Einfache Speicherung und Verwaltung von EDI-Belegen Compliance konform, schnell und kostengünstig MHPBoxenstopp Business Message Archive 14.9.

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2 Einfache Speicherung und Verwaltung von EDI-Belegen Compliance konform, schnell und kostengünstig MHPBoxenstopp Business Message Archive Carsten Weber Stefan Westhäußer 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh

3 MHPBoxenstopp Business Message Archive EDI Archivierung - Compliance konform, schnell und kostengünstig Agenda zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten Uhr Begrüßung Carsten Weber Leiter Softwareprodukte bei MHP, cweber@mhp.de 13: Uhr BMA Stefan Westhäußer Manager bei MHP Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über die Chatfunktion im rechten Fenster Fragen einreichen. Weitere MHP Boxenstopps im September JIT/JIS Notfallsystem SAP HANA MHP Forum und Veranstaltungen DSAG-Jahreskongress MHPForum Mobile Intelligence MHPForum Produktmodellmanagement + Produktkostenmanagement MHPForum Elektromobilität in Kooperation mit der Stadt Ludwigsburg TelKo Einwahlnummer Einwahlnummer Schweiz: Einwahlnummer Deutschland: Teilnehmer PIN- Code: mit Raute- Taste bestätigen 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 3

4 Ganzheitliche Beratung für alle Prozess- und IT Themen unserer Kunden Das durchgängige Leistungsspektrum des Prozesslieferanten MHP MHP Produkt- und Kompetenzportfolio Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Operations Mgmt. Customer Relations Mgmt. After Sales Retail Consulting Human Capital Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence Technology Services Application Mgmt. Services Ganzheitliches Beratungsportfolio über die komplette Wertschöpfungskette MHP Beratungsleistung Management Beratung Projekt/-Programmmanagement Systemintegration MHP Software MHP Business AddOn MHP Business App MHP Project Tool Individualentwicklung Application Management 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 4

5 Prozesslieferant MHP - Softwarekomponenten als Teil der Gesamtlösung Vision bezogen auf MHP Software MHP Software ermöglicht die optimale Leistungsentfaltung ausgewählter Prozesse in der Automobilindustrie durch Einsatz vordefinierter Lösungen Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 5

6 Abgleich Prozesslieferant MHP - Softwarekomponenten als Teil der Gesamtlösung Verständnis und Positionierung Mobilisierung Mobile Frontend Standardanwendungssoftware Backend White Space Frontend 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 6

7 MHP AddOns for SAP MHP Business AddOns Ergänzungen zum SAP Standard Product Lifecycle Management Supply Chain Management Production & Operations Management Customer Relationship Management After Sales Retail Consulting Human Capital Management Finance & Controlling Business Intelligence Technology Services Lieferantenentwicklung LE QDX Reklamations- Cockpit ECM EKA LE BPM Lieferantenbeurteilung LIB AB/AE Auftragsbestand /-eingang Employee Correspondence Management Elektronischer Kontoauszug Lieferantenentwicklung Business Process Monitor AB/AE BMA Lieferanten Performance LPE CCM Customs Control Manager Auftragsbestand/ Auftragseingang Business Message Archive Lieferterminverfolgung LTV IO Bestandsoptimierung Master Data Cockpit MDC JIT JIT/ JIS Notfallsystem Translation Manager TM BMA Business Message Archive BPM Business Process Monitor MDC Master Data Cockpit TM Translation Manager AddOns mit Querschnittsfunktion 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 7

8 Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr? EDI Datenaustausch kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann AG Steuerschätzung durchgeführt. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften - nicht konform der neuen Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig als Begründung für das harte Vorgehen angeführt *). Steuerschätzung? Verwerfung der Buchführung? Strafen und Bußgelder? *) Hinweis: MHP darf keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne durchführen Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 8

