Gliederungsplan 2014/ Kurzanleitung (GS, RS+, GRS+)

Transkript

1 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 1 Gliederungsplan 2014/ Kurzanleitung (GS, RS+, GRS+) Vorwort Die nachfolgenden Handlungsanleitungen richten sich in erster Linie an Kolleginnen und Kollegen, die bisher noch wenig Erfahrung mit der Bearbeitung des GLP mit der Officeanwendung Microsoft Excel haben! 1. Voraussetzungen 2. Datei aus dem Internet laden und auf der lokalen Festplatte abspeichern 3. Daten eingeben / Makros aktivieren 4. Bearbeiten der aktuellen, lokal abgespeicherten Gliederungsplandatei E14 5. Datei abspeichern und versenden 6. Weitere Hinweise / Häufige Fragen 7. Hinweise zur Personaldatenerfassung 1. Voraussetzungen Ihr Computer muss über einen funktionsfähigen Internetanschluss verfügen. Das Programm Microsoft EXCEL (ab Version 2007) muss installiert sein. Die Gliederungsplan-Datei nicht zur Bearbeitung durch mehrere Benutzer freigeben!!! 2. Datei aus dem Internet laden und auf der lokalen Festplatte abspeichern Erstellen Sie - bei Bedarf - einen neuen Ordner auf Ihrer Festplatte (z.b. GLP2014") Starten Sie anschließend Ihren Internetbrowser Geben Sie in die Adresszeile ein: Wählen Sie in der Navigationsleiste Dort wählen Sie die Funktion Sie gelangen auf diese Seite und klicken hier

2 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 2 Wählen Sie dann: Abholen des Gliederungsplans 2014/2015 Geben Sie Ihre Schulnummer und Ihr EGS-Passwort ein und folgen Sie den Anleitungen auf dem Bildschirm.

3 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 3 Benutzen Sie den Browser Firefox : erhalten sie folgende Meldung Benutzen Sie den Browser Internet Explorer: erhalten sie folgende Meldung Speichern Sie Ihre Datei Gliederungsplan E14 auf Ihrer lokalen Festplatte.

4 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 4 3a. Daten eingeben ( Excelversion 2007) Starten Sie die Excel-Datei durch einen Doppelklick. Makroeinstellung > Informationen zum Aktivieren der Makros EXCEL finden Sie ggf. im Internet. 3 b. Daten eingeben (Excelversion 2010) Starten Sie die Excel-Datei durch einen Doppelklick. Makroeinstellung 2010 mittels Makroeinstellungen im Trust Center bzw. Sicherheitscenterr vornehmen.

5 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 5 3 c. Daten eingeben (Excelversion 2013) Starten Sie die Excel-Datei durch einen Doppelklick. Makroeinstellung 2013 mittels Makroeinstellungen im Trust Center bzw. Sicherheitscenter vornehmen. 4. Bearbeiten der aktuellen, lokal abgespeicherten Gliederungsplandatei E14 Ihre Datei ist bereits für Ihre Schule vorbereitet. Der Personalbestand im Tabellenblatt L wurde vom Ihrem ADD-Fachreferat zur Verfügung gestellt. Ihre Exceldatei besteht aus mehreren Tabellenblättern mit unterschiedlichen Namen. Sie können zu diesen Tabellenblättern gelangen, indem Sie das gewünschte Blatt am unteren Bildschirmrand anklicken. Aktivieren Sie nun das Tabellenblatt G (Ermittlung des Stundenbedarfs). Geben Sie Ihre Daten in die gelb markierten Zellen ein. Erforderliche Berechnungen erfolgen auf Grund Ihrer Eintragungen automatisch. Versuchen Sie nicht, den Blattschutz zu entfernen - die Funktionstüchtigkeit der Datei wird damit beeinträchtigt oder geht ganz verloren. Das Tabellenblatt ÖPR dient der Beteiligung des örtlichen Personalrates. Es ist auszudrucken und unterschrieben per Post an das zuständige Fachreferat in der ADD zu senden. Ggf. mit Stellungnahme des ÖPR. Das Tabellenblatt ADD dient der Zusammenfassung von wichtigen Personaldaten aus der Lehrerliste. Hier können die Informationen der Schulleitung (3. Weitere Informationen) für das jeweilige ADD-Fachreferat hinterlegt werden. Das Tabellenblatt SE zeigt die von den Schulleitungen beantragten Sollerhöhungen. Auf dem Tabellenblatt AEF können Sie eine unverbindliche Berechnungshilfe einblenden.

