Anleitung zum Hochladen von Dateien zu Publikationen

Transkript

1 Anleitung zum Hochladen von Dateien zu Publikationen Werftestrasse 4, Postfach 2969, CH-6002 Luzern T , F Luzern, 15. Dezember 2016 Seite 1/11

2 Seite 2/11 Übersicht: Wege der Publikation in Open Access Neu: Werk ist nirgends veröffentlicht Open Access Publikation Bestehend: Werk ist bereits konventionell veröffentlicht Goldener Weg Grüner Weg Open Access Journals doaj.org durchsuchen Dokument konvertieren Lizenz wählen Lizenzempfehlung der ZHB Art der Lizenz CC Lizenz angeben In PPDB Volltext zur Verfügung stellen Dokument hochladen Format für die Langzeitarchivierung Datei konvertieren via ZHB in LORY recht. Abklärung gegenüber Verlag Publikation mit DOI DOI / URL angeben Weitere Informationen zu Ablauf PPDB - LORY Hilfe Link zu LORY

3 Seite 3/11 1 Publikationen im Repositorium (LORY) anzeigen Die HSLU pflegt die Metadaten der Publikationen in der PPDB (Projekt- und Publikations- Datenbank). Ein Teil der Metadaten und Dateien (Volltexte, Bilder, Filme, Audio, andere Formate) werden in das Repositorium der HSLU,, überspielt. Auf LORY werden - soweit rechtlich zulässig - Publikationen der Mitglieder der HSLU als Volltexte öffentlich zugänglich gemacht. Der/die erstgenannte interne Autor/in lädt die Datei in der PPDB hoch. Von den Publikationslisten auf der Webseite der HSLU wird über den DOI (Digital Object Identifier) auf den Volltext in LORY verlinkt. Die Dokumente in LORY sind über allgemeine und wissenschaftliche Suchmaschinen sowie über Kataloge (z.b. iluplus) auffindbar. Mitarbeitende der Hochschule Luzern geben Metadaten in der PPDB ein Mitarbeitende der Hochschule Luzern laden die Datei (Volltext) der Publikation in der PPDB auf SWITCHdrive hoch Nach der Datenkontrolle durch Mitarbeitende der ZHB gelangen die definierten Daten via Schnittstelle ins Repositorium Mitarbeitende der ZHB erfassen im Repositorium zusätzliche Schlüsselwörter Wenn die Publikation noch keine DOI (Digital Object Identifier) hat, besorgt das Repositorium via DOI-Registrierungsagentur eine solche Die DOI wird bei der entsprechenden Publikation im Repositorium hinterlegt Die DOI gelangt via Schnittstelle in die PPDB und wird bei der entsprechenden Publikation hinterlegt Die DOI-URL wird zusätzlich zu den bereits definierten Daten ins Personenprofil (Internet) exportiert

4 Seite 4/ Auswahl des Dokumentes Variante 1: Der Goldene Weg Sie veröffentlichen Ihr Werk direkt in Open Access ohne es bereits anderswo veröffentlicht zu haben: Stellen Sie die endgültige Version Ihres Werkes bereit (weiter zu Kapitel 1.2 ). Sie haben die Möglichkeit, das Werk z.b. in einem Open Access Journal zu veröffentlichen, wo dieses auch peer-reviewed wird (weiter zu DOAJ ) oder dann auf LORY (weiter zu Kapitel 1.2 ). Variante 2: Der Grüne Weg Sie haben Ihr Werk bereits konventionell veröffentlicht: Stellen Sie das sogenannte Postprint (akzeptiertes Manuskript nach dem Review-Prozess ohne definitive Seitenzahl und Verlagslayout) und die veröffentlichte Verlagsversion bereit. Die ZHB Luzern klärt ab, ob und welche Version über LORY veröffentlicht werden darf und ob eine Embargo-Frist einzuhalten ist. Die ZHB Luzern sorgt dafür, dass in letzterem Fall der Volltext erst nach Ablauf dieser Embargo-Frist öffentlich zugänglich gemacht wird. Die entsprechenden Felder Zugriffsrecht und Embargodatum in der PPDB werden von der ZHB Luzern ausgefüllt (weiter zu Kapitel 1.3 ). Variante 3: Publikation mit DOI Sie haben Ihren Artikel bereits Open Access veröffentlicht: Stellen Sie sicher, dass Sie auch den Digital Object Identifier (DOI) oder - falls Ihr Dokument keinen DOI aufweist - die URL zum Volltext Ihrer Publikation - ins entsprechende Feld in der PPDB eingeben. Im Personenprofil auf dem Internet der HSLU zeigt der DOI auf das bisherige Repositorium (also nicht LORY) /182 Falls kein DOI vorhanden ist, tragen Sie den entsprechenden Link im Feld URL ein:

5 Seite 5/11 Hinweis: Wenn Ihre Publikation im Volltext über eine Verlagsseite oder eine Datenbank zugänglich ist, bedeutet dies nicht automatisch, dass das Dokument tatsächlich auch frei zugänglich (Open Access) ist. Es handelt sich nur dann um eine frei zugängliche Publikation, wenn Ihr Werk in einer Open Access-Zeitschrift oder einem öffentlich zugänglichen Repositorium veröffentlicht ist. Artikel in kostenpflichtigen E-Zeitschriften sind nur zugänglich, wenn Ihre Institution sie lizenziert hat. Wenn Sie sich innerhalb des IP-Ranges der HSLU/ZHB befinden, sehen Sie den Unterschied zwischen einer frei zugänglichen und einer von der HSLU/ZHB lizenzierten Publikation nicht auf den ersten Blick. Laden Sie Ihr Dokument im Zweifelsfall immer in die PPDB hoch. DOAJ Das Directory of Open Access Journals ist eine Online Datenbank, die alle qualitativ hochstehenden Open Access, peer-reviewed Journals auflistet und laufend aktualisiert. Die Journals können nach Fachgebiet gesucht werden. Auf den Homepages der jeweiligen Journals finden sich spezifische Informationen wie Impact Factor und Instruktionen für Autoren. Link: Angabe der Creative Commons-Lizenz (CC-Lizenz) Bei einer Open Access-Veröffentlichung können die Urheber (falls die Rechte nicht abgegeben wurden, z.b. an einen Verlag) in der Regel selber definieren, wie das Werk genutzt werden darf. Dies geschieht über die Angabe einer CC-Lizenz. Es geht darum, was jemand tun muss, wenn dieser jemand Ihr Werk weiterverwenden möchte. CC BY: Ihr Name muss genannt werden, sonst ist alles erlaubt CC BY-SA: Ihr Name muss genannt werden und die gleiche Lizenz muss verwendet werden CC BY-ND: Ihr Name muss genannt werden und es sind keine Änderungen (Derivate) erlaubt CC BY-NC: Ihr Name muss genannt werden und es ist keine kommerzielle Nutzung erlaubt CC BY-NC-SA: Ihr Name muss genannt werden, es ist keine kommerzielle Nutzung erlaubt und die gleiche Lizenz muss verwendet werden CC BY-NC-ND: Ihr Name muss genannt werden, es ist keine kommerzielle Nutzung erlaubt und es sind keine Änderungen (Derivate) erlaubt

6 Seite 6/11 Folgende Creative Commons-Lizenzen sind möglich: Art der Lizenz Verbreiten Vorführen Vervielfältigen Bearbeiten Kommerziell nutzen Namen nennen Weitergabe unter gleicher Lizenz by created by, Person (Urheber) nc non commercial, Weiterverwendung zu kommerziellen Zwecken nicht erlaubt sa share alike, gleiche Lizenz bei Weiterverwendung nd no derivative, Weiterverwendung ohne Änderungen am Werk (ohne Erlaubnis) Die ZHB empfiehlt Ihnen nachfolgende CC-Lizenzen. Diese sind in der PPDB bereits pro Publikationstyp per Default eingetragen. Falls Sie mit der Lizenzempfehlung der ZHB einverstanden sind, brauchen Sie nichts weiter zu tun; die ZHB fügt automatisch die empfohlene Lizenz bei. Falls Sie nicht einverstanden sind, wählen Sie die für Sie passende Lizenz im Feld Lizenz in der PPDB. Empfehlungen der ZHB pro Publikationstyp in der PPDB: Artikel, Rezension: CC-BY (Verbreiten, Kopieren und Bearbeiten erlaubt unter der Bedingung, dass der Name des Urhebers genannt wird) Bericht, Working Paper: CC-BY Buch, Katalog: CC-BY-NC-ND (Verbreiten und Kopieren erlaubt unter der Bedingung, dass der Name des Urhebers genannt wird, dass das Dokument weder kommerziell genutzt noch bearbeitet wird). Buchkapitel, Gesetzeskommentar, Lexikonartikel: CC-BY-NC-ND Hochschulschrift: CC-BY-NC-ND Präsentation (Tagungsbeitrag/Referat/Vortrag): CC-BY Unterrichtsmaterial: CC-BY Künstlerische Arbeit/Musik: CC-BY-NC (Verbreiten und Kopieren erlaubt unter der Bedingung, dass der Name des Urhebers genannt wird und dass das Dokument nicht kommerziell genutzt wird).