9 Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr? EDI Datenaustausch kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann AG Steuerschätzung durchgeführt. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften - nicht konform der neuen Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig als Begründung für das harte Vorgehen angeführt *). Die Verschuldung der Staaten steigt weiter an. Der Druck auf die Finanzverwaltung wächst. Eine der Maßnahmen könnte die Ausnutzung der rechtlichen Möglichkeiten darstellen. *) Hinweis: MHP darf keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne durchführen Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 9

10 Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr? Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf elektronische Rechnungen um Rechnungsdokumente eingespart. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen, die seit 2001 geltenden Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen Gesetzgebung elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften. Jährliche Einsparung in einem aktuellen Projekt: durch Wegfall von Papier Mehr Transparenz und Schnelligkeit Break Even bereits bei unter 1 Jahr! 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 10

11 Eine provokative These oder droht wirklich Gefahr? Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf elektronische Rechnungen um Rechnungsdokumente eingespart. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen, die seit 2001 geltenden Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen Gesetzgebung elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften. Die richtige und leistungsfähige Archivierungslösung für Ihre EDI Belege ermöglicht Ihnen sehr viel Papier einzusparen und damit Kosten zu senken! Sie gewinnen an Transparenz und Schnelligkeit 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 11

12 Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor? Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Anforderungen und Realität Unternehmen tauschen mit Geschäftspartnern aus der Sicht der Finanzverwaltung sensible elektronische Dokumente aus. Das Volumen steigt im Zuge der Optimierung der Prozesse. Vom Gesetzgeber wurde 2001 festgelegt, dass elektronisch ausgetauschte Daten (EDI Nachrichten) analog zur schriftlichen Kommunikation mit Geschäftspartnern archiviert werden müssen. Häufig werden EDI Nachrichten getrennt von Papierbelegen archiviert. Die Folge ist ein für Prüfer unzumutbarer Mehraufwand für das Heraussuchen von Belegen. Mehraufwand, der die das Wohlwollen des Prüfers und damit das Prüfungsergebnis negativ beeinflussen kann. Sie provozieren Reaktionen der Steuerbehörden, die bis zu einer Steuerschätzung führen können. Schlanke und wirtschaftliche Lösungen in Verbindung mit SAP und keine weiteren Insellösungen sind gefragt Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 12

13 Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor? Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Auszug) Welche Daten sind archivierungspflichtig? Einfache Regel: Vergleichen Sie die Anforderungen an Papierbelege. Diese sind meist bekannt. Vorschriften der GDPdU Wer die Anforderungen des Gesetzgeber erfüllen will, muss die EDI Dokumente in einem Archivsystem revisionssicher speichern. Generell gilt: Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn Sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Dazu zählen Dokumente, die bisher in Papierform revisionssicher aufbewahrt werden. Aber auch elektronisch ausgetauschte Dokumente wie Geschäftsbriefe, s und auch EDI Nachrichten können steuerrelevante Informationen enthalten, und sind somit zu archivieren und ebenfalls für die elektronische Prüfung vorzuhalten. Vorschriften der GoBS, UStG Welche gesetzlichen Rahmenbedingen gelten hier (u.a.)? GDPdU Speicherung und Überlassung von Daten GoBS, UStG «Art und Weise» wie Dokumente abgelegt werden müssen 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 13

14 Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen? Wo liegen die Unterschiede Der Hauptunterschied liegt in der Eigenschaft: elektronische Elektronische Dokumente können einfach manipuliert werden. Daher muss auch der Weg der Entstehung dokumentiert werden. Papierbelege werden auf einem bekannten, nachvollziehbaren Weg ausgetauscht (Post, Fax). Es ist die Echtheit zu garantieren. Papierbelege enthalten viele Informationen, die für eine Überprüfung herangezogen werden können. In die Überlegungen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen sind zwingend auch das verwendete Nachrichtenformat mit einzubeziehen Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 14

15 Zum Nachlesen - Auszug aus entsprechender Fachliteratur *) - DIE STEUERLICHEN AUFZEICHNUNGSPFLICHTEN - link 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 15