6 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 6 Die Erfassung bzw. das Editieren der Lehrkräftedaten erfolgt im Blatt L-Daten mit Übertrag in das Blatt L. Normalerweise gehen Sie von einer vorhandenen (allerdings unvollständigen) Personalliste aus. Editieren Sie jede Zeile in der Lehrerliste indem Sie die Taste Zeile ändern drücken und anschließend die gewünschte Zeilennummer eingeben die vorher angeklickte Zeile ist voreingestellt. Achtung: Es ist unbedingt erforderlich, dass beim Start der Datei die Makros aktiviert wurden! Die Daten in der ausgewählten Zeile bleiben so lange erhalten, bis sie durch Drücken der Taste Daten in Liste übertragen wieder in das Tabellenblatt L geschrieben werden. Sie können somit gefahrlos den Inhalt des Blattes L-Daten auch löschen. Das Blatt L-Daten bietet in der aktuellen GLP-Version die Möglichkeit, einen zu bearbeitenden Datensatz vorläufig zu speichern. Diese Funktion kann genutzt werden, wenn Datensätze wegen fehlender Informationen noch nicht endgültig mit der Funktion Daten in Liste übertragen in die Lehrerliste übernommen werden sollen! Der "vorläufig gespeicherte" Datensatz bleibt in der Lehrerliste immer noch rot! Erfassen Sie die Angaben zu den Lehrkräften in den weißen Listenfeldern. Die Listenfelder ermöglichen problemlos die Auswahl von Personaltatbeständen (ein Suchen von Schlüsselziffern ist nicht erforderlich). Jeweils am Ende eines jeden Auswahlfeldes befindet sich eine Leerzeile, damit können die Angaben zurückgesetzt werden. In die Zellen zur Erfassung der Lehrerwochenstunden dürfen nur Zahlen eingegeben werden. Andere Zeichen (z.b. auch Leerzeichen) führen zwangsläufig zu Fehlern [#WERT] in der Summenbildung. (Im Falle von Leerzeicheneingaben müssen Sie zur Abhilfe alle scheinbar leeren Zellen anklicken und jeweils die ENTF-Taste drücken.) Bei der Eingabe der Personalnummer ist in der aktuellen Gliederungsplanversion eine Änderung vorgesehen: Anstelle der bisher verwendeten Personalnummer einer Lehrkraft / pädagogischen Fachkraft wird ab sofort die neue sog. SAP-Personalnummer verwendet. Dazu finden Sie auf dem Blatt L-Daten ein Übernahmewerkzeug, mit dem die - auf dem Tabellenblatt ADD hinterlegten - SAP-Personalnummer in den jeweiligen Lehrkräftedatensatz übernommen werden kann. (Näheres zum Übernahmeverfahren der neuen SAP- Personalnummer finden Sie unter 7. Hinweise zur Personaldaten-Erfassung ) Vor der abschließenden Datenübertragung in die Lehrkräfteliste werden automatisch zahlreiche Plausibilitätsprüfungen vorgenommen, weshalb Sie ggfs. aufgefordert werden, unplausible Einträge zu korrigieren.

7 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 7 Wenn sämtliche Angaben zur einer Lehrkraft gemacht sind, werden die Daten durch Drücken der Schaltfläche Daten in Liste übertragen automatisch in die Lehrerliste eingefügt, sortiert und berechnet. Das Eingabeformular steht Ihnen anschließend sofort wieder zur Verfügung. Es kann im Einzelfall notwendig sein, eine bereits übertragene Eintragung rückgängig zu machen: Benutzen Sie hierfür erneut im Tabellenblatt L die Taste Zeile ändern wie oben beschrieben. Alle Angaben zu Integration und Integrierter Förderung erfolgen in dem Blatt INT Die zu fördernden SchülerInnen werden im Blatt INTS eingetragen. Das Tabellenblatt FMI erfasst Angaben zur Förderung von Kindern mit Migrationshintergrund gem. der geltenden Verwaltungsvorschrift. 5. Datei abspeichern und versenden Speichern Sie Ihre Gliederungsplandatei stets ohne den Dateinamen zu verändern ab. Das Umbenennen Ihrer Datei macht diese für die ADD unbrauchbar. Der Versand Ihrer abschließend bearbeiteten Gliederungsplandatei erfolgt über das EGS-Portal: Wählen Sie hier Versenden Ihres Endg. Gliederungsplanes

