SecureSafe Tutorial Mail- In

Transkript

1 SecureSafe Tutorial Mail- In V by DSwiss AG, Zurich, Switzerland DSwiss AG Badenerstrasse 281 CH Zürich T:

2 INHALT 1 MAIL- IN VERWALTEN EINLEITUNG MAIL- IN FUNKTION AKTIVIEREN MAIL- IN FUNKTION DEAKTIVIEREN 5 2 MAIL- IN VERWENDEN EINLEITUNG DARSTELLUNG ANHÄNGE ORGANISIEREN 7 3 WEITERE INFORMATIONEN MOBILE APPLIKATIONEN SUPPORT 9 2

3 1 Mail- In verwalten 1.1 Einleitung Häufig werden Dokumente per E- Mail verschickt, die wichtige Informationen oder Anhänge (wie z.b. Versicherungsunterlagen oder Rechnungen) beinhalten. Da diese auch Jahre später noch Relevanz haben, ist deren sichere Ablage sowie Verfügbarkeit von höchster Wichtigkeit. Aus diesem Grund haben wir die Mail- In Funktion als Alternative zum regulären Dateiupload eingeführt. Diese ermöglicht es Ihnen, bequem Dokumente per E- Mail in Ihren SecureSafe einzuliefern oder von anderen Parteien in Empfang zu nehmen. Damit dient Ihr SecureSafe ab sofort auch als zentraler Ablageort für wichtige E- Mails und deren Attachments. HINWEIS: Da die Übertragung von Daten per E- Mail Sicherheitsrisiken in sich birgt, kann die gewohnt hohe Sicherheit erst ab dem Zeitpunkt der Einlieferung Ihrer Daten in den SecureSafe gewährleistet werden. Verwenden Sie bei vertraulichen Informationen daher bitte stets die regulären Einlieferungsverfahren. 3

4 1.2 Mail- In Funktion aktivieren Melden Sie sich unter folgender URL mit Ihrem bereits bestehenden Konto an: (1) Klicken Sie auf den Reiter Mein Privater Safe (2) Klicken Sie auf den Unterpunkt Mail- In und danach Einstellungen Aktivieren Sie den Schalter mit einem Klick. Ihre Mailadresse wird nun generiert und direkt angezeigt. Mit klicken auf den Kopieren- Knopf wird die Adresse in die Zwischenablage kopiert. TIPPS: Hinterlegen Sie die generierte E- Mail Adresse in Ihrem Adressbuch um sie einfacher zu adressieren. Zum Beispiel unter dem Namen SecureSafe Mail- In Die Mailadresse können Sie bei Ihren Dokumenten- Lieferanten (z.b. Telco Rechnung) hinterlegen. Die Adresse kann auch als Zweitadresse oder im CC und BCC Feld eingetragen werden falls Sie mehrere Empfängeradressen hinterlegen möchten. 4

5 1.3 Mail- In Funktion deaktivieren Um die Mail- In Funktion zu deaktivieren melden Sie sich unter folgender URL mit Ihrem bereits bestehenden Konto an: (1) Klicken Sie auf den Reiter Mein Privater Safe (2) Klicken Sie auf den Unterpunkt Mail- In und danach Einstellungen Deaktivieren Sie den Schalter mit einem Klick. Ihre Mailadresse wird nun nicht mehr angezeigt und die Funktion ist per sofort deaktiviert. Falls Sie später die Mail- In Funktion wieder aktivieren, können Sie dieselbe Mail- In Adresse weiterverwenden. 5

6 2 Mail- In verwenden 2.1 Einleitung Um einen möglichst optimalen Spam- Schutz zu gewährleisten sind im Hintergrund diverse Massnahmen zu Ihrem Schutz implementiert. Eine Folge davon kann eine verzögerte Verarbeitung Ihrer E- Mails sein, da während dieser Zeit der Absender überprüft wird. Diese Überprüfung kann bis zu 30 Minuten dauern und wird bei jeder weiteren Zustellung kürzer ausfallen, bis eine Verarbeitungszeit von ca. 30 Sekunden erreicht ist. HINWEIS: Verwenden Sie zum aktualisieren der SecureSafe- Oberfläche immer die eingebauten Funktionen (runder Pfeil oben rechts oder Refresh Knopf) und nicht die Browser Funktion. 2.2 Darstellung E- Mails anzeigen Die E- Mails werden automatisch nach Absender sortiert. Um die Absender anzuzeigen navigieren Sie über Mein Privater Safe und danach zum Punkt Mail- In. Mit klicken auf die Absender- Adresse werden die verarbeiteten E- Mails angezeigt. E- Mail ohne Anhang Bei E- Mails ohne Anhang wird aus dem enthaltenen Text ein PDF Dokument erstellt welches dann als Datei in Ihrem SecureSafe abgelegt wird. E- Mail mit Anhang Bei E- Mails mit Anhängen werden die angehängten Dokumente aus dem E- Mail extrahiert und automatisch unter dem Absender abgelegt 6

7 2.3 Anhänge organisieren Anhang im Private- Safe ablegen Um einen Anhang in den Private- Safe zu kopieren gehen Sie wie folgt vor: (1) Markieren Sie die zu bewegenden Anhänge (2) Wählen Sie über das Mehr Menü oder das Kontext Menü (rechte Maustaste) die Aktion a. Objekte ausschneiden (Datei wird bei Schritt (3) im Postfach gelöscht) b. Objekte kopieren (Datei wird bei Schritt (3) im Postfach belassen) (3) Navigieren Sie zum Punkt Datei- Safe und wählen Sie den Ordner an in dem Sie den Anhang ablegen möchten (4) Wählen Sie über das Mehr Menü oder das Kontext Menü (rechte Maustaste) die Aktion Objekte einfügen 7

8 E- Mail löschen Um einen Anhang zu löschen gehen Sie wie folgt vor: (1) Markieren Sie die zu löschenden Anhänge (2) Wählen Sie über das Mehr Menü oder das Kontext Menü (rechte Maustaste) die Aktion Objekte löschen 8

9 3 Weitere Informationen 3.1 Mobile Applikationen SecureSafe ist nicht nur über Ihren Browser verfügbar, sondern auch als iphone/ipad sowie Android- App. Beide Apps bieten Ihnen die Möglichkeit, überall und jederzeit auf Ihre Daten zugreifen zu können. Die iphone/ipad- App finden Sie im itunes Store, die Android- App im Google Play Store. 3.2 Support Falls Sie Fragen zu SecureSafe haben oder Hilfe bei der Anwendung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte über Unsere Support- Mitarbeiter werden sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen. 9