DIE LÖSUNGEN ZUM SACHKOSTEN-CONTROLLING DER GÖK CONSULTING AG

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1 DIE LÖSUNGEN ZUM SACHKOSTEN-CONTROLLING DER GÖK CONSULTING AG

2 Der Bedarf an einem professionellen Datenmanagement und Sachkosten- Controlling wird immer größer Die Aufgaben des Einkaufs verschieben sich hin zu umfangreichen Standardisierungsmaßnahmen und zur Verbrauchssteuerung. Ein professionelles & nachhaltiges Sachkosten-Controlling wird auf Basis von Warengruppen immer wichtiger. Die Produktkomplexität steigt an und damit die Anforderungen an eine strukturierte Warengruppenstruktur. Die Mitarbeiter im Klinikeinkauf sind zunehmend strategisch ausgerichtet und für die kleinteilige Datenpflege und genaue Artikelzuordnung bleibt weniger Zeit. 2

3 Die GÖK Consulting AG bietet individuelle und einfache Lösungen Die GÖK bietet mit ihrem Know-how und den erfahrenen Mitarbeitern eine schnelle und kostengünstige Lösung zur Erarbeitung und kontinuierlichen Pflege der Artikelund Warengruppenstruktur. Das Sachkosten-Controlling der GÖK ist eine QlikView basierte Lösung, die über eine Schnittstelle zu allen KIS und Warenwirtschaftssystemen verfügt. Einfache Installation und sofortiger Zugriff auf alle Informationen des Warenwirtschaftssystems. Unsere Kunden erhalten eine völlig neue Transparenz über den Verbrauch der Arzneimittel, des medizinischen und des nichtmedizinischen Bedarfs. Individuelle Lösungen werden für die unterschiedlichen Fragestellungen unserer Kunden erarbeitet. 3

4 Das Sachkosten-Controlling basiert auf QlikView QlikView ist eine in Kliniken weit verbreitete BI-Lösung, welche leicht zu implementieren ist und eine extrem hohe Performance besitzt. Über unseren Kooperationspartner Transact verfügen zahlreiche Kliniken bereits über Lösungen wie z.b. DRG-View, auf die aufgebaut werden kann. Transact bietet zu allen gängigen Systemen der Kliniken fertige Schnittstellen. 4

5 und auf einer sauberen Warengruppenstruktur Die Warengruppen-Struktur der GÖK ist überschneidungsfrei eindeutig hierarchisch intuitiv bedienbar sinnvoll detailliert markt- und anwenderorientiert lebendig und stetig gepflegt Zurodnung nach Indikation Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lv _ Dyna Mesh-IPST Netz Dahlhausen Wundverschluss Netze Hernien Sublaytechnik nicht resorbierbar Polypropylen/PV # _ Netz Parietex Progrip PP1208DL ev3/covidienwundverschluss Netze Leistenhernie teilresorbierbar Polypropylen/Po # Zuordnung nach Lokalisation Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lv _ NCB PP distale Femurplatte Zimmer OsteosynthesePlattenosteosynthese Femur distal Platten Platte periprothetisch# _ NCB PP prox. Femurplatte Zimmer OsteosynthesePlattenosteosynthese Femur proximal Platten Platte # Zuordnung nach Versorgungsart Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lv _ ACS Tibiakomponente Implantcast EndoprothetikKnie-Primär zementiert Tibia-Komponente Plateau modular b _ ACS Verlängerungsstiel Implantcast EndoprothetikKnie-Revisionzementiert Tibia-Komponente Plateau modular b Zuordnung nach Funktionalität Key ArtBez LiefArtNr LiefBez lvl_1 lvl_2 lvl_3 lvl_4 lvl_5 lvl_6 lv _ Defi Lumax Biotronik RhythmologieDefibrillatoren1-Kammer-Defi Standard # _ Defi Lumax Biotronik RhythmologieDefibrillatoren1-Kammer-Defi erweiterter Standard # _ Defi Lumax Biotronik RhythmologieDefibrillatoren2-Kammer-DefiHigh End # Eine Analyse der Daten auf der Ebene der Kostenarten ist zu grob für ein professionelles Sachkosten-Controlling. Die GÖK empfiehlt daher dringend die Implementierung einer detaillierten Warengruppenstruktur. 5