7 Seite 7/11 Künstlerische bzw. gestalterische Arbeit/Design und Kunst: CC-BY-NC Sonstige Publikationsformate: CC-BY Weitere Informationen zu den CC-Lizenzen unter: Wichtig: Falls Ihr Dokument in einem Format vorliegt, das Sie bearbeiten können (z.b. Microsoft Word oder Powerpoint, Open Office/Libre Office), kopieren Sie auf jeden Fall, auch wenn Sie die Empfehlung der ZHB übernehmen, die passende CC-Lizenz aus der obigen Tabelle und fügen Sie diese auf der Titelseite Ihres Dokumentes ein. Manchmal schreibt der Verlag, in dem das Werk bereits veröffentlicht wurde, bei einer Open Access-Zweitveröffentlichung vor, unter welcher Lizenz diese Zweitveröffentlichung zu stehen hat. Die ZHB Luzern klärt dies ab und fügt die vorgeschriebene Lizenz an, auch wenn diese von der empfohlenen Lizenz der ZHB Luzern bzw. der von Ihnen ausgewählten Lizenz abweicht. Einige Verlage erlauben lediglich eine private Nutzung des über LORY frei zugänglichen Werkes. Die ZHB klärt dies ab und vergibt in diesem Fall die folgende «Lizenz»: Free for private use; right holder retains other rights, including distribution (Deutsche Übersetzung: Private Nutzung erlaubt; andere Rechte, insbesondere das Verbreitungsrecht, sind dem Rechteinhaber vorbehalten) Falls das Werk aus inhaltlichen Gründen erst nach Ablauf einer bestimmten Sperrfrist publiziert werden darf (z.b. weil es personenbezogene Daten enthält), machen Sie eine entsprechende Notiz im Feld Bemerkungen und geben Sie die Sperrfrist im Feld Embargodatum an. Die ZHB Luzern sorgt dafür, dass Ihr Werk erst nach abgelaufener Sperrfrist öffentlich zugänglich gemacht wird. Felder in der PPDB: 1.3 Konvertierung der Datei in ein Format, das für die Langzeitarchivierung geeignet ist Variante 1: Falls das Dokument bereits als PDF vorliegt (dazu gehören auch eingescannte Dokumente): Laden Sie das Dokument in der vorliegenden PDF-Version in die PPDB hoch. Die ZHB nimmt gegebenenfalls eine Konvertierung vor (weiter zu Kaptiel 1.4 ).

8 Seite 8/11 Variante 2: Falls das Dokument in einem Textverarbeitungsformat vorliegt (Microsoft Word, Microsoft Powerpoint, Open Office/Libre Office): Erstellen Sie ein PDF/A. Gehen Sie dabei folgendermassen vor: Vorgehen bei einer Microsoft-Datei (Word, Powerpoint): 1. Speichern Sie Ihr Dokument und wählen Sie bei Dateityp pdf. 2. Wählen Sie Optionen: 3. Aktivieren Sie im sich öffnenden Fenster die Checkbox ISO kompatibel (PDF/A) 4. Bestätigen Sie mit OK und speichern Sie Ihr Dokument. Vorgehen bei einer Open Office/Libre Office Datei: Öffnen Sie den "Export"-Dialog über das Menü "Datei" / "Exportieren als PDF". Im sich öffnenden Fenster gehen Sie zum Tab "Allgemein" und setzen bitte folgende Einstellungen: 1. Wählen Sie die Option "PDF/A-1a". 2. Wählen Sie die Option "Lesezeichen exportieren". 3. Im Tab "Anfangsdarstellung" wählen Sie die Option "Lesezeichen-Fenster und Seite". Mit einem Klick auf "Exportieren" schliessen Sie den "Optionen"-Dialog. Speichern Sie die Datei.

