinformationen Schritt 2: Kategorien Schritt 3: Teilnahme- und wirtschaftliche Kriterien Schritt 4: Lose Schritt 5: Anfragen zur Versendung von Dokumenten Schritt 6: Anlagen Schritt 7: Datum Schritt 8: Eingeladen Schritt 9: Einladungsschreiben Schritt 10: Zuschlagserteilung

4 1. Einführung in den EMS: rechtliche Bestimmungen, Nutzungsbedingungen und Zugang zu den Module 1.1. RECHTLICHE BESTIMMUNGEN UND NUTZUNGSBEDINGUNGEN Der elektronische Markt ist derzeit im Art. 328 der Durchführungsverordnung vom Kodex der öffentlichen Verträge reglementiert, womit auch das DPR 101/2002 außer Kraft gesetzt wurde mit welchem der elektronische Markt eingeführt wurde. Die Norm gibt vor, dass die Vergabestelle auf den elektronischen Markt zurückgreifen kann, um Ankäufe von Gütern und Dienstleistungen unter dem EU-Schwellenwert durchzuführen. Der Absatz 4 vom Art. 328 sieht vor, dass die Vergabestellen, indem sie sich dem elektronischen Markt bedienen, Ankäufe von Gütern und Dienstleistungen unter Schwellenwert durchführen können: a) mittels einem Aufruf zum Wettbewerb der innerhalb vom elektronischen Markt veröffentlichten Angebote (Direktvergabe) oder der erhaltenen Angebote auf Basis einer Angebotsanfrage, welche an die zugelassenen Lieferanten gerichtet wurden; b) unter Anwendung der Ankaufsverfahren in Regie von denen im Kapitel II. Diese Ankäufe können mittels direkter Bestellung oder Angebotsanfrage durchgeführt werden (Art. 328 DVO, Absatz 4, Buchst. a)). Sie müssen unter Einhaltung der nationalen und europäischen Grundsätze im Bereich der Vergaben durchgeführt werden, darunter der Grundsatz der Gleichbehandlung, der Nichtdiskriminierung, der Transparenz und der Vereinfachung der Verfahren (Absatz 2). Für Ankäufe mit Beträgen unter ,00 kann die Vergabestelle mit dem direkten Ankauf im EMS Katalog fortfahren. Für Ankäufe mit einem Betrag über ,00 ist es notwendig, eine Angebotsanfrage (RdO) durchzuführen. Im Falle der Angebotsanfrage (RdO) gemäß Buchstabe a), legt die Vergabestelle eine ausreichende Frist für die Einreichung der Angebote fest, unter Berücksichtigung der im Artikel 70, Absatz 1, vom Kodex festgelegten generellen Grundsätze. Zu berücksichtigen sind somit die Komplexität der Leistung, die Gegenstand des Auftrags ist, und die für die Ausarbeitung der Angebote normalerweise erforderliche Zeit, wobei sie auf jeden Fall die in diesem Artikel festgelegten Mindestfristen beachten müssen. Der Elektronische Markt der Autonomen Provinz Bozen (EMS) entsteht unter diesen Voraussetzungen und gestaltet sich als digitaler Markt, in dem die Vergabestellen Erwerbsbestellungen ausstellen oder RdO veröffentlichen können, indem sie den Katalog der Angebote einsehen. Unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit muss die Vergabestelle, die auf den EMS zugreift, mit dem Ziel verfahren, vorteilhafte Konditionen für die eigene Körperschaft zu erhalten. Es erweist sich als zweckdienlich, jegliche Ausgabe mit eigenen Screenshots zu belegen, indem die Angemessenheit des Einkaufspreises markiert wird und somit daraus die Güte der Aktion des Einkäufers entnommen werden kann. Im folgenden Beispiel führt die einkaufende Vergabestelle das Ergebnis aus der Recherche im nationalen MEPA an, in welchem sie das gewünschte Produkt nicht ermitteln konnte. 4

5 Mit der Recherche fortfahren mittels einem Vergleich zwischen den Produkten der im EMS qualifizierten Wirtschaftsteilnehmer, anhand dessen das gewünschte Gut ermittelt wird. Dann kann mit dem Ankauf fortgefahren und das Ergebnis aufgezeigt werden. 5

6 1.2. ZUGANGSMODALITÄT ZU DEN MODULEN ELEKTRONISCHER MARKT UND KATALOG Um auf die Module Elektronischer Markt und Katalog zuzugreifen, ist es notwendig, über die Homepage des ISOV Portals mit Benutzername und Passwort einzusteigen und das entsprechende Menü auszuwählen. 6