6 Die optimale Lösung ermöglicht einen sofortigen Start und externalisiert die Fleißarbeit 3 4 KIS/ Mawi

7 Die optimale Lösung: 1 Der Endnutzer nutzt das fertige, auf Wunsch angepasste Sachkosten-Controlling, das alle relevanten Informationen des Warenwirtschaftssystems und des KIS darstellt. 2 Neue Stammdaten zu neuen Artikeln werden wie gewohnt im Warenwirtschaftssystem angelegt. Diese Daten identifiziert das Sachkosten-Controlling automatisch. Anschließend können sie an das GÖK- Datenmanagement gesendet werden. Die Produktspezialisten der GÖK ordnen die Daten in 3 die Warengruppen ein und nehmen die Lieferantenharmonisierung vor. Die neuen Informationen werden durch die GÖK 4 automatisch an die Klinik übertragen. 5 Beim nächsten Lauf der Schnittstelle werden die neuen Daten automatisch in die bestehenden Daten integriert, sodass der Endnutzer keine weiteren Aufgaben zum Datenmanagement übernehmen muss. Auf Wunsch kann dieser Prozess individuell an die Bedürfnisse der Klinik angepasst werden. 7

8 Die Funktionen des Sachkosten-Tools: Übersicht über die Kosten, Leistungen und Erlöse auf einen Blick Zentrale Ansicht zur Analyse der Sachkosten Schnelle Suche nach der Anzahl relevanter Leistungen Betrachtung der sachkostenrelevanten Erlöse nach InEK Monatliche Reports und PFD-Ausdrucke 1-Klick-Datenausleitung zur Aktualisierung der Warengruppen 8

9 Über das Dash-Board alle Informationen auf einen Blick erhalten Alle Informationen zu den aktuellen Sachkosten, den Leistungen und Erlösen auf einen Blick Das Dashboard dient zur schnellen Übersicht der aktuellen Situation Neben den Ist-Kosten können die Soll-Kosten definiert werden Die Soll-Kosten können individuell und einfach definiert werden Die Sollzahlen können je Fachabteilung definiert werden Aus dem Dashboard können die relevanten Berichte direkt angeklickt werden 9

10 Der Bereich Sachkosten ist die zentrale Ansicht des Tools Der Bereich Sachkosten ist die zentrale Ansicht des Tools Die Analyse läuft nach dem Qlick - and - View - Prinzip, Hier können die Sachkosten nach allen im Warenwirtschaftssystem gepflegten d.h. die relevanten Daten können per Klick eingeschränkt werden Dimensionen analysiert werden Über verschiedene Wege können Selektionen getroffen Die Analysen können auf und betrachtet werden Wunsch individualisiert werden Diese Möglichkeiten sehen sie auf der folgenden Seite 10

11 In allen Bereichen sind zahlreiche Selektionen möglich Über den Selektionsbereich können verschiedene Variablen selektiert werden (Fachabteilung, Kostenstelle, Zeitraum, Warengruppen, Lieferanten, Leistungen ). Die möglichen Selektionen werden direkt angezeigt und können ggf. auf dem Tablett bedient werden. Über den Navigationsbereich getroffene Selektionen können betrachtet, zu- oder abgewählt werden. Besonders praktisch ist die Suchfunktion, über die alle Informationen im Tool durchsucht werden können. 11

12 Durch die Verknüpfung zu DRG-View lassen sich auch die Leistungen betrachten Das Sachkosten-Controlling setzt systemtechnisch auf DRG-View von der Firma Transact auf. Daher sind auch alle Leistungsinformationen analysierbar. Per Klick können die Leistungen analysiert werden, sodass bei der Interpretation der Sachkosten auch die Leistungsseite berücksichtigt werden kann. Zusätzlich besteht eine Verbindung zwischen den Warengruppen der GÖK und den relevanten OPS, sodass über die DRG-Erlöse der jeweilige Deckungsbeitrag betrachtet werden kann*. *bei möglichen Zuordnungen (z.b. Implantaten) 112

