Anleitung zum GEPA EXCEL Import Tool

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1 Anleitung zum GEPA EXCEL Import Tool Mit diesem Tool können Sie Ihren GEPA Warenkorb (Weltläden und Gruppen) mit Hilfe von Excel-Listen, die Sie aus Ihrer Warenwirtschaft generieren oder händisch erstellen, füllen. ACHTUNG! Sie können hier nur Excel-Dateien einspielen, die das Excel Arbeitsmappenformat aufweisen. Sie erkennen das Format an der Endung xls. Mit neueren Versionen von Excel kann man die Daten auch in diesem Format speichern. Sie müssen dazu den Dateityp Excel Arbeitsmappenformat auswählen. Der Aufbau der Excel-Datei (Spaltenüberschriften) muss in einer bestimmten Schreibweise erfolgen, s. Beispiel-Datei. Weiter unten finden Sie eine genauere Beschreibung. WICHTIG! Mengenangaben von FOOD (Lebensmittel) sind Verpackungseinheiten (VE) Mengenangaben von NONFOOD (Handwerk) sind Stückangaben Bitte immer die Mengen im Warenkorb überprüfen!

2 1. Selbsterstellte Excel-Listen importieren Wenn Sie eine Excel Liste anlegen, können Sie die Beispiel-Datei oder eine eigene verwenden. Sie müssen nur darauf achten, dass die Spaltenbezeichnung ARTIKELNUMMER und MENGE in Ihrer Datei vorkommt. Aufbau der Excel-Datei Laufende Nummer ARTIKELNUMMER Bezeichnung MENGE Geschirrtuch natur-rot S/ Bio Zuckersticks, 1000x4g El Sur, Cabernet Sauvignon 1 Oben sehen Sie ein Beispiel wie die Datei aufgebaut sein kann. Wichtig sind nur die beiden rot hervorgehobenen Spalten. Die anderen Spalten könnten sogar noch entfallen, aber zur besseren Übersichtlichkeit, wenn man die Excel-Liste pflegt, sind sie hier abgebildet und können auch von Ihnen benutzt werden. Es ist egal, in welcher Zeile und in welcher Reihenfolge die Überschriften ARTIKELNUMMER und MENGE stehen! Alle Artikel, die unterhalb dieser Begriffe stehen, werden importiert. Die maximale Länge der Liste beträgt 100 Zeilen. Diese Beschränkung ist aus Sicherheitsgründen eingerichtet. Tragen Sie folgende Einträge in die Felder ein: Die genaue Bedeutung der einzelnen Felder wird weiter unten erklärt. Im Feld 1 muss eine 1 stehen und in Feld 2 darf nichts stehen. gefüllt. 2. Excel-Listen aus WLP importieren

3 Im Nachfolgenden wird Ihnen erklärt, wie Sie eine WLP-Liste in den Warenkorb einlesen. Hierfür müssen Sie Folgendes in die Felder eintragen: 1 gibt die Position der ersten Stelle der GEPA-Artikel Nummer an, hier muss eine 5 stehen. 2 gibt die Buchstabenzeichenkombination an, die für den Lieferanten GEPA steht, hier 204- Beispiel: Hier sehen Sie eine Beispiel Artikelnummer, die aus WLP exportiert wurde: ^ hier ist die fünfte Stelle In unserem Beispiel steht die 204- für den Lieferanten GEPA ( es können auch nur diese Artikel in den Warenkorb des GEPA-Shops übernommen werden). Diese Kombination wird in das Feld 2 eingetragen, im Beispiel ist es In Feld 1 wird die Anfangsposition der ersten Stelle der Artikelnummer eingetragen. Hier also die Zahl 5. Sie müssen hier abzählen, an der wievielten Stelle die GEPA Artikelnummer anfängt und hier eintragen; im Beispiel ist es die fünfte Stelle. gefüllt. Wichtig ist auch hier, dass die Spaltenüberschrift für die Artikelnummer wie folgt lautet: ARTIKELNUMMER und für die Menge wie folgt: MENGE. Es ist egal in welcher Zeile und in welcher Reihenfolge die Überschriften ARTIKELNUMMER und MENGE stehen! Alle Artikel die unterhalb dieser Begriffe stehen, werden importiert.

4 3. Beliebige Excel-Listen importieren Sie haben hier die Möglichkeit, mit den Einstellungen die unter 1 und 2 vorgenommen werden können, z. B. Listen aus Warenwirtschaftssystemen oder anderen Systemen in denen sie Ihre Artikel verwalten, einzulesen. Diese Listen haben vielfach Zahlen oder Buchstabenkombinationen vorangestellt um z. B. Lieferanten zu kennzeichnen. Hier sehen Sie beliebige Zahlen-Buchstaben-Kombinationen als Beispiel Artikel-Nr. Zeichenkette Feld 2 Position Feld 1 Ase Ase LEER (nichts eintragen) 1 125G/ G/ 6 Beachten Sie bitte, wenn Sie nur die GEPA Artikelnummer, ohne eine vorangestellte Zeichenkette haben, tragen Sie in Feld 2 nichts ein und in Feld 1 eine 1. Ansonsten tragen Sie bitte in Feld 2 immer die Zeichenkette ein, die zur Erkennung der GEPA Artikel verwendet wird. Und in Feld 1 immer die abgezählte Position der ersten Zahl der GEPA-Artikel Nr.. wird gefüllt. Wichtig ist auch hier, das die Spaltenüberschrift für die Artikelnummer wie folgt lautet: ARTIKELNUMMER und für die Menge wie folgt: MENGE. Es ist egal in welcher Zeile und in welcher Reihenfolge die Überschriften ARTIKELNUMMER und MENGE stehen! Alle Artikel die unterhalb dieser Begriffe stehen, werden importiert.

5 Generell gilt: Wenn Sie Ihre Angaben gemacht haben, werden diese während des Imports gespeichert, dadurch müssen Sie diesen Vorgang nicht jedes Mal erneut vornehmen. Nach dem Import stehen alle Artikel in einer Liste, die Ihnen angezeigt wird. Die Artikel, die nicht lieferbar sind, erscheinen in roter Schrift. Wird ein Artikel nicht im aktiven GEPA Artikelstamm gefunden, so wird dieser Artikel NICHT in den Warenkorb gelegt. Artikel mit der Menge 0 werden auch nicht importiert. Die maximale Länge der Liste beträgt 100 Zeilen. Diese Beschränkung ist aus Sicherheitsgründen eingerichtet. Nachfolgend ist ein Beispiel aus einem Warenwirtschaftssystem Export abgebildet. Dort sehen Sie, dass beliebig viele weitere Spalten vorhanden sein können. Es muss nur die ARTIKELNUMMER und die MENGE vorhanden sein.

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