Dokumentenmanagement mit SAP Engineering Control Center. Jonathan Bächle, Dr. Arne Gaiser PLM-Infotag CH-Regensdorf

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1 Dokumentenmanagement mit SAP Engineering Control Center Jonathan Bächle, Dr. Arne Gaiser PLM-Infotag CH-Regensdorf

2 Das werden Sie erfahren s und Office-Dokumente verwalten Dokumente wiederfinden Dokumente freigeben, Versionieren und Ändern Digitale Signaturen Viewing von Dokumenten

3 Welche Dokumente gibt es? Berechnungen Spezifikationen Meßprotokolle Fließschemata Zeichnungen Datenblätter QM-Handbuch Projektdokumentation IH-Meldung Schadensbericht Bilder, Fotos, Videos TÜV-Abnahmeprotokolle Servicedokumentation Randbedingungen: DIN, ISO, GoB GoBs GPDPDU, 21CFR Part 11 (FDA) SOX EU-Maschinenrichtlinie... und welche Bedeutung haben sie für und in Prozessen?

4 Welche Dokumente gibt es? Und vor allem, wo? Unterlagen sind in verschiedenen Systemen abgelegt. Unterlagen sind redundant vorhanden, aber welches ist das aktuelle und gültige? Unterlagen sind oft nur auf Zuruf verfügbar.

5 Dokumentenverwaltung mit SAP Funktion und Integration Integrationen mit Anwendungen wie Office, CAD Klassifizierung Archiv Änderungsdienst Dokument Akten, Ordner, Mappen Workflow Objektverknüpfungen zu Materialstamm, Equipment, Technischer Platz Funktionen: Versionsverwaltung Dokumentstrukturen Suchfunktionen Statusverwaltung Verteilung Klassifizierung

6 Was ist ein Dokument in SAP? Verwaltungs-Daten und Inhalt (Content)

7 Was leistet SAP DMS? Verwaltung von Dokumenten aller Art Formulare, s, Office, PDF, CAD-Baugruppen, Zeichnungen, Pläne, Photos Schneller Zugriff auf prozessrelevante Dokumente Zentrale Ablage der Dokumente und Archivierung Berücksichtigung rechtlicher Bestimmungen Schnelles Wieder finden - Klassifikation, Volltextsuche, Cross Objects Anzeige / Visualisierung Freigabewesen, Versionierung Workflow zum Abbilden fachlicher Prozesse Dokumentenverteilung Einbringen von Dokumenten / Bearbeiten mit Anwendungen Einsortieren, Strukturieren, Verknüpfen mit anderen SAP-Objekten Output Management

8 Import durch drag&drop auf SAP Engineering Control Center Import beliebiger Daten, die außerhalb von SAP liegen, per drag&drop Es wird automatisch ein passender Dokument-Stammsatz in SAP angelegt Dieser kann wie alle anderen verknüpft werden, geprüft, freigegeben, versioniert werden,...

9 Integration von -Systemen in SAP Engineering Control Center ++outlook Interaktion mit SAP direkt aus Outlook Ablage selektierter s inkl. Anhänge im aktiven Ordner Ablage von s als Dokument Übernahme der Anhänge als Originale Übernahme beschreibender Informationen in SAP-Klassifikation: Empfänger, Absender, Datum, SAP-Volltextsuche zur Suche im Inhalt der Dokumente (TREX)

10 SAP Engineering Control Center ++outlook - DSC Zusatzmodul zur Integration von Microsoft Outlook mit Anhängen, automatisch klassifiziert

11 Verwalten von Office-Dokumenten in SAP SAP Engineering Control Center Integration von Microsoft-Office Direkter Zugriff auf Word-, Excel- und Powerpoint-Dokumente zum Bearbeiten / schreibgeschützt öffnen Bidirektionale Synchronisierung von MS- Office Eigenschaften mit SAP-Feldern Attributtransfer von ECTR nach MS Office (hier MS Word) auf Basis von vordefinierten Vorlagen ECTR Menüleiste in den MS Office Applikationen (Word, Excel und PowerPoint) Erstellen und Pflegen von Dokumenten mit Referenzen und Links Im Lieferumfang von SAP Engineering Control Center enthalten

12 Verwalten von Office-Dokumenten in SAP SAP Engineering Control Center Integration von Microsoft Office

13 Office-Integration in SAP Engineering Control Center Datenkonsistenz zwischen SAP und Office-Dokument Erzeugen, Suchen, Laden und Speichern von Office-Dokumenten Versionieren / Revisionieren Unterstützung Mehrfenster-Modus Verknüpfung mit anderen SAP-Objekten Anzeige von SAP-Feld-Attributen in Office-Dokumenten PDF-Erstellung von Dokumenten bei Freigaben (als Hintergrundsprozess) Notizfunktionen

14 ECTR - Office-Integration Dokumentvorlagen verwenden Anzeige von PLM- Attributen im Dokument

15 Dokumenten-Lebenszyklus Neutralformaterstellung Abgelegt (Accessible) Version 00 Entwurf (Draft) Version 00 Prüfung (Review) Version 00 Freigegeben (Approved) Version 00 In Änderung (in Change) Version 00 Abgelöst (Retired) Version 00 Änderung in neuer Version Neutralformaterstellung Vorgängerversion erhält automatisch Status in Änderung, Bestempelung Neutralformat Bei Freigabe von Version 01 Abgelegt (Accessible) Version 01 Entwurf (Draft) Version 01 Prüfung (Review) Version 01 Freigegeben (Approved) Version 01

16 Der Lebenszyklus eines Dokumentes Versionen und Gültigkeiten

17 SAP ECTR Office- und -Integration Hohe Prozessintegration Schnelle Recherche nach vielfältigen Suchlogiken Speichern von Suchabfragen erlaubt schnelle Recherche Zentrale Verwaltung aller Dokumente und geschäftsprozessrelevanten s Volltextindizierung von Dokumenten und s Hohe Performance bei dynamisch wachsenden Datenmengen

18 Vielen Dank! Dr. Arne Gaiser Senior Vice President Business Development Phone: Mobile: DSC Software AG Am Sandfeld Karlsruhe Germany

19 PLM Infotag Von der Produktentwicklung bis in die Fertigung effiziente Produktentwicklungsprozesse durch durchgängige Datennutzung und integrierte Anwendungssysteme DSC Software AG Am Sandfeld Karlsruhe Germany