Moderne Zeiterfassung und Zutrittskontrolle Business ByDesign

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1 Moderne Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit SAP Business ByDesign

2 Integrierte Geschäftsprozesse in SAP Business ByDesign Zeiterfassung auf Mietbasis mit der On-Demand-Lösung der SAP Business ByDesign 2 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

3 Datenerfassung integriert in SAP Business ByDesign Als einer der führenden Hersteller für Lösungen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bietet Kaba eine in die On-Demand-Software SAP Business by Design integrierte Zeiterfassungslösung auf Mietbasis an und unterstreicht damit die Technologieführerschaft. Die Lösung «B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign» ist einfach zu bedienen und kann von Ihnen innerhalb kürzester Zeit eingeführt werden. Es läuft dann automatisch im Hintergrund. Attraktive Mietmodelle sorgen für überschaubare Kosten für Sie. Von unserer Erfahrung aus mehr als erfolgreichen SAP Projekten weltweit profitieren jetzt auch Sie als SAP Business ByDesign Kunde oder Partner. In der Lösung B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign können Ihre Mitarbeiter die Funktionen Kommen, Gehen, Pause und Dienstgang buchen. Diese Daten werden dann in das SAP Business ByDesign-System geladen, um die Ist-Arbeitszeit zu ermitteln, Gleitzeitkonten zu führen oder die Daten an eine externe Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übermitteln. Die Kommunikation zum SAP-System ist immer verschlüsselt. Ihren Mitarbeitern werden die Gleitzeitsalden sowie Urlaubskontostände an den Zeiterfassungsterminals angezeigt. Ihre Zeitbeauftragten erhalten eine Übersicht über alle gebuchten Zeiten und sehen so beispielsweise, welche Zeiten an welchen Tagen für das Gleitzeitkonto angerechnet werden bzw. ob Zeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens vorhanden sind. Wenn im Laufe der Zeit Ihre Anforderungen wachsen oder sich verändern, lässt sich das Kaba System leicht anpassen. B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 3

4 Nutzen unserer Lösung Vorteile für Sie Mit B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign und unseren Terminals bieten wir Ihnen ein integriertes System für die Zeiterfassung mit SAP Business ByDesign. Die von Kaba entwickelte Lösung läuft dabei unbemerkt im Hintergrund und steuert die Kommunikation mit den Terminals und SAP Business ByDesign. Die Lösung B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign ist die maßgeschneiderte Business ByDesign Schnittstelle für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): >>Unsere Lösung wurde speziell für den Einsatz mit SAP Business ByDesign entwickelt >>Kaba ist Entwicklungs- und Lösungspartner der SAP und arbeitet eng mit der SAP bei der Entwicklung moderner Konzepte für Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle zusammen >>Einfache und schnelle Anpassungen auf Kundenwünsche, z.b. Antworttexte, Buchungsdialoge oder Integration verschiedener Ausweissysteme und Biometrie >>Einfache Erweiterbarkeit um zusätzliche Terminals, Software-Add-Ons und mobile Datenerfassung B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign macht doppelte Datenerfassung im System überflüssig. Eine in mehr als B-COMM ERP-Installationen erprobte Validierungslogik steht auch in B-COMM ERP 4 - SAP Business ByDesign zur Verfügung und ermöglicht so einen fehlerfreien Betrieb, völlig automatisch und natürlich im Hintergrund. Dadurch lassen sich Zusatzkosten für Softwarebetreuung, Releasewechsel für Fremdsoftware und Schulungen für Systemadministratoren nahezu vermeiden. Bereits bei der Installation werden unsere Add-Ons mitgeliefert und können durch ein einfaches Lizenzupdate aktiviert werden. Die Bedienung erfolgt über eine grafische Benutzeroberfläche und erleichtert Ihnen das Arbeiten durch ein einheitliches Look & Feel innerhalb des Kaba Systems. Selbstverständlich steht auch eine moderne, webbasierte Zeiterfassung zur Verfügung. 4 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

5 Systemübersicht Kundenseite Rechenzentrum SAP Zutrittskontrolle Kommen/Gehen/Pause Zeiterfassung Zeitkontenstände Mobile Datenerfassung ESS Arbeitszeitblatt Lohn- und Gehaltsabrechnung (extern) Gleitzeitkonto Projekte Web-Terminal >>Der Mitarbeiter erfasst Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang, seine Projektzeiten oder seinen Zutritt an einem Kaba Terminal mittels RFID Medium berührungslos oder mittels Finger biometrisch. >>Die Buchungen werden jeweils gegen Stammdatentabellen von SAP Business ByDesign verprobt. >>Die Kommen-, Gehen- und Pausenbuchungen werden an die Zeitwirtschaft von SAP Business ByDesign (im Rechenzentrum der SAP AG) zur Be- und Verarbeitung weiter gegeben. Dort werden die Gleitzeitsalden neu errechnet unter Berücksichtigung der Dienstgänge und automatischer oder gebuchter Pausen. Fehler, fehlende Zeiten oder Zeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens werden dabei vom Zeitsachbearbeiter nachgepflegt. >>Die ermittelten Ist-Arbeitszeiten werden täglich als Gleitzeitsaldo mit Resturlaub an die Zeiterfassungsterminals zurück übertragen. Die Zeiten können über ein ESS Arbeitszeitblatt, aber auch auf Projekte verteilt werden. Am Monatsende werden die Daten lohnartengerecht für die externe Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet. B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 5

