Lösungen der Aufgaben zur Selbstüberprüfung

Transkript

1 Lösungen der Aufgaben zur Selbstüberprüfung 1. Funktionaler Organisationsbegriff: Organisieren als Tätigkeit zur Schaffung einer "künstlichen Ordnung" bzw. Struktur im Unternehmen. Institutionaler Organisationsbegriff: Organisation als Begriff für Organisationsgebilde bzw. alle Institutionen, die eine Ordnung bzw. Struktur aufweisen. Instrumentaler Organisationsbegriff: Organisation als ",nstrument" zur Zielerreichung, welches dem Gebilde Unternehmen (als Ergebnis des Organisierens) Ordnung bzw. Organisiertheil verleiht. 2. Organisation: Dauerhafte Regelung für sich öfter oder ständig wiederholende Fälle. Improvisation: Einmalige oder vorläufige Regelung für nicht vorhersehbare Fälle. Disposition: Längerfristige Regelung für vorhersehbare Sonderfälle. Zusammenhang: Die Grenzen zwischen den drei Begriffen sind fließend. 3. Ziel: ausgewogenes Verhältnis von Stabilität und Flexibilität im Unternehmen. 4. Bei der Aufbau- und Ablauforganisation handelt es sich um zwei spezifische, zweckbestimmte Sichtweisen bzw. Richtungen organisatorischer Tätigkeiten desselben Gegenstandes. Die Aufbauorganisation ordnet Stellen hierarchisch zueinander, die Ablauforganisation ordnet Tätigkeiten und Teilabläufe zueinander. Aufbau- und Ablauforganisation bilden eine Einheit. Vorrang bzw. Primat hat die rationelle Gestaltung der Abläufe bzw. die Ablauforganisation. Die Aufbauorganisation ist die Voraussetzung für die Gestaltung zweckmäßiger Abläufe. 5. Das Ergebnis der Aufgabenanalyse sind Aufgabengliederungspläne, welche entsprechend ihrer weiteren (aufbau- oder prozeßorganisatorischen) Verwendung unterschiedlich detailliert werden. Aufgabengliederungspläne sind Voraussetzung für die Stellenbildung bei der Aufgabensynsthese. 6. o Stellenbildung mittels Aufgabensynthese, o primäre Abteilungsbildung: Zusammenfassung von Abteilungen unter einer Instanz, o sekundäre Abteilungsbildung (Abteilungsordnung): vertikale Strukturierung der Instanzen (lnstanzenaufbau). 7. Stäbe sind Linieninstanzen zugeordnet; Beratungs- und Unterstützungsfunktion; haben keine Weisungsbefugnisse. 8. Der objektive Informationsbedarf ergibt sich direkt aus den Aufgaben. Der subjektive Informationsbedarf ergibt sich aus den individuellen Informationsbedürfnissen und -wünschen der Mitarbeiter. Er läßt sich nicht organisatorisch bestimmen (nicht regelbarer Bedarf). 9. Die Arbeitsanalyse in der Ablauforganisation entspricht der Aufgabenanalyse in der Aufbauorganisation. Die Arbeitsanalyse setzt an den Teilaufgaben der Aufgabenanalyse an und gliedert diese tiefer bis zu den kleinsten Elementen der Aufgabenerfüllung. Sie ist die Fortsetzung der Aufgabenanalyse. 10. Arbeitsgang, Gangstufe, Gangelemente (vgl. Abschnitt 3.2) 11. a) Aufgabenfolgeplan b) verbale Rasterdarstellungen 89