16 Zum Nachlesen - Die gesetzlichen Rahmenbedingungen Wo liegen die Unterschiede Der Hauptunterschied liegt in der Eigenschaft: elektronische Elektronische Dokumente können einfach manipuliert werden. Daher muss auch der Weg der Entstehung dokumentiert werden. Daraus resultieren Anforderungen an einen Nachweis der Entstehung (z.b. Mapping/Konvertierungen müssen wiederholt werden können). Papierbelege werden auf einem bekannten, nachvollziehbaren Weg ausgetauscht (Post, Fax). Ein elektronischer Dokumentenaustausch muss daher ebenfalls dokumentiert werden. Es ist die Echtheit zu garantieren. Papierbelege enthalten viele Informationen, die für eine Überprüfung herangezogen werden können. Elektronische Dokumente enthalten hingegen oft nur die zwingend zu technischen Verarbeitung notwendigen Inhalte (z.b. VDA Format). In die Überlegungen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen sind zwingend auch das verwendete Nachrichtenformat mit einzubeziehen Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 16

17 Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen EDI - Archivlösungen? Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun Kosten Zeit Akzeptanz 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 17

18 Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen Archivlösungen? Kosten Sieben Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun klassische EDI Anbieter implementieren ein zusätzliches Archiv => Kosten, Zeit Es herrscht Unsicherheit, was zu tun ist => Aufschieben Zeit Der was ich tue, ist ausreichend -Gedanke wir archivieren auf Festplatte und Band => vermeintliche Kosten und Zeitersparnis Es gab am Markt keine Standard-Lösung => Beim Wechsel der EDI Plattform erneute Kosten und anschließende Implementierungsphase Bei den bisherigen Lösungsansätzen ist zusätzlich meist teure Hardware notwendig => Budget Akzeptanz Hoher Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern für die Bedienung zusätzlicher Softwarelösungen => Akzeptanzprobleme, eingeschränkter Nutzungskreis für zu schlechtem Return on Invest (ROI) Lange Projektlaufzeiten durch die notwendige Anpassungen => Kosten, Zeit 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 18

19 Besonderheiten die MHP Lösung Zielarchitektur: Archivierung aller Belege über ein System In der Regel vorhanden Beliebiges DMS System z.b. Ixos oder Easy Bestellungen Gutschriften Lieferscheine Scannersysteme erfassen die Papierbelege MHP AddOn BMA EDI System (Axway TSIM, Seeburger, SAP PI) Archiv: z.b. Optisches Archiv Easy, Ixos Fachabteilung EDI Abteilung Prüfer EDI Nachrichten 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 19

20 Besonderheiten die MHP Lösung Worin unterscheidet sich das Konzept der MHP Lösung? Eine Archivierungsort für Papier und EDI Freundliches, positives Klima bei Betriebsprüfung, da der Prüfer nur an einer Stelle suchen muss (keine Unterscheidung zwischen Papier und EDI Belege) Sehr geringe Schulungskosten für die Anwendern durch die Verwendung der bekannten Benutzerumgebung und Dialoge Es fallen lediglich Hardwarekosten für eventuell zusätzliche Speicherkapazität an Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (Wiederherstellungsmöglichkeit ist durch Speicherung der dafür notwendigen Komponenten und Dokumente gegeben) 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 20

21 Zum Nachlesen - worin unterscheidet sich das Konzept der MHP Lösung? Einige Eigenschaften im Überblick eine einfache, vollautomatische Katalogisierung der EDI Nachrichten inklusive der Job/Workflow- und Umgebungsparametern Speicherung einer beinahe unbegrenzten Anzahl an Anhängen wie z.b. Protokolle (OFTP, Job, Konvertierungen) oder beliebiger Zwischendateien, die sich im Zugriff innerhalb des Workflows befinden Aufbewahrung von erweiterten Referenzen wie Transaktionsnummern, Protokollen und Dateinamen Verlinkung mit den originalen SAP Business Objekten wie z.b. Lieferschein, Rechnung, Bestellung Aufruf und Anzeige der Datei erfolgt durch die vorhandene SAP ArchiveLink Schnittstelle (Up- und Download, Versand per ) Nutzung der bestehenden Jobs/Workflows auf Ihrem EDI System 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 21

