BPM Tool und Methodik zur Anforderungsaufnahme Ein Erfahrungsbericht der Henkel AG & Co. KGaA

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1 BPM Tool und Methodik zur Anforderungsaufnahme Ein Erfahrungsbericht der Henkel AG & Co. KGaA Andreas Poss, Process Consulting IT September

2 Agenda Wer wir sind Strategie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung Methoden zur Prozessmodellierung und -messung Mit BPM Prozesse standardisieren, steuern und verbessern Henkel s Regeln und Richtlinien für BPM-Projekte Nächste Schritte 2

3 Wer wir sind Wussten Sie, dass Henkel der Weltmarktführer im Bereich Klebstoffe ist? Henkel jährlich Waschmittel für ungefähr 25 Milliarden Waschladungen verkauft? in jeder Sekunde weltweit mehr als 20 Haarfarben von Henkel verkauft werden? 3

4 Wer wir sind Henkel auf einen Blick 2012 Rund Mitarbeiter weltweit 16,5 Mrd Euro Umsatz, 3,8% organisches Umsatzwachstum 43% unseres Umsatzes erzielen wir in Wachstumsmärkten 2,3 Mrd Euro bereinigtes 1 betriebliches Ergebnis (EBIT) 44% unseres Umsatzes erzielen wir mit unseren Top-10-Marken 136 Jahre Markenerfolg 1 Bereinigt um einmalige Aufwendungen und Erträge sowie Restrukturierungsaufwendungen. 4

5 Wer wir sind Global führende Positionen im Konsumenten- und Industriegeschäft Konsumentengeschäft Industriegeschäft Laundry & Home Care Beauty Care Adhesive Technologies 5

6 Wer wir sind Weltweite IT Präsenz, Kernprozesse SAP-unterstützt NA 13 SAP ERP systems 20 smaller Mexico City ERP systems Bogota Rocky Hill LA Düsseldorf Vienna WEU Sao Paulo SAP SAP SAP SAP SAP SAP SAP MEA SAP SAP SAP SAP SAP SAP CEE AP Order to Cash Supply Chain Planning Purchase to Pay Manufacturing & QM Intercompany Warehouse Shanghai Management Plant Maintenance Controlling Central Payment Management Kuala Lumpur Accounts Payable / A. Receivable General Accounting Foreign Trade Central Master Data PLM / EH&S Human Resources 6

7 Strategie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung Simplify Outperform Globalize A global leader in brands and technologies Integrierte, konsolidierte IT-Plattform Effizienz steigern Wertschöpfung vorantreiben und administrative Kosten senken Ausbau der Shared Services: Neue Standorte, weitere Geschäftsprozesse Simplify Inspire 7

8 Strategie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung Spezifischer Lean Six Sigma-Ansatz in der IT Der reale Prozess ist mehr als seine Abbildung in einem IT System. Aus der IT Perspektive sieht man den realen Prozess nur sehr eingeschränkt. Prozessverbesserung muss messbar sein. Was man nicht messen kann, kann man auch nicht verbessern. Im Fokus sind die Nicht-Produktionsprozesse. Hohes Einsparpotential in den administrativen Prozessen. Modifizierte Lean Six Sigma Methoden 8

9 Strategie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung Ausbau der weltweiten Shared Service Center Bangalore, 2012 India Zahlreiche Lean Six Sigma (LSS) Initiativen unterstützen tzen die Prozessverlagerung 9

10 Strategie zur kontinuierlichen Prozessverbesserung Steigender Bedarf administrative Prozesse vom Hey-Joe Prinzip zum Standard zu transformieren, mittels valider Kennzahlen zu steuern, kontinuierlich, methodisch zu verbessern. Herausforderung: Gemeinsame Modellierungsebene finden 10

11 Methoden zur Prozessmodellierung und Messung Geschäftsprozessmodellierung im Laufe der Zeit Process step, activity (noun and verb) Document, record or registers Approval, control step Decision with different branches Start/ stop Storage Transportation 1970 Flow Charts 1997 Unified Modeling Language (UML) 1992 EPK und eepk 2006 BPMN Symbols eepc Example VC Function Event System Document vʌ Role 11

12 Methoden zur Prozessmodellierung und Messung Swim Lane Diagramm mit wenigen Symbolen beschreibt die Aktivitäten Prozess Schritt Unter- Prozess Start/Ende OK? Kommentar 12

13 Methoden zur Prozessmodellierung und Messung Aus dem SIPOC das Swim Lane Diagramm entwickeln Zweck: Definition der Swim Lanes Grobe Prozessbeschreibung Input- und Output-Daten 13

14 Methoden zur Prozessmodellierung und Messung Die Prozess-Einheit beschreibt die Information (Daten) Prozess Schritt 1 Prozess Schritt 2 Während des Prozessverlaufs erfährt die Prozess-Einheit Wertschöfung. 14

15 Methoden zur Prozessmodellierung und Messung Mit der Wertstromanalyse den Prozess messen und analysieren 15

16 Mit BPM Prozesse standardisieren, steuern und verbessern 2011: IBM stellt BPM vor Nutzen für Henkel s Simplify Strategie: Prozesse für die Zusammenarbeit mit den Shared Service Centern automatisieren und standardisieren Synchronität zwischen realem und dokumentiertem Prozess Wertschöpfung in den Prozessen wird unmittelbar messbar 16

17 Mit BPM Prozesse standardisieren, steuern und verbessern 2012: Zwei Projekte mit IBM-BPM Prozess Aufnahme BPM Anwendungsentwicklung 17

18 Mit BPM Prozesse standardisieren, steuern und verbessern 2013: BPM Governance Projekt Ziel: Regeln und Richtlinien für BPM-Projekte um Potential und Synergien zu nutzen Richtlinien für BPM-Projekte Designregeln für BPD Umsetzung der Prozess-Einheit als einheitliches Datenmodell Einheitliches Henkel Prozess-Portal für die Zusammenarbeit mit den Shared Service Centern BPM-Architektur BPM-Betrieb 18

19 Henkel s Regeln und Richtlinien für BPM-Projekte Swim Lane Diagram und BPD sollen möglichst ähnlich sein 19

20 Henkel s Regeln und Richtlinien für BPM-Projekte Die Prozess-Einheit als Datenmodell Business Process Definition (BPD) Die Prozesseinheit ist als private Datenstruktur implementiert und der ProcessHeader wird für jeden Prozess durch ein Toolkit bereitgestellt. 20

21 Henkel s Regeln und Richtlinien für BPM-Projekte Einheitliches Henkel Prozess-Portal 21

22 Henkel s Regeln und Richtlinien für BPM-Projekte Generelle Vorgehensweise Die Ist-Prozesse mit LSS Methoden aufnehmen und Soll-Prozesse ableiten Soll-Prozess in IBM- BPM abbilden und Applikation entwickeln Prozesse ausführen & über Kennzahlen steuern Prozesse verbessern 22

23 Nächste Schritte Wasserfall Iterativer Approach (Mapping) EAM mit automatischer Aktualisierung der Prozess- und Applikationsdokumentation Einheitliches Kochrezept für Kennzahlen, Monitoring und Reporting 23

24 Kontakt Andreas Poss Consultant Integrated Business Solutions Information Technology Consulting/IT Management Phone: Mobile: Web: 24