2 c) Entscheidungstabellen d) Programmablaufpläne oder Struktogramme 12. Das Vorgehensmodell des Organisators ist eine standardisierte Methode, die bei der Planung und Durchführung von Organisationsprojekten genutzt wird. Sie stellt eine Schrittfolge bzw. einen Algorithmus zur Bearbeitung von Organisationsprojekten dar. 13. Diese drei Planungsphasen sind erforderlich, da komplexe Organisationsprobleme schwer überschaubar sind. Außerdem wird der Auftraggeber nach jeder Planungsphase gezwungen, über das weitere Vorgehe~ zu entscheiden. Das Vorgehen vom Groben ins Detail ermöglicht es, besser den Uberblick zu wahren und Gesamtzusammenhänge nicht aus dem Auge zu verlieren. 14. Weil viele Aktivitäten bereits durchgeführt sein müssen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten, zum Beispiel die laufende Information der Betroffenen, Schulungsmaßnahmen, Training mit der neuen Technik. 15. Dokumentenstudium, Fragebogen und Interview, Aufgabenanalyse 16. a) Führungsinformationen: z. B. organisatorische Regelungen (Informationswege, Berichtswesen), Angaben zur Entscheidungskompetenz, Weisungsbefugnisse, Führungsstil, Form der Zusammenarbeit mit den Kollegen. Fach- und Vorgangsinformationen: z. B. Kunden- und Marktinformationen, Konkurrenzinformationen, Produkt- und Dienstleistungsinformationen allgemeine Informationen: z. B. unternehmensbezogene Informationen, volkswirtschaftliche Entwicklung, Territorium, in dem das Unternehmen tätig ist, gesetzliche Bestimmungen, b) zu Führungsinformationen: z. B. Stellenbeschreibung, Organisationsanweisungen, Arbeitsanweisungen zu Fach- und Vorgangsinformationen: z. B. Absatzstatistiken, Marktforschungsergebnisse, Prospekte u. a. Produktinformationsmaterialien, Reklamationsstatistiken, Kundendienstberichte zu allgemeinen Informationen: z. B. CI-Konzept des Unternehmens (Corporate Identity = CI), Geschäftsbericht des Unternehmens, Fachzeitschriften, allgemeine Statistiken, Telefonverzeichnis, Kostenstellenverzeichnis, Essenplan der Kantine. 17. a) Es werden diagonale Informationswege beschritten und die Form der Kommunikation spielt sich auf der Beziehungsebene ab, ist nicht auf die formelle Kommunikation bezogene informelle Kommunikation. b) Kommunikationsprobleme: Informationen gehören nicht zur Beziehungsebene, sondern zur Sachebene Informationen befinden sich nicht an der richtigen Stelle, nicht beim richtigen Empfänger Gefahr einer Konfliktsituation besteht, da keine Wertschätzung der Aufgaben des anderen Bereiches (z. B. durch Zielkonflikte der Bereiche oder durch personelle Zielkonflikte oder durch fehlende Motivation der Mitarbeiter, auch un~ufgefordert wichtige Informationen außerhalb ihres Aufgabengebietes weiterzugeben. Zur Problemlösung: Durchführung einer Besprechung (vgl. Abb. 5.5.: Allgemeiner Ablauf einer Besprechung) Anwendung der Methoden zur Konfliktlösung 90

3 Festlegung von Informationswegen und-inhaltenzur Vermeidung künftiger Informationsdefizite 18. Konflikte entstehen, wenn zwischen der Beziehungsebene und der Sachebene bei den Gesprächspartnern Differenzen auftreten. Differenzen können sein: wenn bei einem der Gesprächspartner keine Übereinstimmung zwischen Beziehungs- und Sachebene herrscht, wenn ein Gesprächspartner sachlich etwas äußert, was beide Gesprächspartner aber anders empfinden und wenn ein Gesprächspartner etwas sagt und auch so empfindet, aber der andere Gesprächspartner es ganz anders empfindet. 19. Konflikte entstehen durch unterschiedliche Zielstellungen, die die Gesprächspartner mit dem Gespräch verbinden. Dabei kann es sich um Zielstellungen handeln, die in entgegengesetzte Richtung gehen, in gleiche Richtung (nur inhaltlich unterschiedlich) oder voneinander unabhängig sind (indifferent). Handelt es sich um entgegengesetzte Zielstellungen, ist die Situation 2 (Jeder-gewinnt-Methode) zu empfehlen; bei gleichgerichteten Zielen ist dem Gesprächspartner zu vermitteln, daß jeder sein Ziel erreicht, wenn gemeinsam an der Zielerfüllung gearbeitet wird (Situation 1). 91