22 Zum Nachlesen Beschreibung der Funktionsweise Eingehend: Die Originaldaten werden eingehend mit einer eindeutigen Referenz, einem Fingerprint versehen. Nach Ablauf der normalen Verarbeitung in Ihrem EDI System werden je nach Konfiguration die Jobparameter, Protokolle, sowie weitere Informationen in Textform ausgelesen und in einem MHP ZIDOC zwischengespeichert. Der Fingerprint wird zusätzlich als Referenz eingefügt. Dazu wird ein separater Workflowschritt verwendet. Zusätzlich zu archivierende Dateien wie Kommunikationsprotokolle oder die Originaldaten (EDI und SAP Beleg) werden in diesem ZIDOC referenziert und anschließend über die bestehende Integration ins SAP übertragen. Dort erfolgt eine Ermittlung des zugehörigen SAP Businessobjektes und die Verlinkung über eine SAP ArchiveLink ID. Nach erfolgreicher Archivierung stehen alle Anhänge, sowie die originalen Daten, wie z.b. eine EDI Nachricht EDIFACT Delfor D96A und ein erzeugtes IDOC (DELINS) über die verknüpften Objekte zur Verfügung Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 22

23 Zum Nachlesen Beschreibung der Funktionsweise Ausgehend: Hier erfolgt die Verarbeitung in analoger Vorgehensweise. Als eindeutige Referenz wird hier die vom SAP erzeugte IDOC Nummer verwendet. Die Verknüpfung mit dem SAP Businessobjekt wie z.b. einer Rechnung erfolgt rückwirkend nach dem Versand der Nachricht. Auf dem EDI System werden die Informationen und Dateien gesammelt und zurück an das SAP System übergeben (analog wie die SAP Statusverarbeitung). Hiermit wird sichergestellt, dass die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Archivierung der Übertragungsnummer möglich ist. Bei Sammelrechnungen werden die Jobinformationen sowie die originalen Dateien (IDOC etc.) zwischengespeichert und nach dem Versand der Sammelnachricht wie z.b. der VDA Sammelrechnung in oben beschriebener Vorgehensweise an das SAP zurück übertragen. Die Verknüpfung erfolgt über die bereits vorhandene IDOC Referenz Nummer Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 23

24 Vor der Live Demo eine Trockenübung Beliebiges DMS System Bestellungen z.b. Ixos oder Easy Scannersysteme PDF Datei Eine professionelle GUI Einfache Handhabung Gewohnte Umgebung Gutschriften Lieferscheine erfassen die Papierbelege Dokumentenmanagement System Herkömmliche, meist im Unternehmen vorhandene Archivierung für Papierdokumente...verknüpft das PDF mit dem SAP Businessobjekt z.b. mit der SAP Rechnung Recherchen Anzeige EDI Nachrichten EDI System (Axway TSIM, Seeburger, SAP PI) MHP AddOn Business Message Archive Connector sammelt Informationen: Logbuch Einträge Verwendete Mappings Versionen Protokolle z.b. Kommunikation MHP AddOn Business Message Archive Cockpit sucht das zugehörige EDI Original-IDoc, das SAP Businessobjekt und verknüpft die Informationen und Dateien z.b. mit der SAP Rechnung MHP MA IDoc SAP ArchiveLink Betriebs- Prüfung Monitoring Download Restart 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 24

25 Ihr Nutzen Ihr Mehrwert Das MHP AddOn für Ihr EDI System bietet: eine Integration der EDI Nachrichten in ein einheitliches Archiv (z.b. Easy) die mögliche Verwendung bereits vorhandener optischer Speicherlösungen eine hohe Wirtschaftlichkeit durch ein kurze Einführungszeit eine Integration über die SAP Standard Schnittstelle ArchiveLink eine gemeinsame Lösung für Papier und EDI Nachrichten hohe Effektivität durch die Abwicklung und den Zugriff über SAP, eine einheitliche, gewohnte GUI für den Sachbearbeiter und Prüfer(!) dieselben Suchfunktionen wie bei in Schriftform vorliegenden Dokumenten Unabhängigkeit für Änderungen der EDI Softwarelandschaft Archivierung von Einzel- oder Sammelbelegen optionale Integration in den MHP Business Partner Monitor keine zusätzliche, redundante Datenhaltung auf den EDI Systemen durch kürzere Speicherdauer der Nachrichten eine Verringerung der Datenbankgröße auf den EDI Systemen und damit schnelleren Zugriff und geringere Hardwarekosten 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 25