7 2. Nachschlagen im Katalog und Senden einer Direkten Bestellung Katalog Um mit dem Senden einer direkten Bestellung fortzufahren, ist es möglich, im Abschnitt Katalog nachzuschlagen, um die Angebote der einzelnen Wirtschaftsteilnehmer zu vergleichen. Um nachzuschlagen und den Ankauf zu vervollständigen, klicken Sie auf Katalog NACHSCHLAGEN IM KATALOG FÜR DIE PRODUKTSUCHE Es ist möglich, ein Produkt mittels der freien Suchfunktion zu suchen oder indem die Güterkategorien durchsucht werden. Um die Unterkategorien zu sehen, ist es notwendig, auf das Symbol zu klicken, welches sich links vom Namen der Makrokategorie befindet. Die neben der Makrokategorie angezeigte Nummer gibt die Anzahl der vorhandenen Unterkategorien wieder. Innerhalb einer Unterkategorie (Produktkategorie) ist es möglich, die im Abschnitt links auf der Seite zur Verfügung stehenden Suchfilter zu verwenden. 7

8 Im Abschnitt links auf der Seite ist auch eine Liste der Produktkategorien zu finden, die im selben Zweig vom Katalog vorhanden sind. Klickt man auf den Namen der Kategorie erhält man Zugang zum Detail. Sobald die Produkte, die von Interesse sind, identifiziert sind, ist es möglich, diese dem Warenkorb über das entsprechende Symbol hinzuzufügen. 8

9 Es ist auch möglich, zwei oder mehrere Elemente (Produkte) zu vergleichen. In diesem Fall stellt das System eine Vergleichstabelle zur Verfügung. Die Tabelle wird sichtbar, indem auf die Schaltfläche Produkte vergleichen, zu finden im oberen Bereich der Seite, geklickt wird. Die Produkte, die mit dem Symbol Konvention gekennzeichnet sind, sind Produkte die innerhalb einer Konvention vorhanden sind. Um auf die Details der Konvention zu gelangen und eventuell mit dem Ankauf fortzufahren, klicken Sie auf das Symbol Zum Detail laut Konvention. Die drei Symbole, welche sich neben der freien Suchfunktion befinden, ermöglichen dem Benutzer jederzeit auf folgende Abschnitte (von links nach rechts) zuzugreifen, u.z. zur Auflistung der Kategorien, zum Warenkorb in Ausarbeitung und zum Archiv der ausgestellten Bestellungen oder Entwürfe. 9

10 Bestellungen 2.2. Erstellung Erwerbsbestellung Innerhalb vom Warenkorb ist es möglich, mit dem Senden der Bestellung fortzufahren, indem auf die Schaltfläche Bestellung erstellen geklickt wird (klickt man auf Angebotsanfrage wird man hingegen auf die Erstellung einer neuen RdO verwiesen (siehe Paragraph 1 vom vorliegenden Handbuch). In der nachfolgenden Seite werden die Titeldaten der Bestellung angefordert: CIG Kode, verpflichtend einzugeben; Anmerkungen für den Lieferanten, in denen der Benutzer diverse Aspekte bezüglich der Bestellung definieren kann, welche dem Lieferant mitzuteilen sind. Es kann auch ein Dokument hinzugefügt werden; Rechnungsadresse, es wird die Rechnungsadresse angegeben; Lieferadresse, es wird die Adresse angegeben wohin die Ware gesendet werden soll. Es ist möglich, die Daten, die in der Rechnungsadresse vorhanden sind, zu übertragen; Zusammenfassung der Produkte, es sind Details der Ware angegeben, die man ankaufen möchte. Im Abschnitt PRODUKTE hat der Benutzer die Möglichkeit, entweder die Mengenangabe zu ändern oder das Produkt aus der Bestellung zu entfernen. Nachdem die Titeldaten der Bestellung ausgefüllt sind ist es möglich: Die Bestellung als Entwurf zu speichern; Die Bestellung zu speichern und zusätzliche Dokumentation vom Wirtschaftsteilnehmer anzufragen; Mit der Versendung der Bestellung fortzufahren und somit die.pdf Datei herunterzuladen. 10

11 Wenn man sich entscheidet, zusätzliche Dokumente vom Wirtschaftsteilnehmer anzufragen, wird es notwendig sein, eine zusätzliche Maske auszufüllen und auf Mitteilung für den Lieferanten zu klicken. Wenn man sich hingegen entscheidet, die Bestellung direkt dem Wirtschaftsteilnehmer zu übermitteln, muss man auf Fortfahren und herunterladen klicken. Um die Bestellung dem Lieferanten senden zu können, ist es notwendig, die.pdf Datei herunterzuladen, digital zu unterschreiben und wieder ins System hochzuladen. 11