4 Verzeichnis der Abbildungen und Tabellen Abbildung 1: Prinzip des organisatorischen Gleichgewichts Abbildung 2: Inhalt und Zusammenhang von Aufbau- und Ablauforganisation Abbildung 3: Systemhierarchie Abbildung 4: Aufbau- und ablauforganisatorische Analyse und Synthese Abbildung 5: Gliederungsmerkmale einer Aufgabe Abbildung 6: Beispiel Verrichtungsanalyse ("Und"-Gliederung) Abbildung 7: Beispiel Verrichtungsanalyse ("Oder"-Gliederung) Abbildung 8: Merkmale der Aufgabensynthese Abbildung 9: Mehrstufige Verrichtungszentralisation Abbildung 10: Objektzentralisation Abbildung 11: Arten von Stellen Abbildung 12: Elemente und Zusammenhänge der Aufbauorganisation Abbildung 13: Klassische Grundformen von Leitungssystemen Abbildung 14: Funktionale Organisation Abbildung 15: Divisionale Organisation (nach Produktgruppen) Abbildung 16: Grundstruktur der Matrixorganisation Abbildung 17: Beispiel eines Funktionendiagramms (vereinfacht) Abbildung 18: Schema einer stellenbezogenen Informationsanalyse Abbildung 19: Arbeitsganganalyse Drehen (Ausschnitt) Abbildung 20: Ablauforganisation als ganzheitlicher Prozeß Abbildung 21: Geblockte Texte Abbildung 22: Verbale Rasterdarstellung Abbildung 23: Aufgabenfolgeplan Abbildung 24: Gegenüberstellung von Programmablaufplan und Struktogramm Abbildung 25: Einfache Entscheidungstabelle (Beispiel) Abbildung 26: Vorgehensmodell für den Organisator (Organisatonsmethode) Abbildung 27: Beispiel eines Projektauftrages Abbildung 28: Kommunikationsprozeß (Ein-Kanal-Struktur) Abbildung 29: Kommunikationsnetze (Mehr-Kanal-Struktur) Abbildung 30: Kommunikationsrichtungen Abbidlung 31: Allgemeiner Ablauf einer Besprechung Abbildung 32: Kommunikationsnetze und -dienste Tabelle 1: Tabelle 2: Tabelle 3: Tabelle 4: Schematische Darstellung eines Aufgabengliederungsplanes Vorgangsliste Projektplanung und -kontrolle Fortschrittskontrolle

5 Literaturverzeichnis Gaul, Wolfgang/Both, Martin: Computergestütztes Marketing. Berlin, Heidelberg Kappler, Ekkehard/Rock, Reinhard (Hrsg.): Kommunikationsinstrument des Managements - Neue Perspektiven für das Büro von morgen. Frankfurter Allgemeine Zeitung, Reihe: Blick durch die Wirtschaft, Frankfurt am Main Liebelt, W./Sulzberger, M.: Grundlagen der Aufbauorganisation. Schriftenreihe "Der Organisator", Bd. 9, Gießen Hermanns, Arnold (Hrsg.): Neue Kommunikationstechniken: Grundlagen und betriebswirtschaftliche Perspektiven. München Schmidt, Götz: Methoden und Techniken der Organisation. Schriftenreihe "Der Organisator", Bd. 1, Gießen Staehle, Wolfgang H.: Management: eine verhaltenswissenschaftliche Perspektive. 5. überarb. Auf!., München Steinbuch, P.: Organisation, hrsg. von K. Olfert, Ludwigshafen Weidner, W.: Organisation in der Unternehmung. Studienbücher der Wirtschaft, München, Wien