13 Im Bereich Erlöse lassen sich die sachkostenrelevanten Erlöse analysieren Neben den Leistungen können die Erlöse analysiert werden. Hier werden die Erlöse entsprechend der abgerechneten DRGs für die relevanten Module dargestellt (entspr. dem Verteilungsschlüssel der InEK-Matrix). Zusätzlich besteht eine Verbindung zwischen den Warengruppen der GÖK und den relevanten OPS, sodass über die DRG-Erlöse der jeweilige Deckungsbeitrag betrachtet werden kann*. *bei möglichen Zuordnungen (z.b. Implantaten) 13

14 Leistungs- und Erlös-Ebene Sachkosten-Ebene Die Warengruppen der GÖK sind mit den OPS verknüpft: Preise Preise der Artikel Art. Nr. Artikelnummer des Artikels WGr Warengruppe der GÖK Delta OPS OPS einer Leistung Sachkosten Modul- Erlös Fall Fälle mit der jeweiligen OPS DRG DRGs der Fälle DRG- Erlös DRG- Erlöse der Fälle Modul- Erlös Anteilige DRG- Erlöse der Fälle 14

15 Die Implementierung mit neuer GÖK-Warengruppenstruktur Die Implementierung der Software erfolgt kurzfristig. Am zeitintensivsten ist die Zuordnung der Warengruppen durch die GÖK, da diese für jeden einzelnen Stammdatensatz durch Produktspezialisten erfolgt. Der Vorteil ist die Verknüpfung der Warengruppen zu OPS-Codes. Der Zeitaufwand ist somit abhängig vom Umfang der Stammdaten. Der Zeitplan ist realistisch für ein Haus mit etwa Stammdaten. Aktivität Installation Daten Tool Implement. Schulung Start Angebotsunterzeichnung Installation Schnittstelle Installation Tools Anpassung Schnittstelle 1. Datenausleitung Datenvalidierung Warengruppenzuordnung OPS - Zuordnung Abstimmung Berichte Individualisierung Prüfung Berichte Abnahme der Berichte Implementierung der Daten 1. Lauf der Schnittstelle Validierung der Daten Abnahme der Berichte/Daten Qlik-View-Schlung Schulung zu Warengruppen Schulung zum Tool Nutzung durch Einkauf Nutzung durch Anwendern option.: Begleitung Anwendergespr. Monat Woche

16 Die Implementierung mit bestehender Warengruppenstruktur Die Implementierung der Software und der Daten erfolgt kurzfristig und unkompliziert. Bei einer bestehenden Warengruppenstruktur entfällt die zeitaufwendige Zuordnung durch Produktspezialisten. Auf diese Weise fehlt jedoch die Verbindung zu OPS-Codes. Wir weisen darauf hin, dass der Mehrwert des Sachkosten-Controllings von der Qualität der Warengruppenstruktur abhängig ist. Aktivität Installation Daten Tool Impl. Schul. Start Angebotsunterzeichnung Installation Schnittstelle Installation Tools Anpassung Schnittstelle 1. Datenausleitung Datenvalidierung Abstimmung Berichte Individualisierung Prüfung Berichte Abnahme der Berichte 1. Lauf der Schnittstelle Validierung der Daten Abnahme der Berichte/Daten Qlik-View-Schlung Schulung zum Tool Nutzung durch Einkauf Nutzung durch Anwendern option.: Begleitung Anwendergespr. Monat Woche

17 Die Vorteile im Überblick: individuelle Lösung flexibel anpassbar einfache und intuitive Bedienung Anwendung auf Tabletts möglich Schnittstellen zu allen Warenwirtschaftssystemen und KIS Implementierung eines einheitlichen Controllings auch in Klinikverbünden mit unterschiedlichen Warenwirtschaftssystemen und KIS Verknüpfung der Warengruppenstruktur zu OPS-Daten In der Praxis bewährte und stetig weiterentwickelte Warengruppenstruktur Langjährige Erfahrung der GÖK Consulting AG und der Transact GmbH 17

18 Das Tool wird individuell an die Bedürfnisse angepasst. Sprechen Sie uns gerne an: HARTMUT PONßEN Vorstand Tel: Mobil: BENEDIKT REINHOLD Projektleiter Tel: Mobil:

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