WebEx Event Center Kurzanleitung

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1 WebEx Event Center Kurzanleitung Das WebEx Event Center 100 bietet eine leistungsstarke Webkonferenz-Lösung, mit der parallel zur Telefonkonferenz via VoIP weitere Inhalte, wie zum Beispiel eine Präsentation oder eine Anwendung, mit den Teilnehmern geteilt werden können. Vor dem Event Zum Starten eines Meetings oder zum Beitritt zu einem Meeting müssen sich Moderator und Teilnehmer den WebEx Event Center Client herunterladen, installieren und konfi gurieren. Beim ersten Beitritt zu einem Meeting oder beim ersten Start eines Meetings wird der Event Center Client automatisch installiert. Zur Installation des WebEx Event Center Clients benötigen Sie zumindest temporäre Administrationsrechte für das Ausführen einer.exe-datei. Anmeldung im WebEx Event Center 100 Für die Anmeldung im WebEx Event Center loggen Sie sich mit Ihrem Moderator-Zugangsdaten auf Ihrer Event Center URL ein. Die Zugangsdaten werden Ihnen per zugesandt. Sollten Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben, verwenden Sie bitte zunächst die "Passwort vergessen" Funktion. 1 meetyoo Kurzanleitung: WebExEvent Center 100

2 Planen einer Webkonferenz Über das Event Center 100 haben Sie die Möglichkeit, Ihre Webkonferenz zu planen und anzusetzen. Klicken Sie im Navigationsmenü Event Center auf "Ein Event als Gastgeber leiten" und dann auf "Ein Meeting ansetzen". Legen Sie Thema, Datum, Uhrzeit und Dauer des Meetings fest. Die Pfl ichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet. Optional kann ein Passwort vergeben werden. Sie können Ihre Teilnehmer aus dem Adressbuch auswählen oder deren -Adresse manuell eingeben. Klicken Sie auf "Dieses Event ansetzen", um Ihr Meeting anzusetzen. Sie können die Einladungsfunktion von WebEx nutzen oder den Session Link für die Teilnehmer kopieren und an den gewünschten Verteiler senden. 2 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

3 Starten einer Webkonferenz Eine geplante Konferenz können Sie schnell und einfach aus Ihrem Event Center heraus starten. 1. Klicken Sie im Navigationsmenü Event Center auf Ein Event als Gastgeber leiten und dann auf Site Events 2. Wählen Sie das gewünschte Event aus und klicken Sie auf Starten Starten der VoIP-Konferenz Möchten Sie zusätzlich zu Ihrer Webkonferenz eine VoIP-Konferenz durchführen, so führen Sie folgende Schritte durch: 1. Schließen Sie ihr Headset an und konfi gurieren Sie es 2. Starten Sie die Konferenz 3. Klicken Sie auf die Schaltfl äche "Mit Audio verbinden" 4. Es erscheint ein Headset-Icon neben Ihrem Namen rechts in der Teilnehmerübersicht und zusätzlich im Fußteil der Anwendung 3 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

4 Anmeldung zum Event Die Anmeldung erfolgt über die mitgeteilte URL im Event Center. Nach Ausfüllen des Registrierungsformulars beginnt die Teilnahme am Event mit Klick auf den Button Jetzt beitreten. Alle Teilnehmer, die der Sitzung beitreten, sehen eine Begrüßungsgrafi k, bis das Event offi ziell gestartet wird. Hinweis: Der Beitritt ist erst möglich, nachdem der Gastgeber die Sitzung gestartet hat. Falls zu diesem Zeitpunkt die Jetzt beitreten -Schaltfl äche immer noch ausgegraut sein sollte, kann die Seite mit Drücken der F5-Taste neu geladen werden. Direkt vor dem Live-Event Übungssitzung zur Vorbereitung Durch Übungssitzungen können sich Gastgeber, Moderatoren und alle anderen Diskussionsteilnehmer auf das Event vorbereiten, bevor es für alle gestartet wird. Sobald der Moderator und die Diskussionsteilnehmer angemeldet sind, können Sie über die obere Menüleiste unter "Event" eine Übungssitzung starten, um das Event vorzubereiten und den Ablauf zu klären. In der Übungssitzung kann der Moderator dann seine Präsentation(en) sowie weitere Materialien hochladen und/oder seine Anwendungen, die er teilen möchte, öffnen. 4 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