8 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 8 Nach Eingabe Ihrer Schulnummer und Ihres EGS-Passwortes drücken Sie bitte den Button Anmelden Es erscheint nun das Fenster zum Datei-Versand; folgen Sie hier bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm:

9 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 9 Drücken Sie nun den Button Durchsuchen und wählen Sie anschließend Ihre vorher abgespeicherte Gliederungsplandatei aus. Klicken Sie anschließend auf Öffnen und bestätigen danach den Transfer mit dem Button senden

10 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 10 Bitte benutzen Sie während des Übertragungsverfahrens auf gar keinen Fall die Tastatur, um irgendwelche Eingaben zu machen! Dies kann zur Übertragung einer unbrauchbaren Datei führen. Je nach Leistungsfähigkeit Ihrer Internetverbindung dauert der Transfer ein Beenden Sie in dieser Zeit auf keinen Fall Ihre Internetverbindung! wenig. Abschließend erscheint die Meldung: Übertragung der Datei XXXXX war erfolgreich!" 6. Weitere Hinweise Sollten Sie nach dem Dateiversand feststellen, dass Ihnen bei der Dateneingabe ein Fehler unterlaufen oder die bereits übertragende Datei unvollständig ist, so können Sie auf dem gleichen Wege jederzeit eine aktuelle Dateiversion versenden. Beachten Sie hierbei, dass der Dateiname unverändert (also identisch) sein muss. Die ältere Datei wird dadurch jeweils auf dem Internetserver automatisch überschrieben. Unter 7. Hinweise zur Personaldaten-Erfassung und endgültigen Speicherung in der Lehrerliste Alle Datensätze müssen vollständig sein. Anstelle der bisher verwendeten Personalnummer einer Lehrkraft / pädagogischen Fachkraft wird ab sofort die sog. SAP-Personalnummer verwendet. Diese können Sie dem ADD- Datenauszug (Tabellenblatt ADD) entnehmen. Für neu an Ihre Schule gekommenes Personal kann Ihnen die für Ihre Schule zuständige Sachbearbeitung bei der ADD bzw. Außenstelle der ADD weiterhelfen. Für Personen, für die es keine SAP-Personalnummer gibt (z.b. Privatschulkräfte an Privatschulen), vergeben Sie bitte in Absprache mit der ADD eine eigene Nummer. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Personalnummer stets achtstellig angeben Bei der Eingabe der Personalnummer keine Leer- oder Sonderzeichen verwenden. Das Beschäftigungsverhältnis bei Altersteilzeit ist immer teilzeitbeschäftigt. Das Regelstundenmaß bei Altersteilzeit ist immer die Hälfte des bisherigen Regelstundenmaßes im Blockmodell erfolgt ein Ausgleich über Zeitausgleich (auch während der sog. Freistellungsphase).

11 Elektronische Gliederungspläne für Schulen in Rheinland-Pfalz 11 Beurlaubte Lehrkräfte müssen mit Beschäftigungsverhältnis 40 beurlaubte Lehrkraft und Regelstundenmaß NULL in der Lehrerliste verbleiben. Das Beschäftigungsverhältnis von Förderlehrkräften ist immer Förderschullehrkraft an Regelschulen. (Teil-)abgeordnete Lehrkräfte müssen im Beschäftigungsverhältnis als solche deklariert werden. Pädagogische Fachkräfte haben grundsätzlich die Lehrbefähigung 180 oder 182. Regelstundenmaß sind immer die vertraglich vereinbarten Stunden (dies gilt auch für Teilabordnungen). Honorarkräfte in der GTS gehören nicht in die Lehrerliste. Bei mehreren Eingabezeilen grundsätzlich von oben nach unten eintragen und Lücken unbedingt vermeiden. Ein Datensatz kann nicht gleichzeitig einen Zugangs- und Abgangsschlüssel enthalten (ggfs. einen weiteren Datensatz anlegen).