Contract Management in IT-Outsourcing- und Service-Projekten

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1 IBM Global Technology Services Contracts & Negotiations Contract Management in IT-Outsourcing- und Service-Projekten Christof Höfner C&N Europe Operations Manager Lehrstuhl für Datenbanken und Informationssysteme Friedrich-Schiller-Universität, Jena 3. November 2006

2 Inhalt Vertragsumfeld Was passiert nach Unterschrift? Organisationsumfeld Contract Management 2

3 Komplexes Vertragsumfeld I IT- Outsourcing- und Service-Verträge werden zunehmend komplexer (Langfristigkeit, Flexibilität, "on demand") IT-Technologie entwickelt sich schnell weiter, die Verträge müssen dies abbilden oder laufend angepasst werden Auftraggeber verhandeln mangels Spezialwissen immer öfter mit Hilfe externer Consultants (technisch / juristisch / kommerziell) 3

4 Komplexes Vertragsumfeld II Vertragsinhalte und deren korrekte Umsetzung entscheiden über die weitere Geschäftsbeziehung und deren Erfolg Direkte Beziehung zwischen Qualität der Vertragsinhalte und der kaufmännischen Resultate Internationale Vertragsbeziehungen mehrere Vertragsparteien / Organisationseinheiten involviert 4

5 Vertragsbeginn - Vertragserfüllung - Vertragsende Joint Verification: gemeinsame Überprüfung der im Vertrag definierten Annahmen. Folge: "gaps" ausgleichen Vertragsänderungen: IT - Entwicklungen, neue Anforderungen, das Unternehmen des Kunden ändert sich (M/A), Vertragssteuerung: Verträge mit Unterlieferanten (intern / extern), Einkauf, int.deals Vertragscontrolling: erbringen beide Seiten die Leistungen wie im Vertrag festgelegt? Rahmenverträge > einzelne Angebote "Governance : wer spricht mit wem, Gremien / Aufgaben / Prozesse Vertragsende Rückabwicklung / Auflösung: Ablauf, Leistungen, Verantwortung für einzelne Schritte, neuer Service-Provider 5

6 Umfeld des Contract Managers Vertrieb (und Technik) Einkauf Leistungsbeschreibung AGBs Non-Standard AGB Qualitätssicherung Standard Project Office Gesamte Administration Contract Management Rechtsabteilung 6

7 Rollen und Verantwortung Contract Manager Vertragliches Consulting / Support Finanz Ermittlung der Kostenbasis / Preiskalkulation Qualitätssicherung Risiko Einschätzung als Kalkulationsgrundlage Projektleiter Verantwortung für die gesamte Kundenbeziehung Projekt Office Manager Prozessverantwortung / administrative Leitung 7

8 Aufgabenstellung - Überblick Contract Management bildet die interne Schnittstelle zu Einkauf, Vertrieb und Projektmanagement, mit dem Ziel, einen umfassenden Überblick über vertragliche, technische und kommerzielle Projektthemen zu haben. Contract Manager haben das Gesamtbild, insbesondere die wirtschaftliche Integrität des Vertrages und die Kundenbeziehung im Auge. 8

9 Aufgabenstellung des Contract Managers Zwei Hauptlinien 1) Juristische / vertragliche Unterstützung von Key Account Managern 2) Unterstützung von Projektleitern "großer" IT-Outsourcing- und Service-Projekte 9

10 Contract Management I Juristische / vertragliche Unterstützung von Key Account Managern bei der Angebotserstellung während der gesamten Vertragsverhandlungen bei technischen, kommerziellen oder gesetzlichen Änderungen in der Phase der Vertragserfüllung "auf Abruf" 10

11 Contract Management I - Einsatzmöglichkeiten Ansprechpartner für ein Geschäftssegment z. B. Finanz, Öffentliche Hand, Handel, Industrie, für spezielle Großkunden "key accounts" Branchenwissen erforderlich / hilfreich Koordination und Bearbeitung unterschiedlicher Verträge Synergieeffekte in vertraglichen Geschäftsbeziehungen, z. B. NDAs, Rahmenverträge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung abhängig von der Unternehmensstruktur 11

12 Contract Management II Unterstützung von Projektleitern "großer" Outsourcing- und Service-Projekte Während der Endphase der Vertragsverhandlungen Vor allem in der Phase der Vertragserfüllung Bei der Vertragsbeendigung Präsenz des Contract Managers im Core Team!! 12

13 Contract Management II - Einsatzmöglichkeiten Große" Outsourcing-Projekte oder Service-Projekte Groß" = mindestens 2 Jahre Laufzeit (Implementierungsaufwand) Vertragsvolumen (Personalkosten) Komplexität des Vertragsumfeldes Verträge mit mehreren Vertragsparteien Leistungserbringung in mehreren Ländern Permanente Vertragsanpassungen wahrscheinlich, Chancen für Neugeschäft Intensiver juristischer / vertraglicher Betreuungsbedarf 13

14 Fragen / Kontakt IBM Deutschland GmbH Christof Höfner C&N Europe Operations Manager Hollerithstr München Tel /

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