26 Das Business Message Archive live Sie finden weitere Informationen auf unserer MHP Homepage ( oder auf Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 26

27 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Verwendung eines MetaIdoc zur Übermittlung der gesammelten Informationen an SAP Auswertung in einem Funktionsbaustein und Einlesen der Originaldateien Suchen und Verlinkung mit dem Original SAP Beleg z.b. der Rechnung 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 27

28 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Für die Fachabteilung sind die archivierten Dokumente und Protokolle über die Anlagenliste - generische Objektdienste - abrufbar. Es ist keine zusätzliche Schulung notwendig, da an derselben Stelle auch die eingescannten Papierbelege abgerufen werden. Beliebig viele EDI Belege sind archivierbar. Im Standard werden bereits alle gesetzlich geforderten EDI Belege und Protokolle archiviert Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 28

29 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Für die IT-Abteilung wird ein eigenes Cockpit zur Verfügung gestellt. Dort wird das Customizing durchgeführt und alle Daten der Archivierungsvorgänge können eingesehen werden Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 29

30 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Alle wichtigen Eckdaten aus den EDI Workflows werden hier zusammengefasst. Archivierungsvorgänge können im EDI System nachvollzogen werden. Alle Originaldokumente werden typisiert und an das Cockpit übergeben Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 30

31 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Zur Widerherstellung notwendige Informationen werden dokumentiert und die dazu notwendigen Bestandteile (wie z.b. Originalbelege, Mapping/ Konvertierungsanweisungen und Konverter) archiviert. Hierdurch werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 31

32 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Neben den Originalbelegen können auch zusätzliche Textinhalte archiviert werden Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 32

33 Zum Nachlesen Das Business Message Archive (offline) Die für das Customizing notwendigen Transaktionen können direkt vom AddOn Cockpit aus aufgerufen werden. Eine Einbindung in das MHP AddOn Business Process Monitor ist möglich Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 33

34 Zeit für Fragen 15min 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 34

35 Fragen und Antworten Ist es echte Software mit Softwarepflege? Im Gegensatz zu sogenannten Projektlösungen handelt es sich um Software mit einem Lizenzvertrag, welche von einem eigenen Entwicklungsteam betreut wird. Ein Softwarepflegevertrag stellt nicht nur sicher, dass Sie neue Versionen incl. Updates und Upgrades, sondern auch einen professionellen Support mit definierten Service Level Agreements durch uns erhalten. Im Rahmen unserer Excellence Verpflichtung beziehen wir Kundenanforderungen in neue Versionen mit ein Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 36

36 Fragen und Antworten Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert die Einführung? Die Standardeinführung benötigt ca. 3 Tage. Im ersten Schritt wird eine Fit/Gap Analyse empfohlen. Hier werden die vorhandenen Rahmenbedingungen für die Lizenzierung und die Einführung ermittelt. Die Implementierung erfolgt in der Regel (abhängig von den Ergebnissen der Fit/Gap Analyse) Remote und besteht aus dem Einspielen der SAP Transporte für das Business Message Archive Cockpit und Installation des EDI Connectors. Abschließend erfolgt auf Wunsch eine kurzes Training, welche die Möglichkeiten zum Customizing des AddOns im SAP System umfasst Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 37