6 Stichwortverzeichnis A Ablaufkarten 48 Ablauforganisation 6 f. - ganzheitlicher Prozeß 42 - Ziel 37 Analyse 60 - Techniken 69 Arbeitsanalyse 39 - Inhalt 37 - reine 38 Arbeitsanweisungen 43 Arbeitsganganalyse 38 Arbeitsgangfolgen 40 Arbeitssynthese 39 - lokale 42 - personale 40 - temporale 40 Arbeitstakt 41 Aufbauorganisation 6 f. 24, 29 Aufgabenanalyse 10, 12 - Tiefe 11 - Ziel 10 Aufgabenfolgeplan 47 Aufgabensynthese 16 f. - aufbaubezogene 11 - Inhalt 16 - Ziele 16 B Balkendiagramm 48 Besprechungen 86 Bewertung - Techniken 70 D Datenflußplan 48 Divisionale Organisation - Merkmale 28 Dokumentationsstudium 68 E Ein-Kanal-Struktur 76 Einliniensystem 25 Entscheidungstabelle 49 f. Entscheidungszentralisation 19 Erhebung 60 - Techniken 68 Erhebungstechnik 60 F Fortschrittskontrolle 67 Fragebogen 68 G Geblockte Texte 45 Gesprächserfolg 84 Gesprächsführung 83 Gesprächsinhalt 80 Gesprächsverlauf 83 Information 32 f. Informationsanalyse - stellenbezogene 35 Informationsanforderungen 81 Informationsangebot 81 Informationsbedarf - Eigenschaften 34 - objektiver 34 - subjektiver 34 Informationsproblem 33 Informationssystem 77 Interview 35, 68 ISO 9000 ff. 72 K Körpersprache 80 Kommunikation 33 - Aufgaben 75 - betriebliche 75 - nonverbale 80 - verbale 80 Kommunikationsebenen 79 Kommunikationsnetze 77 Kommunikationsprozeß 76 Kommunikationsrichtungen 78 Kommunikationssituationen - spezielle 85 Kommunikationssystem 32 - Merkmale 75 Kommunikationstechnik 87 Kommunikationswege - diagonale 77 - horizontale 77 - vertikale 77 Konfliktlösungen 86 L Lean-Management - Kernelemente 72 Leitungssystem 25 - Spezialform 26 Lösungsentwurf - Techniken 70 95

7 M Matrixorganisation 28 f. Matrix-Projektorganisation 64 Mehr-Kanal-Struktur 76 Mehrliniensystem 25 MIT -Studie 72 Multimomentaufnahme 68 Multimomentstudie 61 0 Objektanalyse 13 Objektzentralisation 17 Organigramm 30 Organisation - divisionale 28 - funktionale 27 Organisationsbegriff - funktionaler I - institutionaler I - instrumentaler 2 - menschbezogener 2 Organisationsentwicklung 71 - Ziel 71 Organisationsformen 25 Organisationsfunktion 1 Organisationsprojekt - Ablauf 52 Organisationsprozeß 52 Organisationsziel 4 Organisationszyklus 58 Organisator - Werkzeugkasten 51 Organisieren - Objekt 1 p Phasenanalyse 14 Phasenzentralisation 19 Phasenzyklus 58 Produkt-Matrix-Organisation 28 Profit-Center 28 Programmablaufplan 49 Projektauftrag 59 Projekt-Matrix-Organisation 29 Projektmanagement 63 Projektorganisation - reine 64 Projektplanung 64, 66 Projektrealisierung 67 Projektsteuerung 65 R Ranganalyse 13 s Stabliniensystem 25 Stabs-Projektorganisation 64 Stelle 22 Stellenbildung 21 Stellenbeschreibung 31 Struktogramm 48 f. Systemdenken 51 Systemgestaltung 51 - Techniken 68 Systemhierarchie eines Unternehmens 9 u Unternehmen als System 8 V Verbale Darstellung 46 Verbale Rasterdarstellung 46 Verrichtungsanalyse 12 Verwaltungszentralisation 19 w Wahrnehmung - inhaltliche 82 Würdigung - Techniken 69 z Zeitstudie 61, 68 Zentralisation nach - dem Aufgabenträger 20 - dem Raum 20 - dem Sachmittel 20 - den zusätzlichen Merkmalen der Aufgabe 20 - der Zeit 20 Zentralisationsarten 17 Zielbildung 62 Zweckbeziehungsanalyse 14 96