6 Mit Add-Ons vorbereitet für die Zukunft Die Add-On-Module von Kaba benötigen keine Installation auf Ihrem Rechner, sondern werden direkt in Ihrem Webbrowser ausgeführt. Der Datenaustausch zwischen den Terminals und dem verwendeten System erfolgt verschlüsselt. Somit ist eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Für alle Add-On-Module hat der Adminisstrator des Systems die Möglichkeit, den jeweiligen Benutzern genau die Rechte zu vergeben, die auch für die Arbeit benötigt werden. Module, für die der Anwender keine Berechtigung hat, werden diesem erst gar nicht angezeigt. Dadurch ist die Navigation im Web Client einfach, schnell und anwenderfreundlich. Visitor Management Das Visitor Management ist ein Modul für die Besucher- und Fremdfirmenverwaltung. Es ermöglicht Ihnen, unabhängig von SAP, das Generieren und Verwalten von Ausweisnummern und Besucherscheinen. Dadurch kann ein Betriebsfremder an der bestehenden Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle im Unternehmen teilnehmen, ohne dass dessen Daten in das SAP- System gelangen. Für die einzelnen Anwender können unterschiedliche Maskenprofile gespeichert werden, dadurch ist die Dateneingabe gerade im Empfangsbereich sehr einfach und schnell. Der Anwender bekommt nur die Eingabefelder angezeigt, die er tatsächlich benötigt. Anwendungsfälle für das Modul Visitor Management: >>Registrierung von Besucherdaten, sobald die Besucher das Unternehmen betreten >>Voranmeldung von Besuchern durch den betreffenden Mitarbeiter >>Verwaltung von Besucherausweisen und Erstellung von Besucherscheinen >>Übersicht über Anwesende, Abwesende und angemeldete Besucher >>Ausweisverwaltung für Fremdfirmen, wie z.b. Reinigungs- bzw. Servicedienstleister Attendance Board Das Attendance Board liefert Ihnen die aktuellen Informationen zum Zeiterfassungsstatus Ihrer Mitarbeiter. Dies kann die letzte Buchung des Mitarbeiters an der Zeiterfassung sein oder auch eine Abwesenheitsinformation aus dem SAP-System, wie z.b. Urlaub oder Dienstreise. So haben berechtigte Personen, wie die Telefonzentrale, den benötigen Wissenstand, um die richtige Auskunft zu erteilen. Personal View In diesem Modul erhalten Sie auf einen Blick alle Buchungen im System, egal ob es sich um Besucher oder Mitarbeiter handelt. So kann ermittelt werden, wer zuletzt am Zutrittsleser des Nebeneinganges gebucht hat. Sie sehen alle Buchungen eines Mitarbeiters von der Zeiterfassung bis zur Zutrittskontrolle. Web-Terminal Mit unserem Add-On Web-Terminal nutzen Sie die Zeiterfassung an einem PC direkt im Web-Browser. Dabei werden Kommen/Gehen/Pausen/Dienstgänge direkt in Ihr SAP Business By Design übertragen, so als ob man sie an einem stationären Terminal erfassen würde. 6 B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign

7 Unsere Dienstleistungen Basis für eine gute Partnerschaft Unser Ziel ist es, Sie mit einem umfassenden Angebot an Dienstleistungen durch eine langfristige Partnerschaft zu begleiten: vom Erstkontakt über die Beratung bis hin zur Planung und termingerechten Umsetzung Ihres Projektes. Organisations-Beratung Bei der Ausarbeitung einer Gesamtlösung beraten wir Sie entsprechend Ihren individuellen Anforderungen. Projektierung Wir bieten Ihnen das Know-how, das die Realisierung eines umfassenden, vielleicht auch internationalen Projektes erfordert. Wir begleiten Sie von der Installationsbegehung, der Empfehlung von Organisationsstrukturen bis hin zur Planung von Projektfortschritten für eine termingerechte Umsetzung. Installation und Inbetriebnahme Unsere Techniker installieren bei Ihnen die Terminals, implementieren die SAP Schnittstelle, führen das Customising durch und nehmen das System in Betrieb. Ihre Mitarbeiter werden über die Zusammenhänge informiert und eingearbeitet. Nach Abschluss der erfolgreichen Testläufe wird das Gesamtsystem übergeben. Schulungen Wir bieten Ihnen ein umfassendes Schulungsangebot über die Technik und Anwendung von Terminals, die Kommunikationssoftware sowie die Add-Ons. Selbstverständlich erstellen wir auch einen individuellen Schulungsplan für Sie. Wartung Für die Wartung der Installationen verfügen wir über eine flächendeckende Serviceorganisation. Gut ausgebildete Techniker stehen mit garantierten Reaktionszeiten vor Ort zur Verfügung. In Europa und Übersee gewährleisten wir die Betreuung der Kunden durch eigene Firmen und Servicepartner vor Ort. Ein Ersatzteil- Express und Reparatur-Service sorgt für die Minimierung von Stillstandszeiten. Hotline-Service Unsere Hotline freut sich auf Ihre Fragen zu unseren Produkten sowie der SAP Schnittstelle. Eine schnelle und qualifizierte Antwort sichert Ihnen eine stabile und hochverfügbare Anlage. B-COMM ERP 4 SAP Business ByDesign 7

8 Kaba GmbH Philipp-Reis-Straße Dreieich Telefon Fax B-COMM ist eine eingetragene Marke der Kaba GmbH. Technische Änderungen vorbehalten! Bestell-Nr. PROS-Business ByDesign, Stand P/0211

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