37 Fragen und Antworten Wie sieht die Releasefähigkeit und Support aus? Aktuell werden lediglich Standard Bausteine von SAP verwendet, die eine volle Releasefähigkeit ermöglichen. Es befindet sich alles im MHP eigenen Namensraum. AddOn Business Process Manager ist ab dem SAP Release 4.7 verwendbar. Der ITIL zertifizierte Support wird über unseren 1st Level Support (Service Desk) sowie den weiteren Supportebenen sichergestellt. Die Eingabe von Tickets erfolgt über unser eigenes Ticket Tool womit alle Betroffenen immer den aktuellen Stand der Bearbeitung ersehen können Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 38

38 Fragen und Antworten aus dem Boxenstopp vom Ist eine bildhafte Darstellung eines EDI-Beleges möglich? Eine bildhafte Darstellung ist im Rahmen der Anzeige eines Texteditors im Standard möglich. Belege müssen im Originalformat dargestellt werden. Die Finanzverwaltung ist angehalten ihre Prüfer in dem Umgang mit den gängigen EDIFACT Formaten auszubilden. Dies in den letzten Jahren erfolgt. Daher sind in dieser Richtung keine Probleme zu erwarten. Eine Anzeige ähnlich dem PDF also als bildliche Rechnung ist im Rahmen eines Mappings (EDI - >PDF/XML) möglich. Die Archivierung erfolgt dann automatisch im Rahmen des Standard Archivvorgangs als zusätzliches Attachment. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot. Der Umfang orientiert sich an einem normalen XML Mapping 2012 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 39

39 Fragen und Antworten aus dem Boxenstopp vom Funktioniert das AddOn auch für andere SAP Module? Das Addon verwendet SAP Standard Schnittstellen ArchiveLink, sowie SAP IDocs zur Übertragung der Informationen. Die einzelnen Business Prozesse z.b. Rechnungen sind jedoch nicht fest verdrahtet, sondern können konfiguriert werden. Eine Anpassung an andere Systeme ist individuell möglich (z.b. andere Formate als IDoc und Übertragung per XML). Die installierten Programme können in diesem Fall verwendet werden, es würde die Übertragung der Informationen angepasst werden. Die zu archivierenden Dateien sind in jedem Fall binäre Dateien, so dass die egal welcher Herkunft archiviert werden können. Wir würden in diesem Fall eine Fit-Gap-Workshop empfehlen Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 40

40 Fragen und Antworten aus dem Boxenstopp vom Wie reagieren die EDI-Anbieter selber auf den Einsatz dieser "Fremdkomponente" - insbes. bzgl. direkter Konkurrenzsituation zu deren Eigenprodukten? Selbstverständlich sind Hersteller von Softwaresystemen interessiert die eigenen Produkte zu verkaufen. Der Lösungsansatz von MHP geht jedoch einen anderen Weg als der traditionelle Ansatz der Hersteller. MHP archiviert über das SAP System in existierenden Archivsystemen. Die meisten Anbieter haben hier im Vergleich bei den Projektkosten ein großes Defizit. Dessen sind diese sich durchaus bewusst. Da es sich aber in allen Fällen um professionell agierende Unternehmen handelt und MHP mit allen in anderen Projektbereich ebenfalls partnerschaftlich zusammen arbeitet, gibt es dort keine Reibungspunkte und eine hohe Akzeptanz. Unsere Entwicklungen sind durch eigene Namensräume und Benennungen exakt abgetrennt und es kann daher im Support einfach unterschieden werden. Meist ist auch bei den Anbietern wenig oder kein SAP KnowHow in dieser Tiefe vorhanden Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 41

41 Offene Fragerunde Kontaktadresse MHP: Carsten Weber Leiter MHP Softwareprodukte Telefon: +49 (0) Mobil: +49 (0) Freischaltung Mikrofon: Sie werden nun zentral wieder freigeschalten. Chat How-To: 1. Am rechten Bildschirmrand den Reiter Chat anklicken und das Chatfenster öffnet sich. 2. Jetzt können Sie Ihre Frage eingeben und anschließend auf senden drücken. 3. Die Unterlagen der WebSession erhalten Sie später als . Stefan Westhäußer Manager sowie Produktmanager AddOn Business Message Archive Telefon: +49 (0) Mobil: +49 (0) Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 44