8 Hausarbeit des Studientextes Riedei/Theuner, Betriebsorganisation und Kommunikation (1 00 Punkte) NE So t kennzeichnen Sie bitte Ihre Lösungen Sie sind in einem mittelständischen Unternehmen des Werkzeugmaschinenbaus tätig. ln diesem Unternehmen, das 120 Mitarbeiter beschäftigt, existieren kaum organisatorische Regelungen. Die Arbeitsteilung und Zusammenarbeit hat sich traditionell herausgebildet. Info/ge fehlender aufbau- und ablauforganisatorischer Regelungen treten immer wieder Probleme bzw. "Reibungsverluste" im arbeitsfunktionalen Zusammenwirken auf. Die Geschäftsleitung möchte ein Qualitätsmanagementsystem (TOM = Total Quality Management) einführen und das Unternehmen entsprechend der internationalen Normenreihe DIN ISO 9000 zertifizieren lassen. Die Zertifizierung erfordert die Erarbeitung aller wesentlichen betriebsorganisatorischen Regelungen. Sie werden als Projektleiter von der Geschäftsleitung damit beauftragt. Im Rahmen dieser Projektarbeit werden Sie vor die folgenden Aufgaben gestellt: 1. Die Geschäftsleitung erwartet von Ihnen für das Vorhaben, das ein bis zwei Jahre in Anspruch nehmen wird, in vier Wochen eine kurze Präsentation. Bei dieser Gelegenheit sollen Sie über Ihr prinzipiell geplantes Vorgehen berichten, damit das Projekt gestartet werden kann. Erläutern Sie kurz die wichtigsten Inhalte, die Sie in vier Wochen der Geschäftsleitung präsentieren werden. (22 Punkte) 2. Aufbauorganisatorische Regelungen existieren bisher kaum bzw. sind veraltet. (24 Punkte) a) Welche Erhebungstechniken nutzen Sie, um die erforderlichen Aufgabenabgrenzungen vorzunehmen? Erläutern Sie diese kurz. (12 Punkte) b) Beschreiben Sie kurz die wichtigsten Aspekte der Erarbeitung und Einführung von Stellenbeschreibungen. (12 Punkte) 3. Ihre Analysen haben ergeben, daß es teilweise unnötig lange Auftragsbearbeitungszeiten bei einzelnen Sondermaschinen gibt. Lange Ruhezeiten einzelner Teile und ein unzureichender Informationsfluß deuten auf die Schwachstellen hin. (22 Punkte) a) Welche Teilziele sollten Sie versuchen zu realisieren, wenn Sie solche grundsätzlichen ablauforganisatorischen Regelungen wie die Auftragsbearbeitung überarbeiten müssen? Veranschaulichen Sie Ihre Antwort anhand eines Beispiels. (9 Punkte) b) Wie würden Sie die Dokumentation einer solchen ablauforganisatorischen Regelung inhaltlich aufbauen? (9 Punkte) c) Welche zwei Darstellungstechniken würden Sie wählen, wenn Sie den zeitlichen Ablauf von Arbeitsgängen darstellen und über die logische Struktur eines Programmes informieren wollen? (4 Punkte) (Bitte wenden!)

9 A ff d daß der größte Teil der betreffenden Mitarbeiter einen Programmabf I k als das vorliegende Struktogramm, wan e n 1e 1eses 1n e1nen 4. Da S1e der u assung s1n, d 1 s d' lau plan besser esen ann (12 Punkte) Programmablaufplan um. Eingabe: Kunden-Nr., Auftragsdaten Einlesen: Kundensatz von der Magnetplatte Auftragsvolumen berechnen Kreditlimit überschritten? Ja Nein Berechnung des verfügbaren Bestandes Lagerbestand-Bestellmenge Ergebnis < 0? Ja Nein Ausgabe: "Kreditlimit überschritten" an Sachbearbeiter Ausgabe: Ausgabe: Mitteilung an Kunden und Bedarfsmeldung an Einkauf Auftragsbestätigung und Lieferschein schreiben 5. Die von Ihnen in Aufgabe 1 geforderte Präsentation wollen Sie so vorbereiten, daß erste Vorschläge der Mitarbeiter bereits in der Vorstudie enthalten sind. Wie bereiten Sie sich auf die Mitarbeitergespräche vor? (20 Punkte)