5 Das Rollenkonzept Gastgeber (Host) Diskussionsteilnehmer (Panellist): erweiterte Rechte im WebEx Event Center kann Rolle des Moderators/Umfragekoordinators erhalten kann Whiteboards beschreiben kann nach Freigabe Webcam nützen Umfragekoordinator (Polling Coordinator): erstellt, startet und verwaltet die Umfragen während des Events kann gleichzeitg Moderator sein Moderator (Presenter): leitet die Präsentation teilt Anwendungen, Präsentationen, Videos erstellt Whiteboards Inhalte werden Teilnehmern gesehen erkennbar am WebEx Ball Teilnehmer (Attendee): Teilnehmer des Webinars/Webevents kann Feedback geben, chatten und an Umfragen teilnehmen Aufbau und Funktionen Das WebEx Event Center bietet Ihnen die verschiedensten Funktionen während der Durchführung von Webkonferenzen. Im oberen Teil befi ndet sich die Navigationsleiste, die neben diversen Einstellungen auch die Möglichkeit bietet, Dateien zu zeigen und zu teilen. Unter der Navigationsleiste sind die verschiedenen Tabs zur schnellen Verwaltung Ihrer Inhalte, wie beispielsweise Präsentationen oder Dokumente, aufgeführt. Auf der rechten Seite können Sie die Teilnehmer verwalten und es gibt eine Chat-Funktion. 5 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

6 Teilnehmer & Chat Im Teilnehmerbereich können Sie sehen, welche Teilnehmer sich in Ihrer Sitzung befi nden. Als Moderator haben Sie die Möglichkeit, die Moderation an einen anderen Teilnehmer abzugeben, indem Sie den Ball (WebEx Icon) anklicken und dann zum gewünschten Teilnehmer verschieben. Der Chat steht zum jederzeitigen Austausch zur Verfügung, wobei Sie dabei ad hoc festlegen können, mit wem Sie kommunizieren. Teilen von Dateien Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen" und "Datei (einschließlich Video) aus. Markieren Sie eine oder mehrere Dateien, die Sie teilen möchten und klicken Sie auf Öffnen. Die Dateien werden einzeln geladen. Die geteilte Datei wird in der Inhaltsanzeige angezeigt. Hinweis: Wenn Sie eine PDF-Datei teilen möchten, dann verwenden Sie den gemeinsamen Zugriff auf die Applikation (siehe Kapitel Teilen von Anwendungen ). Anzeigen von Folienanimationen in einer geteilten Präsentation Beim Teilen einer Microsoft PowerPoint-Präsentation in der Inhaltsanzeige, können Sie Text und Folienübergänge auf die gleiche Weise wie mit der Präsentationsoption in PowerPoint animieren. Hinweis: Animationen und Übergänge werden nicht für Benutzer von Offi ce 2013 unterstützt. Nutzen Sie stattdessen den gemeinsamen Zugriff auf die Applikation (siehe Kapitel Teilen von Anwendungen ). Teilen von Whiteboards Wählen Sie in der Navigationsleiste "Teilen" und "Whiteboard" aus. Sie können einem geteilten Whiteboard mehrere Seiten hinzufügen bzw. auch mehrere Whiteboards teilen. 6 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