9 Seite 9/11 Vorgehen bei einer Pages-Datei: Ein direkter Export aus Pages in ein PDF/A ist nicht möglich. Exportieren Sie das Pages- Dokument in eine Word-Datei und erstellen Sie aus der Word-Datei ein PDF/A (siehe Anleitung oben). Falls dies nicht möglich ist: Exportieren Sie das Pages-Dokument als gewöhnliche PDF-Datei. Variante 3: Falls das Dokument in einem anderen Format vorliegt (Bilder, AV-Formate), konsultieren Sie bitte folgende Liste: Hochladen des Dokumentes Klicken Sie ganz unten beim Punkt Datei hochladen in der PPDB auf den Button Hinzufügen. Klicken Sie den Button Durchsuchen und wählen Sie die entsprechende Datei auf einem Laufwerk aus. Bestätigen Sie mit Öffnen. Klicken Sie Neuer Eintrag speichern. Wiederholen Sie dies, wenn Sie zu den bestehenden Meatdaten mehr als eine Datei haben. Klicken Sie Speichern, wenn Sie den Eintrag später wieder bearbeiten möchten. Klicken Sie In LORY aufnehmen, wenn Sie alle Daten und Dateien erfasst haben und diese im Repositorium zeigen möchten.

10 Seite 10/11 Wenn Sie die Datei löschen möchten, klicken Sie auf Button Löschen. (bearbeiten) und danach auf den 1.5 Governance Rolle Aufgaben Verantwortlichkeiten Autor/in (erstgenannte interne Person gemäss gedruckter Version) - Eintrag des DOI, sofern vorhanden - Auswahl der CC-Lizenz (siehe 1.2) - Notiz bezüglich Sperrfristen (Embargo) im Bemerkungsfeld eintragen, falls mit dem Verlag eine Sonderregelung getroffen wurde - Einfügen der passenden CC-Lizenz auf die Titelseite des Dokumentes - Korrekte Konvertierung (siehe 1.3) - Korrekte Eingabe aller Metadaten - Hochladen der Datei(en)/ Volltext - Inhaltliche Korrektheit des Werkes (Qualität, Zitation, Urheberrechte etc.) Rolle Aufgaben Kompetenzen Verantwortlichkeiten Bibliotheksmitarbeitende der ZHB (Zentrale Hochschulbibliothek Luzern) - Formale Metadatenkontrolle - Rechteabklärungen (CC-Lizenzen) - Abklärungen bezüglich Embargo-Frist - Sorgt dafür, dass bei einer Embargofrist der Volltext erst nach Ablauf derselben öffentlich zugänglich gemacht wird - Zurückweisen bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben oder nicht geeigneten Formaten - Datenupload ins Repositorium - Veröffentlichung im Repositorium - Rechteabklärung im Falle einer Zweitveröffentlichung 1.6 Hilfe Bei Fragen zum Hochladen des Dokumentes wenden Sie sich an: lory@zhbluzern.ch Weitere Informationen finden Sie im Intranet hier: Link

11 Seite 11/11 2 Daten im Repositorium ansehen und suchen Alle im Repositorium (LORY) hinterlegten Metadaten und Dateien können open access gelesen werden. Der Einstieg erfolgt über diesen Link: Folgende Communities wurden eingerichtet: - HSLU Hochschule Luzern - HSLU / T & A Hochschule Luzern, Technik & Architektur - HSLU / W Hochschule Luzern, Wirtschaft - HSLU / I Hochschule Luzern, Informatik - HSLU / SA Hochschule Luzern, Soziale Arbeit - HSLU / D & K Hochschule Luzern, Design & Kunst - HSLU / M Hochschule Luzern, Musik - HSLU / R & S Hochschule Luzern, Rektorat & Services