12 Nachdem die Datei heruntergeladen wurde auf Fortfahren um die Bestellung zu senden klicken. Die digital unterschriebene Datei daraufhin hinzufügen (es ist möglich mit der Prüfung der digitalen Unterschrift fortzufahren indem auf Überprüfen geklickt wird) und auf Bestellung an den Lieferanten senden klicken. 12

13 2.3. Verwaltung Erwerbsbestellung Der Wirtschaftsteilnehmer erhält eine Mitteilung mittels und wird sich mit dem System verbinden, um die Bestellung anzunehmen oder abzulehnen und eventuelle Anmerkungen einzugeben. Der Wirtschaftsteilnehmer registriert anschließend im System die Erledigung der Bestellung. Im Abschnitt Bestellungen können somit Bestellungen mit folgendem Status vorhanden sein: ENTWURF: Bestellung noch zu verwalten; ANFRAGE DOKUMENTATION: in Erwartung zusätzlicher Dokumente seitens des Wirtschaftsteilnehmers; IN GENEHMIGUNG: in Erwartung der Genehmigung seitens des Verantwortlichen; BESTÄTIGT: dem Wirtschaftsteilnehmer übermittelt; ANGENOMMEN: der Wirtschaftsteilnehmer hat die Bestellung angenommen; ABGELEHNT: der Wirtschaftsteilnehmer hat die Bestellung abgelehnt; ANNULLIERT: der Einkäufer hat die Bestellung annulliert; VERSENDET: die Bestellung wurde abgeschickt; ERHALTEN: die Vergabestelle hat die Leistung/Ware erhalten. Um die vom Wirtschaftsteilnehmer eingegebenen Anmerkungen zu sehen, muss auf Nr. Verfahren geklickt werden. 13

14 Es ist auch möglich die Liste der Bestellungen in csv Format herunterzuladen indem auf Liste der Bestellungen herunterladen geklickt wird. Der Vorgang wird mit der Registrierung im System vom Empfang der Ware/Leistung und der Veröffentlichung des Ergebnisses abgeschlossen. Um im System den Empfang der Ware/Leistung zu registrieren, muss auf die Nummer der betreffenden Bestellung geklickt werden und dann auf die Schaltfläche Empfang bestätigen. 14

15 Das Ergebnis veröffentlichen indem auf das eigens vorgesehene Symbol geklickt wird und die folgende Maske vervollständigen. Nach Veröffentlichung der Maske Neues Ergebnis auf Speichern und Weiter klicken. 15

16 3. Erstellung und Veröffentlichung einer Angebotsanfrage (RdO) 3.1. Zugang zum Elektronischen Markt Um eine RdO im EMS zu erstellen, ist es notwendig, über die Homepage des ISOV Portals mit Benutzername und Passwort einzusteigen und auf das Modul Elektronischer Markt zuzugreifen Angebotsanfrage (RdO) Im Menü auf der linken Seite den Menüpunkt Neue Angebotsanfrage auswählen Schritt 1: Eingabe Detailinformationen Es ist möglich, Daten zu importieren, indem Sie den CIG eingeben und auf Importieren klicken, oder fortzufahren, ohne die Daten zu importieren. 16

17 Die in der darauffolgenden Seite vorgesehenen Felder ausfüllen und auf Speichern und Weiter klicken. Nachdem gespeichert wurde, ist es möglich, den Vorgang für die Erstellung der RdO auch in einem zweiten Moment wieder fortzusetzen über die Funktion Anfragen in Ausarbeitung, welche im Menü auf der linken Seite zur Verfügung steht Schritt 2: Kategorien Mit der Auswahl der betreffenden Güterkategorien fortfahren. Auf Hinzufügen klicken, dann die betreffenden Güterkategorien auswählen und auf die Schaltfläche Speichern und Weiter klicken. Um hingegen wieder zur Erstellung der RdO zu gelangen, auf Zurück zum Detail der Ausschreibung klicken. 17

18 Schritt 3: Teilnahme- und wirtschaftliche Kriterien Mit der Eingabe der Teilnahme- und wirtschaftlichen Kriterien fortfahren. Die nachfolgende Maske vervollständigen und auf Speichern und Weiter klicken. Es ist möglich, eine detaillierte Beschreibung aller im System vorhandenen Formeln für die Punkteberechnung zu erhalten indem auf Funktion der Punkteberechnung geklickt wird. Mit der Eingabe von mindestens einem Los fortfahren. 18