7 Teilen des Webbrowsers Wählen Sie in der Navigationsleiste "Teilen" und "Webbrowser" aus und geben Sie die Internetadresse (URL) der Webseite ein, die Sie teilen möchten. Die Teilnehmer können die von Ihnen aufgerufenen Internetseiten uneingeschränkt betrachten und Ihre Mausbewegungen verfolgen. Teilen von Anwendungen Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen" und "Anwendung aus. Es wird eine Liste aller derzeit auf Ihrem Computer geöffneten Applikationen angezeigt, aus der Sie dann eine auswählen können. Möchten Sie eine Anwendung teilen, die noch nicht ausgeführt wird, dann klicken Sie auf Andere Anwendung, wählen Sie die gewünschte Applikation aus und klicken Sie anschließend auf "Teilen". Um zwischen Anwendungen zu wechseln, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Teilen-Schaltfl äche. Um das Teilen einer Applikation zu beenden, wählen Sie in der Titelleiste die entsprechende Anwendung aus und klicken auf "Teilen beenden". Hinweis: Wir empfehlen Ihnen vor Konferenz-Beginn nur diejenigen Anwendungen geöffnet zu haben, die Sie auch zeigen möchten. Schließen Sie alle anderen Applikationen. Teilen von Multimedia-Inhalten Wählen Sie in der Navigationsleiste Teilen" und "Multimedia" aus. Geben Sie in das Feld Adresse den Dateipfad ein, unter dem die zu teilenden Multimedia-Inhalte zu fi nden sind. Die Inhalte werden im Bereich Medienbetrachter angezeigt. Wenn Sie einen neuen Multimedia-Inhalt teilen möchten, dann fügen Sie in dem Feld Adresse den neuen Dateipfad ein. Dieser Inhalt ersetzt den bis zu diesem Zeitpunkt im Medienbetrachter angezeigten Inhalt. Um das Teilen von Multimedia-Inhalten zu beenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Medienbetrachter-Titelleiste, und wählen anschließend Multimedia-Sharing stoppen aus. Beenden des Events Das Event wird über "Datei" und "Event beenden" oder das Schließen der WebEx-Anwendung beendet. Die Teilnehmer sehen einen Hinweistext, sobald die WebEx Session beendet wurde. 7 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

8 Betriebs- und Browseranforderungen (für Version WBS31) Betriebssysteme Verfügbare WebEx Produkte Windows Mac OS X Linux Windows Vista 32-bit/64-bit, Windows 7 32-bit/64-bit, Windows 8 32-bit/64-bit, Windows bit/64- bit, Windows Server bit, Windows Server 2008 R2 64-bit, Windows 10 Alle Produkte Minimale Systemanforderungen Intel Core2 Duo CPU 2.XX GHz oder Prozessor AMD processor (2 GB RAM empfohlen) JavaScript und Cookies aktiviert JavaScript Andere Active X aktiviert (ungeblockt für IE empfohlen) Java 6 oder neuer 10.7, 10.8, 10.9, 10.10, 10.11, Meeting Center, Training Center, Event Center, Support Center Intel (512 MB RAM oder mehr empfohlen) JavaScript und Cookies aktiviert Ubuntu 12.x und 14.x (Gnome), Red Hat 5, 6, Open SuSE 13.1, 13.2, Fedora 19, 20 (all 32-bit) Meeting Center, Event Center, Training Center, Remote Support Intel oder AMD x86 JavaScript und Cookies aktiviert Java 6, libstdc++ 6.0, GNOME/KDE windowing system Browser Internet Explorer 7, 8 (32-bit/64-bit), 9 (32-bit/64-bit), 10 (32-bit/64-bit), 11 (32-bit/64-bit) Mozilla Neueste Version Neueste Version Neueste Version Firefox Safari 5, 6, 7, 8, 9, 10 Chrome Neuerste Version 32-bit/64-bit Neueste Version 32-bit/64-bit Die Systemanforderungen werden von WebEx in unregelmäßigen Abständen aktualisiert. Bitte informieren Sie sich über die aktuellen Systemanforderungen Ihrer Version oder kontaktieren Sie unseren Kundenservice: Kontakt meetyoo conferencing GmbH Friedrichstraße 200 D Berlin Vollständige Systemanforderungen und weitere Einschränkungen fi nden Sie unter: 8 meetyoo Kurzanleitung: WebEx Event Center 100

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