19 Schritt 4: Lose Für jedes Los ist es notwendig, die Detailmaske zu vervollständigen. Wenn das Feld Ausschreibungsbetrag nicht angegeben wird, ist der Betrag des Loses frei festsetzbar. Dieser Wert muss ausgefüllt werden wenn Angebote mit prozentuellem Abschlag angefordert werden. Wenn dieser Wert nicht angegeben wird ist es auf jedem Fall notwendig mindestens das Feld Geschätzter Betrag auszufüllen. Wenn die RdO mit dem Kriterium Wirtschaftliche günstigstes Angebot eingestellt ist, muss auch die Maske für die Definition der Punktezahl für das technische Angebot ausgefüllt werden. Insbesondere muss im Feld Wettbewerbsbehörde die Punktezahl für die Qualität eingegeben werden, im Feld Bewertungsbogen ist es möglich einen technischen Bewertungsbogen aufzurufen während im Feld Insgesamt die Gesamtpunktezahl für das technische Angebot eingegeben wird (maximaler Wert). 19

20 Schritt 5: Anfragen zur Versendung von Dokumenten Im Abschnitt Anfragen zur Versendung von Dokumenten muss der Benutzer die Bewertungselemente angeben (Dokumente, physisches Muster, Begebenheiten), welche den Inhalt des Umschlags mit den Verwaltungsunterlagen bilden. Um eine neue Anfrage einzugeben, ist es notwendig, eine Beschreibung einzugeben. Für den Fall von zusammengeschlossenen Bietern muss definiert werden, ob eine gemeinsame Übermittlung vorgesehen ist. In diesem Abschnitt ist es möglich, eine Vorlage hinzuzufügen, die über die Schaltfläche Durchsuchen vom eigenen Computer ausgewählt werden kann. Dieser Abschnitt steht auch auf Losebene zur Verfügung. In diesem Fall können die Anfragen administrativer, technischer oder wirtschaftlicher Art sein. 20

21 Schritt 6: Anlagen Es ist möglich, Dateien zur RdO anzuhängen. Dafür muss auf den Abschnitt Anlagen zugegriffen werden. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, ist es notwendig, eine Beschreibung einzugeben und die hinzuzufügende Datei auszuwählen, indem diese mit der Funktion Durchsuchen auf dem eigenen Computer ausgewählt wird. Die maximale Größe für jedes einzelne Dokument beträgt 40 MB. Der Wirtschaftsteilnehmer kann auf die Dokumentation unter den Details der RdO zugreifen und diese auf den eigenen Computer herunterladen. Dieser Abschnitt steht auch auf Losebene zur Verfügung Schritt 7: Datum Im Abschnitt Datum muss der Benutzer den Zeitraum angeben innerhalb welchem die Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot einreichen können. 21

22 Schritt 8: Eingeladen Im Abschnitt Eingeladen muss der Benutzer die zur RdO einzuladenden Wirtschaftsteilnehmer auswählen. Es ist möglich die Wirtschaftsteilnehmer mittels folgender Filterfunktionen zu suchen: Produktkategorie. Der Benutzer gibt einen Schlüsselbegriff oder einen Teil davon ein, um die Kategorie zu ermitteln, aus welcher die einzuladenden Lieferanten ausgewählt werden können; Bekanntmachung für die Qualifikation. Der Benutzer wählt aus dem Drop-down Menü die Bekanntmachung für die Qualifikation aus, aus welcher die einzuladenden Lieferanten ausgewählt werden können; Firmenname/Steuernummer/MwSt. Nr.; Status Adressenverzeichnis, es kann ausgewählt werden zwischen Unterbrochen, Operativ, Gelöscht. Nachdem die Wirtschaftsteilnehmer, die von Interesse sind, ermittelt wurden, ist es möglich diese einzeln auszuwählen mittels der Schaltfläche Auswählen oder alle auf einmal mittels der Schaltfläche Alle einladen. Der Wirtschaftsteilnehmer kann entfernt werden mittels der Schaltfläche Entfernen. 22

23 Schritt 9: Einladungsschreiben Abschließend ist es im Abschnitt Einladungsschreiben möglich, den Text der vom Einladungsschreiben zu überprüfen und eventuell zu ändern. Es ist auch möglich, eine Datei als Anlage zu dieser hinzuzufügen. Nach Abschluss vom Vorgang für die Erstellung der RdO (alle zwingend vorgeschriebenen Daten müssen eingegeben sein) ist es möglich, mit deren Veröffentlichung fortzufahren mittels der Schaltfläche Veröffentlichen Schritt 10: Zuschlagserteilung Nach erfolgter Einreichung des Angebotes kann der Benutzer die Zuschlagserteilung vollenden, indem zuerst auf Zuweisen und dann auf Bestätigen geklickt wird. 23

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